改造提升傳統業務，電子化采購進入新時代:訪北京長城電子商務有限公司總經理李曉

文//侯 杰

隨著全球經濟一體化和信息技術的快速發展，市場競爭日趨激烈，資源爭奪日益加劇，企業成本壓力不斷增大，越來越多的世界級大公司已經充分認識到物資采購不再是簡單的持幣購物，而是企業控制外部資源、降低運營成本、提升核心競爭力的戰略性舉措。在這個大背景下，電子化采購應運而生，以中國石化為代表用電子化采購使傳統采購業務跨入到一個快捷高效的新時代。為此，本刊記者采訪了北京長城電子商務有限公司總經理李曉先生，請他與我們分享長城電商依托中國石化14年電子化采購成果，竭誠為全社會提供電子化采購服務的事跡。

電子商務快速發展，進入全新采購時代

記者：2013年5月底，長城電商與中國化工集團公司簽署了共享電子商務平臺合作協議，當時距離長城電商成立還不到一年的時間，我們很好奇，在這么短的時間內，長城電商如何得到世界500強企業的青睞？

李曉：北京長城電子商務有限公司(以下簡稱長城電商)是石化盈科信息技術有限責任公司的全資子公司，承擔著中國石化網上采購業務，擁有完全自主知識產權的采購電子商務系統，工業企業物資采購物料編碼體系和一支精通物資采購業務的管理、研發、運維支持隊伍。公司確保中國石化網上采購長期穩定發展，滿足中國石化物資采購管理改革和業務改造要求，并且向全社會推廣中國石化先進的采購理念、成熟的運行模式，為社會各企業提供電子化采購和業務咨詢服務。

2000年以前，中國石化物資采購主要采用訂貨會和面對面的商務洽談方式，信息傳遞主要依靠電報、傳真和郵寄，物資需求、供應商、市場、價格等采購信息分散在采購人員手中，信息不共享、采購決策依據不充分；采購流程不統一、監管手段落后、采購操作不規范、特別是管理制度和要求得不到剛性執行，不僅制約了采購管理水平的進一步提升，而且直接影響安全穩定保供。從2000年8月開始，以物資采購電子商務系統開通運行為標志，中國石化全面進入電子化采購新時代。

經過14年的持續推進，中國石化電子化采購實現了快速發展。截止到2013年12月，網上采購金額累計超過16,300億元，節約采購資金超過600億元；網上采購物資品種從最初的鋼材、煤炭、機電設備等8個大類約5000個品種，擴大到全部56個大類211萬余個品種；網上交易的物資達到120萬個品種，網上交易用戶達到3萬人。

目前，中國石化電子商務系統已經發展成為國內最大的B2B電子商務網站，國務院國資委將中國石化物資采購電子商務系統稱為“國有企業物資采購的陽光工程”，并于2009年12月列入首批中央企業信息化示范工程。工業和信息化部也將中國石化網上采購作為工業信息化典型案例001號在其官方網站上向社會推廣。以物資采購電子商務系統為藍本的采購平臺在中船集團、中化集團、中國化工和內蒙古伊泰集團等大型工業企業推廣實施，中國石化物資供應管理的先進理念和成功經驗正在迅速地傳播和共享。

采購管理脫胎換骨，打造物資采購陽光工程

記者：我們注意到，長城電商旗下的電子商務平臺“長城e采”是依托中國石化14年電子化采購成果而打造的，幫助企業實現陽光、透明化的采購。那么中國石化物資采購電子商務平臺是怎樣幫助企業實現采購管理水平提升的？又是如何幫助企業打破傳統采購的暗箱操作，實現物資采購陽光工程的？

李曉：在向具有較強國際競爭力跨國能源化工公司快速發展的進程中，中國石化電子商務采購實現了跨越式發展。針對物資供應點多、線長、面廣、量大、品種繁雜、供應商繁多、需求隨機等特點，中國石化不斷探索，不斷創新，更主動“走出去”學習借鑒埃克森美孚、殼牌、巴斯夫等世界級大公司先進的電子商務采購管理經驗，不斷推進體制改革及機制創新，采購管理也發生了脫胎換骨的變化。

