京津滬渝四直轄市檔案信息網信息服務比較研究

文｜唐江玲 萬進 楊凡

隨著互聯網的普及和信息技術的飛速發展，越來越多的檔案機構選擇在互聯網上建立檔案網站，為用戶提供在線信息服務，但各個檔案網站由于其自身的因素，服務內容的廣度與深度往往不盡相同。總體來說，我國檔案網站的信息服務水平仍處在偏低的位置。本文通過對國內具有代表性的四個檔案網站—北京、天津、上海、重慶四直轄市檔案信息網的信息服務進行比較研究，希望能對檔案網站的信息服務建設起到參考作用。

單向信息服務比較

檢索服務

北京檔案信息網為用戶提供了檔案目錄檢索和檔案全文檢索兩種檢索方式，共建立了6個目錄數據庫，此外還在首頁提供了站內檢索。天津市檔案網為用戶提供了目錄全文檢索，用戶可以通過輸入關鍵字進行檢索，在首頁也為用戶提供了目錄+全文+相關信息的檢索途徑。上海檔案信息網為用戶提供了開放檔案一站式查詢，用戶可以通過瀏覽查詢上海市檔案館、浦東新區檔案館等18個區縣的檔案館館藏及資料，還可以通過輸入標題、存址、起始日期、終止日期等進行條件檢索，通過輸入標題模糊查詢進行專題查詢等。重慶檔案信息網則為用戶提供了民國檔案、現行檔案、移民檔案等類別的信息檢索，用戶可以通過輸入題名進行全文檢索，還可以通過高級查詢方式對檢索條件進行進一步的限制。

及時信息發布

北京市檔案信息網通過局館動態、本市動態、公告看板、國內外動態等欄目向用戶發布了有關本局本館的最新信息、本市的最新新聞、最新的公告以及國內外的檔案動態等等，用戶在登陸檔案網站查閱檔案信息的同時也可以了解最新的熱點或檔案相關信息。天津檔案網通過通知公告、本市信息、綜合信息等欄目向用戶展示有關天津檔案方面的最新通知公告、天津市的最新動態信息以及其他省市檔案行業的相關綜合信息。上海檔案信息網設置有最新視點、本埠動態、國內縱覽等欄目，為用戶提供了有關上海檔案的最新內容、有關國內其他省市的檔案動態乃至其他國家的檔案相關信息。重慶檔案信息網則通過公告欄、蘭臺資訊、領導講話等欄目向用戶展示了重慶檔案局、重慶檔案學會的最新公告、通知、重慶各個區縣的最新檔案新聞以及各級領導在檔案工作會議上的重要講話。

在線展覽

北京檔案信息網的在線展覽資源豐富，約有百余項有關檔案資源的展覽，例如黨旗飄揚主題展、朝陽區檔案利用事例展、五四--尋覓當年走過的足跡展等等。天津檔案網設置了網上展廳，其中還有專門的三維展廳，為用戶展出了天津城市記憶展覽、廉政建設在機關展覽等，此外還有珍檔展示、專題展廳，為用戶展現了天津檔案館的館藏珍品以及有關特定專題如天津世博檔案、天津老紅軍、天津老景觀等的專題內容。上海檔案信息網也設置了專門的網上展覽欄目，提供了一系列檔案展覽如：解放之路--慶祝上海解放六十周年檔案圖片站、辛亥革命在上海檔案展等等。重慶檔案信息網的網上展廳則為用戶提供了專題展示如珍檔展示、百年重慶、西南服務團、重慶城市記憶珍品檔案展等等及照片展示等。

在線音視頻

北京市檔案信息網雖然整體建設水平比較高，但沒有為用戶提供在線音視頻，即使是專題展覽，也都只是靜態圖片的展示，沒有相關的音頻和視頻介紹。天津檔案網的在線音視頻比較豐富，為用戶提供了有關紀念建黨九十周年、辛亥革命一百周年、檔案文化大講堂、先進事跡報告會等主題的一系列相關視頻，還提供了天津檔案網視頻會議系統，可以實現16方實時通話、視頻分屏或全屏顯示、20方高清視頻、會議同步、會議室字母加載等。上海檔案信息網則設置有專門的檔案影像欄目，提供了上海檔案信息網具有自主知識產權的音視頻作品，如《一號機密》、《追憶檔案里的故事》、《外灘外國建筑群中英版》等等，此外還為用戶提供了東方講壇的講座錄像供用戶觀看。重慶檔案信息網也有專門的視頻點播欄目，為用戶提供了有關檔案法制建設、新時期檔案事業、檔案事業體系形成、重慶大轟炸等主題的視頻40余部。

