淺談做好市政工程檔案管理工作

高偉紅

(威海市市政建設(shè)公用事業(yè)管理處,山東威海 264200)

淺談做好市政工程檔案管理工作

高偉紅

(威海市市政建設(shè)公用事業(yè)管理處,山東威海 264200)

當(dāng)前,各地正加快推進(jìn)新型城鎮(zhèn)化和精品城市建設(shè),市政基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)飛速發(fā)展。如何加強(qiáng)市政工程檔案管理,更好地服務(wù)新型城鎮(zhèn)化建設(shè)、保障精品城市建設(shè),是市政工程建設(shè)和管理單位必須高度關(guān)注和重視的重要問(wèn)題。

市政工程 檔案管理

當(dāng)前及今后一個(gè)時(shí)期，是各地加快推進(jìn)新型城鎮(zhèn)化、建設(shè)精品城市的重要時(shí)期，市政基礎(chǔ)設(shè)施規(guī)模不斷擴(kuò)大，工程數(shù)量持續(xù)猛增，工程類型更加多元化，由過(guò)去單純的城市道路、地下管線、橋梁涵洞和路燈照明，發(fā)展到高架道路、城市隧道、地下軌道交通和地上軌道交通等立體化工程，技術(shù)難度越來(lái)越復(fù)雜、技術(shù)要求越來(lái)越高，對(duì)市政工程檔案管理工作帶來(lái)新的挑戰(zhàn)。如何加強(qiáng)新形勢(shì)下的市政工程檔案的管理，是市政工程建設(shè)和管理單位必須引起關(guān)注的重要問(wèn)題。

1 深刻認(rèn)識(shí)市政工程檔案在新型城鎮(zhèn)化和精品城市建設(shè)中的重要作用

一是市政工程檔案是新型城鎮(zhèn)化規(guī)劃建設(shè)的重要基礎(chǔ)。新型城鎮(zhèn)化不是白手起家建新城，而是依據(jù)原有的城鎮(zhèn)體系，拓展發(fā)展空間，完善市政基礎(chǔ)設(shè)施等城市功能，增強(qiáng)城市吸納力和承載力的過(guò)程。隨著新型城鎮(zhèn)化的加快推進(jìn)，原有的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)需要改造和提升，新規(guī)劃的區(qū)域要與原有區(qū)域進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施配套對(duì)接，無(wú)論是區(qū)域規(guī)劃還是工程建設(shè)，都需要翔實(shí)、準(zhǔn)確、可靠的市政工程檔案作支撐?？梢哉f(shuō)，市政工程檔案是新型城鎮(zhèn)化的基礎(chǔ)，離開(kāi)了市政工程檔案，新型城鎮(zhèn)化就會(huì)陷入規(guī)劃無(wú)序、建設(shè)無(wú)序、發(fā)展無(wú)序的境地，造成極大浪費(fèi)和嚴(yán)重?fù)p失。

二是市政工程檔案是精品城市建設(shè)的重要保障。精品城市建設(shè)，必須將精品意識(shí)貫穿到城市建設(shè)的每一個(gè)環(huán)節(jié)，從規(guī)劃、立項(xiàng)到建設(shè)、驗(yàn)收，做到精益求精，高水平設(shè)計(jì)，高標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，做到件件是精品、個(gè)個(gè)是亮點(diǎn)。城市建設(shè)的每個(gè)工程、每個(gè)環(huán)節(jié)，都需要納入工程檔案管理，國(guó)家也明確規(guī)定了工程檔案在城建工程項(xiàng)目建設(shè)中的重要地位。重視和加強(qiáng)工程檔案管理，能夠使工程建設(shè)和管理單位切實(shí)加強(qiáng)質(zhì)量管理，建設(shè)精品工程，打造精品城市。

三是市政工程檔案是提高城市管理水平的重要依據(jù)。從城市道路、地下管線、橋梁涵洞和路燈照明等維護(hù)，到高架道路、城市隧道、地下軌道交通和地上軌道交通等管理，以及城市區(qū)域開(kāi)發(fā)，城市管理涉及方面多、影響范圍廣、社會(huì)關(guān)注度高，是普遍的管理難題。只有以市政工程檔案為依據(jù)，準(zhǔn)確了解各類市政工程建設(shè)數(shù)據(jù)，才能科學(xué)制訂改造方案，準(zhǔn)確判斷故障部位，有效避免因亂挖、亂建造成的無(wú)序改造、盲目改造，甚至是安全事故。

2 當(dāng)前市政工程檔案工作中存在的突出問(wèn)題

一是內(nèi)容不全。長(zhǎng)期以來(lái)，由于檔案工作的特殊性，很多建設(shè)單位存在重工程、輕檔案的問(wèn)題，沒(méi)有形成完善的檔案管理工作機(jī)制，工程檔案不全等現(xiàn)象普遍存在，甚至有假檔案、假資料等問(wèn)題。

