現(xiàn)代科技檔案的保管條件和方法

安艷芳

摘 要：科技檔案在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)建設(shè)中起著舉足輕重的作用。它的存在為企業(yè)建設(shè)帶來(lái)了很好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，成為了檔案部門服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)的主要切入點(diǎn)，而這就對(duì)科技檔案的管理提出了更高的要求。

關(guān)鍵詞：科技檔案；保管條件；保管方法；防護(hù)措施

中圖分類號(hào)：G275.3；G275.6 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2095-6835（2014）16-0120-02

科技檔案管理是指對(duì)科學(xué)技術(shù)檔案實(shí)體進(jìn)行管理和信息開(kāi)發(fā)、利用的一項(xiàng)專門工作，它包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供、利用等內(nèi)容。科技檔案管理在企業(yè)、事業(yè)單位和城市、礦井建設(shè)工作中都是一項(xiàng)技術(shù)基礎(chǔ)工作，大范圍地組織、開(kāi)發(fā)和利用科技檔案信息資源，讓科技檔案信息在企業(yè)、事業(yè)單位建設(shè)中產(chǎn)生更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，是科技檔案工作的重心和歸宿。使科技檔案能夠更好地滿足社會(huì)需求，發(fā)揮科技檔案自身的作用和價(jià)值，這對(duì)現(xiàn)代科技檔案的保管條件和保管方法提出了較高的要求。

1 科技檔案的保管條件和防護(hù)措施

1.1 科技檔案保管的基礎(chǔ)條件

1.1.1 檔案庫(kù)房

庫(kù)房是存放科技檔案的必備場(chǎng)所，是保護(hù)檔案的先決條件。對(duì)科技檔案庫(kù)房的基本要求是：堅(jiān)固耐用、經(jīng)濟(jì)美觀、抗震、防潮、防蟲(chóng)、防霉、防塵、防光、防火、防盜和防鼠。對(duì)庫(kù)房除了有以上幾點(diǎn)基本要求外，還對(duì)其有特殊的要求，即墻體要達(dá)到要求的厚度，以起到保溫、隔熱的作用；窗戶不宜太大也不宜太多，有條件的全部采用空調(diào)，庫(kù)房不設(shè)置窗戶更有利于節(jié)約能源；遠(yuǎn)離易燃、易爆物和污染源；庫(kù)房門窗要密閉、堅(jiān)固，應(yīng)與辦公室、借閱室、整理室分開(kāi)。

1.1.2 檔案裝具

裝具是保管檔案的基本設(shè)備，它是指用來(lái)存放檔案的柜、架、箱等。從生產(chǎn)材料上看，科技檔案裝具有木制裝具和金屬裝具之分。一般而言，金屬裝具更美觀，且有利于防火、防蟲(chóng)，有可調(diào)性和機(jī)動(dòng)性，有利于移裝、運(yùn)輸，便于使用，所以，在科技檔案工作實(shí)踐中應(yīng)用的較多。檔案裝具種類很多，但是，它們各有所長(zhǎng)，建議根據(jù)本單位的實(shí)際情況靈活配置。

1.2 科技檔案保管的防護(hù)措施

1.2.1 庫(kù)房防火

庫(kù)房防火是檔案保管的重中之重，不能有絲毫疏忽，所以，庫(kù)房必須配備充足的消防滅火設(shè)備，地理位置較高的庫(kù)房還應(yīng)該安裝避雷裝置。庫(kù)房里要嚴(yán)禁吸煙和使用明火，比如我單位會(huì)定期開(kāi)展消防安全檢查工作，發(fā)現(xiàn)不安全的因素立即排除、整改，讓人人都有安全防火意識(shí)，人人都是安全員，這樣就可以防患于未然。

1.2.2 庫(kù)房防潮、防高溫

檔案的壽命與庫(kù)房的溫度、濕度有密切的關(guān)系，溫度過(guò)高或過(guò)低不僅會(huì)對(duì)檔案造成一定的破壞，還會(huì)對(duì)整體存放環(huán)境造成一定的影響。為了使庫(kù)房的溫度和濕度符合要求，我單位嚴(yán)格按照國(guó)家檔案局1987年頒發(fā)的檔案庫(kù)房技術(shù)管理暫行規(guī)定對(duì)檔案庫(kù)房和聲像、照片檔案庫(kù)房的溫度進(jìn)行控制，溫度應(yīng)控制在14～24 ℃，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%～60%，保管特殊載體形式的檔案還應(yīng)做特殊的要求。同時(shí)，還要做好庫(kù)房的通風(fēng)工作，為了控制和調(diào)節(jié)溫度、濕度，可以根據(jù)室內(nèi)溫度計(jì)和濕度計(jì)顯示的數(shù)據(jù)定期派專人專管通風(fēng)，以達(dá)到規(guī)定的要求。

