中國—東盟多語種檔案歸檔標準化研究

蔣 瑩

（廣西民族大學管理學院，廣西 南寧 530006）

隨著中國—東盟自由貿易區的形成，東盟十國與中國之間的關系越加緊密，各國的經濟貿易、文化交流不斷加強，由此產生了不同語種的往來文件，這些往來文件需要進行整理歸檔，并進行保留以備日后查考之用。由于語種的不同，各國的歸檔方法與標準并不一致，這將阻礙這些檔案在以后發揮其查考作用。故筆者以中國——東盟多語種檔案為基點，來探討東盟10+1各國之間經濟、文化往來之間的檔案歸檔標準化問題。

1 歸檔標準化的意義

中國——東盟多語種檔案的歸檔標準的建立，意義在于規范、合理、科學的整合東盟合作之間的各類文件資源，特別是指導在語言不同的情況下如何整理多語種檔案。

1.1 有利中國——東盟地區檔案工作的開展

中國——東盟地區檔案工作是一項對東盟合作歷史負責、以及為東盟現在服務的，替東盟工作未來著想的工作。要使中國——東盟的檔案工作能夠有條不紊的開展，要使保管著的檔案能夠發揮其最大潛能，做好歸檔工作是前提，而歸檔標準化更是歸檔工作的關鍵。

1.2 有利于東盟地區的檔案資源共享

中國——東盟地區的多語種檔案是一種信息資源，而這項資源的有用性更多的體現在其共享性上，因為東盟是一個合作貿易組織，這些往來多語種檔案將會在以后的合作、交流甚至解決經貿、地區糾紛時起到重要作用。建立歸檔標準化，不僅僅有利于現階段的東盟地區檔案資源共享，更有利今后對東盟地區多語種檔案資源的進一步挖掘。

1.3 對于今后東盟地區的各項合作有著基礎性的促進作用

中國——東盟地區多語種檔案是服務于大眾的，特別是服務于東盟區域合作。而東盟地區多語種檔案的服務作用的發揮前提就是多語種檔案的通用性，只有對多語種檔案進行統一語言統一標準的整理，才能使得大眾能夠有效的利用多語種檔案，才能為東盟地區的各項合作進行服務。

2 中國——東盟多語種檔案的現狀及存在問題

中國——東盟多語種檔案，主要是指往來于中國與東盟國家之間的經濟、政治、文化相關文件、檔案，而這些文件、檔案混雜著多種語言。

2.1 中國——東盟多語種檔案現狀

東盟十國包括：文萊、柬埔寨、越南、泰國、菲律賓、印度尼西亞、老撾、緬甸、新加坡、馬來西亞。那么在些國家中，以英語作為通用語的國家是：柬埔寨、新加坡、菲律賓、馬來西亞、文萊，其中柬埔寨較為特殊除了英語通用外，法語也是較為通用的官方語言。而其他國家，泰國以泰語為通用語，緬甸以緬甸語為通用語，老撾以老撾語為通用語，而這三個國家的語言較為相近，出自同一語系。越南以越南語為官方語言，印度尼西亞以印尼語為官方用語。那么根據這一情況，在東盟各國的交往中就會產生英語、越南語、泰語、緬甸語、老撾語、印尼語等多語種檔案，而中國作為主辦國必然也會產生中文檔案。由于這些檔案出自不同國家，語種不一，其歸檔方法與標準也是各異的。而現在雖然成立國際檔案理事會東南亞地區分會，但是并有給出東南亞地區檔案的工作體制，以至于各國之間的這些相互往來的檔案在歸檔時十分的混亂。

2.2 中國——東盟多語種檔案歸檔所存在的問題

中國——東盟多語種檔案由于其文字、國家的差異性，管理的松散，在歸檔時存在著一定的問題。

2.2.1 沒有專門機構對多語種檔案進行整理

在東盟組織中并沒有設立一個專門的文檔管理機構對往來多語種檔案進行整理，而中國作為東盟博覽會的永久舉辦國，也并沒有成立相關的特色檔案館，僅是中國—東盟博覽會的一個機構在整理著一小部分的東盟博覽會文檔。東盟組織是第三大自由貿易區，期間產生的文檔是難以統計的，缺少了對東盟檔案管理的相關機構，東盟地區的檔案工作將難以展開。

