企業改制后檔案工作的發展趨勢與管理

王巍

企業檔案是企業在各項活動中形成的全部檔案的總和，它原始地記錄了一個企業的發展過程，對維護企業經濟利益和歷史面貌、為企業發展服務等方面發揮著重要作用。企業檔案工作是企業管理的重要組成部分，我們必須充分認識做好企業檔案工作的重要意義，認真做好企業檔案工作，為企業發展服務。

一、企業改制后檔案工作所面臨的主要問題

1.檔案利用情況發生轉變。通過對利用的分析可以看出，由生產、科研、工程、建設資料轉化而來的檔案利用率高，會計、合同、土地、招投標檔案利用率也逐年提高。

2.檔案現代化管理滯后于機關辦公自動化。大部分單位檔案現代化管理水平有待提高，不能適應企業檔案信息化發展要求。

3.從源頭上不能保證歸檔的齊全完整。管理制度不落實，歸檔又沒有納入網點兼職檔案人員的崗位責任制，沒有對不歸檔人員進行有效的處罰，出現部分檔案歸檔困難的現象。

4.各單位檔案工作發展水平不均衡，出現了強者越強，弱者越弱的兩級分化現象。通過對以上問題的分析可以看出，為了適應市場經濟的需要，就要用信息產業來改造國企傳統企業，提高資產運營效率，實現經濟效益的明顯提高，而檔案工作是企業管理的基礎工作，在國企的重組改制中，檔案工作也必須進行改革，實現與企業同步發展。

二、企業改制后檔案工作發展趨勢分析

1.正視現實，轉變觀念，拓寬檔案信息資源開發利用工作的服務范圍。觀念是行動的先導，要有效地開發利用檔案信息資源，首先必須轉變過時的觀念，確立全新的觀念，即新形勢下檔案工作者應確立以下五個觀念：（1）主動服務觀念。服務性是檔案工作的根本屬性，只有確立主動服務的觀念，才能產生自覺的服務行動，從而使檔案工作者在進行檔案信息資源開發利用工作中發揮出應有的作用。（2）開放觀念。檔案工作者只有從封閉走向開放，主動融入社會，參與社會，并了解、把握普通公民的檔案利用需求，才能增強應變能力，有效地開發和傳遞檔案信息。（3）競爭觀念。現代社會是競爭的社會，檔案工作者必須增強憂患意識，在檔案部門之間、檔案部門與其他信息部門之間廣泛地開展競爭，由此才能產生“時不我待”的緊迫感，從而產生開發提供檔案信息的強大動力。（4）協作觀念。“廣、精、快、準”是信息化社會人們利用信息的基本要求，要滿足這一點，單獨的檔案部門已難以做到。因此，檔案工作者必須確立協作觀念，走整體化協調發展之路，以實現檔案信息資源的共同開發。（5）市場觀念。在市場經濟條件下，一切必須以市場需求為導向。因此，檔案工作者確立市場觀念十分必要。

2.切實加強現代高新信息技術研究，努力造就新型檔案專業人才。筆者公司新近投資購置了清華紫光圖檔管理系統，包括激光打印機、掃描儀、瀏覽器、軟件等設備，它能與電力系統現行的基于LOTUS NOTES的檔案管理系統有無縫的連接。該系統以光電掃描為主要輸入手段，將不同載體的檔案信息通過光電掃描儀轉換成電子圖像，經過凈化處理壓縮后存入光盤，充分利用公司現在使用的“OA”辦公自動化NOTES檔案管理子系統數據庫中已輸入的數據，與此電子圖像自動對應，網絡用戶在WINDOWS環境下，應用瀏覽器方便靈活的實現檔案的全息查詢和檢索。公司在內部網頁上掛接了清華紫光電子檔案檢索系統，公司員工只要輸入自己的姓名和密碼就可方便的利用電子檔案檢索系統進行檔案的全息查詢和檢索。2014年1月24日，公司圖形信息系統已在公司內部網頁上線運行，包括設備圖紙、技術手冊、參數報表、設備維保等信息，并集成了其他生產和設備管理系統數據，方便了設備資料查閱和管理，提高生產技術基礎管理水平。綜合檔案室2臺1000MW發電機組檔案（基建檔案、設備檔案）已全部掃描成電子文件并掛接到圖形信息系統里，公司員工可方便地登錄圖形信息系統查閱綜合檔案室兩臺1000MW發電機組檔案的電子文件。

在現代企業檔案人員中，既有檔案專業知識，又懂生產專業知識，又具有計算機、網絡等方面知識的人才奇缺，從而制約和影響了檔案事業的發展。如何適應時代需求，積極應對社會競爭，全面創新檔案服務體系，滿足社會、企事業單位不同層次的檔案需求，是當前檔案事業發展中的重要課題。

