改造提升傳統(tǒng)業(yè)務(wù)，電子化采購進(jìn)入新時代:訪北京長城電子商務(wù)有限公司總經(jīng)理李曉

文//侯 杰

隨著全球經(jīng)濟一體化和信息技術(shù)的快速發(fā)展，市場競爭日趨激烈，資源爭奪日益加劇，企業(yè)成本壓力不斷增大，越來越多的世界級大公司已經(jīng)充分認(rèn)識到物資采購不再是簡單的持幣購物，而是企業(yè)控制外部資源、降低運營成本、提升核心競爭力的戰(zhàn)略性舉措。在這個大背景下，電子化采購應(yīng)運而生，以中國石化為代表用電子化采購使傳統(tǒng)采購業(yè)務(wù)跨入到一個快捷高效的新時代。為此，本刊記者采訪了北京長城電子商務(wù)有限公司總經(jīng)理李曉先生，請他與我們分享長城電商依托中國石化14年電子化采購成果，竭誠為全社會提供電子化采購服務(wù)的事跡。

電子商務(wù)快速發(fā)展，進(jìn)入全新采購時代

記者：2013年5月底，長城電商與中國化工集團(tuán)公司簽署了共享電子商務(wù)平臺合作協(xié)議，當(dāng)時距離長城電商成立還不到一年的時間，我們很好奇，在這么短的時間內(nèi)，長城電商如何得到世界500強企業(yè)的青睞？

李曉：北京長城電子商務(wù)有限公司(以下簡稱長城電商)是石化盈科信息技術(shù)有限責(zé)任公司的全資子公司，承擔(dān)著中國石化網(wǎng)上采購業(yè)務(wù)，擁有完全自主知識產(chǎn)權(quán)的采購電子商務(wù)系統(tǒng)，工業(yè)企業(yè)物資采購物料編碼體系和一支精通物資采購業(yè)務(wù)的管理、研發(fā)、運維支持隊伍。公司確保中國石化網(wǎng)上采購長期穩(wěn)定發(fā)展，滿足中國石化物資采購管理改革和業(yè)務(wù)改造要求，并且向全社會推廣中國石化先進(jìn)的采購理念、成熟的運行模式，為社會各企業(yè)提供電子化采購和業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)。

2000年以前，中國石化物資采購主要采用訂貨會和面對面的商務(wù)洽談方式，信息傳遞主要依靠電報、傳真和郵寄，物資需求、供應(yīng)商、市場、價格等采購信息分散在采購人員手中，信息不共享、采購決策依據(jù)不充分；采購流程不統(tǒng)一、監(jiān)管手段落后、采購操作不規(guī)范、特別是管理制度和要求得不到剛性執(zhí)行，不僅制約了采購管理水平的進(jìn)一步提升，而且直接影響安全穩(wěn)定保供。從2000年8月開始，以物資采購電子商務(wù)系統(tǒng)開通運行為標(biāo)志，中國石化全面進(jìn)入電子化采購新時代。

經(jīng)過14年的持續(xù)推進(jìn)，中國石化電子化采購實現(xiàn)了快速發(fā)展。截止到2013年12月，網(wǎng)上采購金額累計超過16,300億元，節(jié)約采購資金超過600億元；網(wǎng)上采購物資品種從最初的鋼材、煤炭、機電設(shè)備等8個大類約5000個品種，擴大到全部56個大類211萬余個品種；網(wǎng)上交易的物資達(dá)到120萬個品種，網(wǎng)上交易用戶達(dá)到3萬人。

目前，中國石化電子商務(wù)系統(tǒng)已經(jīng)發(fā)展成為國內(nèi)最大的B2B電子商務(wù)網(wǎng)站，國務(wù)院國資委將中國石化物資采購電子商務(wù)系統(tǒng)稱為“國有企業(yè)物資采購的陽光工程”，并于2009年12月列入首批中央企業(yè)信息化示范工程。工業(yè)和信息化部也將中國石化網(wǎng)上采購作為工業(yè)信息化典型案例001號在其官方網(wǎng)站上向社會推廣。以物資采購電子商務(wù)系統(tǒng)為藍(lán)本的采購平臺在中船集團(tuán)、中化集團(tuán)、中國化工和內(nèi)蒙古伊泰集團(tuán)等大型工業(yè)企業(yè)推廣實施，中國石化物資供應(yīng)管理的先進(jìn)理念和成功經(jīng)驗正在迅速地傳播和共享。

