試談公文寫作中法定公文的文種選擇

王紫璇

（河北工業大學馬克思主義學院，天津 300401）

公文寫作中，文種的選擇是一個十分關鍵的問題。我們國家法定的行政公文文種包括命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要，共13種。中國共產黨機關公文文種有14種。其中決定、通知、通報、報告、請求、批復、意見、函、會議紀要與行政機關通用公文名稱和使用范圍基本相同。決議、公報、指示、條例、規定是黨的機關使用，命令、公告、通告、議案則僅行政機關使用，黨的機關不使用。這些文種是以法規性文件形式發布的，他們的用途及適用范圍都嚴格遵守法律規定，任何機關、企事業單位及社會組織在行文時都必須遵守，不得隨意更改。但是，在實際工作時對公文文種的使用還會出現不少錯誤，文種混淆誤用會直接影響到公文的規范化、公文的質量和嚴肅性，影響行政機關的工作效率，甚至影響到公文的權威性和約束力，必須要特別重視。根據《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱辦法）的要求，公文選擇的依據有五方面：即發文權限、發文目的、行文關系、發文范圍和適用范圍。下面對五個方面進行具體分析，提出文種選擇的一些方法，使公文寫作變得更加科學、規范。

一、根據發文權限選擇公文文種

發文權限，指的是單位制作、發布公文的權力。公文的使用要與制發機關的權限和級別相符，不得超越權限。比如“命令”，這是所有的行政公文中具有最高權威的下行文，只有國家主席、國務院總理、各部、各委員會、縣級以上地方各級人民政府才有權發布，其他單位無權使用。比如“任免令”，省級以下地方政府機關的任免不宜使用，而要用“通知”等公文。再如“通知”，它是行政公文中使用最廣泛的文種，其發文單位沒有嚴格限制，上到中央、國務院，下到基層單位都可以使用。日常生活中，經常遇到停水、停電、道路維護等方面問題，常用“通知”這一文種。以上兩個文種的發文權限比較容易把握，而有些公文內容和寫法相似，但由于沒有注意發文權限的區別，所以在使用中會被混淆。如“公告”和“通告”，被列為同一類的兩種不同的行政公文，這表明它們之間有很大的相似性?！肮妗币话阌奢^高級別的國家機關、人大機關和有關法律、法規指定機關制發。其他地方行政機關，比如黨團組織、社會團體、企事業單位，不能發布公告?？梢姡肮妗钡陌l布級別很高。而“通告”的發文權力沒有限制，合法成立的單位都可以制發。規定性通告多由政府機關或者機關單位領導機構發布，周知性通告任何行政機關、團體、單位均可發布。而在應用時，有時會沒考慮公文內容，也未弄清發文權限，而出現濫用“公告”的情況，這實際上是一種越權行為。只要分清了發文權限，這些問題都可以避免。因此只有認真了解各類文種對發文機關權限的要求，才能選擇恰當規范的文種。

二、根據發文目的選擇公文文種

行文目的不同，所使用的文種也不相同。選用公文文種，必須根據制發公文的目的進行。比如“請示”和“報告”的選用?！罢埵尽痹谑虑皩?，目的是下級機關請求上級對某一事項給予指示或批準，需要上級做出批復，是承批性公文；“報告”在事中或者事后寫，以“向上級反映一些情況、匯報的工作或答復上級的詢問”為目的，并不需要上級做出批復，是陳述性公文。如果錯把“請示”寫成“報告”，根據“報告”“不要求上級回復”的特點，上級機關就可能將其存案備查，會誤時誤事，嚴重耽誤工作。需要強調，“報告”中不得夾帶請示事項。所以，需要引起注意不要混用。又比如“決定”和“通報”，兩者都可以用于表彰獎勵或批評懲處、傳達精神，“獎懲性決定”和“表揚批評性通報”在使用中有時會模糊不清，但仔細分析還是能發現它們是有明顯區別的。當“決定”用于獎懲時，側重于做出處置，首要目的是獎懲功過，而非用于教育警示他人，主要表達的是領導層的意圖，具有一定的約束性和權威性，比如《關于給予×××行政開除處分的決定》。而“通報”用于表揚或批評時，其目的是使大家了解某一重要情況或典型事例，把被獎懲對象的有關事實重點傳達給下級機關，使其從中受到影響和教育，用典型示例進行先進示范或以儆效尤，如《國務院辦公廳關于部分地區違反國家棉花購銷政策的通報》。了解了二者發文目的方面的區別，就很容易進行辨析了。我們要根據實際需要，選取有助于實現目的和要求、使主題得到正確鮮明表現的具體文種。

