實驗儀器信息管理系統初探

羊海棠，王園朝，宋艷江

摘要：文中介紹了杭州師范大學化學實驗教學示范中心儀器信息管理系統的設計思路，著重解決信息多元化和管理的多層次問題，設計了申購管理、計劃報批、儀器招標管理、入庫管理、領用管理、調撥管理、報廢管理和庫存管理共8個模塊，實現對儀器從“計劃”到“出生”到“死亡”的全程管理。

關鍵詞：儀器信息管理系統；全程；管理效率；實驗教學

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2014）37-0007-02

實驗儀器的管理是理工科實驗中心中比較繁雜但十分重要的工作，儀器管理的水平直接影響能否保證進行正常的實驗教學、影響實驗中心財物的管理，也是實驗中心進行提升實驗教學水平規劃的基礎。當前的管理模式主要依靠實驗員各崗位建立儀器的賬目，然后進行更新、匯總，應該說這種方式能基本厘清各實驗儀器的信息，但存在以下缺點。

1.效率不高，實驗員工作量大。由于主要依靠實驗員人工進行統計、登記，實驗員需對每次進出的實驗儀器進行輸入，工作量大，而學院倉管員又需要對整體情況進行匯總，并必需對各崗位的儀器進行檢查并校對規格，管理效率不高。

2.易出現賬物不對應。儀器在崗位之間進行調配或儀器有報廢等過程中，會出現賬物不對應的情況。由于入庫儀器往往從申報表進行登記，容易出現儀器規格參數填寫不完全、儀器填寫參數與實際參數不符等情況，影響統計結果的準確性。

3.信息來源多元，管理易混亂。當前管理方式，基本依賴于到位儀器的單一階段進行入庫管理，沒有明確的管理思路，也往往與儀器采購計劃、儀器招投標、儀器報廢等過程相割裂，這樣在管理過程中很容易出現以下問題：①各崗位每次申報多類儀器，但經計劃審批并采購后無法準確落實到各崗位。②儀器在招投標過程中更改過的參數無有效反饋，會出現實際購入的儀器無法滿足采購人的特殊需求。③儀器在使用過程中無法追溯到廠家、采購代理商等信息，不利于維修保障。實際上，實驗儀器信息的管理與儀器采購計劃、儀器招投標、儀器報廢等各過程均密切相關，且存在明顯的互動過程，必須要進行綜合設計，理順管理關系。鑒于以上現狀，杭州師范大學化學實驗教學示范中心從整體出發對儀器信息管理進行系統設計，結合實驗示范中心網站的建設，通過網絡化構筑了儀器信息管理系統，同時充分考慮當前校、院二級管理模式的特點，從二級管理的特點出發，設計和建立了從儀器申購、儀器計劃批復、儀器招投標、儀器入庫和儀器信息管理的一體化綜合管理系統。

一、儀器信息管理系統框架設計

本系統對儀器申購、儀器計劃報批、儀器招投標、儀器入庫和儀器管理等進行了一體化的設計，具體的系統框架設計如圖1所示。

二、儀器管理系統功能設計與實現

儀器管理系統主要通過申購管理、計劃報批、招標管理、入庫管理、領用管理、調撥管理、報廢管理和庫存管理共8個模塊，實現對儀器從采購計劃到報廢的全程管理。申購管理模塊實現的功能包括儀器申購類別建立、各崗位儀器申報表、采購申請匯總表輸出等。每次申購由管理員先建立一個申購項目，主要應對不同經費來源的計劃進行有效地區分，同時可在建立申購項目時選擇申購過程中要求的儀器參數類別。各實驗崗位在以往實驗教學的情況基礎上，提出采購儀器的申請，申請過程中要求對所采購的儀器進行充分的調研，根據項目要求詳細填寫采購參數。計劃報批模塊實現的功能包括申購儀器批復修改、學院申購匯總表輸出、儀器申購表更新。實驗中心管理員可與庫中原有儀器的情況進行比對，對上述各崗位的申報表進行審批，在審批過程中可以修改采購儀器的數量、儀器的預算單價等參數，經批復后返回各崗位（有效回饋）。對各崗位申報表進行批復后，可進一步匯總，導出匯總表上報學校審批。申購表更新功能主要體現二級學院管理的特色，由于在學院通過后還需經過學校的審批，在學校審批過程中出現的對數量、參數等方面的更改，通過本模塊進行刪減和更新。