二是收集困難。很多建設(shè)單位對(duì)工程檔案重視不夠，沒(méi)有落實(shí)專人負(fù)責(zé)，往往以工程緊、任務(wù)重為借口，不及時(shí)形成、提供檔案材料，不注重收集具有保存價(jià)值的文字、圖片、音像等檔案資料，甚至工程項(xiàng)目竣工很久也沒(méi)有提供相關(guān)檔案。

三是服務(wù)滯后。很多建設(shè)單位忽略了工程檔案的重要作用，無(wú)論是新建工程還是改造項(xiàng)目，往往沒(méi)有提前查閱檔案，依據(jù)檔案制訂工程方案，造成盲目施工。由于缺乏相關(guān)的聯(lián)合審查機(jī)制，市政工程檔案管理部門往往無(wú)法提前介入工程建設(shè)，不能充分發(fā)揮工程檔案的應(yīng)有作用。

3 提升市政工程檔案管理效能的對(duì)策措施

一是進(jìn)一步健全檔案管理機(jī)制。市政工程建設(shè)涉及面廣，檔案工作從文件的形成、收集、整理、審核到歸檔、移交等，需要參與工程項(xiàng)目的建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等多個(gè)單位的共同努力，缺一不可。做好市政工程檔案工作，首先必須健全管理機(jī)制，明確各相關(guān)單位的檔案管理責(zé)任和工作要求，每個(gè)項(xiàng)目的每個(gè)參與單位都要設(shè)立專職檔案員，負(fù)責(zé)本單位的檔案工作，實(shí)行檔案管理與工程項(xiàng)目的建設(shè)同步進(jìn)行、同步督導(dǎo)、同步檢查。在各單位內(nèi)部，要健全檔案聯(lián)動(dòng)機(jī)制，各業(yè)務(wù)科室和項(xiàng)目部都要把及時(shí)上報(bào)檔案材料作為本職工作的重要內(nèi)容，做到普通檔案資料定期上報(bào)，重要資料隨時(shí)上報(bào)，所有檔案全部上報(bào)的檔案上報(bào)制度，切實(shí)保證檔案資料的時(shí)效性和完整性。

二是進(jìn)一步健全檔案收集機(jī)制。市政工程由于時(shí)間較長(zhǎng)、室外作業(yè)多、涉及面廣、單位分散，檔案收集存在諸多困難，很容易造成資料積累殘缺不全。要健全檔案收集機(jī)制，充分發(fā)揮各方面的工作積極性，形成共同關(guān)心檔案、共同收集檔案的工作合力，從源頭上保證文件材料無(wú)遺漏、無(wú)差錯(cuò)。一方面，要強(qiáng)化跟蹤。檔案工作人員要積極、主動(dòng)、全面掌握工程進(jìn)度，根據(jù)工程進(jìn)度，及時(shí)督促有關(guān)科室或項(xiàng)目部收集檔案，并做出相應(yīng)的技術(shù)指導(dǎo)。另一方面，要強(qiáng)化協(xié)調(diào)。對(duì)一些規(guī)模較大的市政工程，項(xiàng)目建設(shè)單位和檔案管理部門，應(yīng)高度重視檔案收集工作，加強(qiáng)與施工單位檔案員及監(jiān)理等單位的聯(lián)系，及時(shí)掌握工程進(jìn)展情況，根據(jù)工程進(jìn)度進(jìn)行催收，必要時(shí)采取一定的強(qiáng)制性手段，避免檔案原始材料的散失，確保工程檔案的連續(xù)性、完整性和準(zhǔn)確性。

三是進(jìn)一步健全檔案服務(wù)機(jī)制。市政工程檔案的作用在于為城市管理提供可靠依據(jù)，市政工程檔案管理的最終目的是服務(wù)城市建設(shè)、保障城市運(yùn)行、促進(jìn)城市發(fā)展。要?jiǎng)?chuàng)新工作思路，健全檔案服務(wù)機(jī)制，拓展市政工程檔案服務(wù)范圍和領(lǐng)域，變檔案收集為檔案應(yīng)用，變管理為服務(wù)更好地發(fā)揮市政工程檔案的作用。在具體的城市規(guī)劃、建設(shè)和管理實(shí)踐中，要建立健全檔案審查機(jī)制，確保每個(gè)規(guī)劃、每個(gè)工程、每個(gè)改造都先經(jīng)過(guò)檔案對(duì)接和檔案審查；同時(shí)，要依托信息技術(shù)，積極開(kāi)發(fā)三維市政工程檔案管理系統(tǒng)，為各施工單位提供方便、快捷的查詢服務(wù)，更好地發(fā)揮市政工程檔案的基礎(chǔ)作用、保障作用和服務(wù)作用，為新型城鎮(zhèn)化建設(shè)和精品城市建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)和有力支撐。