1.物資供應管理體制、制度和流程得以固化和強制執行，提升了標準化、規范化水平

采購權限按照要求固化在系統中，超范圍、超權限不能進行采購操作，避免分散，保證集中采購的實施。在系統中實現了計劃、采購、執行、結算付款的流程化操作和不相容崗位分離，采購方案未經審批不能執行，報價不到截止時間不能揭示，未在系統中操作的業務不能支付貨款，網絡外供應商不能供貨。

2.實現信息集成與實時共享，發揮輔助決策作用

供應市場狀況、物資需求、供應商基本狀況及業績、采購策略、采購方式、供應商選擇、采購價格及供應過程控制等大量信息實現實時共享，通過綜合分析，發揮輔助決策作用，提高采購決策效率和水平。

3.智能化快捷方便，提高采購運作效率

實施電子化采購，打破了時空限制，拉近了供需雙方距離，采購業務操作在鼠標點擊之間快速完成，業務信息瞬間傳遞到全球客戶和供應商，供應鏈上的各方業務人員實時協同工作，縮短采購周期，降低采購成本。使傳統采購模式實現了徹底的變革。

傳統的物資采購訂貨會制度被全面廢除，電話、傳真、郵件等傳統的溝通方式逐漸被網上互動交流所替代。通過實施網上采購電子商務，網上提報采購需求、網上詢價、報價、比價和網上評價并確定供應商的全新的、標準化的采購業務流程和運作模式已經確立并固化在系統中執行。

這種模式突破了傳統的面對面采購模式。無形的、實時動態的電子采購取代了有形的、靜態的訂貨會，采購部門與供應商可以在網上進行跨越時空的商務技術交流與洽商。也實現了采購業務處理異地化、遠程化。總部和各企業物資采購管理人員可以在異地上網處理物資需求訂單、詢比價、合同跟蹤和供應商評價等工作，不再受傳統采購模式下時間和空間的限制。

4.規范了采購業務、打造了采購陽光工程

借助電子商務系統，中國石化實現了陽光采購。“決策民主、操作公開、過程受控、全程在案、永久追溯”的管理理念在電子商務系統中得到固化和強制執行。

（1）對采購業務關鍵環節進行歸納提煉，實現了采購業務流程的規范和統一。業務操作必須按照系統軟件設計規定的標準化業務流程進行，否則無法通過，極大地避免了業務運作過程中可能出現的隨意性。

（2）采購業務處理過程和結果實現了公開：第一，詢價方案公開。采購方式的確定和供應商范圍的選擇在網上公開制定并經過審批方可實施；第二，供應商報價公開揭示。網上報價截止時間之前，任何人無權也無法打開供應商報價，保證參與競爭的供應商站在了相同起跑線上，兌現了采購業務公開、公平、公正的原則；第三，采購方案公開。采購人員在網上對全部有效報價進行綜合打分評價，量化、公開選擇最終供應商和確定采購價格。

成熟模式運用，成功應用范例

記者：據我們了解長城電商已經和許多大型央企、化工企業進行電子化采購的交流，那么實施電子化采購對企業有何益處?

李曉：公司在確保中國石化網上采購長期平穩發展，滿足中國石化物資供應管理改革和業務改造要求的同時，努力向全社會推廣中國石化先進的采購理念、成熟的運行模式，并付諸實踐，我們在石化內部企業及其他央企中，也取得一些成功的案例。

比如，燕山石化不斷推動電子化采購水平提高、降低了采購成本。

2011年初燕山石化化工一廠乙烯裂解裝置丙烷需求量增加到了每月1.2萬噸，消耗頻率達到近500噸/天。采購數量大，到貨節奏緊，且又臨近春節，市場資源有限，節日期間運輸能力受限。燕山石化采購部門充分利用電子商務系統，BW系統和網絡信息平臺，一方面找到了掌握優質資源的8家供應商，保證了節日期間原料不間斷、足量供應。另一方面，分析丙烷采購價格的變化趨勢，并與市場實時信息相結合，作為商務談判的重要依據。在參考供應商報價的基礎上，經過多次商談，最終定價比供應商平均報價降低了206元/噸，節約采購資金250.5萬元。電子化采購為實現充分競爭提供了條件，大量的歷史數據及數據共享為合理價格決策打下了基礎。