采購管理脫胎換骨，打造物資采購陽光工程

記者：我們注意到，長城電商旗下的電子商務(wù)平臺“長城e采”是依托中國石化14年電子化采購成果而打造的，幫助企業(yè)實現(xiàn)陽光、透明化的采購。那么中國石化物資采購電子商務(wù)平臺是怎樣幫助企業(yè)實現(xiàn)采購管理水平提升的？又是如何幫助企業(yè)打破傳統(tǒng)采購的暗箱操作，實現(xiàn)物資采購陽光工程的？

李曉：在向具有較強國際競爭力跨國能源化工公司快速發(fā)展的進(jìn)程中，中國石化電子商務(wù)采購實現(xiàn)了跨越式發(fā)展。針對物資供應(yīng)點多、線長、面廣、量大、品種繁雜、供應(yīng)商繁多、需求隨機等特點，中國石化不斷探索，不斷創(chuàng)新，更主動“走出去”學(xué)習(xí)借鑒埃克森美孚、殼牌、巴斯夫等世界級大公司先進(jìn)的電子商務(wù)采購管理經(jīng)驗，不斷推進(jìn)體制改革及機制創(chuàng)新，采購管理也發(fā)生了脫胎換骨的變化。

1.物資供應(yīng)管理體制、制度和流程得以固化和強制執(zhí)行，提升了標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

采購權(quán)限按照要求固化在系統(tǒng)中，超范圍、超權(quán)限不能進(jìn)行采購操作，避免分散，保證集中采購的實施。在系統(tǒng)中實現(xiàn)了計劃、采購、執(zhí)行、結(jié)算付款的流程化操作和不相容崗位分離，采購方案未經(jīng)審批不能執(zhí)行，報價不到截止時間不能揭示，未在系統(tǒng)中操作的業(yè)務(wù)不能支付貨款，網(wǎng)絡(luò)外供應(yīng)商不能供貨。

2.實現(xiàn)信息集成與實時共享，發(fā)揮輔助決策作用

供應(yīng)市場狀況、物資需求、供應(yīng)商基本狀況及業(yè)績、采購策略、采購方式、供應(yīng)商選擇、采購價格及供應(yīng)過程控制等大量信息實現(xiàn)實時共享，通過綜合分析，發(fā)揮輔助決策作用，提高采購決策效率和水平。

3.智能化快捷方便，提高采購運作效率

實施電子化采購，打破了時空限制，拉近了供需雙方距離，采購業(yè)務(wù)操作在鼠標(biāo)點擊之間快速完成，業(yè)務(wù)信息瞬間傳遞到全球客戶和供應(yīng)商，供應(yīng)鏈上的各方業(yè)務(wù)人員實時協(xié)同工作，縮短采購周期，降低采購成本。使傳統(tǒng)采購模式實現(xiàn)了徹底的變革。

傳統(tǒng)的物資采購訂貨會制度被全面廢除，電話、傳真、郵件等傳統(tǒng)的溝通方式逐漸被網(wǎng)上互動交流所替代。通過實施網(wǎng)上采購電子商務(wù)，網(wǎng)上提報采購需求、網(wǎng)上詢價、報價、比價和網(wǎng)上評價并確定供應(yīng)商的全新的、標(biāo)準(zhǔn)化的采購業(yè)務(wù)流程和運作模式已經(jīng)確立并固化在系統(tǒng)中執(zhí)行。

這種模式突破了傳統(tǒng)的面對面采購模式。無形的、實時動態(tài)的電子采購取代了有形的、靜態(tài)的訂貨會，采購部門與供應(yīng)商可以在網(wǎng)上進(jìn)行跨越時空的商務(wù)技術(shù)交流與洽商。也實現(xiàn)了采購業(yè)務(wù)處理異地化、遠(yuǎn)程化。總部和各企業(yè)物資采購管理人員可以在異地上網(wǎng)處理物資需求訂單、詢比價、合同跟蹤和供應(yīng)商評價等工作，不再受傳統(tǒng)采購模式下時間和空間的限制。

4.規(guī)范了采購業(yè)務(wù)、打造了采購陽光工程

借助電子商務(wù)系統(tǒng)，中國石化實現(xiàn)了陽光采購。“決策民主、操作公開、過程受控、全程在案、永久追溯”的管理理念在電子商務(wù)系統(tǒng)中得到固化和強制執(zhí)行。

（1）對采購業(yè)務(wù)關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行歸納提煉，實現(xiàn)了采購業(yè)務(wù)流程的規(guī)范和統(tǒng)一。業(yè)務(wù)操作必須按照系統(tǒng)軟件設(shè)計規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)流程進(jìn)行，否則無法通過，極大地避免了業(yè)務(wù)運作過程中可能出現(xiàn)的隨意性。