儀器招標管理模塊實現的功能包括儀器招投標情況的錄入、中標單位錄入、中標單位儀器參數更新。儀器招投標情況包括招投標時間、招投標參與人員信息、招投標的情況備注等。中標單位錄入信息包括中標單位名稱、聯系人、聯系方式、維保形式、維保年限。根據中標單位提供的儀器參數對原有儀器參數進行修改和確認，記錄差異，供往后的申購參考。入庫模塊實現的功能包括入庫儀器參數更新、儀器維修信息登記。領用管理模塊實現各崗位在庫存儀器的基礎上進行儀器的領用，最主要的特點在于可以調用申報表信息作為領用依據。通過本模塊功能，及時更新儀器庫中的管理員身份。調撥管理模塊實現的功能提供各崗位之間儀器調撥的管理。由調出崗位提出調撥申請，由調入崗位確認及實驗中心管理員進行審核，在審核后及時更新儀器庫中的管理員信息。通過本模塊功能，有效保證賬物的有效對應。報廢模塊實現的功能包括儀器報廢申請、報廢確認及出庫功能。庫存管理模塊實現的功能包括儀器庫存管理、儀器各類別統計報表生成等，主要實現一些公用儀器的信息公布，并與申購和領用等模塊進行有效銜接。

通過系統化設計，按清晰的管理思路構建了儀器信息管理系統。通過申購管理、計劃報批、儀器招標管理、入庫管理、領用管理、調撥管理、報廢管理和庫存管理共8個模塊，實現對儀器從“計劃”到“出生”到“死亡”的全程管理，達到實驗中心對儀器信息的有效管理。

基金項目：本文受杭州師范大學攀登工程項目資助。

作者簡介：羊海棠（1980-），男，浙江磐安人，博士，講師。

摘要：文中介紹了杭州師范大學化學實驗教學示范中心儀器信息管理系統的設計思路，著重解決信息多元化和管理的多層次問題，設計了申購管理、計劃報批、儀器招標管理、入庫管理、領用管理、調撥管理、報廢管理和庫存管理共8個模塊，實現對儀器從“計劃”到“出生”到“死亡”的全程管理。

關鍵詞：儀器信息管理系統；全程；管理效率；實驗教學

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2014）37-0007-02

實驗儀器的管理是理工科實驗中心中比較繁雜但十分重要的工作，儀器管理的水平直接影響能否保證進行正常的實驗教學、影響實驗中心財物的管理，也是實驗中心進行提升實驗教學水平規劃的基礎。當前的管理模式主要依靠實驗員各崗位建立儀器的賬目，然后進行更新、匯總，應該說這種方式能基本厘清各實驗儀器的信息，但存在以下缺點。

1.效率不高，實驗員工作量大。由于主要依靠實驗員人工進行統計、登記，實驗員需對每次進出的實驗儀器進行輸入，工作量大，而學院倉管員又需要對整體情況進行匯總，并必需對各崗位的儀器進行檢查并校對規格，管理效率不高。

2.易出現賬物不對應。儀器在崗位之間進行調配或儀器有報廢等過程中，會出現賬物不對應的情況。由于入庫儀器往往從申報表進行登記，容易出現儀器規格參數填寫不完全、儀器填寫參數與實際參數不符等情況，影響統計結果的準確性。

3.信息來源多元，管理易混亂。當前管理方式，基本依賴于到位儀器的單一階段進行入庫管理，沒有明確的管理思路，也往往與儀器采購計劃、儀器招投標、儀器報廢等過程相割裂，這樣在管理過程中很容易出現以下問題：①各崗位每次申報多類儀器，但經計劃審批并采購后無法準確落實到各崗位。②儀器在招投標過程中更改過的參數無有效反饋，會出現實際購入的儀器無法滿足采購人的特殊需求。③儀器在使用過程中無法追溯到廠家、采購代理商等信息，不利于維修保障。實際上，實驗儀器信息的管理與儀器采購計劃、儀器招投標、儀器報廢等各過程均密切相關，且存在明顯的互動過程，必須要進行綜合設計，理順管理關系。鑒于以上現狀，杭州師范大學化學實驗教學示范中心從整體出發對儀器信息管理進行系統設計，結合實驗示范中心網站的建設，通過網絡化構筑了儀器信息管理系統，同時充分考慮當前校、院二級管理模式的特點，從二級管理的特點出發，設計和建立了從儀器申購、儀器計劃批復、儀器招投標、儀器入庫和儀器信息管理的一體化綜合管理系統。

