淺議事業單位人事檔案管理

李妍俐 趙歡歡

（林州市人力資源和社會保障局，河南 林州456550）

0 引言

人事檔案關系到每一個員工的切身利益，由每個員工確鑿的原始檔案材料構成，記述和反映員工的個人經歷，德、才、能、績、廉潔、信以及成長的軌跡。是考察了解員工的重要手段；是落實待遇、澄清問題的憑證；是人才發現、使用、預測的重要依據，也是制定人才計劃不可缺少的信息源泉；是推進干部交流，健全激勵機制，強化干部宏觀管理，執行事業單位人事制度、 分配制度和養老金支付制度的重要依據；是維護員工權益和福利的有力保障。

1 事業單位人事檔案工作中普通存在的問題

在經濟體制和人事制度、分配制度改革不斷深入的情況下，國家行政機構設置及行業隸屬關系不斷調整和改變， 用人制度更加靈活，干部變動范圍不斷擴大，干部輪崗交流日益頻繁，行業交叉、地區交流變化不斷，使人事檔案工作出現了一些與新形勢不相適應的問題。

1.1 難以滿足新形勢下干部工作的需要

在人事檔案工作中，存在著信息內容陳舊、組織的評價或結論幾乎千篇一律的共同特點，對個人經歷、資歷等現實性材料的記載、收集和補充完善較少。 近年來，干部選拔任用工作推行了一系列重大改革舉措，干部考察、考核的方式方法也有了很大變化，干部交流輪崗頻繁，但人事檔案中的材料仍按原有的十大類材料歸檔，不能全面、完整地反映員工的整個成長過程，造成檔案信息含量不足，使人事檔案內容難以滿足新形勢下干部工作的需要。

從事人事檔案工作的同志都會發現，幾乎所有進入人事檔案的材料，都有“組織鑒定”或“單位意見”一欄，但絕大部分材料都沒有設置“所填內容是否真實”這一欄目。 此外，填寫“組織鑒定”或“單位意見”時，也沒有要求對“所填內容是否真實”做出判斷，因而在個別人事檔案中出現了“年齡越填越小、工齡越填越長、學歷越填越高”等現象。當人事檔案記述內容模棱兩可時，其真實性在很大程度上只能憑人事管理人員的主觀判斷以及工作經驗而定，帶來許多消極后果，其檔案內容的全面性、真實性、準確性不是由“組織鑒定”或“單位意見”來獲得認可，而是依據相關人提供的證件及其道德自律來保證。

1.2 相關人員對人事檔案工作重視程度不夠

人事檔案因其內容的特殊性，一方面增加了它的神秘性，同時又很少被外界所了解，在實際工作中很容易被忽視，即使是人事部門也存在著“說起來重要，做起來次要；用起來需要，忙起來忘掉”的現象。

近年來，事業單位進行用人制度改革，實行崗位聘用制，壓縮人員編制，人事檔案大多都由組織或人事部門干部兼管，而沒有象其他類別的檔案那樣設置專職檔案人員進行管理，由此造成了人事檔案管理的隨意性。 人事檔案的整理、審核、鑒定工作只是事到臨頭才去做，而不能將工作關口前置，按要求進行整理。 2006 年，我國全面推進事業單位工作人員收入分配制度改革方案， 其中將個人所聘工作崗位、學歷、資歷、工作表現等因素作為劃分工資等級的重要依據。如工作表現不好，套改年限就要扣除年度考核不合格和不計等次的年限；又如，本次套改文件中規定把未計算工齡的全日制大專以上在校學習時間計入此次套改年限，那么，套改年限的長短就直接影響員工收入的級別。這樣，每項政策不但涉及的人員數量較多，時間跨度大，而且信息采集角度和要求與過去存在差異。 人事部門除了利用已掌握的數據材料外，對部分重要信息的查實與確認，不得不直接查閱人事檔案。 然而，在利用人事檔案的過程中，許多過去不曾注意的問題浮出水面，從而使人事檔案工作不得不面臨新的挑戰。

2 加強人事檔案工作的積極策略

隨著經濟社會的迅速發展和大部制改革的不斷推進，人事檔案工作必須跟上改革發展的需要。當今，人事檔案工作的外部環境、內部條件和服務需求都發生了深刻變化，對原有的人事檔案管理模式、工作內容、工作手段都提出了新的挑戰。要開創人事檔案工作的新局面，適應當前改革形勢的需要，人事檔案工作改革應從以下兩方面著手：

