面向信息共享的科研單位信息分類編碼體系研究

耿慶齋 王冠華 張偉兵 林 林

（1.中國水利水電科學研究院，北京 100038；2.北京中水科信息技術有限公司，北京 100038）

隨著現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，越來愈多的企（事）業(yè)單位認識到信息化應用水平的高低是增強企（事）業(yè)競爭力的重要因素之一。在信息化建設中，信息資源的開發(fā)和利用是信息化建設的核心內容，要充分將這些信息資源利用起來，就必須開展信息分類編碼的標準化研究工作。信息分類編碼的研究如果僅限于某個領域，就會出現(xiàn)“信息孤島”的現(xiàn)象，因此，需要進行全局考慮，建立統(tǒng)一的面向共享的信息分類編碼體系，才能將孤立、分散的各類信息資源變成網絡化共享的信息資源，將眾多“孤島式”的信息系統(tǒng)進行整合，實現(xiàn)信息共享和交換[1]。

信息分類編碼是信息存儲、處理、交換及共享的基礎[2]，是建立各種信息管理系統(tǒng)的重要技術基礎和前提。信息分類編碼標準化可以實現(xiàn)名稱、術語以及編碼的一體化和規(guī)范化，對信息系統(tǒng)和數據庫的建立起指導作用。本文以中國水利水電科學研究院（簡稱“水科院”）為例研究科研單位的信息分類編碼體系，水科院具有大量的信息資源，信息分類編碼的標準化可以統(tǒng)一協(xié)調水科院各部門信息資源的采集和加工處理，使其既符合水科院信息管理系統(tǒng)的整體要求，又滿足水科院各部門的業(yè)務需要，同時，還可以減少信息資源的重復采集、加工、整理和存儲，最大限度地消除因分類和編碼不一致造成的信息資源命名、描述時的誤解和分歧，避免出現(xiàn)諸如一物多名、一名多物或者同一信息內容具有不同分類編碼等混亂現(xiàn)象。為了科學管理和合理使用水科院的信息資源，實現(xiàn)對信息資源的有效管理、查詢、共享和使用，需要建立面向共享的信息資源分類編碼體系。

信息分類編碼是對信息進行科學、系統(tǒng)的分類并對分類結果賦予特定代碼的過程，信息分類編碼結構設計的好壞，將直接影響各信息系統(tǒng)間信息共享和交換的質量和效率[3]，因此，要確保信息分類編碼結構適用于不同的信息系統(tǒng)，必須研制統(tǒng)一的信息分類編碼體系。

1 信息分類與編碼研究現(xiàn)狀

發(fā)達國家非常重視信息分類編碼工作，美國從1945年起就開始開展信息分類編碼的標準化研究工作，陸續(xù)研制了一系列分類編碼標準[4]。我國信息分類編碼的研究工作始于20世紀70年代末，30多年來，我國標準化研究工作者從理論研究、應用實踐等諸多方面開展了一系列研究和探索，一批批信息分類編碼的譯著、資料和標準文本相繼問世。《信息分類編碼通用文件格式》是我國最早信息分類編碼技術的基礎規(guī)范，它首次提出了信息分類編碼標準化的概念、特點、作用、信息分類編碼的原則和方法，以及信息分類編碼標準體系及設計應用[5]。水利行業(yè)在信息分類編碼領域也進行了大量研究工作，制定了一系列與分類編碼相關的行業(yè)標準，如：《水利工程基礎信息代碼編制規(guī)定》（SL213-98）、《水文數據 GIS分類編碼標準》（SL385-2007）、《土壤侵蝕分類分級標準》（SL190-96）、《中國河流名稱代碼》（SL249-2012）等等[6]。

水科院信息資源涉及的內容非常復雜，主要包括：與科學研究相關的科研合同和科研成果，與對外交流事務相關的國際交流和國際會議，與園區(qū)基礎設施建設相關的基礎地理信息，以及在業(yè)務工作中產生和生成的信息資源等。經過十幾年的信息化建設，水科院完成了信息化基礎設施建設，制定了信息化工作發(fā)展的整體規(guī)劃，先后建成了公文管理系統(tǒng)、財務管理信息系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)和新聞管理系統(tǒng)。隨著水科院信息化工作的不斷推進，如何實現(xiàn)各信息系統(tǒng)之間信息共享和交換是亟需考慮的問題。