3.企業檔案的收集與歸檔范圍需要優化。收集是檔案工作的起點，是發揮檔案作用的前提。歸檔制度是企業檔案收集工作的規范和標準，制定科學合理的歸檔制度和歸檔范圍，是做好收集工作的基本保證。制定相應的歸檔制度，并在實踐中對各職能部門的歸檔工作予以監督執行，是檔案部門的基本職責，也是做好檔案收集工作的重要前提。在企業管理制度與歸檔制度健全的情況下，接收企業檔案的移交歸檔是企業檔案收集工作的主要方法。文件材料歸檔制度，應明確文件材料歸檔范圍、歸檔時間、歸檔程序、歸檔要求以及控制歸檔質量的措施，文件形成、歸檔責任。

制度建設是帶有根本性、長期性和穩定性的工作。近年來，公司著眼于建立規范化、系統化、科學化的企業檔案管理體系，狠抓制度建設。首先，我們將檔案管理進行指標分解，納入我廠各級人員和崗位經濟責任制，按月對完成情況進行考核，有效增強了各級領導檔案管理的責任感。其次，我們根據企業檔案管理的專業特性，制定了企業檔案管理的業務流程，明確了在檔案管理的各個節點上，領導干部、工程技術人員、管理人員和專兼職檔案員的工作職責。對各項檔案資料管理制度，廠本部均專門行文發布，使其具有了權威的約束效力，從而實現了檔案資料的超前管理、有序控制，取得了顯著效果。

近年來，我們制定并實施的檔案資料管理制度主要有：（1）檔案資料催交制度。對各部門應交資料由檔案室發催交催辦通知書，限期上交，愈期進行考核。（2）機組大修和技術改造資料歸檔制度。把機組大修資料歸檔納入機組檢修質量的考核內容，并規定設備異動后，工程技術人員必須及時到檔案室對原圖進行修改。（3）設備技術資料歸檔制度。規定新設備到廠后，必須有專職檔案人員到場才能開箱，設備技術資料須由檔案人員現場驗收后立即歸檔。對于外出進行技術收資人員，必須將技術資料交檔案室驗收歸檔，沒有檔案室負責人簽字不能報銷差旅費。（4）工程項目資料管理。規定工程竣工必須有檔案人員對工程資料進行驗收，沒有檔案管理人員驗收簽字，財務部門不得進行工程決算付款。

目前，我廠已建立了14種1.3萬字的檔案管理制度，使檔案工作從資料的收集、登記、保管、借閱、利用等各個環節都做到了有章可循，職責明確。這些制度的實施，有效地保證了歸檔資料的及時、完整。我廠檔案的歸檔率、準確率、查全率、查準率均為100%，資料完整率達99%。

4.企業應強化依法治檔的觀念。（1）依法治檔的意義。①依法治檔，是科學管理檔案和檔案工作的需要。依法治檔是社會主義市場經濟的要求，科學管理是保證檔案工作健康、有序開展的重要手段。②依法治檔，是把《檔案法》及《檔案法實施辦法》的規定真正落到實處。 （2）實現依法治檔的具體辦法。①實現依法治檔要樹立兩個意識。要樹立依法決策意識。企業經營者在做出有關檔案工作的決策時，要做到有法可依。特別是當前企業改制過程中，少數企業擅自撤銷檔案機構，不配備檔案人員，這是與《檔案法》的精神相悖的。要樹立依法自我保護意識。檔案人員要依法主動向企業領導及有關部門反映問題，宣傳檔案工作的意義，爭取他們的理解和支持，以便解決我們的一些實際困難，把檔案工作開展好。②健全和完善企業的檔案管理制度。檔案工作是企業的基礎工作，和其它工作一樣，完成的質量要靠制度來保證。企業依法制定的檔案規章制度，是依法管理檔案的具體依據，是實現依法治檔的前提和基礎之一。一個企業完善的企業檔案工作制度體系，必須能夠反映一個企業檔案工作的全部，一般來說，主要涉及管理體制、管理工作環節、人員的崗位責任三個方面。其中，對企業檔案的管理是企業檔案部門的主要工作，它是由企業檔案的歸檔、整理、鑒定、保管、統計、利用等幾個環節組成。對于每一個環節，都應制訂相應的管理制度，這樣才能保證企業檔案管理工作的順利進行。③做好《檔案法》及有關法規、制度的宣傳工作。檔案人員要善于念“檔案經”，檔案工作要想得到別人的理解和支持，宣傳工作起著至關重要的作用。首先，要在企業中進行廣泛宣傳，營造良好的輿論環境。可以利用黑板報、宣傳櫥窗、報告會、知識競賽等一些員工喜聞樂見的形式持久開展《檔案法》的宣傳工作，讓人們都了解檔案和檔案工作。其次，可對專（兼）職檔案員重點進行培訓，讓他們熟悉檔案工作的有關法律、規章制度。企業檔案工作的制度健全了，宣傳工作做好了，企業經營者和檔案管理人員知道自己在工作中應該做什么，不應該做什么，企業的檔案管理就納入到法制化軌道了。 企業在改制中檔案工作存在許多問題，對檔案部門來說既是挑戰也是機遇，要擺脫困境，就要有針對性地對檔案工作進行改革，轉變機制，勇于創新，才能滿足企業的發展需求，進而保證檔案工作的可持續發展。

（作者單位：神華國華徐州發電有限公司）