1.2.3 防光、防塵

庫(kù)房防光是為了減少和避免各種光照損害，庫(kù)房窗戶上最好選用毛玻璃或茶色玻璃，而窗戶不宜多制，最好選擇窄小的，在條件允許的情況下，還可以安裝防光、隔熱窗簾。對(duì)庫(kù)房的燈光要求相對(duì)嚴(yán)格，要盡量使用白熾燈，不可以使用日光燈。為了保險(xiǎn)起見(jiàn)，燈上可加蓋燈罩，出庫(kù)時(shí)要隨手關(guān)燈。如果發(fā)現(xiàn)庫(kù)房?jī)?nèi)無(wú)人，但燈還沒(méi)有關(guān)，就要追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

防塵工作重在搞好庫(kù)房?jī)?nèi)、外的環(huán)境衛(wèi)生，要保持庫(kù)區(qū)清潔，定期、不定期地對(duì)裝具、案卷和所有庫(kù)內(nèi)設(shè)備的墻壁、地面進(jìn)行除塵，使檔案庫(kù)房的衛(wèi)生條件符合衛(wèi)生規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，有條件的單位還可以安裝空氣凈化裝置。

1.2.4 防蟲(chóng)、防鼠、防盜

防蟲(chóng)、防鼠、防盜的具體做法是：①要控制好庫(kù)房?jī)?nèi)的溫度、濕度，抵制檔案害蟲(chóng)的生長(zhǎng)、發(fā)育和繁殖；②要在檔案庫(kù)房和箱柜內(nèi)存放適宜的防蟲(chóng)劑、防鼠劑；③要搞好防疫工作，并定期檢查；④庫(kù)房門窗要用鐵皮和鋼筋焊接、加固，并在門上安裝保險(xiǎn)鎖和報(bào)警器裝置，必要時(shí)，例如節(jié)假日，可以在門上加封條以確保安全。

2 科技檔案的保管方法

2.1 圖紙的保管方法

為了最大限度地延長(zhǎng)圖底和復(fù)印圖紙的使用壽命，便于日常提供、利用，最好對(duì)其進(jìn)行單獨(dú)保管，嚴(yán)禁折疊存放，并另設(shè)庫(kù)房存放。目前，底圖具體的保管方法有兩種。

2.1.1 平攤式放法保管

將圖按套或按保管時(shí)間編寫(xiě)順序號(hào)，并按號(hào)編制目錄，然后展開(kāi)平放在底圖柜的抽屜中。這種方法能夠保證底圖平整，不易折損，有利于保護(hù)底圖，而且取放和查找也很方便。但是，使用此方法必須具備一定的物質(zhì)條件，比如，保管檔案的庫(kù)房要有足夠的空間，需購(gòu)置專門的底圖柜。

2.1.2 卷筒式放法保管

將底圖按套或按保管單位卷起來(lái)裝入規(guī)定的金屬筒里，然后分別存入專用底圖柜的小格子中。這種方法也能保證底圖平整、無(wú)折痕，比較節(jié)省空間，而且利用起來(lái)比較方便，需要時(shí)將圖紙取出打開(kāi)即可使用。

2.2 磁性材料的保管方法

科技檔案中的磁性材料主要有錄像帶、光盤、膠片、硬盤等。其保管方法為：①在放置磁性材料時(shí)，如果外包裝盒較軟，就要盡量保證其平放時(shí)不受壓，以免把磁帶壓壞；②磁性材料防磁的具體措施是把磁帶放入專業(yè)存放的金屬柜中保存，做到遠(yuǎn)離放射性磁場(chǎng)，同時(shí)，周圍不能有變壓器、電動(dòng)機(jī)等電氣設(shè)備；③不定期地清點(diǎn)、檢查、盤查防磁柜內(nèi)的材料。

