淺議網絡化背景下高校檔案信息資源的有效整合

陳敏況敏

（江西科技師范大學，江西 南昌 330009）

0 引言

“十一五”初期,國家檔案館向全國的各個檔案部門發行的“全國檔案信息化建設”中明確指出，國家檔案館的主要任務是：統籌規劃，統一標準，分級建設，在保證安全和保密的前提下，加快檔案信息基礎設施建設，加強電子文件歸檔與管理，推動數字館藏和數據庫文件的建設。力爭到“十二五”初期，全國各省,治區，直轄市人民政府及各事業單位的檔案部門要努力建設并投入運行的一些內部信息資源局域網，使得文獻記錄管理和辦公自動化等的現代化管理功能基本實現，依托當地電子政務建設項目，創建一個文獻目錄信息中心，依托公共信息網絡，建立檔案網站，逐步構建全國檔案信息網絡。

檔案信息資源的數字化和網絡建設的最終目標是建立和共享信息資源的文件。為了實現這一目標，首先要檔案信息資源在各級的重新整合，使非數字化檔案信息資源能夠滿足網絡文件建設的需要。較高學術層次的高校檔案館作為國家檔案系統的一個子系統，也面臨著信息集成文件的問題，文件信息的網絡問題。這需要思考如何構建大學檔案館館藏文獻大綱，如何實現文件信息服務，如何規范文件服務功能，如何更好的整合與利用現有資源，如何更加充分地體現文獻價值,如何更好的落實國家檔案政策的要求。然而，就目前來看，高校信息的收集和管理任務還遠遠大于國家所規定的要求。主要有以下幾個方面：

（1）文件處呈現更分散的管理狀態，檔案信息管理相對落后，大多是紙質文件，沒有以數字形式或電子形式歸存，并沒有形成網絡化和科學化的管理。

（2）仍在使用單一文件管理，服務手段依舊落后。由于尚未構建文件管理的信息網絡，依然在等待使用方上門，采取被動式服務的模式，管理與服務還處于傳統的手工操作階段。

（3）重要文件信息的缺乏，廣大教師和學生只了解一點點檔案知識。有相當一部分人不知道什么信息資源，更不知道如何有效地利用檔案資源，甚至不知道如何處理查詢，如何利用有效查詢來分析整理檔案中的數據，嚴重制約了檔案信息資源的歸檔效率。

檔案信息資源的歸檔大多以文件的形式或文件中的數據統計分析的形式，深加工的文件對檔案信息歸檔提出了更高的要求。也就是說，高校檔案信息資源的科學高效的利用還有很長的路要走。如何解決這些問題，如何盡快實現高校檔案信息網絡化管理和服務，我們可以從以下幾個方面來論述：

1 加強網絡建設，促進檔案信息資源的整合

目前，中國的電子商務網絡工程已開始全面的覆蓋各個行業領域，標志著社會信息化，互聯網業務，家庭網絡三個項目進入良性循環和有機互動的過程。我們將以此為契機，進一步加強高校校園網絡建設,在現有的網絡辦公系統，網絡教學系統服務平臺的基礎上,構建校院文件檔案信息管理平臺，加大投入軟硬件設施，促進高校與IT產業的技術合作，開發與之兼容的管理軟件，將檔案信息內容按照文件數據標準和文件數據規范進行科學管理,系統管理。對于文獻資源整合中的大學而言，加強源文件規范的數據數字化進程管理，改善檔案信息資源整合的基本條件，可以采取以下步驟來實施。

（1）文獻檔案管理應加強與高校其他行政管理部門的溝通與交流，保證各種信息文檔，處于一個完整的存檔接收范圍。

（2）加強研究各種特殊的文獻信息，我們要掌握其共性的方面，還要注意控制數據和信息的儲備，制定和完善各種文獻檔案信息的管理制度。

（3）根據研究的類別，將各種文獻檔案信息相關聯的文字，聲音，圖像，視頻等其它信息有機的結合，編輯整理成各種需求形式的信息資源。

（4）管理和教學方面，數碼照片，幻燈片，光盤，錄像帶，錄音帶等媒體文件，可以通過譯多媒體文件來實現信息資源的整合。

（5）建立完善編譯團隊，基于文件信息網絡管理標準基礎上編譯檔案文件，既提高了文獻管理效率，又方便管理人員有效地開展網絡服務。

根據上述幾種措施進行實施，高校檔案管理部門接收的文獻信息可以逐步實現數字化電子化，圖書館等其他文獻信息部門可以借用成熟的網絡搜索技術，建立自己的網上檔案信息檢索系統，政府網，企業網,家庭網通過互聯網接入校園網。電子商務服務將起到越來越重要的作用，用戶可以方便地訪問到自己所需要的各類檔案文獻信息。