交互信息服務比較

在線咨詢

北京檔案信息網在首頁上設置了網上咨詢欄目，但此欄目只為用戶羅列出了7個典型問題及其答復，并未為用戶開設網上咨詢或留言的入口，其網上咨詢欄目功能不強。天津檔案網在在線咨詢方面是值得其他網站借鑒的，首先通過設置業務交流欄目，為用戶解答有關檔案業務問題；其次通過開設交流室的方式，為用戶與用戶以及用戶與工作人員之間提供交流的平臺；用戶還可以通過咨詢投訴欄目，在網站上填寫所需咨詢的問題以及自己的聯系方式，工作人員會以電子郵件、網上留言以及電話方式在七個工作日內答復提問者本人。上海檔案信息網則沒有為用戶提供在線咨詢服務。重慶檔案信息網為用戶提供了網上留言欄目，且基本上對用戶所提出的問題一一進行了解答，或者留下了其他方式讓用戶另行聯系。

網上預約

北京檔案信息網為用戶提供了預約調卷方式，為用戶節省了在檔案館利用檔案時等候調卷的時間，用戶可以在“網上查檔”欄目中檢索目錄，預約需要的檔案。上海檔案信息網也開通了網上預約服務。天津檔案網和重慶檔案信息網則沒有提供網上預約服務。

在線交易

在線交易，是指通過互聯網進行的交易，其交易主要憑借虛擬貨幣完成各種實體物品、信息服務、虛擬產品的購買。北京市檔案信息網、上海檔案信息網、重慶檔案信息網上均沒有任何在線商品或服務出售的信息，只有天津檔案網有專門的檔案商城，用戶可以在檔案商城內購買檔案裝具、密集架、檔案培訓用書等商品，還可以購買代保管、檔案著錄及數字化等服務。

網上論壇

網上論壇，又稱電子公告板或公告板服務，是Internet上的一種電子信息服務系統。它提供一塊公共電子白板，每個用戶都可以在上面書寫，可發布信息或提出看法。它是一種交互性強，內容豐富而及時的Internet電子信息服務系統，用戶在論壇上可以發布信息、進行討論。北京檔案信息網和重慶檔案信息網上均沒有設置可供用戶交流發布信息的網上論壇，天津檔案網通過設置了交流室讓用戶和工作人員，以及用戶之間可以方便的交流發布信息，進行討論等。上海檔案信息網則設置了專門的檔案論壇，論壇里面還按內容分為檔案學基礎論、檔案事業管理、機關檔案工作、企業檔案工作、專業檔案工作、檔案館工作、檔案現代化管理、檔案法制建設、外國檔案工作、學校檔案、檔案人語等多個類目，用戶可以根據類目名稱進入自己感興趣的論壇類目與有相同興趣愛好的用戶共同交流。

信息服務的對策

以為公眾提供服務為核心

四直轄市檔案網站應圍繞著為公眾服務的核心展開建設，充分利用互聯網開設檔案查詢欄目，為用戶提供檔案信息的在線檢索與利用，定期或不定期公開檔案的目錄或全文信息，最大限度的為用戶獲取檔案信息資源提供優質的服務。

加快數字化進度，擴充網站資源

信息資源是網站提供良好服務的根本。四直轄市檔案網站工作人員應加快對紙質開放檔案的數字化處理步伐，擴充檔案網站的數字化資源，以提供給用戶查詢利用。

完善網頁設計，合理設置欄目

檔案網站的網頁是用戶登陸后直接呈現在用戶面前的界面，其網頁結構、配色方案、欄目設置等等都直接影響到用戶對檔案網站的評價。因此，四直轄市檔案網站應在網頁設計，欄目設置等等環節上從用戶的角度出發，建立一個最能為用戶所接受并方便其使用的檔案網站。