淺談企業標準化表格庫的建立和應用

王彤

(山東電力建設第三工程公司,山東青島 266100)

淺談企業標準化表格庫的建立和應用

王彤

(山東電力建設第三工程公司,山東青島 266100)

如何做好項目管理,提高企業管理績效,已經成為許多企業的研究課題。本篇將重點闡述標準化工作表格庫的建立和應用對提升企業管理水平的推進作用,介紹一種方法和工作理念,為各類工程公司和生產企業的精細化、標準化管理提供參考。

表格 建立 企業管理

建立并運用表格進行管理,是提高企業管理水平的重要方式,尤其是工作效率,應用表格能夠達到事有所知,物有所管,人盡其職,物盡其用的目的。通過學習GE、西門子等知名公司,發現他們將表格化管理應用到極致,以表格為業務載體,用表格作為工作語言分配職能、固化流程,協調內外部接口。對于我們企業而言,很有借鑒意義。

1 什么是工作表格

所謂工作表格就是企業規章制度、業務流程、管理程序等文件的輸出,用來集中表達管理制度規定的工作內容、要求的載體, 是企業規范化管理的一種實施途徑。簡而言之,工作表格就是把制度轉化為可執行的任務單。

2 表格庫的建立

首先應梳理制度文件。盡可能從各業務板塊抽選業務主管或干事成立專題組,基于業務工作管理需要進行梳理,理清每一項工作的流程、工作要求和必要的記錄。

第二步應確定表格清單。基于業務管理需要確定每一項制度文件的表格名稱,然后將所有表格清單匯總起來,對應到所屬的業務流程,實現管理全覆蓋。

然后制作工作表格,并固化在文件中。表格內容應以核心業務為主線條,以輸出記錄為載體,根據業務工作管理需要來確定,加載必要的管理要求。表格制作前應統一表頭,如添加公司的LOGO,給表格編號等;制作中應考慮實用性,預測填寫內容、字數;制作后建議固化在制度文件中,保證推行。

最后形成表格庫。表格編制、固化完成后,應收集匯總,形成表格庫。為便于檢索應用,應建立臺賬,將文件名稱、表格清單和表格對應。隨著信息化的發展和應用,建議開發管理模塊,將所有表格上傳至辦公平臺,供使用者下載應用。表格不是永恒不變的,應邊實施邊改進,持續更新表格庫。

3 表格在項目管理中的應用實例

工欲善其事必先利其器,表格庫的建立需要耗費較大精力,但一旦建成并投入使用,將會對業務工作開展帶來顯著提升。根據筆者的工作經歷和感受,以下據曾經從事過項目為例進行闡述。

表格在項目采購管理工作中的應用以供應商的資格評審為例。為了控制該項活動,項目部編制了《供應商評審管理程序》,為該項活動設置了六張表格,分別為：(1)供應商資格初審問卷調查表。(2)供應商評審資料收集表。(3)供應商源地評審檢查表。(4)供應商資格評定表。(5)合格供應商清單。(6)供應商資格保持復審表。前兩張表格規定了供方信息的收集范圍和要求,第3張表格規定了供應商源地評審時應檢查哪些項目;第4張表格規定了對供應商的最終資格評定;第5張表格規定了應建立合格供應商臺賬,記錄供方信息;第5張表格規定了如何進行資格復審。把這些表格全部吃透,并按順序執行表格,評審工作就能有效控制。

表格在項目施工管理中的應用,以“變壓器就位”質量控制為例。QC工程師在開工前編制質量計劃并發專業施工處執行。該計劃共設置了11個工序,含1張主表和6張附表,分別為：(1)工序設置表。(2)文件檢查記錄表。(3)工機具檢查記錄表。(4)現場條件檢查記錄表。(5)就位前聯合檢查記錄表。(6)變壓器卸車前檢查記錄表。(7)就位完成后檢查記錄表。表格正文設置了檢查項目、質量要求、檢查記錄、結論、所使用的計量器具、檢查人員簽字欄。對于此項質量活動,表格就好比作業規定,施工處收到計劃后,只需按表格實施并填寫記錄即可。

4 表格在管理中發揮的作用

表格具有“工具”作用,拿著工具干活,自然能夠起到增速提效的作用。表格是管理的書面表現,具備簡潔、明了、易操作的特點,他能夠把企業制度化的規定轉化為可操作的表單。

表格具有“指導”作用,他能夠指導執行者如何工作。表格中設置的欄目實際上是在告訴執行者,關于此項工作,需要做哪些事情,達到什么標準,記錄哪些內容,找誰辦理手續。

表格具有“下達任務”的作用,能夠推進工作進程。收到表格就好比接到任務,表格中列舉的事項就好比安排了執行者接下來應該做的事情,沒有辦理就無法交付或閉環表格。

表格具有“記錄”功能,他能夠及時記錄工作的成果。一項工作完成后,最能證明其工作業績的當屬記錄單,做到了凡事有據可查。

5 表格在應用中可能遇到的問題及建議

第一類為適宜性問題。部分表格可能難以填寫,或者沒有填寫的必要,有些表格信息不全無法反應工作需要。一般原因為表格制作不合理、照搬其他公司、沒有充分吃透相關業務的管理規定。建議組織定期檢查,建立反饋機制,發現問題及時反饋改進,對于不增值的表格應整合。

第二類為表格的規范性問題。制度文件中的一張表格可能將被下載打印、填寫、流轉成千上萬次,因此表格設計制作的質量尤為關鍵,好的表格能推進工作高效開展,劣質的表格可能會影響工作開展,或造成資源浪費。建議對表格做出書面規定,制作模板統一格式,杜絕個性飛揚。

第三類為表格的執行力問題。部分員工對填寫表格存有抵觸情緒和抗拒心理,或不會填表,或嫌麻煩,或應付工作瞎編數字、隨意勾畫。建議組織培訓,講授使用、流轉和填寫要求,在實施中進行檢查,必要時采取考核手段。解決執行力問題需要一個過程,需要改變傳統的做事方式,培養良好的工作習慣。

6 結語

社會已經進入表格化時代,小孩出生后要填“出生人口戶籍登記表”,入學要填“入學申請表”,畢業要填“就業意向表”,找工作要填“個人簡歷表”等。表格化管理已經成為一種趨勢,在各行各業中廣泛應用,強有力的顯現了他的作用。

企業的成功靠戰略,戰略的成功靠模式,模式的成功靠管理,管理的成功靠系統,全員參與,統籌規劃,科學設計,系統實施,創新管理,持續改進企業管理方法和理念,能促進企業更高遠發展。

[1]李曉蓉.試論現代企業管理制度的創新[J].經營管理者,2009,(06)：44.

[2]易秀峰.用表格進行營銷管理[J].醫學美學美容,2005,(12)：70-71.

[3]彭芳,李麗娟.標準體系管理系統設計[J].現代電子技術,2011,(14)：36-38.

王彤(1981,11-),男,本科,工程師,電力工程管理,山東電力建設第三工程公司。