基于工作流技術的辦公自動化研究綜述

李燕

【摘要】 面臨信息技術時代的來臨，面對計算機的全面普及，全國都掀起了數字革命的熱潮，各行各業開始打造屬于自己的辦公自動化系統。本文就基于工作流技術的辦公自動化研究做一番分析。

【關鍵詞】 OA 工作流 辦公自動化研究 辦公自動化系統 工作流實例 業務流程重組

隨著Internet/Intranet技術的快速發展和應用，為辦公自動化的發展提供了很好的契機。目前，基于B/S架構的辦公自動化系統的開發正逐漸成為當今的研究流點，工作流技術又是其開發的核心技術[1]。

一、工作流管理系統概述

1.1 工作流的概念

有關工作流的概念至今也沒有一個統一的結論。Stef Joosten提出的工作流系統的概念是其中較貼切的一種“工作流系統指在整個工作過程中使用信息技術來完成協調，通訊和控制。它不單單指過程中的人或機器，而是指兩者的結合。工作流的概念涉及許多領域，但其中最主要的是信息系統和組織科學。”工作流管理系統還有幾個重要概念，其中過程：又稱為業務處理過程。是具有某個業務目標的事件的組合。事件：事件是構成工作流的基本元素，每個事件可被指定事件的執行者、事件完成的功能及與事件相關的各類信息。條件：是事件發生的前提。任何事件當且僅當其激活條件都滿足時才可被執行。自動化：自動化一個企業服務處理過程意味著此過程中的各個事件被有效地管理，但并不意味著所有事件的實施全部由計算機來支持。自動化的目的是事件自動激活和事件間的自動連接。協調：協調主要處理事件間所產生的相互作用關系。監控：監控主要監察工作流運行期間各種工作狀態，當發生意外情況是，處理意外事件，控制工作流正常運行[2]。

1.2 工作流管理系統應用領域

工作流作為一種技術，它涉及到很多種不同的產品領域。以下列出其中幾種工作流常用的領域。文檔管理、電子郵件與目錄服務、群件、基于事務的應用、 項目計劃支撐軟件、以及結構化系統設計工具。

二、工作流管理系統功能模型及工作流技術研究發展方向

一個單獨的業務流程，時間、活動的復雜程度、實現方式都大不相同。盡管存在著多樣性，在最高層來看，工作流管理系統由三大功能模塊構成：（1）工作流建立階段功能；（2）運行階段的流程控制功能；（3）運行階段與完成不同子任務的用戶或IT工具的交互。

目前工作流技術的研究主要在以下幾個方面展開：（1）工作流管理系統體系結構研究；（2）工作流建模與定義語法規范；（3）工作流的事務特性：將事務處理技術和工作流技術相結合以提高工作流系統的可靠性、實用性和快捷性；（4）實現技術：研究面向對象技術、分布式技術、消息機制、圖形用戶界面、數據庫等與工作流的具體實現有關的技術；（5）異構工作流系統的集成與交互技術。在工作流技術的研究中，比較著名的有IBM公司Almaden研究中心的Exotica、佐治亞大學計算機系的Meteor、WIDE&Meteor等研究項目。在國際市場上，以FileNet、JetForm、IBM和Action 四家公司的產品比較有影響和代表性。

三、工作流管理系統

關于工作流管理系統的定義是：工作流管理系統是一個軟件系統，它完成工作流的定義和管理，并按照在計算機中預先定義好的工作流邏輯推進工作流實例的執行。通俗的也可理解為：工作流管理系統是支持企業經營過程高效執行并監控其執行過程的計算機軟件系統。雖然不同的工作流管理系統具有不同的應用范圍和不同的實施方式，但它們還是具有許多共同的物征。從比較高的層次上來抽象地考察工作流管理系統，大致都提供了3種功能：（1）建立階段功能：主要考慮工作流過程和相關活動的定義和建模功能。（2）運行階段的控制功能：在一定的運行環境下，執行工作流過程，并完成每個過程中活動的排序和調度功能。（3）運行階段的人機交互功能：實現各種活動執行過程中用戶與IT應用工具之間的交互。

四、結語

工作流技術就是工作流程的計算模型，即將工作流程中的工作如何前后組織在一起的邏輯和規則在計算機以恰當的模型進行表示，并對其實施計算。工作流要解決的主要問題是：為實現某個業務目標，在多個參與者之間，利用計算機，按某種預定規則自動傳遞文檔、信息或是任務。工作流管理系統的主要功能是通過計算機技術的支持去定義、執行和管理工作流，協調工作流執行過程之間以及群體成員之間的信息交互。工作流需要依靠工作流管理系統來實現[3]。