一、儀器信息管理系統框架設計

本系統對儀器申購、儀器計劃報批、儀器招投標、儀器入庫和儀器管理等進行了一體化的設計，具體的系統框架設計如圖1所示。

二、儀器管理系統功能設計與實現

儀器管理系統主要通過申購管理、計劃報批、招標管理、入庫管理、領用管理、調撥管理、報廢管理和庫存管理共8個模塊，實現對儀器從采購計劃到報廢的全程管理。申購管理模塊實現的功能包括儀器申購類別建立、各崗位儀器申報表、采購申請匯總表輸出等。每次申購由管理員先建立一個申購項目，主要應對不同經費來源的計劃進行有效地區分，同時可在建立申購項目時選擇申購過程中要求的儀器參數類別。各實驗崗位在以往實驗教學的情況基礎上，提出采購儀器的申請，申請過程中要求對所采購的儀器進行充分的調研，根據項目要求詳細填寫采購參數。計劃報批模塊實現的功能包括申購儀器批復修改、學院申購匯總表輸出、儀器申購表更新。實驗中心管理員可與庫中原有儀器的情況進行比對，對上述各崗位的申報表進行審批，在審批過程中可以修改采購儀器的數量、儀器的預算單價等參數，經批復后返回各崗位（有效回饋）。對各崗位申報表進行批復后，可進一步匯總，導出匯總表上報學校審批。申購表更新功能主要體現二級學院管理的特色，由于在學院通過后還需經過學校的審批，在學校審批過程中出現的對數量、參數等方面的更改，通過本模塊進行刪減和更新。

儀器招標管理模塊實現的功能包括儀器招投標情況的錄入、中標單位錄入、中標單位儀器參數更新。儀器招投標情況包括招投標時間、招投標參與人員信息、招投標的情況備注等。中標單位錄入信息包括中標單位名稱、聯系人、聯系方式、維保形式、維保年限。根據中標單位提供的儀器參數對原有儀器參數進行修改和確認，記錄差異，供往后的申購參考。入庫模塊實現的功能包括入庫儀器參數更新、儀器維修信息登記。領用管理模塊實現各崗位在庫存儀器的基礎上進行儀器的領用，最主要的特點在于可以調用申報表信息作為領用依據。通過本模塊功能，及時更新儀器庫中的管理員身份。調撥管理模塊實現的功能提供各崗位之間儀器調撥的管理。由調出崗位提出調撥申請，由調入崗位確認及實驗中心管理員進行審核，在審核后及時更新儀器庫中的管理員信息。通過本模塊功能，有效保證賬物的有效對應。報廢模塊實現的功能包括儀器報廢申請、報廢確認及出庫功能。庫存管理模塊實現的功能包括儀器庫存管理、儀器各類別統計報表生成等，主要實現一些公用儀器的信息公布，并與申購和領用等模塊進行有效銜接。

通過系統化設計，按清晰的管理思路構建了儀器信息管理系統。通過申購管理、計劃報批、儀器招標管理、入庫管理、領用管理、調撥管理、報廢管理和庫存管理共8個模塊，實現對儀器從“計劃”到“出生”到“死亡”的全程管理，達到實驗中心對儀器信息的有效管理。

基金項目：本文受杭州師范大學攀登工程項目資助。

作者簡介：羊海棠（1980-），男，浙江磐安人，博士，講師。

摘要：文中介紹了杭州師范大學化學實驗教學示范中心儀器信息管理系統的設計思路，著重解決信息多元化和管理的多層次問題，設計了申購管理、計劃報批、儀器招標管理、入庫管理、領用管理、調撥管理、報廢管理和庫存管理共8個模塊，實現對儀器從“計劃”到“出生”到“死亡”的全程管理。

關鍵詞：儀器信息管理系統；全程；管理效率；實驗教學

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2014）37-0007-02

實驗儀器的管理是理工科實驗中心中比較繁雜但十分重要的工作，儀器管理的水平直接影響能否保證進行正常的實驗教學、影響實驗中心財物的管理，也是實驗中心進行提升實驗教學水平規劃的基礎。當前的管理模式主要依靠實驗員各崗位建立儀器的賬目，然后進行更新、匯總，應該說這種方式能基本厘清各實驗儀器的信息，但存在以下缺點。

1.效率不高，實驗員工作量大。由于主要依靠實驗員人工進行統計、登記，實驗員需對每次進出的實驗儀器進行輸入，工作量大，而學院倉管員又需要對整體情況進行匯總，并必需對各崗位的儀器進行檢查并校對規格，管理效率不高。

2.易出現賬物不對應。儀器在崗位之間進行調配或儀器有報廢等過程中，會出現賬物不對應的情況。由于入庫儀器往往從申報表進行登記，容易出現儀器規格參數填寫不完全、儀器填寫參數與實際參數不符等情況，影響統計結果的準確性。