摘 要：科技檔案在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)建設(shè)中起著舉足輕重的作用。它的存在為企業(yè)建設(shè)帶來(lái)了很好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，成為了檔案部門服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)的主要切入點(diǎn)，而這就對(duì)科技檔案的管理提出了更高的要求。

關(guān)鍵詞：科技檔案；保管條件；保管方法；防護(hù)措施

中圖分類號(hào)：G275.3；G275.6 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2095-6835（2014）16-0120-02

科技檔案管理是指對(duì)科學(xué)技術(shù)檔案實(shí)體進(jìn)行管理和信息開(kāi)發(fā)、利用的一項(xiàng)專門工作，它包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供、利用等內(nèi)容。科技檔案管理在企業(yè)、事業(yè)單位和城市、礦井建設(shè)工作中都是一項(xiàng)技術(shù)基礎(chǔ)工作，大范圍地組織、開(kāi)發(fā)和利用科技檔案信息資源，讓科技檔案信息在企業(yè)、事業(yè)單位建設(shè)中產(chǎn)生更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，是科技檔案工作的重心和歸宿。使科技檔案能夠更好地滿足社會(huì)需求，發(fā)揮科技檔案自身的作用和價(jià)值，這對(duì)現(xiàn)代科技檔案的保管條件和保管方法提出了較高的要求。

1 科技檔案的保管條件和防護(hù)措施

1.1 科技檔案保管的基礎(chǔ)條件

1.1.1 檔案庫(kù)房

庫(kù)房是存放科技檔案的必備場(chǎng)所，是保護(hù)檔案的先決條件。對(duì)科技檔案庫(kù)房的基本要求是：堅(jiān)固耐用、經(jīng)濟(jì)美觀、抗震、防潮、防蟲(chóng)、防霉、防塵、防光、防火、防盜和防鼠。對(duì)庫(kù)房除了有以上幾點(diǎn)基本要求外，還對(duì)其有特殊的要求，即墻體要達(dá)到要求的厚度，以起到保溫、隔熱的作用；窗戶不宜太大也不宜太多，有條件的全部采用空調(diào)，庫(kù)房不設(shè)置窗戶更有利于節(jié)約能源；遠(yuǎn)離易燃、易爆物和污染源；庫(kù)房門窗要密閉、堅(jiān)固，應(yīng)與辦公室、借閱室、整理室分開(kāi)。

1.1.2 檔案裝具

裝具是保管檔案的基本設(shè)備，它是指用來(lái)存放檔案的柜、架、箱等。從生產(chǎn)材料上看，科技檔案裝具有木制裝具和金屬裝具之分。一般而言，金屬裝具更美觀，且有利于防火、防蟲(chóng)，有可調(diào)性和機(jī)動(dòng)性，有利于移裝、運(yùn)輸，便于使用，所以，在科技檔案工作實(shí)踐中應(yīng)用的較多。檔案裝具種類很多，但是，它們各有所長(zhǎng)，建議根據(jù)本單位的實(shí)際情況靈活配置。

1.2 科技檔案保管的防護(hù)措施

1.2.1 庫(kù)房防火

庫(kù)房防火是檔案保管的重中之重，不能有絲毫疏忽，所以，庫(kù)房必須配備充足的消防滅火設(shè)備，地理位置較高的庫(kù)房還應(yīng)該安裝避雷裝置。庫(kù)房里要嚴(yán)禁吸煙和使用明火，比如我單位會(huì)定期開(kāi)展消防安全檢查工作，發(fā)現(xiàn)不安全的因素立即排除、整改，讓人人都有安全防火意識(shí)，人人都是安全員，這樣就可以防患于未然。

1.2.2 庫(kù)房防潮、防高溫

檔案的壽命與庫(kù)房的溫度、濕度有密切的關(guān)系，溫度過(guò)高或過(guò)低不僅會(huì)對(duì)檔案造成一定的破壞，還會(huì)對(duì)整體存放環(huán)境造成一定的影響。為了使庫(kù)房的溫度和濕度符合要求，我單位嚴(yán)格按照國(guó)家檔案局1987年頒發(fā)的檔案庫(kù)房技術(shù)管理暫行規(guī)定對(duì)檔案庫(kù)房和聲像、照片檔案庫(kù)房的溫度進(jìn)行控制，溫度應(yīng)控制在14～24 ℃，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%～60%，保管特殊載體形式的檔案還應(yīng)做特殊的要求。同時(shí)，還要做好庫(kù)房的通風(fēng)工作，為了控制和調(diào)節(jié)溫度、濕度，可以根據(jù)室內(nèi)溫度計(jì)和濕度計(jì)顯示的數(shù)據(jù)定期派專人專管通風(fēng)，以達(dá)到規(guī)定的要求。