水科院于 2004年編制了首部信息分類編碼標準《信息系統(tǒng)編碼》（Q/IWHR 1～10-2004），完成了區(qū)域編碼、部門編碼、人員編碼、合同編碼、課題編碼、成果編碼、證書編碼、行文編碼、房屋編碼、基建工程管線及附屬設施編碼等 10項編碼標準[7,8]，該編碼基本涵蓋了院內各業(yè)務范圍，為水科院信息系統(tǒng)建設和信息共享提供了技術保障。但是，經過近十年的發(fā)展，該編碼已不能適應水科院信息化發(fā)展的要求，部分編碼之間出現(xiàn)了不統(tǒng)一現(xiàn)象，有些新增信息也需要重新編碼。本文在已有信息分類編碼標準的基礎上，通過調查研究，結合水科院信息化發(fā)展現(xiàn)狀，進一步完善院信息分類體系和編碼結構。

2 信息分類體系

2.1 基本原則

信息分類是依據信息內容（或信息對象）的特征或屬性，將信息（或信息對象）按照特定的原則和方法進行區(qū)分和歸類，建立一套完整的信息分類體系，便于信息資源的管理和使用[9]。信息分類應遵循以下幾項基本原則[10]。

（1）科學性：盡量以能夠表征分類對象最穩(wěn)定的特征或本質屬性作為分類的基礎和依據，確保信息分類能夠科學地描述或反映各類信息的特征。

（2）系統(tǒng)性：將選定的信息對象的特征或屬性按照特定的規(guī)則順序實現(xiàn)系統(tǒng)化，形成合理的科學分類體系，使每一個數據在分類體系中有一個確定的位置。

（3）可擴展性：信息分類體系中要留出一些適當的空位，以便在增加新數據時，能在原有系統(tǒng)基礎上進行擴展，而不至于打亂已建立的分類體系。

（4）實用性：信息分類要充分考慮可操作性，既要滿足系統(tǒng)內部和相關單位的實際需要，又能滿足用戶對信息共享的需求。

2.2 基本方法

信息分類的基本方法最常用的有線分類法、面分類法和混合分類法。

線分類法又稱為層次分類法[11]，是依據分類對象的某些特征或屬性劃分類目，逐級進行類目細化，逐次展開各分類段，形成有層次的樹狀結構的分類體系。它將分類對象按照層次逐級劃分、展開，各類目之間構成并列或隸屬關系。在分類體系中，一個類目相對于由它直接劃分出來的下一級的類目稱為“上位類”，也叫母項，由上位類直接劃分出來的下一層級的類目稱為“下位類”，也叫子項，屬于同一個上位類的各類目之間稱為“同位類”。上位類和下位類之間具有從屬關系，即下位類從屬于上位類，同位類類目之間為并列關系，既不交叉也不重復。目前，采用線分類法的標準有：GB/T 18317-2001《專題地圖信息分類與代碼》、GB/T 13923-2006《基礎地理信息要素分類與代碼》和GB/T 13745-2008《學科分類與代碼》。

面分類法是依據分類對象固有的各種特征或屬性，分成相互獨立的面，每個面中都包含一組類目，類目之間沒有從屬關系，將不同面中的各類目并置起來進行組合，形成一個新的復合類目。面分類法的基本原則是選擇分類對象本質的特征或屬性作為各個“面”；同一“面”應采用相同的分類依據；不同“面”內的類目不相互交叉，也不能重復出現(xiàn)。在已頒布的標準中使用面分類法的不多，《干部職務名稱代碼》（GB 12403-90）采用的就是面分類法。

混合分類法是指將線分類法和面分類法組合使用，以其中一種分類法為主，另一種作為補充的信息分類方法。混合分類法在已有的分類目錄經常使用，如葉冬芬等[12]研究的刀具資源分類和王慧等[13]研究的新疆兵團農業(yè)資源信息分類都采用的是混合分類法。

2.3 分類體系

根據上述分類原則，結合水科院信息資源現(xiàn)狀，選用線分類法，制定了水科院信息分類體系，分類體系分為5大類，各大類下設共17個類目，并可根據需要進行擴展，各類目又可進行細分（圖1）。各類信息的具體特征如下。

