淺談檔案管理工作的創新

殷力志

現代社會已進入一個高速快速發展時期，每一秒都在發生著不可思議的變化。檔案作為企業管理的一部分，必須適應現代企業和新時期科技發展的需要，也是檔案事業發展的必然要求。檔案工作要適應這個要求，在創新中求發展，在發展中求生存。創新已成為企業生存的根本，發展的動力，成功的保障。同時，做好企業檔案管理工作是一個企業健康發展的需要，也是衡量一個單位工作業績與管理水平的重要尺度。

檔案記載著一個單位發展史上的優秀成果，為進一步促進企業發展提供第一手材料，是企業揚長避短、進行科學合理分析，制定發展規劃的好教材。檔案管理必須要有新理論、新思想、新方法。創新的本質是突破，因此要突破舊的思維定勢、原有的常規戒律，破除因循守舊的觀念，要不斷與時俱進，在社會的大環境中發展自己。檔案工作和企業其他方面的工作還有所不同，不僅僅是檔案部門或檔案工作人員的事情，也不單單是局限于某一領域的活動，它是需要企業里不同部門的所有成員共同參與的一項工作。

一個企業沒有創新能力就沒有活力，就沒有希望，檔案工作亦如此。因此，檔案工作人員應創新思路，不斷解放思想，開拓檔案管理業務上的各項職能，勇于探索發現理念、管理、機制、服務上的創新。

1 檔案管理理念創新

理念創新就是要改變對某種事物的過時的、錯誤的、對實踐不利的思維模式和看法，從不同的觀察角度得出不同的結論或形成一個新思路，從而采取新工作方法的過程，是一個自我否定、自我超越的過程，它不墨守成規，也不東施效顰，而是在借鑒其他人成功經驗的基礎上，并結合本單位的實際情況，摸索、創立新方法。

另外，理念創新又不是憑空標新立異，異想天開，必須要以一定的理論知識作基礎，以全新的知識作后盾。其次，理念創新應具有創造性、開創性思維活動，不是對原有知識的再現，而是要采用立體思考法，擺脫故存的觀念，換另一角度對事物重新思考，得出創造性結論的思維方式。有了這種開創型思維，就會在事關企業命運的緊要關頭，抓住機遇，作出決斷，并對企業的要素進行重組，使企業在市場競爭中立于不敗之地。檔案管理的創新就是要改變過去坐、看、等、要的管理模式，使檔案在為企業服務中發揮較好的經濟效益。

檔案服務觀念的創新是由收、藏、借、用這種被動性服務向宣傳、挖掘、編研、研究等高層次服務轉變；由疲于應付日常業務向動腦、動手、動腿搞好超前服務轉變；是實現檔案服務由被動向主動、由單一向全方位、由一般向深層次的轉變。首先使檔案的利用從“你要我找”的被動查閱轉向咨詢服務，從等待利用轉向超前服務，從被動查找到主動反饋，從預約聯系轉向跟蹤服務，從提供紙質檔案轉向電子檔案和紙質檔案雙聯服務，從翻閱檢索工具轉向提供編研成果式服務，充分體現檔案利用的前瞻性、主動性、開放性、廣泛性和針對性。其次，統計分析利用者的類別、次數及文化層次等，以此掌握規律，發現利用需求的盲點、重點、難點。這樣，不但創新了利用服務，也掌握了現今和以后工作的重點、難點、要點、緩急點，了解了利用者的現實需求和潛在需求，我們也就可以緊緊圍繞這些增加檔案工作的主動性和前瞻性。第三，檔案工作者應建立利用者反饋意見登記薄，根據利用者對我們的希望、意見加強檔案服務的創新，從而實現檔案服務利用從被動到主動的過程。

所以，我們要堅持“以需求為向導，以利用促發展”的原則，敢于否定自己，善于完善自己。針對不同時期、不同重點和熱點的需求，立足已有庫存，編、研、制相結合，對庫存檔案進行過濾、篩選、分類，對有價值的檔案進行綜合、分析和加工，拓展其外延，充實其內涵。采取各種有效措施，廣征博收，使館藏檔案種類齊全，載體多樣，數量龐大，規模廣大，豐富館藏。開發編研出有社會需求的、高質量的、系統化的、深層次的可供利用的檔案資料，為拓寬和提升檔案的服務功能提供強有力的保障。

以我處科技科為例，在具體工作中轉變觀念，改變原有的檔案接收方式，不在辦公室坐、等、要，而是主動走出去，請教設計院、施工單位有關技術人員；且深入二線基層，熟悉了解生產過程各個環節，搞懂科技檔案的內在意義，對各種科技檔案、資料做到了如指掌。為了使接收的科技檔案完整齊全，每年3 月～4 月在設計院蹲點并清點、造冊、統計、登記一年來形成的科技資料，以便順利接收。