（1）不斷豐富人事檔案內容,使人事檔案工作符合社會發展需要。隨著大部制機構改革工作的推進和《新勞動合同法》的實施，事業單位正在逐步推行全員聘用制。 對于人事檔案工作來說，要按社會現實發展的需要，不斷豐富人事檔案的內容。 例如，員工簽訂的聘用合同、崗位合同、工作協議、考核、解聘、辭聘，反映工作效益、工作業績以及參與重大活動項目等材料，對員工的動態管理等情況在人事檔案中應如實記錄，歸檔材料的內容要隨時補充完善。 對于能夠反映員工的綜合素質特別是文化素質的內容，包括個人文化程度、進修情況、繼續教育情況、各項專業技術資格等也應在人事檔案中有所體現。筆者認為，人事檔案內容的豐富應遵循以下原則：一要，以員工個人信息的事實信息為主體，兼顧組織部門的評價信息，應用以上信息反映人事檔案的真實性；二要，以反映員工個性特點的材料為重點，其他材料為全面補充信息，以改變人事檔案中內容陳舊、評語缺乏新意等現象，使人事檔案能夠立體地、動態地反映員工成長發展的全過程。

（2）要按流程對人事檔案進行管理。加強人事檔案工作流程管理，在收集、整理、歸檔、借閱、利用等各個環節中，建立完善的、行之有效的各項規章制度，為提高人事檔案工作的水平奠定堅實基礎。

一要，加強材料收集工作。收集工作要依據相關的規章制度，對員工的崗位履職情況、工作業績等能夠反映員工基本情況的材料盡可能地收集齊全；對涉及員工直接利益的各類合同、各種保險等文件材料也應列入收集的范圍，不斷補充完善適應社會需求發展的材料，使人事檔案的信息更加多元、內容更加豐富。

二要，強化檔案鑒定工作。 鑒定工作是人事檔案管理工作中的薄弱環節，對現有材料的鑒定和對無頭檔案、死亡人員檔案的鑒定工作是當前迫在眉睫的任務。鑒定中要堅決剔除內容虛假和不具參考價值的文件材料，優化人事檔案內容，提升人事檔案管理工作整體水平。

三要，加強檔案保管工作。 保管范圍的明朗化和保管方式的現代化是人事檔案保管工作的發展方向。現行的保管范圍的劃分已經不能全面反映人才流動引起的人事檔案歸屬范圍的變化。人事檔案工作人員要在傳統領域進一步明確保管范圍，將無法歸屬的新材料暫時集中保存起來， 一旦新的保管機構和范圍確定后就及時轉交相關部門，歸入相關類別，為新體制和新部門的建立做好充分準備。改革傳統的管理方式，要求管理設備現代化、管理手段現代化，以計算機為主要工具，充分運用數據庫和各種辦公軟件，實現編目、檢索、統計等各項工作的自動化和現代化，恢復檔案的原始面貌，簡化整理工序，代替手工操作。

四要，加強檔案傳遞。加強對人事檔案管理中的轉遞工作的控制，進一步規范人事檔案轉出和轉入憑據材料的管理，以促進人事檔案管理人員提高責任意識，同時為預防錯漏和及時補救錯漏創造條件。

五要，利用人事檔案，發揮作用。利用工作影響人事檔案工作的全局，人事檔案管理工作任重道遠，事業單位人事干部要適應當前新形勢發展需要，充分發揮人事檔案的作用，努力擴大利用范圍、放寬利用限制、簡化利用手續，潛心研究、不斷探索人事檔案管理工作的新形式，多途徑、多視角地向社會提供內容豐富、利用價值較高的人才信息，為事業單位的人事制度改革做出貢獻。

3 結束語

總之，人事檔案管理工作應與時俱進，要具有創新性。加強檔案管理建設是時代的要求，各檔案管理部門應具有現代化管理意識，在注重安全的前提下實現檔案管理方式的不斷創新，實現檔案管理的現代化、信息化，制度化。 讓檔案管理工作更好的服務于現代化建設。