馮家山水庫水利工程檔案管理存在的問題及對策

白萍麗

（寶雞市馮家山水庫管理局 陜西 寶雞 721300）

1 馮家山水庫管理局水利工程檔案管理的基本情況

馮家山水庫位于千河下游的陳倉、鳳翔、千陽三縣(區)交界處，是陜西省關中最大的蓄水工程。該工程是以農業灌溉及工業、城市居民生活供水為主，兼作防洪、發電等綜合利用的大（二）型水利工程。水庫工程于1970年動工興建，1974年下閘蓄水，同年8月向灌區供水灌溉，1980年整個工程基本建成，1982年1月竣工交付使用。

水庫檔案管理工作從1979年開始，到現在已有34年。截至目前，共收集整編的各類檔案資料8698卷冊（其中水利工程檔案5963卷）。馮家山目前共有18個基層單位分別單獨建檔，并都配備專兼職檔案管理人員。

近幾年,通過搶抓西部大開發、國家加大對水利工程等社會基礎設施建設投入歷史性機遇，馮家山積極實施項目帶動戰略，完成了馮家山水庫除險加固、關中灌區改造工程世行貸款項目、灌區六座小型水庫除險加固等建設項目，正在實施的有大型灌區續建配套節水改造項目、大型泵站更新改造項目等建設項目，在水利工程項目建設建設過程中形成了較為完整的的檔案資料，主要包括建設前期的批文、施工圖紙、建設日志和竣工驗收資料等，這些文檔材料全面反映了水利工程建設的詳細情況。通過收集整理，形成了許多專項檔案卷冊。但在檔案收集、管理和檔案管理隊伍建設等方面還存在一些亟待解決的問題，需要我們認真對待并逐步加以解決。

2 檔案管理中存在主要問題

2.1 檔案管理意識薄弱

馮家山水庫始建于20世紀七十年代，水庫管理工程點多線長面廣，單位駐地分散，特別是在工程建設期，既有工程建設指揮部，又有灌區各縣的民兵團；在工程建設和運行管理期間，各單位以工程的建設、運行管理為主，對檔案的管理未納入重要的議事日程，從單位負責人到部門負責人對檔案管理未引起足夠的重視，無論人力、物力、設施、設備都不到位，單位主要以水利工程工程建設管理、工程運行管理、灌區管理人員為主，缺乏專業檔案管理人員，檔案管理人員多數為兼職人員，工作人員對檔案內容和工作范圍的理解偏于狹窄，思想不夠開闊，工作不能創新，對檔案管理工作在單位的運行管理中的重要作用認識不足，沒有很好地和有關部門主動聯系，沒有將檔案工作滲透到各個環節之中，導致業務部門和檔案管理部門長期以來各自為政、檔案資料積累殘缺不全，給檔案的整理歸檔帶來了困難，甚至造成工程驗收困難。

2.2 檔案資料收集不完整

馮家山水庫灌區缺乏檔案管理專業人才和專業知識，加之檔案管理人員不穩定，工作頻繁調換，交接工作不細，導致部分檔案收集不系統、不完整，檔案資料得不到有效的管理與利用。

水利工程管理單位檔案資料可以說是門類齊全，包括一般的文書檔案，還包括技術檔案、財務檔案等，涉及不同的部門和人員，在工程建設時期應以技術檔案管理為重點，運行管理時期以管理資料和技術資料為重點。在工程建設時期，管理部門既有水庫建設指揮部、又有民兵團，工程資料分頭管理，檔案資料的收集和整理制度不完善，樞紐和干渠工程的資料在馮家山，而支渠以下的灌區工程資料和抽水站資料在所屬各縣區水利管理單位。樞紐和干渠工程從1970年動工興建，直到1980年前后才開始整理工程資料，時間長久使一些工程資料遺失，有的資料流失到私人手中未能收集整理，縣區水管單位的工程資料遺失流失更為嚴重；工程運行管理期間的檔案資料收集整理雖有一些制度規定，但因單位分散、重視程度不一、人員業務素質參差不齊，資料收齊整理仍然不系統、不規范、不完整。

2.3 檔案信息化管理不完善

馮家山水庫管理局是水庫工程的專管機構，檔案資料自成體系，資源共享觀念淡薄。由于受單位經濟收入的制約，辦公自動化程度較低，檔案管理模式較陳舊，尚未形成檔案信息及檢索系統，檔案的查找、檢索、借閱、歸檔仍是手工作業，檔案信息資源不能共享。

2.4 檔案管理人員專業素質不高

馮家山是以水利工程管理為主的準公益單位，大都是從事水工程建設、管理的專技干部和工勤人員，檔案管理人員都是兼職人員，30多年來沒有一名檔案管理專業人員，檔案管理隊伍缺乏系統地專業知識和理論功底，檔案管理人員的知識結構不盡合理。