要樹立檔案是資產的意識。作為一名檔案工作人員，在思想上要樹立檔案是資產的觀念，這樣不僅能使有關部門及領導了解和重視檔案，加大管理力度，還能使檔案成為企業經濟發展的新的增長點。在企業，不論是科技、會計、文書、聲像，還是實物檔案，都是全體員工辛勤勞動的結晶，也是企業發展歷程的真實記錄和客觀評價。以產品檔案為例，從設計試制到成品，每個過程無不包含著一代甚至幾代勞動者的聰明才智和辛勞汗水，并且都凝聚在圖紙、文字、數據、聲像等各種檔案載體上。例如，大同煤礦集團公司發展到現在的規模，其創業的歷程和經驗是不能用金錢和物質衡量的無價之寶。可見，檔案是一種非常重要的資產。

檔案是固定資產的衍生物，是在各種生產要素的組合下產生并發展完善的。檔案的實用效益是在提供利用時發揮出來的。2011 年8 月上旬，由同煤集團投資在南環路西邊用原廠房改建機械交易市場，施工過程中碰到區域及地下結構不明等難處理的問題，致使施工不能如期進行。檔案處得到消息后，迅速查找出區域總平面圖、廠房建筑圖及相關資料，確保了該市場在2012 年底竣工。2012 年10 月，同煤力泰公司檔案室及時為其技術中心提供機車所用技術資料，使得該課題小組攻克了“機車柴油機燃燒分析技術改造”項目，創造經濟效益200 萬元，該項目榮獲同煤集團科協“技術革新”活動一等獎。從以上可知，檔案資料只要管理好就能產生好的經濟效益和社會效益。

2 加大檔案工作重要性等宣傳的創新

要深入宣傳檔案工作的歷史傳承作用，宣傳檔案工作對社會的貢獻。宣傳以《檔案法》及其《實施辦法》為核心的檔案法律法規，宣傳檔案部門全面推進實施“三大戰略”、健全“三個體系”，宣傳檔案與群眾生產生活的密切關系，宣傳在檔案戰線中默默奉獻做出不平業績的人。要在創新宣傳形式上下工夫，改變思維定勢，在采用展覽、征文活動、演講講座、拍攝錄像等傳統宣傳形式的同時，還要充分利用動漫、網絡、微博微信等新興媒體豐富宣傳形式，吸引更多的受眾。推出有檔案特色、有影響力、為人民所喜聞樂見的檔案文化宣傳精品，增強檔案文化的感召力和吸引力，拓展檔案文化的公共輻射面。

3 管理創新以全面提升企業檔案工作水平

隨著企業的發展，檔案管理規范化、標準化的形成，要求提高全員的檔案意識和檔案專業水平，堅持依法治檔，依法管檔，確保檔案的集中統一管理。檔案管理工作也應上檔次、上水平、上規模。

為了提高集團本部及各子公司專兼職檔案員的業務水平，2013 年4 月下旬，檔案處對全公司各部門及各子公司近120 名專兼職檔案員進行了為期1 周的培訓。針對各自所在部門形成的檔案進行了詳細講解、示范，送理念，教方法。除了講授文書、科技、會計、聲像檔案等基本知識外，還要求每個檔案員帶上未理裝訂的資料，面對面、手把手地指導如何分類、裝訂、排列、編目、排號、裝盒等。這次培訓的特點是理論結合實際，每周還抽3～5 名檔案專兼職人員到集團公司檔案處參訓。此次培訓，效果顯著，也為集團公司檔案處2013 年檔案管理達“AAA”奠定了良好的基礎。

同煤集團檔案界在辦公自動化、電力技術報告、合同管理等系統，成功地將各部門業務流程和文檔一體化工作流程同時嵌入信息管理系統，實現了業務工作流的文件生成、傳閱，到歸檔的全過程管理，其他主營業務流也在建立信息化的過程中。在系統設計階段就將有關電子文件管理的要求納入系統流程之中。這就要求每個辦公人員都要懂得文書處理和歸檔的一整套程序，了解紙質文件和電子文檔的歸檔關系，明確其在各類文件材料形成、積累、歸檔各個時期應負的責任。

檔案工作是同煤集團工作的重要組成部分。為了規范集團檔案工作，必須加強自身基礎建設。檔案人員只掌握檔案專業知識是不夠的，還必須學習各種相關學科知識，特別是計算機應用技術、網絡技術等信息化知識，掌握豐富的多學科知識、熟練的業務技能，以適應不斷發展中的檔案事業，以便更好地為集團公司服務。總之，企業檔案工作要適應檔案管理現代化的要求，檔案管理人員就必須不斷學習新技術、新知識，敢于創新、敢于開拓，與企業發展同步。