論醫院文書檔案管理工作的改革與創新

文/廣東省江門市人民醫院 容悅玲

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論醫院文書檔案管理工作的改革與創新

文/廣東省江門市人民醫院 容悅玲

【摘要】本文對信息時代發展背景下的文書檔案管理工作改革和創新進行了分析和探究，為新時期的文書檔案管理工作提供了一定的參考。

【關鍵詞】醫院文書檔案管理；信息社會；改革；創新

當前經濟社會的發展，尤其是科學技術的發展對醫院文書檔案管理工作產生了深刻的影響。如何適應新時期社會的發展，更好地提升醫院內部文書檔案管理工作水平和質量成為人們關注和探究的熱點。

一、信息時代下文書檔案管理的重要性體現

（一）文書檔案管理工作的重要價值。首先，醫院文書檔案管理工作是記錄和承載醫院建立、發展以及相關活動開展的重要文件載體，是醫院開展和優化管理工作的重要依據。其次，文書檔案具有一定的歷史性，能夠真實反映醫院發展的業務范圍、資金使用情況和人員變動情況等等，為單位發展和社會發展提供可靠的價值信息。

（二）信息時代背景下文書檔案管理的現狀。首先，對信息化技術的認識仍然有待進一步提高，信息技術的普及存在一定的困難和障礙。其次，信息技術培訓工作有待進一步優化，醫院沒有組織有效的培訓，沒有建立相關的技術輔導和培訓課程。另外，文書檔案管理信息化雖然帶來了工作效率的提升，但是在安全保障體系建設方面仍然存在一些問題，很容易出現檔案信息的破壞和丟失。

二、信息社會背景下文書檔案管理工作的改革和創新方式

（一）強化相關人員對文書檔案信息化管理的認識。在思想意識上對信息社會背景下的文書檔案信息化管理工作進行認識是新時期文書檔案管理工作改革和創新的首要步驟，也是十分重要的思想基礎。信息化發展已經是當前經濟社會發展的必然趨勢，任何經濟社會活動都不可避免地會受到信息化的影響，在這種前提下，醫院要想跟上時代發展的步伐，更好地開展相關運營活動，就必須進行信息化改革。文書檔案管理是醫院的重要工作內容，運用信息化手段開展文書檔案管理工作是必經的途徑，這一點要在單位全體職工內部達成共識，這樣才有利于文書檔案管理信息化工程的推進。首先，作為醫院的決策者要認識文書檔案管理的重要性，要在資金、政策和管理制度上進行積極地改革，從多個方面確保文書檔案管理信息化的建設，在管理制度上加入信息化考核和管理規范等等，在領導層面強化認識。其次，文書檔案管理工作人員也要提高自身的認識，明確自身工作的重要性，要明確未來自身工作需要改革和努力的方向，自覺地參與到信息化工作手段的培訓當中，開展自學活動，不斷提升自身的信息化管理手段應用水平，為信息社會背景下的文書檔案管理工作提供可靠的人力保障。

（二）注重文書檔案管理工作人員信息技術培訓。醫院文書檔案管理工作人員是文書檔案管理效率和質量的核心因素和關鍵因素，這些工作人員的技能水平直接關系到文書檔案管理工作的信息化水平，因此需要加大對文書檔案管理工作人員的信息技術培訓，提升其信息化工作技能。首先，要對文書檔案管理人員的計算機操作技能進行培訓，特別是電子病歷的查詢、核對、歸檔等，這樣才能夠有效地利用計算機開展文書檔案的信息化管理。其次，醫院要對文書檔案管理工作人員進行相關信息化管理軟件和管理系統操作水平的培訓，通過系統對醫院發展歷程、科室信息和重要事件進行記錄，這是開展具體工作的重要技能要求，同時也是新時期文書檔案管理的重要方式。

（三）構建符合單位實際的文書檔案管理信息平臺。信息化管理平臺的構建是信息社會背景下，文書檔案管理工作開展的重要形式，需要結合醫院的實際，構建符合實際需求的文書檔案管理信息平臺和數據庫管理系統。首先，要對文書檔案管理的工作體系進行全面分析，確保管理平臺建設完整性和系統性。其次，要對檔案信息管理的加工系統進行構建，檔案信息加工是開展文書檔案管理電子化的重要步驟，要結合相關需求對文書檔案進行分類、整理，構建文書檔案管理文件的收發渠道。另外，要建立文書檔案管理的存儲系統，將單位中的相關文書檔案管理信息完整地輸入到檔案存儲系統當中，通過相關的數據庫管理和資料庫管理對文書檔案進行管理。在建立文書檔案存儲系統的時候，要特別注重文書檔案管理的安全性問題，要構建配套的文書檔案查閱系統和保密系統，對文書檔案進行便利、安全的管理，實現文書檔案管理的科學化和嚴密化。文書檔案管理人員作為管理者登錄系統，其他醫生、護士等相關人員以使用者身份進入系統進行檔案的查詢和應用，針對檔案的性質，設置文檔的保密性，例如病患的私密性、核心技術的保護等等需要特別注重保密，但是在臨床經驗分享、工作心得學習等檔案管理方面可以開放，同時利用現代信息手段，對文檔進行分類管理，可以按照時間、科室以及文件的重要性等進行分類，更好地發揮文書檔案的價值和作用。

總之，醫院的文書檔案管理對單位的發展、工作計劃的制定等都起到十分重要的作用，需要根據當前的發展形勢開展信息化管理創新和改革。在實際工作過程中，要從提高認識、強化技術培訓和信息化平臺構建等方面采取措施，不斷提高單位文書檔案管理的信息化水平，提高醫院的工作效率。

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