1.2.3 防光、防塵

庫(kù)房防光是為了減少和避免各種光照損害，庫(kù)房窗戶上最好選用毛玻璃或茶色玻璃，而窗戶不宜多制，最好選擇窄小的，在條件允許的情況下，還可以安裝防光、隔熱窗簾。對(duì)庫(kù)房的燈光要求相對(duì)嚴(yán)格，要盡量使用白熾燈，不可以使用日光燈。為了保險(xiǎn)起見(jiàn)，燈上可加蓋燈罩，出庫(kù)時(shí)要隨手關(guān)燈。如果發(fā)現(xiàn)庫(kù)房?jī)?nèi)無(wú)人，但燈還沒(méi)有關(guān)，就要追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

防塵工作重在搞好庫(kù)房?jī)?nèi)、外的環(huán)境衛(wèi)生，要保持庫(kù)區(qū)清潔，定期、不定期地對(duì)裝具、案卷和所有庫(kù)內(nèi)設(shè)備的墻壁、地面進(jìn)行除塵，使檔案庫(kù)房的衛(wèi)生條件符合衛(wèi)生規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，有條件的單位還可以安裝空氣凈化裝置。

1.2.4 防蟲(chóng)、防鼠、防盜

防蟲(chóng)、防鼠、防盜的具體做法是：①要控制好庫(kù)房?jī)?nèi)的溫度、濕度，抵制檔案害蟲(chóng)的生長(zhǎng)、發(fā)育和繁殖；②要在檔案庫(kù)房和箱柜內(nèi)存放適宜的防蟲(chóng)劑、防鼠劑；③要搞好防疫工作，并定期檢查；④庫(kù)房門窗要用鐵皮和鋼筋焊接、加固，并在門上安裝保險(xiǎn)鎖和報(bào)警器裝置，必要時(shí)，例如節(jié)假日，可以在門上加封條以確保安全。

2 科技檔案的保管方法

2.1 圖紙的保管方法

為了最大限度地延長(zhǎng)圖底和復(fù)印圖紙的使用壽命，便于日常提供、利用，最好對(duì)其進(jìn)行單獨(dú)保管，嚴(yán)禁折疊存放，并另設(shè)庫(kù)房存放。目前，底圖具體的保管方法有兩種。

2.1.1 平攤式放法保管

將圖按套或按保管時(shí)間編寫(xiě)順序號(hào)，并按號(hào)編制目錄，然后展開(kāi)平放在底圖柜的抽屜中。這種方法能夠保證底圖平整，不易折損，有利于保護(hù)底圖，而且取放和查找也很方便。但是，使用此方法必須具備一定的物質(zhì)條件，比如，保管檔案的庫(kù)房要有足夠的空間，需購(gòu)置專門的底圖柜。

2.1.2 卷筒式放法保管

將底圖按套或按保管單位卷起來(lái)裝入規(guī)定的金屬筒里，然后分別存入專用底圖柜的小格子中。這種方法也能保證底圖平整、無(wú)折痕，比較節(jié)省空間，而且利用起來(lái)比較方便，需要時(shí)將圖紙取出打開(kāi)即可使用。

2.2 磁性材料的保管方法

科技檔案中的磁性材料主要有錄像帶、光盤、膠片、硬盤等。其保管方法為：①在放置磁性材料時(shí)，如果外包裝盒較軟，就要盡量保證其平放時(shí)不受壓，以免把磁帶壓壞；②磁性材料防磁的具體措施是把磁帶放入專業(yè)存放的金屬柜中保存，做到遠(yuǎn)離放射性磁場(chǎng)，同時(shí)，周圍不能有變壓器、電動(dòng)機(jī)等電氣設(shè)備；③不定期地清點(diǎn)、檢查、盤查防磁柜內(nèi)的材料。