三、根據行文關系選擇公文文種

行文關系指的是發文單位與受文單位之間的關系，根據行文關系，公文可分為上行文、下行文和平行文。不同的行文關系，文種的選擇也會有差別。公文寫作中進行文種選擇時，必須了解與受文單位之間的行文關系，才能正確恰當地使用文種?！罢埵尽?、“報告”“等是上行文，一般由下級單位發給上級單位，；“決定”、“通知”、“通報”、“批復”等是下行文，一般是上級單位對下傳達工作時使用；對于要各單位周知的事項，可以使用“通報”、“通知”、“通告”等；向平級單位或不相隸屬機關行文時，經常使用“函”。在日常應用時，會出現由于沒弄清行文關系導致錯用文種的現象，比如“請示”和“函”的混用，該用“函”而用“請示”的情況比較普遍，二者雖然都用于請求批準，但行文方向不同，根據《辦法》的規定，“請示”用于向有隸屬關系的上級行文，函是平行機關或不相隸屬的機關之間洽商工作使用的一種文書，使用“函”時的請求批準是向不相隸屬的主管部門，而不是向直屬的上級機關。比如某市的建設局向工商局請求批準一件事，這種情況應該使用“函”，不能使用“請示”，因為兩個局級機關是不相隸屬的平級關系，不是直屬上下級關系。其實只要清楚了解行文關系，區分是否存在隸屬的上下級關系，就可以很容易的確定該用“請示”還是“函”。

四、根據發文范圍選擇公文文種

發文范圍，是指公文發布的區域。公文發文范圍有大小之分，據此可以將一些易混文種加以區分。比如“公告”一般能面向國內外；“議案”、“意見”等一般只用于本地區；“通告”常面向社會，適用于公布社會各有關方面應當遵守或周知的事項?！巴ㄖ薄ⅰ巴▓蟆币话阌糜趩挝幌到y內部發文。有時候會由于沒有注意發文范圍的區別而混用文種。如“通知”和“通告”，二者名稱很相似，也都屬于知照性公文，所以日常使用時有時會混淆，根據發文范圍可以加以區分?！巴ㄖ钡陌l文對象一般是特定的，除普發性通知外，大多數通知都是在單位系統內發布的；而“通告”用于公布社會各界應當遵循或者周知的事項，不僅面向本系統?！蔼剳托詻Q定”和“表揚批評性通報”也可以根據發文范圍來區分?！氨頁P批評性通報”發送范圍廣泛，會讓大眾周知，以起到教育和影響的作用，“處分決定”則一般只需當事人及有關方面接收，很少普發。

五、根據適用范圍選擇公文文種

每一種公文都有其明確的適用范圍。根據《辦法》規定，每種公文都有獨立的作用和功能，不同的行文內容、目的要求、行文關系應與文種的適用范圍相適應。掌握公文的適用范圍是選擇公文文種的重要方法之一。在日常工作中，出現文種濫用、錯用、混用的現象，都是因為沒能正確掌握各種公文的適用范圍。由于“通知”的適用范圍很廣，功能比較多，同其他許多公文文種都有交叉,，于是有人就把“通知”當成了萬能文種，不管是安排日常事務性工作還是重大要務，都濫發“通知”，現在“通知”在所有行政公文中的使用頻率已達到80%左右，而忽略了根據適用范圍更適合的文種，極不利于發揮其他行政公文的功能，這都是應當竭力避免的。

需要注意的是：公文寫作所選文種應當在法定文種之列。文種選用應當嚴格遵守行文規則。

總之，正確選擇公文文種是公文寫作中一個很重要的問題，它直接影響到公文的規范化和嚴肅性。文種選擇準確的行政公文，能有效地體現公文的權威性和約束力，提高行政機關的工作效率。同時，也為公文的撰寫提供方便，為公文的處理提供方便。這里只介紹了幾種最基本的方法，要根據具體情況做具體的分析和應用。只有真正弄清每個文種的發文權限、發文目的、行文關系、發文范圍、適用范圍，了解相近文種之間的細微差別，提高對文種的辨析、分析和準確把握的能力，并在實踐中加以應用，才能準確選用公文文種，提高公文寫作水平。

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