港口設備的備件采購與庫存控制

林金英 莊志忠 陳清彬

（福建船政交通職業學院機械工程系 福州）

一、概述

福州港機械設備主要有雜貨碼頭的門座起重機、輪胎吊、汽車吊、底盤車、叉車等國產設備；散貨碼頭的卸船機、皮帶輸送機及裝載機等；集裝箱碼頭的岸橋、輪胎式及軌道式龍門吊、正面吊、堆高機等，由于進口件所占比例較大、價格昂貴、利用率高，設備又處于老化期，因此設備管理難度較大。例如，集裝箱碼頭的起重機主要有上海振華港機生產的岸邊集裝箱起重機（簡稱岸橋）、輪胎式及軌道式龍門起重機，主要的電控系統、減速箱等核心關鍵零部件均為進口件；裝卸搬運的機械主要是瑞典卡爾瑪的正面吊、堆高機以及德國林德叉車等，它們不但價格昂貴，而且大多是90年代初、中期引進的設備，使用時間均在10年以上，已進入老化期，有些備件國外已停止生產。隨著集裝箱吞吐量的逐年遞增，2013年達到150萬TEU，設備利用率不斷提高，為保證其可靠性與維修性，特別是減少故障停機的待料時間，企業利用有限的資金做好備件的采購管理與庫存控制工作，取得了較好效果。

二、加強備件的采購與入庫管理

（1）編制采購計劃。使用部門提交正式的備件采購請求時應包括：所需備件明細項說明、質量和數量要求、期望交貨日期、備件請購申請人等，經設備管理部門審核匯總后提交給采購部門。采購部門在收到正式備件請求后，根據用戶單位需求及備件庫存情況制定采購計劃，做好綜合平衡，以便保證備件的及時供應，降低備件庫存及成本，減少緊急采購情況發生。

（2）供應商評估和選擇。對供應商的備件質量、成本、供應、服務等方面進行評估，通過確立級別，實現擇優排序。確定出合格的供應商后，采購部門要對采購的備件、材料進行貨比三家，并提供給上級有關部門審定，如采購委員會。采購委員會通常由技術負責人、財務負責人和副總經理3人組成，有最終決定權，對采購部門提供的貨比三家詢價情況進行質詢與審定，選擇性價比最優的供應商進行采購。

（3）采購與監督訂單。發送訂單的目的是為用戶購買到合格的備件，對數量大及常用的備件，則要求供應商報價或投標，既可用總購貨訂單方法，也可用個別訂貨訂單方法；少量或緊急的備件購買可直接與合格供應商聯系，但要制定出控制措施。監督訂單的主要目的是為了正確執行企業的采購原則，監督備件按期送達，還可對供應商的績效表現等進行評價與反饋。例行追查訂單，尤其是數量大或交貨時間長的進口備件訂單，能使采購部門預見送貨延遲問題，并將這一信息及時傳遞到相關部門。同樣有關部門也可把所需備件數量與交貨變化情況及時傳遞給采購部門，使他們能夠及時調整各自的計劃。

（4）接收供貨。接受供貨的主要目的是確保備件的質量能夠滿足使用要求。收貨部門必須檢查供應商交付的備件質量與數量，同時通知采購、用戶等單位進行聯合檢驗，驗收組由倉管員、采購員及技術員組成。如果備件不符合接收要求，應將其退回供應商，并要求賠償或替換。

（5）入庫與核銷。備件經過驗收組檢驗合格，并與采購委員會審批的比價表核對后，倉管員給予入庫上架，并打印出入庫單。采購員可憑比價表、入庫單、備件發票等去財務部門報銷。

三、加強備件的庫存控制

1.備件庫存管理的考核經濟指標

為減少備件資金積壓，加快資金流轉，保證設備的可靠性與維修性，需對備件管理部門實行績效考核，目的是提高人的主觀能動性和科學合理地確定備件庫存資金定額，并以此作為考核備件管理部門最主要的一個績效指標。同時結合備件資金周轉期、備件庫存資金周轉率與資金占用率輔助指標進行考核。

（1）備件儲備資金的核算。因為設備、備件的多樣性及歷史遺留的不合理備件等原因，企業既不能簡單地以備件卡上規定的儲備定額進行核算，也不可籠統地以設備原置的2%～3%進行簡單估算，應遵循“以耗定儲”的原則，即，在制定儲備定額時，只能對易損件、一般件來做適當儲備，如果備件儲備的需用總資金超過規定值時，就要對儲備定額作適當調整，調整原則是確保生產的關鍵備件，削減輔助設備備件。一般情況下，企業是以上年度的備件儲備金額，結合上年度的備件消耗金額及本年度的設備維修計劃，來確定本年度的備件儲備資金定額，例如，2013年度企業備件儲備資金定額就是根據上述情況確定為420萬元；同時還要根據以下經濟指標來衡量檢查備件管理的工作質量與水平。

通過以上倉庫備件的經濟量化指標，可對備件管理部門進行績效考核。同時通過對庫存備件的發放、使用動態信息的統計分析，可以摸清備件使用期間的消耗規律，逐步修正儲備定額，合理儲備備件。于此同時也可采用以下的備件庫存管理方式，及時處理積壓備件、加速資金周轉，進一步降低庫存資金。