（2）采購業(yè)務(wù)處理過程和結(jié)果實現(xiàn)了公開：第一，詢價方案公開。采購方式的確定和供應(yīng)商范圍的選擇在網(wǎng)上公開制定并經(jīng)過審批方可實施；第二，供應(yīng)商報價公開揭示。網(wǎng)上報價截止時間之前，任何人無權(quán)也無法打開供應(yīng)商報價，保證參與競爭的供應(yīng)商站在了相同起跑線上，兌現(xiàn)了采購業(yè)務(wù)公開、公平、公正的原則；第三，采購方案公開。采購人員在網(wǎng)上對全部有效報價進(jìn)行綜合打分評價，量化、公開選擇最終供應(yīng)商和確定采購價格。

成熟模式運用，成功應(yīng)用范例

記者：據(jù)我們了解長城電商已經(jīng)和許多大型央企、化工企業(yè)進(jìn)行電子化采購的交流，那么實施電子化采購對企業(yè)有何益處?

李曉：公司在確保中國石化網(wǎng)上采購長期平穩(wěn)發(fā)展，滿足中國石化物資供應(yīng)管理改革和業(yè)務(wù)改造要求的同時，努力向全社會推廣中國石化先進(jìn)的采購理念、成熟的運行模式，并付諸實踐，我們在石化內(nèi)部企業(yè)及其他央企中，也取得一些成功的案例。

比如，燕山石化不斷推動電子化采購水平提高、降低了采購成本。

2011年初燕山石化化工一廠乙烯裂解裝置丙烷需求量增加到了每月1.2萬噸，消耗頻率達(dá)到近500噸/天。采購數(shù)量大，到貨節(jié)奏緊，且又臨近春節(jié)，市場資源有限，節(jié)日期間運輸能力受限。燕山石化采購部門充分利用電子商務(wù)系統(tǒng)，BW系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)信息平臺，一方面找到了掌握優(yōu)質(zhì)資源的8家供應(yīng)商，保證了節(jié)日期間原料不間斷、足量供應(yīng)。另一方面，分析丙烷采購價格的變化趨勢，并與市場實時信息相結(jié)合，作為商務(wù)談判的重要依據(jù)。在參考供應(yīng)商報價的基礎(chǔ)上，經(jīng)過多次商談，最終定價比供應(yīng)商平均報價降低了206元/噸，節(jié)約采購資金250.5萬元。電子化采購為實現(xiàn)充分競爭提供了條件，大量的歷史數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)共享為合理價格決策打下了基礎(chǔ)。

再比如，勝利油田全面推進(jìn)電子化采購，提升采購管理水平。勝利油田油井水泥年消耗量穩(wěn)定在20萬噸左右，受經(jīng)濟復(fù)蘇影響，自2010年以來該產(chǎn)品市場價格不斷攀升，經(jīng)分析產(chǎn)品技術(shù)要求，供應(yīng)商構(gòu)成，市場行情等情況后，實施網(wǎng)上動態(tài)競價采購。2011年對3家供應(yīng)商進(jìn)行認(rèn)真調(diào)研，詳細(xì)分析成本構(gòu)成，合理確定開盤價格及價格變動幅度，經(jīng)過多輪密封式網(wǎng)上報價，整體采購單價較上一年度平均下降8%，保持了較低的價格水平，全年節(jié)約采購資金936萬元。2011年勝利油田對辛四變、新灘變、海三變新上6臺變壓器及兩套組合配電柜實施網(wǎng)上招標(biāo)，按照網(wǎng)上招標(biāo)流程，在中國石化專家?guī)斐槿≡u委，按照系統(tǒng)固化的評審標(biāo)準(zhǔn)，確定各投標(biāo)商綜合得分，有效減少了人情分，實現(xiàn)從標(biāo)書的發(fā)放、評標(biāo)過程、結(jié)果公示等全過程網(wǎng)上監(jiān)督和永久追溯，此次招標(biāo)采購中標(biāo)總價1598萬元，節(jié)約資金702萬元。2011年勝利油田累計完成網(wǎng)上招標(biāo)59次，采購資金30億元。

