汽車檢測站程序文件的編寫規范淺析

2014-10-21 20:07:27陳海燕

中國機械 2014年23期

關鍵詞：程序內容活動

摘要：對汽車檢測站程序文件的編寫結構設計，編寫方法，基本結構，內容編排，格式內容和基本要求進行了完整論述，并對程序文件進行了詳細分析，以及對汽車檢測站程序文件協調性、可行性、可檢查性相一致。

關鍵詞：汽車檢測站；程序文件

引言

近年來，隨著我國營運汽車迅速增加，汽車檢測站發展也很迅速，汽車檢測站的管理業日趨規范完善程序文件是汽車檢測站實施質量管理的基礎，程序文件對單位各項活動的覆蓋程度以及程序文件的適用性。

1.程序文件的結構設計及編寫方法

1.1結構設計

每個程序文件在編寫前應先進行結構的設計，設計的方法是：

（1）列出每個程序中涉及的活動對應的要素要求；

（2）按活動的邏輯順序展開；

（3）將實驗室的具體活動方法進行分析，并寫入相應的結構內容中。

1.2編寫方法

（1）根據上述類似的程序文件結構的流程圖進行展開；

（2）流程圖中內容作為文件中主要考慮的大構架即大條款；

（3）根據上述的構架增加具體的內容細則即結構內容，將結構內容作為大條款中的分條款；

（4）結構內容中應主要描述誰實施這些工作，如何實施的步驟及實施后應留下的記錄等；

（5）程序文件還可以包括為規定某項活動所制定的專門工作制度

2.程序文件的基本結構和內容

程序文件的格式和內容由編寫的組織自行確定。但是，一個組織的所有程序文件應規定統一的內容編制和格式，以便使用者熟悉、適應按固定方法編寫的程序文件。

對于原有的程序文件不規范，以及在貫標中要初次設計程序文件格式的組織，在編制程序文件前，管理部門要認真設計并規定文件內容編排的格式，要求程序文件的起草者切實按規定編寫，確保寫出的程序文件在一個組織內部達到格式上標準化，內容上規范化，并便于檢索閱讀和有可操作性。

2.1程序文件的基本結構

程序序文件的基本格式主要是指對文件的版面規格和文頭、文尾的規范化設計。

（1）版面一般可采用A4幅面，太大和太小不利于保管和使用。

（2）文頭：程序文件的文頭一般要包括：實驗室標志（名稱）、程序名稱、文件編號、版次（含次數）、頁碼、文件層次或級別、文件發布或實施日期、編制者和批準者（也可放在文尾）及日期等內容。

一份程序文件往往由數頁構成，可以每頁都有文頭，也可以只在第一頁出現文頭，在后續頁上只在上部標志文件編號和頁碼。

（3）文尾：如果文頭上的內容不能全部列出時，余下部分可在文尾中列出。當需要修改信息能在程序文件中體現時，可在文尾設計修改記錄。在許多情況下，采取簡化的文尾，將內容直接放在文頭中，不另設計文尾。

2.2程序文件的內容編排

作為管理體系文件主體的管理體系程序，其范圍和詳略程度取決于活動的復雜程度、所用的方法以及這項活動涉及的人員所需的技能和培訓。

程序文件可以用不同形式表達，有文字形式的、圖表形式的，亦可圖文并茂的，只要是按規序正式發布的都具有同等效力。文字形式的程序文件可按以下大綱進行編寫。

程序名稱由管理對象和業務特性兩部分組成。如文件控制程序，對象是“文件”，業務特性是“控制程序”。

程序文件還可以包括為規定某項活動所制定的專門工作制度。

3.程序文件的格式和內容

3.1程序文件的格式

程序文件格式通常包括：封面、刊頭、刊尾、修改控制頁、正文。

3.2正文部分內容

（1）目的

（2）適用范圍

（3）職責

（4）工作程序

（5）引用文件及相關的記錄

4.程序文件的基本要求

4.1符合標準的要求

（1）審查程序文件清單，看所列程序文件是否覆蓋了適用要素及有關質量活動；

（2）審查各程序文件，看是否覆蓋了對質量活動的控制要求。

4.2與其他管理體系文件協調一致

（1）與手冊內容保持一致；

（2）與其他管理性文件不相矛盾；

（3）與相關的技術性文件不相矛盾；

（4）相互引用程序內容協調統一。

4.3適合于管理體系運作

（1）程序文件規定的質量活動方式應適合現行管理體系運作；

（2）人員的職責明確，權限清楚；

（3）各項活動所需的資源應得到保證；

（4）程序規定的要求在實際運作中都能夠達到。

4.4邏輯上完整

（1）程序文件涉及到管理體系中一個邏輯上獨立的部門；

（2）按邏輯順序對質量活動展開描述；

（3）對各項活動的描述須有始有終，形成閉環。

4.5具有可操作性

（1）目的明確，方法清楚，切實可行；

（2）規定各項工作的責任人或責任部門，并規定工作的接口方式；

（3）按活動順序清楚地規定工作步驟；

（4）規定應保留的記錄，為事后監督檢查提供依據；

（5）措辭準確嚴謹，實現“惟一理解”，執行時不易引起混淆。

4.6程序文件內容的掌握

（1）可不涉及具體的技術問題及操作細節，這些技術問題和細節可在支持性文具體化；

（2）對需要保密的內容可在下一層次文件中引出；

（3）對現有行之有效的管理文件，在適當之處將其引入程序，不必重復描述，但應注意引用的文件須納入受控文件范圍。

程序文件是對某項活動所規定的途徑進行描述的，但并非所有的活動都要制定程序文件。是否需要制定程序文件有兩個原則：一是當準則中明確提出要建立程序文件時，必須制定；二是當活動的內容復雜且涉及的部門較多，使得該項活動在質量手冊中無法表示清楚時，必須制定相應的支持性程序文件。

4.7常見的程序文件的名稱

根據本教材評審條文解釋，需制定的程序文件包括：

（1）保證公正性和保護客戶機密及所有權的程序；

（2）文件控制和管理程序；

（3）服務和供應晶的選擇、購買、驗收和儲存等程序

（4）評審客戶要求、標書和合同的程序；

（5）處理客戶申訴和投訴的程序；

（6）不符合工作控制的程序；

（7）預防措施控制程序（可以與糾正措施控制程序合

（8）記錄管理程序；

（9）內部審核程序；

（10）管理評審程序；

（11）人員培訓程序；

（12）安全作業管理程序；

（13）環境保護程序；

（14）數據保護的程序；

（15）應用不確定度的評定程序

（16）允許偏離的程序；

（17）儀器設備維護、保養程序；

（18）儀器設備（參考標準和標準物質）期間核查程序

（19）參考標準和標準物質的管理程序；

（20）樣品的抽取和處置管理程序；

（21）結果質量控制程序；

（22）結果報告管理程序。

總之，程序文件是編制質量手冊的基礎，一個汽車檢測站在確定了質量方針和質量目標，并落實了各職能部門和各類人員的質量職責以后，要通過制定各類程序文件對影響產品質量和服務質量直接的或間接的質量活動進行控制，從而保證方針和目標的落實。

參考文獻：

[1]曲藝，崔淑麗.汽車綜合性能檢測站質量管理體系文件的編制.山東交通科技，2011

作者簡介：

陳海燕（1977-），女，四川省西充縣人，青海省安凱汽車綜合性能檢測有限公司，助理工程師。