再比如，勝利油田全面推進電子化采購，提升采購管理水平。勝利油田油井水泥年消耗量穩定在20萬噸左右，受經濟復蘇影響，自2010年以來該產品市場價格不斷攀升，經分析產品技術要求，供應商構成，市場行情等情況后，實施網上動態競價采購。2011年對3家供應商進行認真調研，詳細分析成本構成，合理確定開盤價格及價格變動幅度，經過多輪密封式網上報價，整體采購單價較上一年度平均下降8%，保持了較低的價格水平，全年節約采購資金936萬元。2011年勝利油田對辛四變、新灘變、海三變新上6臺變壓器及兩套組合配電柜實施網上招標，按照網上招標流程，在中國石化專家庫抽取評委，按照系統固化的評審標準，確定各投標商綜合得分，有效減少了人情分，實現從標書的發放、評標過程、結果公示等全過程網上監督和永久追溯，此次招標采購中標總價1598萬元，節約資金702萬元。2011年勝利油田累計完成網上招標59次，采購資金30億元。

中國化工采購電子商務平臺成功上線，是最近的一個范例。在中國石化及中國化工項目組成員的共同努力下，項目啟動6個月后，電子商務平臺于2014年1月27日正式上線，上線次日即完成了企業自采的多筆業務。截止到2014年6月底，中國化工共實現網上采購交易金額9億元，取得了中國化工煤炭采購18家企業煤炭采購上線率100%，試點企業試點品類上線率100%的成績，實現了節約采購資金，提高采購效率，優化供應商資源等顯著的效果。該平臺的成功上線，標志著中國石化物資采購管理成果和理念在中央企業的推廣邁出了重要的一步，也是中央企業利用長城電商提供的社會專業化采購平臺開展業務，提高管理水平的有益探索。

按照國資委關于開展中央企業管理提升活動的要求和部署，積極開展推廣中國石化物資采購管理經驗，并于2013年5月29日在中央企業集中采購管理培訓班上中國石化與中國化工簽訂了戰略合作協議，確定在中國化工推廣中國石化電子商務平臺，依托中國石化先進的管理經驗，在其固化的電子商務平臺基礎上，全面實現中國化工電子化采購，為中國化工采購管理提升提供軟硬件基礎。

長城電子商務團隊于2013年8月起入駐中國化工，正式啟動中國化工電子商務采購平臺項目，在對中國化工采購業務、業務現狀、運行模式、崗位分工等內容進行了細致調研基礎上，還對中國化工采購與業務管理模式、采購方式等全方位、多角度的進行了業務藍圖的規劃，制定了中國化工電子商務平臺業務藍圖，并依據藍圖與各個試點企業完成了交流確認。調研工作和藍圖規劃的過程中，將中國化工與中國石化的業務管理模式進行了對比分析，為中國化工采購業務管理變革提供了支撐和保障。在完成業務調研和藍圖設計之后，中國石化長城電子商務項目團隊集中優勢力量，在短短的兩個月內就依據中國化工業務藍圖完成了電子化采購系統，并針對中國化工現有信息化體系中的各個系統完成了數據接口，既避免了孤立的系統對企業操作帶來的不便，又為中國化工采購業務管控提供了支持和手段。

共享第三方平臺，企業最佳選擇

記者：對于發展中的企業而言，自建平臺與使用成熟的第三方電子商務平臺，哪個更劃算?

李曉：實施電子商務，極大地改變了過去企業間采購信息割裂、相對封閉的落后狀況。由于第三方電子商務平臺實現了采購信息快速傳遞和廣泛共享，能夠打破時空界限，是發展中企業的最佳選擇。

據了解，中國化工行業系統共有26000多家，如果每個企業都建立一套商務平臺是不現實的，使用第三方電子商務平臺應該是更合算的選擇。相比自建平臺可以少走彎路，省時、省力、省資金，可以快速享用電子化采購成果，快速提升采購管理水平。未來，長城電商將繼續依托中國石化14年來的電子化采購成果，持續優化電子商務系統。不斷調整系統功能、業務流程、物料編碼和供應商、人機界面，一方面滿足中國石化采購管理體制，運行機制、規章制度不斷優化調整和采購業務快速發展的需要，另一方面適應不同語言體系，不同法律體系對電子化采購的要求，滿足全球化采購的工作需要；另一方面，長城電商將一如既往為社會提供B2B電子商務網站運營服務，承擔電子化采購、供應鏈管理信息化及企業物資采購業務的咨詢，為兄弟企業優化資源配置、提高資源使用效率和降低資源使用成本提供有效支持。