檔案管理計算機網絡化探索

劉曉瑛

引 言

檔案管理計算機網絡化是指我國檔案管理行政部門，在進行檔案管理活動中利用現代計算機技術，對檔案信息資源進行開發、管理、維護和利用的過程。檔案行政管理部門將大量的檔案文獻資源，借助計算機網絡，以圖像、文本為信息載體，在現代網絡中實現檔案信息的傳遞和共享，從而滿足不用層次消費者的多元化需求。

在當前我國檔案管理計算機網絡化實踐中，檔案管理的信息化發展層次和水平較低，僅僅停留在館藏資源介紹、目錄查詢等基礎技術水平上。檔案信息的全息上網模式、檔案信息資源的網絡利用技術鮮為常見，并與國內外檔案管理信息化發展水平存在很大差距，總體來說我國檔案管理的計算網絡化層次偏低，檔案信息服務可獲得性很低，因此《全國檔案事業發展十二五計劃》明確指出我國檔案管理信息化建設是檔案事業發展的重要戰略之一。本文研究檔案管理計算機網絡化發展條件和對策，具有十分重要的理論意義和實踐意義。

構建檔案管理計算機網絡化的必備條件

1.檔案信息網絡基礎設施的配置

檔案管理計算機網絡化基礎設施包含四個方面，一是檔案信息資源輸入和輸出的終端設備設施；二是中央處理器，用于儲存、管理檔案信息資源；三是檔案信息編輯管理軟件；四是掃描輸入器，用于紙本資源轉化為數字信息資源。而從檔案管理計算機網絡化實踐來看，人為和資金因素制約了當前國內檔案管理網絡化發展步伐，很多檔案管理部門依然處于手檢檔案的階段。

2.檔案信息計算機網絡化統一管理規范

檔案信息不但是一個龐大的信息資源體系，信息流內容豐富，形式復雜，而且具有很強的保密性特征，因此檔案管理網絡化發展要求必須建立一個完整的管理體系。首先，要對檔案的生命周期進行全過程管理，從檔案產生、檔案信息資源傳送、保存，以及到最后的銷毀等，全部實現覆蓋式管理。其次，對相對重要的信息等進行備份，及時進行病毒掃描檢測，確保資源的安全性。再次，制定系統運行安全管理和電子文件管理制度，對重要的出入場所，機房、庫房等作嚴格管理，確立保護政策和管理方法。最后，針對檔案信息資源管理單位收益，制定規則，檔案資源管理、保護、轉移、編輯等需要投入一定的人力物力。而檔案使用中用戶則會支付一定的費用，由于檔案管理者與用戶之間的交流是網上進行的，不進行面對面交易。因此必須在全國范圍內建立統一的收費網絡，制定統一收費標準，建立自動計費軟件，使得檔案利用者和管理者雙方利益平衡。

3.構建檔案管理計算機網絡化的高效團隊

檔案管理網絡化的高效團隊包含一支懂計算機、會用計算機，更會利用計算進行編輯和管理檔案的高技術團隊。檔案網絡化建設是一項長久的事業，是一個系統工程，其實現不是靠某一個部門單獨完成，這需要一個高素質的專業人才管理團隊。因此高技術團隊的管理配合是十分重要的，檔案管理團隊素質起到十分關鍵的作用，檔案管理團隊素質技能提升是檔案管理網絡化建設中的關鍵條件。

強化檔案管理計算機網絡化的對策

1.深化“網絡用檔”管理理論研究

加強網上辦公，開展“網絡用檔”工作，需要強化歸檔理論的研究，分析如何歸檔才能保證將最完整、系統、真實的電子文件信息資源提供給使用者。歸檔理論的研究分為以下四個方向：其一，用文字處理技術形成的電子文件,歸檔時應有文字存儲格式、屬性和文字處理平臺的說明材料；其二，研究圖像歸檔技術，例如采用運用掃描儀產生的電子文件資源，采用計算機輔助技術，以及繪圖技術形成的圖像資源，如何在新科技下實現合理歸檔；其三，檔案全息上網的實現，檔案上網信息資源的開發和管理理論；其四，檔案信息源如何系統編輯上網。檔案信息上網理論是一個不斷擴展的理論，必然深化研究分支和縱深度，才能實現理論研究的開拓。

2.加強經費投入，引入市場機制，加強檔案部門網上辦公先進設備的配置

檔案管理計算機網絡化探索中，先進的計算機硬件設備是物質基礎，是檔案信息資源儲存和傳遞的物質載體，當前檔案管理部門計算機硬件配置落后，現代化技術程度不高，嚴重制約了檔案事業的發展。硬件配置資金投入是關鍵，首先要加強政府對檔案管理計算機網絡化的重視，增強資金投入，提供主要的經費供給，形成以政府為主體的資金投入來源；其次，加強檔案管理信息化發展的市場化，將檔案管理信息化發展進入市場機制，將檔案信息作為一種商品資源，促進檔案信息實現經濟價值，通過市場主體的投入，實現主體的投入效益，從而獲取檔案管理信息化的多元化投入資金，擴大檔案管理信息化資金投入來源。

3.構建檔案管理網絡化的高素質運營團隊，增強檔案管理人員創新能力培育

檔案管理計算機網絡化發展中，人才是支撐，決定網絡化發展成敗。首先，檔案管理人員要學習和培訓計算機互聯網絡基礎知識，不僅僅學會用計算機，更要學會檔案管理網絡化的技能和技巧。其次，培育檔案信息資源的網絡化整理能力，將不同類型、學科、內容的檔案進行整合，使分散的信息資源歸于一類，并有效地通過網絡提供給使用者。最后，構建檔案管理網絡化工作的創新意識和能力，開發網絡檔案信息。檔案管理的計算機網絡化不僅僅是將檔案信息資源簡單地儲存于計算機中，更是網上檔案管理工作的創新，這就需要培育一批專業化的檔案管理人員，具備檔案管理網絡化知識，熟悉檔案信息的網絡化搜索，具備管理的創新和探索能力。

4.認清檔案管理網絡化的安全威脅源，保障檔案信息資源的安全性

檔案管理網絡化將檔案信息資源傳遞到互聯網中，本身是開放性的交流平臺，檔案本身具有一定的機密性，鑒于計算機特殊屬性對檔案信息資源服務安全性的威脅，必須從源頭認清危害檔案信息資源的因素。筆者認為主要來源于三部分，第一是操作系統，第二是計算機硬件設備，第三是網絡黑客。其中操作系統安全是檔案管理網絡化首先要重視的安全管理。只有操作系統安全，檔案管理網絡化，檔案信息資源網上傳遞才有可能。而硬件設備對檔案信息資源的安全性的威脅，主要在于CPU芯片的安全性。“網絡黑客”則是利用計算機技術對檔案信息資源進行破壞、竊取等。維護檔案管理的安全性，這就要求必須結合檔案信息特點，以及網絡環境，對檔案信息資源進行整合利用，并健全相關的防火墻技術、VPN(虛擬專用網)技術、加密技術、網絡病毒防治技術、跟蹤檢測技術以及數字檔案信息資源備災基地建設等。

5.建立檔案管理網絡化標準和規范

建立檔案管理網絡化標準和規范有利于增強檔案利用的有效性，其規范性和標準化主要表現在兩個方面。第一檔案材料規范、完整。只有完整的檔案材料才能進行歸檔，將其進行加工和整理，從而進行合理和便捷的利用。第二，著錄標引的準確性。建立著錄標引標準和規劃，使每一項著錄標引都能準確地說明該事件，增強被檢索的概率，避免誤檢和漏檢等，提升檔案信息資源使用效率。

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