3 水利工程檔案管理的對策

3.1 提高檔案管理是單位管理一項重要工作的意識

加強對檔案工作的集中統一管理，是水利工程檔案齊全、完整、規范的重要保證。主管領導對檔案工作的重視，是做好檔案工作的前提。把檔案工作列入領導議事日程，是時代發展的需要，也是規范檔案工作的需要。檔案管理人員應充分發揮其主觀能動性，以自己的實際行動努力做好檔案管理工作，爭取領導對檔案管理工作的重視和支持。通過近年來在項目建設管理中稽察、檢查、審計和驗收環節中檔案管理的作用凸現，在辦理在鄉鎮以上水利工程管理單位工作過的農業戶籍人員養老補助工作中人事、行政、財務檔案發揮了較大的作用，提高了單位和部門領導對檔案管理工作重要性的認識，把檔案管理工作納入重要的議事日程，提高各級重視檔案管理的意識，將檔案管理納入對各單位、各部門的考核體系中。

水利工程檔案要遵照統—領導、統一制度，分級管理的原則。成立檔案工作領導小組、統一協調檔案管理工作。要做到主要領導宏觀抓，分管領導親自抓，設立專職檔案員，在各業務部門指定專業技術人員擔任兼職或專職檔案員，形成系統的檔案管理網絡。同時，完善制度建設，修訂崗位責任制及檔案管理制度，做到職責分明，層層把關。無論是在工程前期、建設各階段還是單位內的各個部門，都能從制度上保證文件材料不疏漏、不散失、使檔案管理工作達到了系統化、規范化、標準化。

3.2 做好檔案收集整理歸檔工作

水利工程管理單位的檔案管理涉及面廣、內容繁雜，包括行政文書檔案、技術檔案、運行管理檔案、工程建設項目檔案、財務檔案等，對檔案的收集與整理既要及時又要規范，涉及部門和人員多、經歷時間長，稍有疏忽，就可能遺漏。

行政文書檔案按照文書檔案的要求按年度進行整理，由各單位和各部門的檔案管理人員在每年年初對上年度的文件進行整理、分類、編目、裝訂、歸檔和移交管理。

技術檔案由管理局檔案是統一編制檔案的分類號，由技術管理部門和各單位按照技術工作的不同特點，分門別類進行整理、分類、編目、裝訂、歸檔，在技術檔案的整理過程中要按照國家檔案局關于工程技術檔案的整理要求進行，不能同一般的文書檔案整理的方式、方法混同。

運行管理檔案包括水庫運行管理檔案、灌區工程運行管理檔案、灌區用水調度檔案、各用水單位引用水檔案、灌區灌溉管理檔案、河流水庫水雨情檔案等，這些檔案由各運行管理單位和部門按照技術檔案的要求進行整理歸檔。

工程建設項目檔案涉及的時間比較長、范圍也比較廣，涉及項目的前期、初步設計、招標采購、建設實施、竣工驗收和后評價等過程，資料的來源有政府部門批文、建設、設計、監理、施工、質量監督、審計等單位，檔案管理的量大、時間跨度長，必須要專人進行建設項目的檔案管理。建設項目的檔案管理必須按照水利部2005年12月10日印發的《水利工程建設項目檔案管理規定》（水辦（2005）480號）文件的規定進行分類、整理、歸檔，并經檔案行政管理部門驗收好進行移交。

財務檔案由各單位的財務人員負責，按照財務管理的要求對財務票據、賬簿按年度分月進行整理裝訂，經管理局財務主管部門檢查驗收后移交局檔案室。

3.3 加大投入，推行檔案信息化建設。

首先，要加大資金的投入，建設檔案信息化管理系統，是檔案管理逐步由紙質化向網絡化、自動化發展。其次，要加強檔案信息管理人才的建設，作為信息化社會檔案工作者必須具備一定的計算機和電子文件管理知識。再次，要加強硬件設施，并添置相應的硬件設備，引進和使用檔案信息管理軟件，使檔案信息化與辦公自動化系統有機結合，實現檔案管理電子化。

3.4 強化隊伍建設，著力提高自身素質

檔案管理人員從事的是一項業務性較強的服務性工作，其業務素質直接影響檔案管理工作的質量。尤其是水利工程檔案管理，對管理人員的知識、素質要求更高。根據水利事業單位檔案管理工作實際，基層檔案管理人員要充分發揮自己的主觀能動性、創造性，努力學習新知識，不斷提高知識水平和管理能力，從而適應現代化設備、檔案種類多樣化和管理方法改革的要求。要樹立三大意識：一是服務意思，樹立超前服務、主動服務意識，深入基層調查研究，了解信息需求方向，充分發揮好檔案信息資源的作用，服務經濟社會發展。二是安全意識，樹立較強的安全防范意識，防止檔案泄密現象發生。三是創新意識，勇于探索，勇于創新，不斷提出新問題，提出新的決策、對策和辦法。要培養三種能力：一是操作能力，要具備實際操作技能，具體包括檔案文書立卷、檔案整理、編目、檔案著錄、標引、檔案的保護等專業技能。二是管理能力，檔案管理工作涉及到收集、整理、鑒定、保管、統計、開發利用等一系列程序，如何能夠協調、銜接好這些程序，必然要求具備一定的管理能力。三是學習能力，要更新知識，提高業務能力和水平。要注重信息技術、計算機、科技軟件等新知識、新技術，從而滿足檔案管理工作的需求。