淺談加強和改進對企業(yè)檔案工作的監(jiān)管

嚴　方

（淮北礦業(yè)集團公司檔案館，安徽　淮北　235006）

淺談加強和改進對企業(yè)檔案工作的監(jiān)管

嚴方

（淮北礦業(yè)集團公司檔案館，安徽淮北235006）

摘要：各級檔案部門應適應政府職能轉(zhuǎn)變、企業(yè)改革與發(fā)展的形勢，及時改變管理手段，根據(jù)檔案法律法規(guī)的授權，加強對企業(yè)檔案工作的監(jiān)管，引導企業(yè)依法開展檔案工作，提高企業(yè)檔案工作法制化、規(guī)范化水平。

關鍵詞：企業(yè)檔案；法律法規(guī)；目標管理

企業(yè)檔案工作目標管理是根據(jù)國家有關企業(yè)檔案工作的法規(guī)、標準及企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀和近期發(fā)展計劃，制定出企業(yè)檔案工作評估標準，并按規(guī)定的辦法、程序進行考評、認定等級的一種檔案工作管理方式。通過開展檔案工作目標管理活動，許多企業(yè)明顯提高了檔案管理水平，增強了檔案服務能力。

但是，隨著國家改革發(fā)展和政府職能轉(zhuǎn)變，在國務院決定取消的第一批行政審批項目中，就包括取消國家檔案局對企業(yè)檔案工作目標管理等級的審批。這樣一來，不少地方的檔案部門和企業(yè)感到措手不及，企業(yè)檔案工作似乎一下子失去了一個重要的抓手。在此情況下如何進一步加強企業(yè)檔案工作？筆者認為，各級檔案部門應當適應政府職能轉(zhuǎn)變、企業(yè)改革與發(fā)展的形勢，及時改變管理手段，根據(jù)檔案法律法規(guī)的授權，加強對企業(yè)檔案工作的監(jiān)管，引導企業(yè)依法開展檔案工作，提高企業(yè)檔案工作法制化、規(guī)范化水平。

1　建立直接監(jiān)管關系

檔案部門以前對企業(yè)檔案工作進行業(yè)務監(jiān)督指導，一般通過企業(yè)主管部門聯(lián)系。經(jīng)過近年來的政府機構改革，企業(yè)主管部門轉(zhuǎn)變職能、撤銷或合并，通過主管部門聯(lián)系企業(yè)的途徑已不現(xiàn)實，檔案部門必須直接面對企業(yè)。《檔案法》第六條規(guī)定：“縣級以下地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，并對本行政區(qū)域內(nèi)機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實行監(jiān)督和指導。”據(jù)此，國家檔案局與中央企業(yè)、安徽省檔案局與安徽省屬企業(yè)已分別建立檔案業(yè)務監(jiān)督指導關系，明確了檔案部門監(jiān)督指導的具體內(nèi)容、企業(yè)開展檔案工作的主要義務。市、縣檔案部門也應參照這種做法，在同級國有資產(chǎn)管理部門的配合支持下，分別與市、縣所屬重點骨干企業(yè)建立業(yè)務監(jiān)督指導關系。要保持監(jiān)管渠道的暢通，并以監(jiān)管重點企業(yè)為突破口，研究嘗試逐步將更多的企業(yè)納入檔案行政管理范圍。

2　引導企業(yè)規(guī)范檔案行為

無論企業(yè)如何發(fā)展變化，其各種行為必須符合國家法律、政策的規(guī)定，這一點隨著依法治國國策的深入實施已被普遍認同。作為代表政府主管檔案事業(yè)的檔案行政管理部門，其對企業(yè)檔案工作進行管理的最重要職責，就是監(jiān)督、指導企業(yè)貫徹執(zhí)行國家檔案法律法規(guī)和有關方針政策，引導企業(yè)規(guī)范檔案行為。過去推行的企業(yè)檔案工作目標管理，是把檔案法律法規(guī)、標準規(guī)范的要求細化為具體條款，企業(yè)據(jù)條款執(zhí)行，現(xiàn)在企業(yè)自主權擴大，應該允許企業(yè)在法律許可的范圍內(nèi)有更大的操作空間。因此，檔案部門的工作重點應放在政策引導方面，而不是具體操作層面。要有系統(tǒng)地向企業(yè)發(fā)送、傳達、宣傳國家檔案法律法規(guī)、方針政策，結合本地實際制定關于企業(yè)檔案工作的辦法、規(guī)定、標準、規(guī)范，讓企業(yè)及時知曉國家對檔案工作的最新要求，使企業(yè)檔案工作有法可依、有規(guī)可循。

3　加強執(zhí)法檢查

做好檔案工作雖是企業(yè)的一項法定義務，但也有少數(shù)企業(yè)片面追求經(jīng)濟效益，忽視基礎管理，檔案法制意識淡薄，以致檔案工作不作為，甚至不同程度地存在檔案違法行為。《檔案法實施辦法》第八條已賦予縣級以上地方各級人民政府檔案行政管理部門依法查處本行政區(qū)域內(nèi)檔案違法行為的職責。檔案行政管理部門對企業(yè)檔案工作的管理，要變以行政手段為主為以法律手段為主，輔以經(jīng)濟、宣傳教育等手段。要立足檔案行政執(zhí)法主體地位，理直氣壯地開展檔案執(zhí)法檢查工作，加強對整改工作的監(jiān)督，做到執(zhí)法必嚴、違法必究，體現(xiàn)法律威嚴。要圍繞具體檔案違法行為的查處，大張旗鼓地進行宣傳，擴大社會影響面。此外，可以考慮結合安徽省推行的檔案年檢制度，將省、市、縣所屬企業(yè)分別納入省、市、縣直屬單位檔案工作年檢范圍；加強與同級人大有關工作部門、政府法制部門的聯(lián)系、協(xié)調(diào)，定期或不定期對企業(yè)貫徹執(zhí)行檔案法律法規(guī)情況進行專項檢查。