2.實施新的庫存管理模式

福州港集裝箱碼頭機械設備品種規格較多，既有碼頭前沿的岸橋、門座起重機等裝卸船設備，又有堆場的輪胎式及軌道式龍門起重機、正面吊、堆高機、叉車等拆堆垛機械設備，水平搬運的集裝箱牽引車、半掛車等。設備使用時間長，已進入老化期，且設備的主要配套件呈多樣性。例如，電控系統既有SIEMENS、ABB、GE、YASKAVA、OMRON等知名國外電控品牌，又有武漢港迪、常州基騰、上海海得等國產品牌。備件有成千上萬種，性能、規格、價格差異大，對設備影響程度不一，采購周期不同，如果儲備齊全，則需要非常大的流動資金，若儲備不足又會導致停機待料，難度可想而知。為此，除了在技術上逐漸進行國產化改造外，在備件儲備上還采取了以下措施。

（1）ABC分類儲備。進行備件的A、B、C分類儲備，有利于在備件管理工作中抓住重點，利用好有限的備件儲備資金，保證設備正常運行，并在設備管理工作中有針對性地開展狀態檢測和預知性維修。

A類備件。需重點儲備，一般為儲備期長（周轉速度慢）、重要程度高，因為無法修復而導致長時間停機、無法臨時替代，儲備件數較少（通常只有1~2件）、采購制造較困難而價格又較高的備件。例如，電控系統中的變頻器、PLC、模塊類電氣配件、特殊電纜、傳感器、液壓元件、精密器件等。對此類備件要重點控制，在保證供應的前提下控制好進貨量，應按最經濟、最合理的批量和時間進行訂貨和采購。可采取定時、定量進貨，保證生產的正常需要。此類備件約占庫存的65%。

B類備件。對B類備件的控制不如A類那樣嚴格，訂貨批量可適當加大，時間可稍有機動，對庫存量的控制也可比A類稍寬些，例如，發動機配件、液壓系統密封件、傳動皮帶、鏈條、接觸繼電器等，此類備件約占庫存的20%。

C類備件。由于其耗用資金不大，而品種較多，為了簡化物資管理，按照計劃需用量一次訂貨，或適當延長訂貨間隔期等，減少訂貨次數。例如，螺栓螺母、軸承、密封件等。此類備件占庫存的10%～15%。

（2）實施ERP信息化管理。企業引入了ERP（企業資源計劃）管理系統后，將備件管理中的計劃申報、審核、采購、出入庫，以及備件編碼、錄入、查詢等，均放在ERP信息管理系統平臺上進行。在平臺上設置了備件采購管理、庫存管理、查詢統計管理等模塊，有相應的操作流程，對應相關的責任單位與責任人，為備件管理提供便捷的服務。利用ERP強大的查尋功能，可大大縮短統計與計劃調整的時間。

ERP的采購管理模塊中有備件分類編碼、月計劃申報、請購備件申報、采購訂單查詢審核功能，其中備件分類編碼中不僅為備件提供相應的規格型號，還可填加對應設備、相應廠家、圖紙資料信息，大大縮短備件查閱、整理時間。庫存管理模塊有備件出入庫管理、修舊利廢、社會庫存管理等功能模塊，查詢統計模塊包含有庫存信息查詢、出入庫明細查詢、部門訂貨情況查詢、各車間備件分配情況查詢、呆滯物料查詢功能。為統計、查詢、改進、創新等提供有力的支持，大大提高了工作效率，降低了管理成本。

（3）擴展社會庫存與互助儲備。社會庫存是供應商按企業的年消耗定額提前準備的一定量數的備件，儲備在企業或供應商的倉庫，采用先使用后付賬的方式執行采購合同。對每年可以預估、有一定消耗量的易損件來說，如潤滑油料、燃料、輪胎、鋼絲繩、各類濾芯等備件，可采用1年1次的招標采購，確定并與供應商簽訂年度采購供應合同，需要時通知供應商供貨，使用后再付賬。不但不占用公司的備件儲備資金，還可將備件儲備成本轉移至供應商那里去，降低了企業備件儲備資金與儲備風險。

對價格昂貴、稀缺或已停止生產的備件，可與同行業或設備相同的企業采用互助儲備的方法，例如，與深圳赤灣港集裝箱碼頭、廈門港集裝箱碼頭橫向聯合儲備一批金額較大的備件，如變頻器、PLC模塊、勵磁板等，并互通備件儲備信息，相互彌補儲備和借調等。

四、結論

綜上所述，福州港集裝箱碼頭通過遵循嚴格的備件采購入庫制度流程，把好備件的采購計劃關，嚴格控制采購價格，保證入庫的是高性價比備件。同時對備件庫存采取經濟績效指標考核與現代化的備件庫存管理等方法，大大減少了儲備資金的壓力，加速了資金周轉速度，降低了庫存資金數量。備件儲備資金，從2009年的700多萬元，降低到2013年的420萬元，及時處理了一批積壓或無法流動的備件，加快了資金周轉，提高了企業經濟效益。