淺談紙質文件與電子文件的管理

朱燕

摘 要：現如今，社會在不斷進步，辦公自動化越來越普及，傳統的紙質文件已不能與最新技術接軌，在紙質文件的管理經驗上及信息技術促進了電子文件管理的完善。作為一名檔案管理者，面對技術的變化及檔案管理的要求，必須有清晰的頭腦，無論是紙質文件還是電子文件都要進行有效的管理，這就需要我們分清兩種文件形式的不同特點，在重視現代化電子文件管理的基礎上還有重視傳統的紙質文件管理。本研究中，筆者在介紹紙質文件與電子文件的共存狀態及分析兩者在管理上存在的差異的基礎上，對不同介質受技術壽命差異的影響、信息保護的差異對不同介質的影響及雙重管理紙質、電子檔案的優點進行了闡述，以供讀者參考。

關鍵詞：紙質文件；電子文件；管理

隨著網絡現代化的發展，大多數企業在使用紙質文件的基礎上已開始使用電子文件，并且管理形式不斷翻新。由于電子文件具有傳遞快捷、操作方便、存儲空間較小等特點，給檔案管理工作帶來了極大的方便。與傳統紙質文件相比具有極大的優勢，紙質文件與電子文件使檔案管理工作中的各個環節都發生了較大的變化，那么在傳統與現代管理方式中進行比較，實現紙質檔案與電子檔案的有機結合，是目前檔案管理所面臨的一個重要課題。

一、紙質文件與電子文件的共存狀態

隨著電子文件的誕生，在很長的一段時間里電子文件與紙質文件都會處于共存的狀態，必然會對兩種文件形式分別進行管理，這就形成了兩種管理系統的共存。當兩個文件管理系統在同一個機構中共存時，相互之間會不斷的調整自己的特點、角度，并在不斷磨合過程中產生一定的依賴性，但是又是相互獨立的；既互相影響，又各自發展；既共同承擔著又各自分擔的責任。在一定環境下，兩種不同的文件形式之間的相互影響也具有一定的積極作用，不僅能夠進一步加強各自的功能，還能夠更大的發揮各自的優勢。

二、紙質文件與電子文件在管理上存在的差異

（一）紙質文件與電子文件管理流程不同

紙質文件整理活動是紙質文件管理的關鍵環節，其管理目的主要在于使檔案組成一個有機體系從而為方便利用提供有效的條件。紙質文件在進行系統化管理時，首先需要對文件資料進行立卷歸檔，例如：分類、排序并編號等等，之后按照卷宗目錄順序將這些卷宗進行固定，這樣有利于紙質檔案后期的進一步管理，同時也方便使用者能夠快速找到需要的卷宗。

電子文件管理主要是從計算機技術的特點和檔案管理的基本規律出發，制定一個歸檔電子文件管理系統軟件。其主要包括了電子文件的形成、整理、歸檔、利用、統計及保護等內容的管理。對于電子文件，在現代科學技術帶動下有多種不同的儲存方式，如：磁帶、硬盤、光盤等等，電子文件與紙質文件相比，其最大的優勢在于便于保存，記錄采取非接觸式，搜索引擎快速搜索，存儲量比較大，數據讀取、傳輸速度比較快等。

（二）電子文件與傳統檔案整理方式不同

紙質文件管理需要有機聯系實體系統固定文件，建立檔案實體的科學秩序，并能支持和實現檔案檢索。紙質文件與電子文件特性不同，所以兩者管理的方法和原則也有一定的不同。電子文件管理是將收集積累的電子文件按照一定的原則和方法進行分門別類整理。管理過程中主要包括兩個層次：一是進行分類、排序。將計算機載體中雜亂、零散的電子文件按照電子文件的管理標準進行分類、標引及組合等，使電子文件能夠處于有序的狀態；二是建立數據庫。通過計算機系統對電子文件進行分類編號，并進行迅速、多角度的整序。

（三）紙質文件與電子文件的價值鑒定不同

鑒定紙質文件與電子文件的保存價值，其中紙質文件主要是依據文件的憑證、參考應用等，而電子文件則是以自身的可讀性所決定的。但隨著社會的不斷發展，兩者的鑒定標準、內容及方式等均會隨之發生變化，例如：電子文件的保存價值除了原來的可讀性，現在還增加了其內容涵蓋的范圍。與紙質文件相比，電子文件的制作更為方便，而且還可以根據用戶需求對其中的數據、文字、圖片等相關信息進行修改或者完善，但是到目前為止，電子文件的價值在法律上仍然無明確的定義或者概述，因此電子文件的保管價值需根據用戶需求而定。

（四）紙質文件與電子文件的歸檔方式不同

紙質文件歸檔立卷工作比較簡單，一般根據紙質檔案管理的相關程序和相關要求進行。但是電子文件在歸檔時需要面臨很多問題，很多人對電子文件認識還存在誤區，認為電子文件中許多東西都是無用的，因此為了減少工作量而隨意增減電子文件的歸檔內容；電子文件歸檔需要依靠計算機輸入，在實際操作中有些人對計算機操作技能不熟悉，在電子文件的歸檔過程中產生畏難思想。

（五）紙質文件與電子文件在保管方式上存在差異

紙質文件的表現和存儲形式簡單直觀明了，具有方便閱讀和保存的特點。紙質文件形成后，一般由檔案室進行統一編目、分類保管，但在保管過程中必須注意紙質文件是否有發黃、蟲蛀、字跡褪變、霉變等現象，以避免影響到文件的長期可讀性，這也是檔案部門在紙質文件保管工作中的重要環節。對于電子文件而言，對其長期的可讀性具有一定影響的因素主要是新媒體產生與推廣應用以及新型的存儲工具等。為了有效避免上述問題，一般檔案管理部門在收到電子文件時，普遍采取紙質文件與電子文件共同保存方式，或者將不同的電子文件統一格式，從而提高了電子文件的高效利用率。