4　堅持分類指導的原則

由于企業(yè)所有制性質(zhì)、生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)模、涉足行業(yè)等的不同，企業(yè)檔案工作管理模式、發(fā)展水平等也不盡相同，對企業(yè)檔案工作的具體要求應尊重個體差異，堅持實事求是、分類指導的原則。對大型企業(yè)和企業(yè)集團，特別是經(jīng)濟效益好、工作積極性高的，應堅持高標準、嚴要求，除了指導其做好自身檔案工作外，還應要求其指導所屬單位（包括駐外機構）做好檔案工作。對關系國計民生的企業(yè)，應加強對其新建項目檔案工作的指導，確保項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)。對非國有企業(yè)，要重點研究對其形成的對國家和社會具有保存價值的檔案進行監(jiān)控的范圍、方式，指導其管理好這部分檔案，自我完善檔案工作，對各類中小企業(yè)，要特別注意發(fā)揮工商業(yè)聯(lián)合會、行業(yè)協(xié)會、中小企業(yè)協(xié)會、個體私營者協(xié)會等民間組織的作用，協(xié)同引導這些企業(yè)的檔案工作步入法制化、規(guī)范化軌道。

5　發(fā)揮典型示范作用

安徽省企業(yè)檔案工作經(jīng)過多年的發(fā)展，出現(xiàn)了許多亮點。筆者所在的淮北礦業(yè)集團有限責任公司，檔案工作始終堅持以服務企業(yè)安全生產(chǎn)為宗旨，積極參與、融入、滲透到礦井各項工作中去，切實發(fā)揮了檔案應有的作用。檔案人員經(jīng)常深入基層進行調(diào)查研究，了解其需要，以此來確定工作的重點和服務方向，努力做到超前編研，充分挖掘檔案的內(nèi)在潛能。目前，淮北礦業(yè)集團檔案館共有案卷目錄285本，全引目錄134本，歸檔文件目錄29本，機讀案卷級目錄17777條，機讀文件級目錄94859條。由于企業(yè)檔案工作水平不斷提升，淮北礦業(yè)集團檔案館于1991年晉升為國家一級檔案管理單位；并先后被煤炭工業(yè)部、安徽省評為“七五”、“八五”、“九五”檔案工作先進單位；多次被評為全國煤炭檔案工作先進單位；2003年被評為全國檔案工作優(yōu)秀集體；2005年至2008年連續(xù)被評為安徽省檔案先進單位。

除此之外，安徽省有的行業(yè)內(nèi)企業(yè)檔案工作齊頭并進，整體發(fā)展水平高；有的企業(yè)依法行使檔案管理職能，收效顯著；有的企業(yè)檔案業(yè)務建設基礎扎實，在紙質(zhì)檔案整理、電子文件歸檔管理、照片檔案管理等方面有特色；有的企業(yè)綜合檔案室建設規(guī)范，檔案保管條件好；有的企業(yè)開展檔案信息服務，取得了明顯的經(jīng)濟效益和社會效益；有的企業(yè)宣傳檔案工作，深入職工人心。檔案部門要充分發(fā)揮先進典型的示范作用，保持敏銳的洞察力，善于發(fā)現(xiàn)典型、總結典型經(jīng)驗、提升典型檔次，把一些企業(yè)檔案工作的好做法、好經(jīng)驗推廣到更多的企業(yè)中去。

6　組織交流與協(xié)作

企業(yè)檔案機構之間進行檔案工作經(jīng)驗交流，可以取長補短，少走彎路，達到事半功倍的效果。檔案部門應了解企業(yè)這一需求，協(xié)助、指導企業(yè)成立檔案工作協(xié)會或協(xié)作組，為企業(yè)順利開展檔案工作搞好協(xié)調(diào)和服務。近年來許多地方都成立了企業(yè)檔案工作協(xié)作組。協(xié)作組是研究、評價、服務創(chuàng)新型企業(yè)檔案工作的平臺，是檔案行政管理部門的助手，應在省檔案局的監(jiān)督指導下，開展檔案工作協(xié)作交流，組織檔案工作理論研究，創(chuàng)新企業(yè)檔案工作手段，提高企業(yè)檔案工作管理水平和服務能力。

協(xié)作組要宣傳貫徹《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案工作規(guī)范》等檔案法律法規(guī)，促進企業(yè)檔案工作依法健康發(fā)展。在堅持服務、創(chuàng)新、開放、協(xié)作、務實的工作原則下，可通過研討座談、現(xiàn)場觀摩、咨詢交流、撰寫文章等多種形式，匯集企業(yè)檔案工作信息、交流企業(yè)檔案工作經(jīng)驗、推廣企業(yè)檔案工作先進典型，提高企業(yè)檔案工作整體水平。要反映企業(yè)檔案工作中存在的問題，研究企業(yè)檔案工作對策，提供咨詢與政策建議，為制定相關政策措施提供依據(jù)。協(xié)作組組長單位作為協(xié)作組的召集單位，應當制定協(xié)作組的活動計劃，并組織實施；各成員單位應積極參加活動。政府檔案部門可以適時召開會議，總結交流協(xié)作組的工作經(jīng)驗，推廣好的做法，表彰先進，促進國有企業(yè)檔案工作同步協(xié)調(diào)發(fā)展。