淺談電子檔案的管理與保護

【摘要】隨著科學技術的快速發展，人類社會進入信息時代，文件資料的信息化和數據化處理日益成為檔案管理的主要方式。目前，電子檔案管理技術存在有軟硬件設施老化或缺少有效維護、安全保障機制不健全以及管理人員的技術能力較弱等問題，需從電子檔案系統運作的各個環節進行革新與改進，從而提高電子檔案的管理與保護效果，保障其應用價值。

【關鍵詞】電子檔案；管理；保護；問題；策略

在信息時代下，現代科技得到了廣泛運用。電子檔案管理技術能夠對大量檔案文件進行收集整理，因此在社會的工作實踐中得到了日益廣泛的運用。同時，社會對電子檔案技術的操作性與安全性提出了更高的要求。為適應社會發展需要，提高電子檔案管理的效果，本文對電子檔案在管理與保護過程中存在的問題進行分析，并探討應對策略。

一、電子檔案管理與保護中存在的問題

電子檔案即以計算機的磁盤為載體，對實體的檔案信息進行數據化處理并儲存在計算機網絡中，通過將虛擬數據可轉換為網絡用戶能夠認知的文字、符號、圖像等檔案信息，為用戶提供信息服務。由于電子檔案技術依賴于一定的內外部條件，因此具有一定的不穩定性。現階段的電子檔案管理與保護存在以下問題[1]。首先，計算機、磁盤以及內外部網絡空間作為電子檔案信息傳輸的主要載體，其檢修與維護工作重視性不足；其次，電子檔案的安全性需要健全的安全機制進行保障，在電子檔案的使用過程中，可能在防火墻、電子印章、數字證書等方面產生部分漏洞，形成安全隱患；最后，電子檔案的正常傳輸依賴于信息管理與維護人員的技術水平，部分技術人員的技能難以滿足電子檔案的需求，影響了電子檔案的維護與運行。

二、電子檔案管理保護問題的應對策略

（一）注重軟硬件設施維護，保障檔案系統運行

電子檔案存儲技術是新型的信息科學技術，其作業能力的發揮依賴于軟硬件設備的正常運行，因此，對軟硬件設施進行檢修與維護具有重要意義。電子檔案系統的軟硬件設施包括電子計算機、磁盤、光盤，以及內部的局域網和外部的公用網絡空間，在使用過程中存在有機器老舊、故障以及網絡平臺的惡意攻擊等威脅。因此，在實際工作中需重視對設施的定期檢修和維護，同時注重設備和技術的革新，以保障系統的正常運作。

硬件設施的檢修包括對計算機內部組成零件的檢測、更換，以及對光盤、磁盤等電子數據存儲載體的質量保護，檢修工作可以通過以下方式開展：第一，招聘專業的設備檢修人員與網絡環境安全工程師，該類技術人員均經過專業的檢修知識以及檢修技能的學習，對計算機的組成原理、磁盤光盤的維護以及網絡環境的監測具備一定的了解程度與豐富的操作經驗，能夠有效執行對軟硬件設施的檢修[2]。第二，信息科學技術的快速發展，使得軟硬件設施的革新速度不斷加快，因此，檔案管理系統應注重軟硬件設施的更新換代，及時淘汰系統中的老舊硬件設備，同時關注先進的網絡安全應用技術，不斷提升軟件環境的兼容性與革新度。通過軟硬件設施的雙重維護，保障檔案系統的正常運行。

（二）健全安全防御機制，提升檔案信息安全

檔案信息的傳輸依賴于內部的局域網與外部的公共網絡空間的數據交換，在傳輸過程中，面臨著計算機黑客以及電腦病毒帶來的安全隱患，對信息的保密性造成威脅。因此，安全防御體系的建立健全具有重要意義。網絡的安全及防御機制的主要內容包括對局域網的安全維護、對網絡病毒的防范、對TCP/IP協議的管理，涉及到各服務點的防火墻維護以及虛擬內部網的劃分[3]。通過對網絡安全防御機制的完善，提升電子檔案系統的安全性能。

電子檔案完善的安全防御措施包括身份認證措施、信息加密措施、訪問控制管理措施等，身份認證措施包括數字信封、數字簽名等安全管理認證技術，可以有效保證電子檔案的信息傳輸的準確性和終端定位的安全性。信息加密措施包括對稱密鑰與非對稱密鑰，兩種加密系統配合使用，將電子檔案進行加密、解密處理，降低信息內容的泄露威脅。訪問控制管理措施包括網絡權限和入網訪問，能夠有效避免電子檔案資源遭到非常規性使用。除對安全加密技術的采用，還可使用網絡入侵的檢測防御設備，實時監測電子檔案系統的網段中出現的外部入侵或內部破壞行為，對其進行及時的警報或攔截，以彌補部分網絡防火墻軟件在網段邊界保護上存在的漏洞，保障電子檔案信息傳輸的安全性和保密性。

（三）強化人員技術培訓，提升檔案管理效率

傳統的檔案文件以紙質材料為主要載體，對管理人員的信息技術水平要求較低，現代檔案管理方式的革新，使得檔案內容由實體文字、圖片轉換為字節、比特等虛擬數據形式，在管理工作中涉及到對各類機器、設備的操作以及對網絡環境的基本配置方式的掌握[4]。部分工作人員由于缺乏計算機信息知識培訓，在實際作業中不能按要求完成電子數據的復制、刻錄和存盤操作，并且作業流程缺乏規范性，易造成對設備的人為損害，影響檔案管理的效率。

對電子檔案管理人員的能力培訓可通過以下途徑：第一，在管理人員內部開設培訓課程，根據其計算機技術基礎的掌握程度進行分班教學，目的在于提升基礎較弱學員的計算機基本操作原理，強化基礎較強學員的理論知識梳理，教學內容包括電子檔案管理軟件（如超易、智信等）理論知識介紹，以及相關設備的規范操作方法，通過教學全方面提升管理人員整體的技術水平。第二，通過向管理人員敘述實際工作中的電子檔案安全保護案例，直觀地介紹由于操作失誤或技術能力缺失所導致的安全隱患，為用戶隱私及和社會安全機制帶來的威脅，從而提升管理人員的安全防范意識。

三、結語

社會的快速發展造成了檔案文件的大量產生，電子檔案技術的運用也日益廣泛深入。隨著科學技術的不斷進步，電子檔案系統在安全方面的發展將日益完善、健全。在電子檔案的使用過程中應始終注重對系統設施的維護、對防御機制建設以及對人員技能的培訓。通過全面的保障策略，促進電子檔案技術的長效發展。

參考文獻

[1]包晶飛.試論電子檔案管理面臨的問題及解決策略[J].民營科技，2014，15（01）：101.

[2]王丹丹.關于電子檔案整理與保護的探討[J].黑龍江史志，2014，24（05）：109.

[3]李嘉.淺析電子文件和電子檔案的管理和應用[J].華章，2014，17（02）：304.

[4]高芳.電子檔案管理問題探討[J].東方企業文化，2014， 31（02）：174.