3.信息來源多元，管理易混亂。當前管理方式，基本依賴于到位儀器的單一階段進行入庫管理，沒有明確的管理思路，也往往與儀器采購計劃、儀器招投標、儀器報廢等過程相割裂，這樣在管理過程中很容易出現以下問題：①各崗位每次申報多類儀器，但經計劃審批并采購后無法準確落實到各崗位。②儀器在招投標過程中更改過的參數無有效反饋，會出現實際購入的儀器無法滿足采購人的特殊需求。③儀器在使用過程中無法追溯到廠家、采購代理商等信息，不利于維修保障。實際上，實驗儀器信息的管理與儀器采購計劃、儀器招投標、儀器報廢等各過程均密切相關，且存在明顯的互動過程，必須要進行綜合設計，理順管理關系。鑒于以上現狀，杭州師范大學化學實驗教學示范中心從整體出發對儀器信息管理進行系統設計，結合實驗示范中心網站的建設，通過網絡化構筑了儀器信息管理系統，同時充分考慮當前校、院二級管理模式的特點，從二級管理的特點出發，設計和建立了從儀器申購、儀器計劃批復、儀器招投標、儀器入庫和儀器信息管理的一體化綜合管理系統。

一、儀器信息管理系統框架設計

本系統對儀器申購、儀器計劃報批、儀器招投標、儀器入庫和儀器管理等進行了一體化的設計，具體的系統框架設計如圖1所示。

二、儀器管理系統功能設計與實現

儀器管理系統主要通過申購管理、計劃報批、招標管理、入庫管理、領用管理、調撥管理、報廢管理和庫存管理共8個模塊，實現對儀器從采購計劃到報廢的全程管理。申購管理模塊實現的功能包括儀器申購類別建立、各崗位儀器申報表、采購申請匯總表輸出等。每次申購由管理員先建立一個申購項目，主要應對不同經費來源的計劃進行有效地區分，同時可在建立申購項目時選擇申購過程中要求的儀器參數類別。各實驗崗位在以往實驗教學的情況基礎上，提出采購儀器的申請，申請過程中要求對所采購的儀器進行充分的調研，根據項目要求詳細填寫采購參數。計劃報批模塊實現的功能包括申購儀器批復修改、學院申購匯總表輸出、儀器申購表更新。實驗中心管理員可與庫中原有儀器的情況進行比對，對上述各崗位的申報表進行審批，在審批過程中可以修改采購儀器的數量、儀器的預算單價等參數，經批復后返回各崗位（有效回饋）。對各崗位申報表進行批復后，可進一步匯總，導出匯總表上報學校審批。申購表更新功能主要體現二級學院管理的特色，由于在學院通過后還需經過學校的審批，在學校審批過程中出現的對數量、參數等方面的更改，通過本模塊進行刪減和更新。

儀器招標管理模塊實現的功能包括儀器招投標情況的錄入、中標單位錄入、中標單位儀器參數更新。儀器招投標情況包括招投標時間、招投標參與人員信息、招投標的情況備注等。中標單位錄入信息包括中標單位名稱、聯系人、聯系方式、維保形式、維保年限。根據中標單位提供的儀器參數對原有儀器參數進行修改和確認，記錄差異，供往后的申購參考。入庫模塊實現的功能包括入庫儀器參數更新、儀器維修信息登記。領用管理模塊實現各崗位在庫存儀器的基礎上進行儀器的領用，最主要的特點在于可以調用申報表信息作為領用依據。通過本模塊功能，及時更新儀器庫中的管理員身份。調撥管理模塊實現的功能提供各崗位之間儀器調撥的管理。由調出崗位提出調撥申請，由調入崗位確認及實驗中心管理員進行審核，在審核后及時更新儀器庫中的管理員信息。通過本模塊功能，有效保證賬物的有效對應。報廢模塊實現的功能包括儀器報廢申請、報廢確認及出庫功能。庫存管理模塊實現的功能包括儀器庫存管理、儀器各類別統計報表生成等，主要實現一些公用儀器的信息公布，并與申購和領用等模塊進行有效銜接。

通過系統化設計，按清晰的管理思路構建了儀器信息管理系統。通過申購管理、計劃報批、儀器招標管理、入庫管理、領用管理、調撥管理、報廢管理和庫存管理共8個模塊，實現對儀器從“計劃”到“出生”到“死亡”的全程管理，達到實驗中心對儀器信息的有效管理。

基金項目：本文受杭州師范大學攀登工程項目資助。

作者簡介：羊海棠（1980-），男，浙江磐安人，博士，講師。