企業(yè)科研工作管理系統(tǒng)的分析與設(shè)計(jì)

郭安東 劉長(zhǎng)恩 龔魯燕

摘要：企業(yè)科研工作管理系統(tǒng)的建設(shè)是企業(yè)科研工作管理的重要手段。本文主要從科研管理系統(tǒng)的重要性入手，分析目前科研管理工作的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，針對(duì)這些問(wèn)題，提出了建立科研工作管理系統(tǒng)的必要性，并給出了系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方案。

關(guān)鍵詞：企業(yè) 科研工作 管理系統(tǒng)

企業(yè)科研管理是對(duì)企業(yè)的科研活動(dòng)及科研人員的管理，它是一種企業(yè)內(nèi)部的管理和服務(wù)，其目的是引領(lǐng)、策劃和服務(wù)于企業(yè)的科研創(chuàng)新活動(dòng)。為了提高科研管理工作的效率和質(zhì)量，調(diào)動(dòng)科研人員工作積極性，對(duì)科研工作實(shí)行基于定人員、定費(fèi)用、定時(shí)間的項(xiàng)目制管理，確保科研工作順利進(jìn)行，企業(yè)需要建立科研工作管理系統(tǒng)[1]。通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，企業(yè)應(yīng)用該系統(tǒng)對(duì)計(jì)劃的實(shí)際執(zhí)行情況、人員和資源的使用情況、問(wèn)題的處理情況和其他非項(xiàng)目型工作執(zhí)行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并進(jìn)行處理，從而減少科研人員的工作量，提高管理層對(duì)科研工作的監(jiān)控和管理能力，促進(jìn)科研工作的有序推進(jìn)[2]。

1 科研工作管理的現(xiàn)狀和問(wèn)題分析

在目前利用靜態(tài)文檔和表格作為工具的管理模式下，操作復(fù)雜，管理人員無(wú)法直觀了解項(xiàng)目進(jìn)度狀況，導(dǎo)致工作狀態(tài)分析匯總過(guò)程繁瑣，工作量大。管理過(guò)程中主要存在以下幾方面的問(wèn)題：

1.1 缺乏協(xié)同的計(jì)劃管理平臺(tái)

項(xiàng)目執(zhí)行是項(xiàng)目組內(nèi)部以及各部門間協(xié)同工作的過(guò)程，需要管理過(guò)程中能夠貫穿協(xié)同辦公的思想，建立有效的溝通平臺(tái)，保證項(xiàng)目信息順暢的傳遞和溝通。

1.2 計(jì)劃監(jiān)控力度不足

通過(guò)電話、報(bào)表等方式反饋?lái)?xiàng)目進(jìn)展，無(wú)法做到直觀、實(shí)時(shí)的將項(xiàng)目進(jìn)度、存在問(wèn)題等關(guān)鍵信息反饋給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、高層領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)協(xié)同部門，對(duì)于項(xiàng)目進(jìn)度的管理容易失控。

1.3 資源協(xié)調(diào)困難

項(xiàng)目管理過(guò)程中涉及跨部門多角色人員的資源調(diào)配，研發(fā)任務(wù)較重，硬件、軟件、人員等資源經(jīng)常出現(xiàn)沖突，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、部門領(lǐng)導(dǎo)往往難以準(zhǔn)確的把握資源的狀態(tài)，難以做到資源平衡，合理調(diào)配內(nèi)部資源，協(xié)調(diào)外部資源。

1.4 臨時(shí)任務(wù)管理繁瑣

設(shè)計(jì)生產(chǎn)過(guò)程中臨時(shí)工作任務(wù)較多，時(shí)常出現(xiàn)因臨時(shí)任務(wù)打亂項(xiàng)目計(jì)劃，需要追加資源，導(dǎo)致計(jì)劃任務(wù)延期等混亂現(xiàn)象。

1.5 任務(wù)執(zhí)行力不足

項(xiàng)目任務(wù)計(jì)劃難以“任務(wù)分解、層層落實(shí)”，由于信息孤島等原因，數(shù)據(jù)溝通不暢，任務(wù)執(zhí)行信息不準(zhǔn)確，滯后，監(jiān)管執(zhí)行不完善，工作效率不高，執(zhí)行力下降，布置的任務(wù)不能及時(shí)高效完成。

1.6 工作總結(jié)缺乏規(guī)范

技術(shù)部門在多項(xiàng)目管理過(guò)程中，部門內(nèi)部需要進(jìn)行部門工作的匯總，形成相關(guān)的報(bào)表，但在現(xiàn)行的管理方式下各類工作報(bào)表難以按照統(tǒng)一的模板體現(xiàn)必要的信息，難以按照規(guī)范的流程進(jìn)行整理、上報(bào)、審核，不但影響了工作效率，而且影響了工作質(zhì)量。

2 科研工作管理系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)

為了有效解決上述問(wèn)題，科研工作管理系統(tǒng)的主要功能可以歸納為兩方面：一是要求能夠?qū)崟r(shí)了解到項(xiàng)目計(jì)劃的進(jìn)展、項(xiàng)目存在的問(wèn)題及當(dāng)前的狀態(tài)，加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目過(guò)程的管控；二是支持任務(wù)的下達(dá)、分解、執(zhí)行、匯總，實(shí)現(xiàn)工作協(xié)同，并提供任務(wù)計(jì)劃的報(bào)表統(tǒng)計(jì)功能。

具體功能結(jié)構(gòu)如圖1所示。

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圖1 科研工作管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖

