事業單位檔案管理的現狀及對策研究

胡曉光

吉林市慈善總會，吉林吉林 132013

近些年來，我國經濟建設發展十分迅速，特別是入世后，我國事業單位的絕對優勢日益下降，事業單位作為服務性質部門，要想持續生存、發展，必須加強檔案管理。對于檔案管理，單位領導不重視，檔案管理工作逐漸落后，對事業單位運行造成嚴重影響。為轉變這種狀況，促進事業單位高效、協調發展，必須提升檔案管理水平。筆者根據自身多年的檔案管理經驗，要分析事業單位檔案管理的問題，提出一些優化對策。

1 事業單位的檔案管理現狀

對于事業單位而言，現階段，大多數事業單位由于傳統思想影響，市場競爭意識較為薄弱，內部管理比較松懈，嚴重影響了檔案管理工作。對于檔案認識，局限于文字證明、信息記錄方面。由于各種因素制約，使得檔案管理問題涌現，主要是有重視度不夠，資金投入較少，專業性人才缺乏，制度建設不合理等。

首先，重視度不夠。對于日常檔案管理，由于管理意識較為薄弱，許多檔案管理人員將該工作看作虛設崗位，屬于服務性與輔助性工作，大多事業單位不重視檔案管理。另外，因工作人員自身不注重檔案管理，加上部門設置不合理等，處于該種環境下，檔案管理水平必然下降。由于事業單位規模不大，管理者考慮成本因素和眼前利益，不設置專門的檔案管理部門，不配備專業的檔案管理人員，而是由其他崗位工作人員兼顧、或者是在外聘用兼職人員，某些單位領導者甚至認為有資料隨意記錄就行，而忽視了“檔案管理”的重要性。

其次，軟件與硬件薄弱。對于檔案管理工作，具有較高要求，對于技術水平、基礎設施要求較高。然而，諸多事業單位未做到該點，部分事業單位甚至必要設施缺乏，更不用說信息化管理力度、深度。由于軟件、硬件設備缺乏，使得檔案管理停滯在落后水平，無法發揮檔案管理的應有效果。

第三，專業管理人才缺乏。無論是企業，還是事業單位，要想生存、發展，均與人才離不開。現階段，市場競爭十分激烈，人才重要性日益彰顯。對于事業單位管理，無論哪項工作，均需人去管理、執行，而執行效果如何，均卻絕于人才。而檔案管理工作也離不開人才，更離不開專業性人才。專業性人才決定了檔案管理效率、質量，部分事業單位未引進專業人員，使得許多重要性信息資料未合理保存，導致一定損失。某些檔案管理人員，對檔案信息知識缺乏了解、認識，導致工作失誤，增加工作負擔，使得工作成本明顯增加。

第四，制度建設不合理。對于事業單位而言，在早期，制度流于紙質化、形式化，但無論哪項工作，均需按照一定制度、秩序執行。而檔案管理存在諸多法律漏洞，大多數事業單位對于檔案管理，未明確設置制度，使得工作存在空白，對檔案管理工作開展造成嚴重影響。

2 事業單位檔案管理的優化對策

如上文所述，在事業單位管理，由于觀念、人才、制度、設施等問題，嚴重影響了檔案管理發展，不利于本單位資料、檔案的管理與保存，某些資料由于不恰當管理，而導致資料丟失。筆者認為，要想提升事業單位的檔案管理水平，必須做到如下幾點：

首先，轉變傳統管理理念。對于事業單位工作，通過理論與實踐結合，促使檔案管理科學化與系統化。有效健全檔案管理機制，保證檔案管理順利開展，包含檔案歸檔、檔案使用，完善獎懲機制，建立檔案保密機制。對于事業單位檔案管理，建立專崗專職，主管與分管相結合的管理體系，確保多層次運行，市縣分層建檔與集中管理。

其次，加強檔案管理現代化建設。目前，人們身處信息化時代，隨著信息技術、計算機技術的日益更新，各行各業均引入現代化技術。對于事業單位檔案管理而言，必須建立信息化管理渠道，提升信息化能力，是事業單位檔案事業發展的必然趨勢，符合時代發展步伐。要想實現檔案管理科學化，必須應用現代化信息技術與管理設備。在傳統檔案管理中，主要通過人工紙質為載體，記錄與存儲文檔，采用各類教學設備，特別隨著計算機技術與信息網絡技術的逐漸發展，針對信息檔案管理，在確保面對面服務的同時，建立網絡服務平臺，檔案管理趨向信息化、科技化。處于該類情況下，事業單位必須建立健全、科學的數據庫，具備信息檢索、查詢功能，檔案管理必須加強現代化建設，通過科學化手段，通過先進管理工具，提高信息處理效率，提高快速檢索功能，確保較高保密性，以節約人力、物力，進而提升檔案管理水平與效率。

第三，強化檔案管理人員的工作能力。對于事業單位檔案管理，因其綜合性較強，在新時代背景下，要求檔案管理的先進性、現代化，管理內容頁日益廣泛。對于檔案管理人員，需具備強專業知識，提升工作能力，即可以傳統紙質為媒介，又可利用信息技術管理檔案，對各類學科有初步了解，對于咨詢者的咨詢，可提供真實、準確的檔案信息。檔案管理人員作為檔案管理實施者，其水平高低決定了檔案管理的落實情況。所以，對于檔案管理而言，事業單位必須重視專業人才培養，強化技術培訓，有效提升管理人員工作水平，促進檔案管理的科學化發展。

第四，轉變檔案管理服務方式。對于事業單位檔案管理，檔案管理不應只由檔案管理部門負責，應轉變服務方式。傳統檔案管理主要為資料提供，而不是一種信息服務職能。目前，各行業正在深化改革，事業單位檔案管理必須轉變職能，提倡信息服務。因現代網絡技術日益發展與更新，在檔案管理過程中，必須適當下放管理權限，構建網絡咨詢平臺，為用戶提供可靠的咨詢服務，指導用戶檢索、篩選資料，以解決檔案空間限制和時間約束，進而提升事業單位的檔案管理水平。

3 結論

總而言之，對于事業單位而言，處于市場經濟條件之下，檔案管理已成為事業單位發展與管理的重要手段之一?，F階段，主要存在重視度不夠、軟件與硬件薄弱、專業管理人才缺乏、制度建設不合理等問題。對于這些問題，我們必須采取優化措施，轉變傳統管理理念，強化檔案管理現代化建設，提高檔案管理人員的工作能力，轉變檔案管理服務方式，進而提升事業單位檔案管理水平，促進事業單位檔案管理的穩健發展。