基礎信息是指與水科院相關的基礎信息，如區(qū)域、部門和人員等信息。

公文信息是指機關團體、企事業(yè)單位等依法成立的社會組織，用來辦理公務，有一定格式的應用文檔，如發(fā)文、公函、會議紀要、收文、請示（報告）等。

科研信息是指科研管理和科研活動中產生的信息資源，如項目合同、外協(xié)合同、課題和科研成果等。

外事信息是指國際合作與交流、國際合作項目管理以及國際學術交流等信息，如國際交流和出國團組等。

地理信息是指與園區(qū)資源、環(huán)境相關的基礎地理信息，如建筑物、房屋、管線（道）等。

圖1 中國水利水電科學研究院信息分類體系

3 信息分類編碼

3.1 基本原則

信息分類編碼為滿足對信息對象進行標識的作用，應遵循以下原則[14,15]。

（1）唯一性：每一個編碼對象只能有一個編碼，一個代碼也僅表示唯一的編碼對象。

（2）合理性：編碼結構要與分類體系相適應。

（3）可擴展性：必須使用同類編碼不斷擴充的需求，以便增加新編碼對象時不至于打亂原有的體系結構，同時有足夠的擴展容量。

（4）兼容性：與有關標準（包括國際標準、國家標準、行業(yè)標準）協(xié)調一致。

（5）高效性：編碼結構應盡可能簡單，即節(jié)省存儲空間，又易于計算機高效處理。

（6）適用性：編碼應盡可能反映編碼對象的特點，有助于記憶，便于編制。

3.2 編碼設計

水科院信息分類編碼設計的過程分3個步驟：

（1）依據需求分析確定調研對象，對調研對象現(xiàn)有的信息分類、編碼情況，以及相關信息資源等進行深入調研，并根據調研結果確定編碼對象。

（2）根據編碼對象自身具有的特征、屬性以及編碼對象所表達的含義確定編碼依據。

（3）結合相關標準，根據編碼的有效范圍和容量，確定具體的編碼方法和結構。

在具體實施過程中，要對已有信息編碼進行梳理、遴選、優(yōu)化和統(tǒng)一，對已有信息編碼的不足不能一概否決，需要進行合理的處理，如：對暫時無需進行信息共享和交換的編碼可以保留不變，而對需涉及信息共享和交換的編碼制定相應的規(guī)則對其進行轉換，以實現(xiàn)編碼的統(tǒng)一。只有這樣，信息分類編碼的實施才能行之有效，又不會影響現(xiàn)有業(yè)務系統(tǒng)的正常運行。

分類編碼主要分為數字型、字母型和混合型 3種類型。數字型代碼是我國使用最廣泛的一種編碼方式，其優(yōu)點結構簡單，使用方便，缺點是不利于對編碼對象特征進行描述；字母型代碼可使用 26個英文字母，其優(yōu)點是字母碼的代碼容量大，并且可以提供人們便于識別的信息，缺點是不利于計算機處理。混合型編碼兼有數字碼和字母碼的優(yōu)點，結構嚴密，具有良好的直觀性，缺點是計算機輸入不便，容易出錯。綜合考慮3種分類編碼的優(yōu)缺點，水科院信息編碼選用混合型編碼方式。

3.3 編碼結構

編碼結構中一般含有兩類代碼：有含義代碼和無含義代碼。有含義代碼是指代碼本身具有某種實際含義，不僅作為編碼對象的唯一標識，還能提供編碼對象的有關信息（如排序、邏輯意義等）。無含義代碼是指代碼本身無實際含義，代碼只作為編碼對象的唯一標識，起替代編碼對象名稱的作用，而不能提供編碼對象的其他任何有關信息。

好的編碼結構應具有兩個優(yōu)點：（1）編碼是實體明確的、唯一的標識。（2）可以提高計算機的處理效率[16]。

基于上述編碼原則和方法，水科院信息分類體系中的每類信息制定了編碼結構，由于篇幅所限，這里舉兩個例子進行說明。

一是項目合同編碼，其結構如下：

按照此編碼結構即可對承擔的項目合同進行編碼，如“WR0121A022011”表示水資源研究所2011年立項的第2個“十二五”國家科技支撐項目。

二是科技成果編碼，其結構如下：

按照此編碼結構即可用于水科院科技成果進行編碼，如“WE2012011”表示水環(huán)境研究所 2012年完成的第11個科技成果。

4 結 論

信息分類與編碼是信息化建設的基礎性工作，是實現(xiàn)信息表達、交換與共享以及信息系統(tǒng)集成的前提和基礎，而信息分類與編碼工作又是一項紛繁的工作，涉及水科院的多個部門，在編制過程中，既要考慮各業(yè)務部門的差異性，又要充分發(fā)揮各業(yè)務部門的優(yōu)勢，制定一套具有實效性的信息分類編碼體系。信息編碼不僅便于數據的存儲和檢索，還可節(jié)省存儲單元和節(jié)省時間。信息編碼后，信息資源的排序、合并、累計、統(tǒng)計分析等許多工作實現(xiàn)起來更便利，既簡化了程序，又提高了處理效率。

本文提出的水科院信息分類編碼體系尚處在探索階段，每種分類下具體的內容還有待進一步細化，在今后的工作還需不斷完善。

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