2 統一管理規范,實現高校檔案信息的標準化

信息系統的統一和技術標準的規范，是完成文獻系統之間的共享的必備條件。因此，文獻管理的現代化和網絡化前提是實現標準化，整合信息資源也是在標準化的基礎上進行實施。國家“檔案編目規則”等標準的出臺是對檔案信息資源的整合提供技術支持,以確保使用標準化質量體系來管理系統數據。文件數據結構的標準和數據庫的結構標準是一致的，確保了數字化信息資源的合理共享。目前，國內的各種文獻信息管理類軟件沒有統一的平臺和文件數據庫的結構標準,建議進行統一協調與規范。

3 加強技術合作,促進文獻檔案網絡建設的發展

高校文獻檔案網絡是一個將已經完成了網絡上的電子文件集合的數字檔案館,以某種方式，使用戶可以通過網絡服務，來實現檔案信息資源的有效利用,充分利用網絡傳輸功能來實現檔案信息整合的在線服務。網絡傳輸已經改變了傳統的文獻信息收集與歸檔，通過校園網中相應的系統軟件履行必要的手續就可以將需要的存檔文件轉移。每一個部門或個人的電腦都可以成為數字化檔案館的“用戶終端”，使用這種終端，可以快速輕松地訪問相關目錄和文件的全文本索引。便捷的網絡打破了傳統檔案管理服務時間的限制和約束,保證了服務工作的連續性，在任何時間，任何地方，你可以利用整個網絡的數字檔案信息資源,這就是潛在的優勢，也就是說它超越了時間和空間的限制。高校檔案信息資源網絡的構建是一個復雜的過程。首先于各種紙質媒介的資料信息需要進行數字化處理，分類和檢索，然后編輯，創建一個綜合文獻信息數據庫。關于數據庫的建設，還應考慮到用戶的需求，集中人力，物力和財力，保障數據庫文件信息資源豐富，功能齊全，如文獻目錄數據庫，全文數據庫，多媒體數據庫等等。此外，您還可以發揮各相關職能部門的特點，建立具備不同特色的資源庫，如教師數據庫，學生數據庫，影像數據庫，專利數據庫，各類科技成果考試數據庫等等。另外，還可以有序的開展電子檔案編研工作，加強網絡系統維護與系統評價，各類用戶的培訓等工作。

4 科學合理規劃,把握檔案信息資源整合的特點與方向

檔案信息資源的有效整合是檔案管理網絡一體化發展的方向。目前,檔案信息資源管理是依靠數字技術將文獻檔案，文字圖像和聲音轉化為電子存儲媒介，以數字化的形式進行傳輸和處理，實現信息資源和文件管理的數字化采集功能。檔案信息的網絡化管理應采用國際標準和國際規范實現與互聯網互通共享，實現自動化、網絡化、數字化的現代化管理模式。高校檔案部門需要組建符合國家，省，市檔案部門要求的兼容信息數據庫,保證各系統之間的相互匹配性和兼容性，真正意義上實現網絡環境下檔案信息資源建設，促進信息資源的共享，防止了不同建設的分化。在文獻共享和信息資源整合方面，高校檔案部門都有自己的定位和特點，在文獻資源的共享中扮演不同的角色，承擔相應的責任和義務。為了適應當前新的形勢，高校檔案管理部門必須抓住機遇，加大力度調整內部組織結構和人員，找準自身發展的定位，突出業務重點，堅持實用性，經濟性和共建共享的指導原則，找出各類文獻資源整合的融合點,構建一體化信息網絡建設。為此，高校檔案管理部門應加快結構調整與資源整合，建立專業定位的文獻信息資源數據庫，提高文獻信息資源的綜合利用率，充分發揮自身優勢和特點，推動文獻信息資源的網絡化建設工作的快速發展。

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