淺析商務英語信函寫作

摘 要：商務英語信函在國際貿易中一直有著舉足輕重的地位，特別是中國加入WTO以后，商務英語信函在對外貿易中的作用也越來越明顯。現在，在許多大學的英語專業新開設了經貿英語這一專業課，系統教授學生商務英語信函寫作，由此可見商務英語信函的重要性。本文淺析了商務英語信函寫作的特征、原則和技巧，使英語學習者更加了解商務英語信函寫作。

關鍵詞：商務英語信函；寫作特征；寫作原則；寫作技巧

商務英語是一種有專業用途的英語，雖然本質仍是英語，但是卻具有特殊的語言現象和表現內容。商務英語信函是商務英語中很重要的一部分，因為一項交易過程中的大量書面工作都要落實在商務英語信函上。由此，商務英語信函是交易成功的必要保證。

一、商務英語信函的寫作特征

1、詞匯專業化

商務英語信函通常選用表達相同或者相近含義的書面用語而非口語化詞匯。在一項貿易進行的全過程中，不論是詢盤、發盤、還盤還是接受、拒絕，多數用詞基本使用商務英語專用詞匯。

2、內容清晰化

商務英語信函的一大忌諱就是有太多的鋪墊或者繁瑣的客套話委婉語，將所要表達的意思寫得含糊不清，讓人無法作出明確的判斷。所以，商務英語信函使用一些表意確切的表達，語言精練、內容簡明、開門見山，直擊主題。

3、語言規范化

商務英語信函語言的規范化隨著對外貿易的頻繁而不斷得到改善，不地道的表達也正被規范的表達逐步替代。另外，因為信函中透露出的尊重對方、友善合作、尋求共同利益的態度為一項交易的成功創造了良好的氛圍，所以商務英語信函的語氣也被重視起來。

二、商務英語信函的寫作原則

1、簡潔原則

簡潔原則就是用盡可能少的詞傳遞出要表達的含義。一封簡潔的商務英語信函節省了寄信人和收信人雙方的時間和精力。例如：表達“現在”這一含義時，可以使用“now”或者“at the present time”，在商務英語信函寫作中，我們青睞于前者，因為其更簡潔。

2、清晰原則

清晰原則就是你的表意可以被讀者清楚地領會而不產生誤解。可以說，清晰原則是商務英語信函寫作原則中最重要的原則，因為信函的有效性依賴于此。寫信前明確想要表達的內容，然后用簡單平實的語言、結構清晰的句子和段落表達。

3、完整原則

完整原則就是商務英語信函中包括對方要求的或者你希望對方產生某種反應的一切事實和細節。所以，當商務英語信函中包含所有的必要信息時，它就是一封完整的信函。將信函中所例舉的各點詳細闡述和回答對方問到的所有問題可是幫助實現完整原則。

4、具體原則

具體就是明確的、確切的而不是模糊的、總括的。特別是當對方要求具體的回復時，具體原則的重要性就尤為突出。

例如：We hope the goods will be delivered as soon as possible.

We hope the goods will be delivered before October 9.

上例中，后者表達的時間更具體，符合具體原則。

5、禮貌原則

禮貌原則不僅僅指使用“please”、“thank you”此類詞，而是通過使用得體的語氣和禮貌的表達來顯示真實坦誠的態度。及時的回復是表達禮貌最簡單的途徑。另外，不在信函中表現出生氣、質疑、責備的情緒也是很重要的。

例如：We are sorry you have misunder- stood us.

We are sorry we did not make ourselves understood clearly.

上例中，后者既表達出了誤解這一事實，但又毫無責備之意，這樣的表達更可取。

三、商務英語信函的寫作技巧

1、合理選擇用詞

商務英語信函用詞的總體原則就是：多用簡單的、常見的單詞，少用冗長的、不常用的單詞。以方便讀者快速順暢的理解表達的意思。例如：用“never”代替“under no circumstances”來表達“決不”的含義。

2、注意專業術語

商務英語信函寫作的一大特點就是屬于的使用。為了避免造成損失，要熟練地掌握并在信函中正確地使用相應的專業術語。例如：letter of credit， L/C， CIF， FOB等等。

3、變換句子長度

長句含有大量的信息容易使所要表達的意圖變得模糊，而短句則表意明確，易于理解。但是如果一封信函中都是短句，又會讓信函變得無聊。所以，在商務英語信函中要長短句結合使用。

4、規劃段落長度

前面提到了句子的長度問題，實際上段落的長度也需注意。信函的起始段落和結束段落最好不要超過三到四行。主體段落最多不能超過八行。如果主體段落過長，就會使信函結構松散，讓讀者很難抓住關鍵點；反之，會給讀者留下觀點沒有被充分證明的印象。

5、多用主動語態

總的來說，與被動語態相對比，主動語態的句子更簡潔有力。主動語態的表達更容易讓讀者抓住動作的主體，明白是誰在做什么事。一般被動語態用來陳述一些厭煩的或者未被適當執行的事情。

商務英語信函是貿易雙方進行書面溝通的重要手段。我們在寫此類信函時，一定要牢牢把握其特征，嚴格遵循其寫作原則，合理有效使用其寫作技巧，從而達到寫出有效的商務英語信函的目的。

參考文獻：

[1]蔡芳.淺談商務英語信函寫作[J].湖南冶金職業技術學院學報，2006.3

[2]張迪，張愛華.實用英語教你寫商務信函[J].北京：北京航空航天大學出版社，2003.12

[3]周桂英，張冬梅，李瑞. 商務英語信函的寫作原則與技巧.鄭州輕工業學院學報（社會科學報），2003.4

作者簡介：宋丹陽（1993.5-），女，內蒙古自治區呼倫貝爾人，內蒙古大學，英語專業。