摘 要：科技檔案在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)建設(shè)中起著舉足輕重的作用。它的存在為企業(yè)建設(shè)帶來(lái)了很好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，成為了檔案部門服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)的主要切入點(diǎn)，而這就對(duì)科技檔案的管理提出了更高的要求。

關(guān)鍵詞：科技檔案；保管條件；保管方法；防護(hù)措施

中圖分類號(hào)：G275.3；G275.6 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2095-6835（2014）16-0120-02

科技檔案管理是指對(duì)科學(xué)技術(shù)檔案實(shí)體進(jìn)行管理和信息開(kāi)發(fā)、利用的一項(xiàng)專門工作，它包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供、利用等內(nèi)容。科技檔案管理在企業(yè)、事業(yè)單位和城市、礦井建設(shè)工作中都是一項(xiàng)技術(shù)基礎(chǔ)工作，大范圍地組織、開(kāi)發(fā)和利用科技檔案信息資源，讓科技檔案信息在企業(yè)、事業(yè)單位建設(shè)中產(chǎn)生更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，是科技檔案工作的重心和歸宿。使科技檔案能夠更好地滿足社會(huì)需求，發(fā)揮科技檔案自身的作用和價(jià)值，這對(duì)現(xiàn)代科技檔案的保管條件和保管方法提出了較高的要求。

1 科技檔案的保管條件和防護(hù)措施

1.1 科技檔案保管的基礎(chǔ)條件

1.1.1 檔案庫(kù)房

庫(kù)房是存放科技檔案的必備場(chǎng)所，是保護(hù)檔案的先決條件。對(duì)科技檔案庫(kù)房的基本要求是：堅(jiān)固耐用、經(jīng)濟(jì)美觀、抗震、防潮、防蟲(chóng)、防霉、防塵、防光、防火、防盜和防鼠。對(duì)庫(kù)房除了有以上幾點(diǎn)基本要求外，還對(duì)其有特殊的要求，即墻體要達(dá)到要求的厚度，以起到保溫、隔熱的作用；窗戶不宜太大也不宜太多，有條件的全部采用空調(diào)，庫(kù)房不設(shè)置窗戶更有利于節(jié)約能源；遠(yuǎn)離易燃、易爆物和污染源；庫(kù)房門窗要密閉、堅(jiān)固，應(yīng)與辦公室、借閱室、整理室分開(kāi)。

1.1.2 檔案裝具

裝具是保管檔案的基本設(shè)備，它是指用來(lái)存放檔案的柜、架、箱等。從生產(chǎn)材料上看，科技檔案裝具有木制裝具和金屬裝具之分。一般而言，金屬裝具更美觀，且有利于防火、防蟲(chóng)，有可調(diào)性和機(jī)動(dòng)性，有利于移裝、運(yùn)輸，便于使用，所以，在科技檔案工作實(shí)踐中應(yīng)用的較多。檔案裝具種類很多，但是，它們各有所長(zhǎng)，建議根據(jù)本單位的實(shí)際情況靈活配置。

1.2 科技檔案保管的防護(hù)措施

1.2.1 庫(kù)房防火

庫(kù)房防火是檔案保管的重中之重，不能有絲毫疏忽，所以，庫(kù)房必須配備充足的消防滅火設(shè)備，地理位置較高的庫(kù)房還應(yīng)該安裝避雷裝置。庫(kù)房里要嚴(yán)禁吸煙和使用明火，比如我單位會(huì)定期開(kāi)展消防安全檢查工作，發(fā)現(xiàn)不安全的因素立即排除、整改，讓人人都有安全防火意識(shí)，人人都是安全員，這樣就可以防患于未然。

1.2.2 庫(kù)房防潮、防高溫

檔案的壽命與庫(kù)房的溫度、濕度有密切的關(guān)系，溫度過(guò)高或過(guò)低不僅會(huì)對(duì)檔案造成一定的破壞，還會(huì)對(duì)整體存放環(huán)境造成一定的影響。為了使庫(kù)房的溫度和濕度符合要求，我單位嚴(yán)格按照國(guó)家檔案局1987年頒發(fā)的檔案庫(kù)房技術(shù)管理暫行規(guī)定對(duì)檔案庫(kù)房和聲像、照片檔案庫(kù)房的溫度進(jìn)行控制，溫度應(yīng)控制在14～24 ℃，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%～60%，保管特殊載體形式的檔案還應(yīng)做特殊的要求。同時(shí)，還要做好庫(kù)房的通風(fēng)工作，為了控制和調(diào)節(jié)溫度、濕度，可以根據(jù)室內(nèi)溫度計(jì)和濕度計(jì)顯示的數(shù)據(jù)定期派專人專管通風(fēng)，以達(dá)到規(guī)定的要求。