三、不同介質受技術壽命差異的影響

當紙質文件形成之后，影響其保存時間的因素主要涉及檔案室溫度、濕度以及存儲方式等等。電子文件的保存時間除了受到保存環境因素、方式的影響之外，與當時的存儲設備等也有一定關聯性。電子文件是通過計算機操作軟件將相關信息輸入，因此讀取這些資料需要依靠計算機技術。但是由于現代計算機技術、信息存儲技術等不斷的更新換代比較快，若存儲電子文件的設備未及時更新，則無法有效讀取相關信息。電子文件存儲技術落后的主要表現為：一方面是無法及時找到相匹配的產品，主要是某些電子存儲產品生產廠商停止生產；另一方面則是由于現代電子讀取技術更新而當初的存儲方式無法識別。在常規情況下，影響電子文件的安全性的因素主要現代電子技術革新，其與自身存儲設備硬件損壞相比更為嚴重。endprint

四、信息保護的差異對不同介質的影響

在檔案管理中，紙質文件管理的最重要的目的是最大限度延長檔案的保存時間，紙質文件最佳的優勢在于其信息與載體是融為一體的，若紙質文件的載體能夠很好的保存，那其所記載的信息也就能夠長久的保存下去。電子文件與紙質文件相比，雖然都是記載信息與載體融為一體的，但是最大的缺點是其中的信息可以被隨意更改、刪除或者盜竊等，另外近幾年來計算機病毒對于電子文件的保護也產生了嚴重威脅，若存儲電子文件的計算機系統被病毒入侵，其內部存儲的文件則可能受到損失。

對于電子文件的安全防護，在現代計算機技術的影響下產生了多種不同防御措施或者技術，如：防火墻、數據加密、數字水印法、訪問權限設置等方式，這樣可以最大限度避免電子文件被計算機病毒入侵而泄漏、刪除或者修改。其中，數據加密法是對未經加密的信息進行加密處理，使其信息有密碼保護，輸入正確密碼后才能進行識讀；數字水印法是將作者的印簽、花紋等標志通過某種利用技術方法將其隱藏于電子文件中，這些標志在電子文件被拷貝的情況下也不會被拷貝的，這種保護方法確保了電子文件信息的唯一屬性。

由于文件生效的主要標志是簽署和印章。在當前的技術條件下，對于一些具有法律效力和憑證作用的文件保存必須為紙介質形式。由于電子信息技術與文件載體具有不穩定性的特點，并且電子檔案容易被修改，為確保電子文件數據的安全性，對電子文件制成拷貝存檔是很有必要的。目前，紙質文件、電子文件通常采用“雙軌制”轉化為檔案，檔案內容以磁、光介質與紙介質兩種文件進行歸檔，即“兩套制”，形成兩套內容相同的檔案。在歸檔過程中使用不同的存貯裝具和編目方法。在紙質文件與電子文件保護中，紙質文件需要在相對應的卷宗中備注電子文件的編碼，而在電子文件中也需要在相應位置備注紙質文件中的卷宗號，這樣有利于在文件使用時相互參照、補充。

五、雙重管理紙質、電子檔案的優點

（一）有利于提高工作效率

根據《規則》中關于文件的整理要求提出了可以采用計算機技術進行操作。由于計算機管理系統中有檢索項，當工作人員需要調取檔案卷宗時，可利用檢索項快速搜索其需要的卷宗。在企業、事業單位等機構中，可以通過上述措施迅速搜索到相關資料，不僅提升了檢索速度，也節約了大量時間，給企業、事業單位的工作節約了大量的時間。由此可知，《規則》中最大的特點是增加了工作效率。

（二）方便檔案統計與專題工作

在檔案管理中，檔案的統計與專題工作是其中最重要的組成部分。在很多企、事業單位中，對于機構設置、干部任免、職稱評定以及重要事項決策等等都屬于檔案專題，而檔案的統計工作中需要檔案人員具備良好的責任心以及長時間工作才能夠完成。在計算機電子文件中，可以根據檔案的不同類型進行分類、存儲，一方面計算機技術可以在短時間內完成人工需要幾年或者幾十年才能完成的工作量，提高了檔案的統計效率；另一方面則是檔案管理人員可以利用檢索項對檔案的卷宗快速搜索，為開展專題工作提供了資料支持。

（三）簡化了檔案工作環節

在《規則》中關于檔案整理的程序方面，我們可以以件為單位，對所有的檔案資料進行分類、排列、編號、編目、裝訂、裝盒、上架。在傳統的紙質文件管理中，我們需要對檔案資料進行分類、組卷、卷內文件排列、裝訂檔案、擬定案卷標題、編好文件頁碼、抄寫卷內目錄及案卷目錄、填寫案卷封面、歸檔號、案卷號等，而現代電子文件則可以省去其中很多環節，提高了檔案管理的工作效率。

總之，在現代科學技術快速發展的影響下，辦公設備的自動化進程也逐漸推廣應用，計算機信息技術進入現代辦公文書、檔案管理已經成為一個必然趨勢。在文書、檔案的制作、處理、統計中逐漸普及計算機技術，進而實現文書、檔案的電子化，從而極大的減輕了檔案人員的工作量，進一步簡化了文書、檔案的管理程序，提升了使用效率與質量。電子文書的出現，促進我國企業、事業單位辦公自動化發展進程，且在以后的發展中的應用范圍將更加廣泛。

（作者單位：國網山西省電力公司芮城縣供電公司）

參考文獻：

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