2.2.2 東盟多語種檔案歸檔缺乏制度化

由于東盟多語種檔案來自各個國家，語言的不同，各國家歸檔標準不一，因此，多語種檔案的歸檔并沒有形成一個統一的制式。歸檔環境十分混亂，各個國家的歸檔方法不一，而東盟地區也并沒有統一的歸檔制度和標準，這就使得東盟多語種檔案的歸檔工作難以開展。

2.2.3 缺乏專業的有語言基礎的檔案人才

對于東盟地區檔案工作所需要的檔案人才，不僅要熟知檔案知識和掌握技能，還要具備東盟語言能力，這是在開展東盟多語種檔案收集歸檔中的一大難道。在我國，雖然開展東盟語言教育工作正穩步進行中，如廣西、廣州和北京等地的學校都開設了東盟國家語言專業。以廣西民族大學為例，廣西民族大學是區內高校中開設檔案學的唯一一所大學，并且開設有越南語、老撾語、泰國語、柬埔寨語、印尼語、緬甸語六種東盟國家語言。據筆者了解，廣西民族大學檔案學專業開設有專業英語這門課，但并未開設有關東盟語言專業外語。現在國內還沒有進行檔案人才的相關語言培訓，所以在開展東盟多語種檔案的收集整理歸檔工作時，是很缺乏相關檔案人才的。

3 解決中國——東盟多語種檔案歸檔標準化問題的措施

東盟多語種檔案所處語言環境復雜，歸檔標準不統一，文件制式沒有統一格式，沒有專門機構進行收集整理，這些問題都是困擾中國——東盟地區檔案工作進一步開展的障礙。

3.1 制定中國——東盟往來文件相對統一的地區標準

首先，應該從檔案的源頭東盟往來現行文件上著手解決歸檔問題，如果文件能夠采用相對統一的格式來行文，并且在文件用語可以以英文為主要文件用語。文件的格式可參考我國的應用文寫作格式來制定東盟往來文件格式，當然具體的行為格式應該根據東盟地區的特殊情況在實際中來確實東盟各國共用的往來行文格式。首先，在行文時必須要有題目、送往單位企業、責任單位、責任者、日期等項目，并且這些項目最好能用英文標注，以便行文方便，也能在歸檔時省去許多繁瑣的翻譯程序，更利于檔案工作人員進行整理和歸檔。

3.2 由國際檔案理事會東南亞地區分會牽頭，簽署東盟地區檔案管理協議

國際檔案理事東南亞地區分會應該作為帶頭者，應協調東盟各國共同開展中國—東盟地區的檔案工作。東盟多語種檔案的歸檔標準化問題，是需要各國相互協商共同制定的。檔案理事東南亞地區分應該組織制定東盟地區檔案工作的相關制度，其中在東盟地區多語種檔案歸檔問題這一塊，應該確定東盟往來文件的歸檔時間、歸檔制度等。

3.3 培養高素質的東南亞檔案人才

東盟地區多語種檔案的歸檔工作，需要通曉東南亞語言的檔案人才。現今通曉東南亞地區語言的人才多是經濟貿易、旅游等方面的人才，相對缺乏檔案人才。在檔案人才培訓時，可以相對的培訓東南亞語言技能，或者在通曉東南亞語言的人才中開設檔案培訓班，培養綜合人才。檔案部門在培訓過程中應注重培養檔案人才掌握多語種檔案歸檔的標準和鑒定的標準。

3.4 共建檔案匯集中心，構建多語種檔案館藏結構

中國作為東盟的主辦國，各國往來的中心地區，應建立東盟檔案匯集中心，這個匯集中心應由東盟各國共同出資建設，并由各國檔案人才組成工作小組。東盟檔案匯集中心，應建立數字檔案館，以方便各國檔案的收集和利用。在收集東盟多語種檔案時，不僅僅要坐等各單位各企業送來的檔案，還應該主動到各單位各企業去收集檔案。所以，東盟檔案匯集中心要各國共同努力，建立東盟多語種檔案數據庫系統，才做到歸檔方便，利用省心。

東盟多語種檔案的歸檔問題，需要多方努力，并遵循統一標準，才能為其后面的開發與利用提供基礎。要解決東盟多語種歸檔標準問題，不僅需要建立標準還需要遵循標準以及相關專業人才，歸檔標準化問題的道路還需要各國的共同努力。

［1］陳勇，陳維維.論中國—東盟檔案工作交流與合作[J].檔案管理,2009(4).

［2］劉國能.發展中的老撾檔案工作[J].中國檔案，1998(8).

［3］黃廣燕.談中國—東盟檔案信息中心的建設：基于廣西的設想[J].廣西檔案，2011（1）.