2.1 項(xiàng)目資源管理

按職能部門組織結(jié)構(gòu)和崗位角色對(duì)研發(fā)人員進(jìn)行分類管理，能動(dòng)態(tài)管理人員所承擔(dān)的研發(fā)任務(wù)及其完成情況，提供直觀的項(xiàng)目資源負(fù)荷分析功能，為科研任務(wù)的追加和調(diào)度提供即時(shí)的可用資源庫(kù)支持。

2.2 研發(fā)工作任務(wù)分解、定義及發(fā)布

支持標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目管理立項(xiàng)功能，方便定義工作類別，分解項(xiàng)目任務(wù)，定義里程碑、時(shí)間進(jìn)度要求和交付物等，并參照人力資源負(fù)荷情況，將相應(yīng)任務(wù)分配給能用并且可用的人員。

2.3 項(xiàng)目執(zhí)行

為研發(fā)人員提供按重要度和緊迫度排序的在研任務(wù)看版，自動(dòng)向項(xiàng)目組成員發(fā)送任務(wù)消息提醒，可自行設(shè)定時(shí)間，在任務(wù)要求完成時(shí)間前進(jìn)行提示。

提供日志功能，方便研發(fā)人員按照不同的工作類別（包括臨時(shí)任務(wù)）填寫相應(yīng)的工作日志，各種類的工作日志要有相應(yīng)的模板，利用這些模板及時(shí)反饋其工作進(jìn)展情況；日志管理需采用結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理模式，便于系統(tǒng)自動(dòng)匯總編織各管理層所需的管理報(bào)表和工作總結(jié)。

2.4 問(wèn)題管理

建立問(wèn)題跟蹤機(jī)制和管理平臺(tái)，可按照不同的類別創(chuàng)建問(wèn)題，設(shè)定解決期限和預(yù)期效果，指派責(zé)任人并對(duì)其下發(fā)任務(wù)，同時(shí)提供直觀的當(dāng)期問(wèn)題綜合展示看板功能，提供指定期限臨近的問(wèn)題提醒和延期問(wèn)題的匯總提示功能。需要指定專門的問(wèn)題分析人員，對(duì)問(wèn)題進(jìn)行確認(rèn)，然后對(duì)確認(rèn)的問(wèn)題進(jìn)行一個(gè)閉環(huán)的管理。

2.5 任務(wù)和資源狀態(tài)監(jiān)控

可利用報(bào)表、甘特圖、直方圖等各種直觀、靈活的方式，進(jìn)行所有在研項(xiàng)目、當(dāng)期問(wèn)題、臨時(shí)性任務(wù)的執(zhí)行情況的綜合展示，可對(duì)指定的任務(wù)或個(gè)人工作情況進(jìn)行綜合查詢，可對(duì)指定若干任務(wù)或個(gè)人進(jìn)行對(duì)比查詢。

任務(wù)看板需要分為個(gè)人看板和指派看板，個(gè)人看板由自己創(chuàng)建，并具備維護(hù)、查詢、提醒等功能；指派看板是其他人給該人員分配的任務(wù)，要有查詢和提醒等功能。

能夠?qū)崟r(shí)匯總相關(guān)的指標(biāo)數(shù)據(jù)，并能夠通過(guò)直觀的方式進(jìn)行展示，進(jìn)而形成在研項(xiàng)目看板，可對(duì)在研項(xiàng)目各個(gè)階段的項(xiàng)目情況進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，以便直觀地了解項(xiàng)目各個(gè)階段任務(wù)的進(jìn)度、成本、人員工作量等情況；同時(shí)與計(jì)劃進(jìn)行對(duì)比，提供多種統(tǒng)計(jì)報(bào)表方便管理者對(duì)計(jì)劃進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。

2.6 工作協(xié)同管理

提供項(xiàng)目?jī)?nèi)外的信息協(xié)同平臺(tái)，工作任務(wù)信息可進(jìn)行跨項(xiàng)目、跨部門的發(fā)布、接收或轉(zhuǎn)發(fā)。

2.7 其他功能

要求系統(tǒng)基于B/S架構(gòu)，以降低系統(tǒng)的維護(hù)和使用成本；具備完善的安全加密和登陸認(rèn)證措施，確保系統(tǒng)安全無(wú)風(fēng)險(xiǎn)運(yùn)行，支持pad和智能手機(jī)用戶登錄應(yīng)用；在權(quán)限管理上，具備統(tǒng)一用戶及權(quán)限管理機(jī)制，可基于用戶、角色、部門、安全級(jí)別和系統(tǒng)功能模塊等多個(gè)維度進(jìn)行配置和管控。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)科研工作管理系統(tǒng)在企業(yè)科研工作的管理具有重要的地位。建立科研工作管理系統(tǒng)，通過(guò)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)模型，提供與科研工作相關(guān)活動(dòng)的準(zhǔn)確的各角度視圖，使管理部門能夠?yàn)轫?xiàng)目分配合適的資源，確保項(xiàng)目執(zhí)行并跟蹤項(xiàng)目的成果，從而提升科研能力及效率，確保科研工作的順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)：

[1]鄭業(yè)魯，黃木梁，陳琴苓，等.科研項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)研發(fā)[J].科技管理研究，2005（5）：44-48.

[2]王磊，劉靜.淺析如何做好企業(yè)科研項(xiàng)目管理工作的思考[J].中小企業(yè)管理與科技（中旬刊），2014（2）：28-29.

[3]匡胤.高校科研工作管理系統(tǒng)軟件的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用[D].電子科技大學(xué)，2006.

作者簡(jiǎn)介：

郭安東（1975-），男，工程師，碩士，主要從事企業(yè)信息化方面的工作。