1.2.3 防光、防塵

庫(kù)房防光是為了減少和避免各種光照損害，庫(kù)房窗戶上最好選用毛玻璃或茶色玻璃，而窗戶不宜多制，最好選擇窄小的，在條件允許的情況下，還可以安裝防光、隔熱窗簾。對(duì)庫(kù)房的燈光要求相對(duì)嚴(yán)格，要盡量使用白熾燈，不可以使用日光燈。為了保險(xiǎn)起見(jiàn)，燈上可加蓋燈罩，出庫(kù)時(shí)要隨手關(guān)燈。如果發(fā)現(xiàn)庫(kù)房?jī)?nèi)無(wú)人，但燈還沒(méi)有關(guān)，就要追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

防塵工作重在搞好庫(kù)房?jī)?nèi)、外的環(huán)境衛(wèi)生，要保持庫(kù)區(qū)清潔，定期、不定期地對(duì)裝具、案卷和所有庫(kù)內(nèi)設(shè)備的墻壁、地面進(jìn)行除塵，使檔案庫(kù)房的衛(wèi)生條件符合衛(wèi)生規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，有條件的單位還可以安裝空氣凈化裝置。

1.2.4 防蟲(chóng)、防鼠、防盜

防蟲(chóng)、防鼠、防盜的具體做法是：①要控制好庫(kù)房?jī)?nèi)的溫度、濕度，抵制檔案害蟲(chóng)的生長(zhǎng)、發(fā)育和繁殖；②要在檔案庫(kù)房和箱柜內(nèi)存放適宜的防蟲(chóng)劑、防鼠劑；③要搞好防疫工作，并定期檢查；④庫(kù)房門窗要用鐵皮和鋼筋焊接、加固，并在門上安裝保險(xiǎn)鎖和報(bào)警器裝置，必要時(shí)，例如節(jié)假日，可以在門上加封條以確保安全。

2 科技檔案的保管方法

2.1 圖紙的保管方法

為了最大限度地延長(zhǎng)圖底和復(fù)印圖紙的使用壽命，便于日常提供、利用，最好對(duì)其進(jìn)行單獨(dú)保管，嚴(yán)禁折疊存放，并另設(shè)庫(kù)房存放。目前，底圖具體的保管方法有兩種。

2.1.1 平攤式放法保管

將圖按套或按保管時(shí)間編寫(xiě)順序號(hào)，并按號(hào)編制目錄，然后展開(kāi)平放在底圖柜的抽屜中。這種方法能夠保證底圖平整，不易折損，有利于保護(hù)底圖，而且取放和查找也很方便。但是，使用此方法必須具備一定的物質(zhì)條件，比如，保管檔案的庫(kù)房要有足夠的空間，需購(gòu)置專門的底圖柜。

2.1.2 卷筒式放法保管

將底圖按套或按保管單位卷起來(lái)裝入規(guī)定的金屬筒里，然后分別存入專用底圖柜的小格子中。這種方法也能保證底圖平整、無(wú)折痕，比較節(jié)省空間，而且利用起來(lái)比較方便，需要時(shí)將圖紙取出打開(kāi)即可使用。

2.2 磁性材料的保管方法

科技檔案中的磁性材料主要有錄像帶、光盤、膠片、硬盤等。其保管方法為：①在放置磁性材料時(shí)，如果外包裝盒較軟，就要盡量保證其平放時(shí)不受壓，以免把磁帶壓壞；②磁性材料防磁的具體措施是把磁帶放入專業(yè)存放的金屬柜中保存，做到遠(yuǎn)離放射性磁場(chǎng)，同時(shí)，周圍不能有變壓器、電動(dòng)機(jī)等電氣設(shè)備；③不定期地清點(diǎn)、檢查、盤查防磁柜內(nèi)的材料。