中國化工采購電子商務(wù)平臺成功上線，是最近的一個范例。在中國石化及中國化工項目組成員的共同努力下，項目啟動6個月后，電子商務(wù)平臺于2014年1月27日正式上線，上線次日即完成了企業(yè)自采的多筆業(yè)務(wù)。截止到2014年6月底，中國化工共實現(xiàn)網(wǎng)上采購交易金額9億元，取得了中國化工煤炭采購18家企業(yè)煤炭采購上線率100%，試點企業(yè)試點品類上線率100%的成績，實現(xiàn)了節(jié)約采購資金，提高采購效率，優(yōu)化供應(yīng)商資源等顯著的效果。該平臺的成功上線，標(biāo)志著中國石化物資采購管理成果和理念在中央企業(yè)的推廣邁出了重要的一步，也是中央企業(yè)利用長城電商提供的社會專業(yè)化采購平臺開展業(yè)務(wù)，提高管理水平的有益探索。

按照國資委關(guān)于開展中央企業(yè)管理提升活動的要求和部署，積極開展推廣中國石化物資采購管理經(jīng)驗，并于2013年5月29日在中央企業(yè)集中采購管理培訓(xùn)班上中國石化與中國化工簽訂了戰(zhàn)略合作協(xié)議，確定在中國化工推廣中國石化電子商務(wù)平臺，依托中國石化先進(jìn)的管理經(jīng)驗，在其固化的電子商務(wù)平臺基礎(chǔ)上，全面實現(xiàn)中國化工電子化采購，為中國化工采購管理提升提供軟硬件基礎(chǔ)。

長城電子商務(wù)團(tuán)隊于2013年8月起入駐中國化工，正式啟動中國化工電子商務(wù)采購平臺項目，在對中國化工采購業(yè)務(wù)、業(yè)務(wù)現(xiàn)狀、運行模式、崗位分工等內(nèi)容進(jìn)行了細(xì)致調(diào)研基礎(chǔ)上，還對中國化工采購與業(yè)務(wù)管理模式、采購方式等全方位、多角度的進(jìn)行了業(yè)務(wù)藍(lán)圖的規(guī)劃，制定了中國化工電子商務(wù)平臺業(yè)務(wù)藍(lán)圖，并依據(jù)藍(lán)圖與各個試點企業(yè)完成了交流確認(rèn)。調(diào)研工作和藍(lán)圖規(guī)劃的過程中，將中國化工與中國石化的業(yè)務(wù)管理模式進(jìn)行了對比分析，為中國化工采購業(yè)務(wù)管理變革提供了支撐和保障。在完成業(yè)務(wù)調(diào)研和藍(lán)圖設(shè)計之后，中國石化長城電子商務(wù)項目團(tuán)隊集中優(yōu)勢力量，在短短的兩個月內(nèi)就依據(jù)中國化工業(yè)務(wù)藍(lán)圖完成了電子化采購系統(tǒng)，并針對中國化工現(xiàn)有信息化體系中的各個系統(tǒng)完成了數(shù)據(jù)接口，既避免了孤立的系統(tǒng)對企業(yè)操作帶來的不便，又為中國化工采購業(yè)務(wù)管控提供了支持和手段。

共享第三方平臺，企業(yè)最佳選擇

記者：對于發(fā)展中的企業(yè)而言，自建平臺與使用成熟的第三方電子商務(wù)平臺，哪個更劃算?

李曉：實施電子商務(wù)，極大地改變了過去企業(yè)間采購信息割裂、相對封閉的落后狀況。由于第三方電子商務(wù)平臺實現(xiàn)了采購信息快速傳遞和廣泛共享，能夠打破時空界限，是發(fā)展中企業(yè)的最佳選擇。

據(jù)了解，中國化工行業(yè)系統(tǒng)共有26000多家，如果每個企業(yè)都建立一套商務(wù)平臺是不現(xiàn)實的，使用第三方電子商務(wù)平臺應(yīng)該是更合算的選擇。相比自建平臺可以少走彎路，省時、省力、省資金，可以快速享用電子化采購成果，快速提升采購管理水平。未來，長城電商將繼續(xù)依托中國石化14年來的電子化采購成果，持續(xù)優(yōu)化電子商務(wù)系統(tǒng)。不斷調(diào)整系統(tǒng)功能、業(yè)務(wù)流程、物料編碼和供應(yīng)商、人機界面，一方面滿足中國石化采購管理體制，運行機制、規(guī)章制度不斷優(yōu)化調(diào)整和采購業(yè)務(wù)快速發(fā)展的需要，另一方面適應(yīng)不同語言體系，不同法律體系對電子化采購的要求，滿足全球化采購的工作需要；另一方面，長城電商將一如既往為社會提供B2B電子商務(wù)網(wǎng)站運營服務(wù)，承擔(dān)電子化采購、供應(yīng)鏈管理信息化及企業(yè)物資采購業(yè)務(wù)的咨詢，為兄弟企業(yè)優(yōu)化資源配置、提高資源使用效率和降低資源使用成本提供有效支持。