淺談普洱衛校綜合管理信息平臺辦公自動化系統

【摘要】本文介紹了普洱衛生學校數字化校園網建設的實施背景、功能構成，并對其中的綜合管理信息平臺辦公自動化系統的構建，實施的條件，取得的成果及存在的不足與思考做了討論。

【關鍵詞】數字化校園網；綜合管理信息平臺辦公自動化

一、實施背景

我校于2012年開始申報國家級示范學校。所謂的示范學校是指辦學特色鮮明、社會聲譽較高、辦學成績突出并在改革、發展和建設中起骨干示范作用，實施學歷教育的全日制中等職業學校。在示范學校建設中數字化校園項目是我校的特色項目之一。

數字化校園是指以網絡為基礎，利用先進的信息化手段和工具，實現從環境（包括設備、教室等）、資源（如課表、授課計劃、排課、圖書、課件、共享資源等）到活動（包括教、學、管理、服務、辦公等）全部數字化，在傳統校園的基礎上，構建一個數字空間，拓展現實校園的時間和空間維度，提升傳統校園的效率，擴展傳統校園的功能，最終實現教育過程的全面信息化，從而達到提高教學質量、科研和管理水平與效率的目的。

二、我校數字化校園的功能構成

1.學校網頁；

2.教務管理系統；

3.學生綜合管理系統；

4.辦公自動化；

5.網絡教學。

三、辦公自動化系統的構建

我校數字校園網的軟件是由有經驗的、成熟的軟件公司支持下建設的。網頁、教務管理、學生綜合管理、辦公自動化由湖南青果軟件公司建設。

在學校的數字化校園網構成中辦公自動化是其中的一個重要部分，它能夠實現高效、快捷的管理?！掇k公自動化網絡管理系統》（以下簡稱“系統”），采用基于.NET技術的多層軟件構架設計，統一的身份認證以及基于XML的數據呈現；針對學校日常管理的實際運作，切實結合學校的具體要求，以校園網為載體，構建一個由信息發布結合工作流自動化技術構成的信息交換平臺。

系統依據學校的實際運行機制和工作流程，可實現公文的接收和發出、領導信息參閱、會議的申請安排和在線通告、各種事務通知的在線發送、辦公資料的統一管理、請示報告的在線起草和審批、辦公信息的直接傳遞與處理、公共信息（包括規章制度、機構設置、辦事流程等）的網上發布、信訪管理、檔案管理、個人的輔助辦公管理、郵件的集中管理、用戶的自定義及權限設置等各項功能；為學校的工作流程管理、檔案管理、會議管理、督察督辦管理、信訪管理、公共知識管理及其它行政事務管理等提供集成化協同管理平臺。

系統由系統框架模塊、基礎核心模塊、基本功能模塊、擴展模塊及增值模塊五大部分模塊構成；其中的基本功能模塊主要由日常辦公、行政事務、會議管理、活動管理、信息資訊、檔案管理、個人事務及系統維護等八個子模塊組成。

1.日常辦公是指圍繞決定、通知、請示、報告、通報、批復、信函、會議紀要及其它審批等日常工作流開展擬辦、待辦、在辦、轉發、委托及其流程監控等一系列工作。

2.行政事務：包含領導日程，報刊訂閱，值班安排，來訪接待，來電登記，信訪工作，用章登記，車輛管理，用餐登記。

3.會議管理：會議管理涉及到會議安排、會議通知、會議紀要、會議反響和會議查詢。

4.活動管理：涉及到活動安排、活動通知、活動總結、活動反饋和活動查詢。

5.信息資訊：涉及到新聞公告、文件下載、辦公指南、規章制度、電子論壇、在線查詢、資訊管理。

6.檔案管理：涉及到案卷管理、文件管理、檔案檢索、檔案借閱、檔案移交、檔案銷毀與參數設置。

7.個人事務涉及到日程安排、通訊錄、聯系組管理、在線消息、修改個人密碼與查看登錄日志。

8.系統維護：為系統維護員（OAMASTER）提供實時監控系統運行的有效手段，涉及到參數設置、機構與崗位、用戶管理、工作組管理、登錄管理、表單模版、流程定制、文擋模版、論壇管理與個人事務。

四、實施條件

我校數字化校園現狀：

（1）硬件部分

已經具備了基本的局域網絡，大部分行政辦公室、部分教研室、圖書館、多媒體教室、直錄播間都可接入學校的校園網絡。學校為每位在職的教師提供了一臺筆記本電腦。

（2）軟件部分

由湖南青果軟件公司為主為我們構建了學校網頁、教務管理、學生綜合管理、辦公自動化、網上教學、圖書管理、公共數據交換、統一身份認證。數字化校園的基本構架已經形成。

教師可使用HUAWEI VPN Client_V100R00-1C02SPC701軟件在互聯網上進入學校局域網進行網上辦公、教學管理、學生管理等

五、實際成果

經過近兩年的建設、使用，辦公系統由無到有，由陌生到認可，由不接受到接受，系統本身也由不完善逐漸改進。使用的部門、老師、領導由個別到多個部門。

進入辦公系統可以瀏覽到學校最新的動態，實時發布的消息，會議通知，會議安排，值班安排信息，會議反響，會議查詢，新聞公告，文件下載，辦公指南，規章制度，網內信息查詢。

由于各行政部門的辦公習慣還停留在人工辦公，計算機應用能力不足，學校招生量大，各部門工作壓力超重人員嚴重不足等原因，使得本應高效快捷的辦公系統關鍵的辦公部分為一片空白，沒有體現辦公系統的優越性。

六、體會與思考

1.加強硬件建設，在所有辦公室和有條件的教室增加網絡接口。與電信等有關部門積極合作開通無線網絡，創造非常方便的接入校園網的條件。

2.增加熟悉網絡技術的專業人員，使得校園網絡安全，正常有效的運行。

3.由校領導牽頭組織各職能部門領導、職能管理人員、示范校項目組長、項目管理人員、職能部門計算機專業老師對校園網幾大模塊逐一研究，對那些與我校管理及申報國家級示范校不相適應的項目去除或停用。增加需要但沒有的項目。調整有些項目的位置。

4.各部門領導、項目負責人，示范校辦公室工作人員積極配合快速有效的將學校的宣傳資料、政策文件、管理條例、規章制度、教學資源、學生資源等接入網上。

5.從獎金中調出一部分與示范校建設、數字化校園網的工作掛鉤，定期檢查，多勞多得，少勞少得，不勞不得。

6.轉變認識找到共性和個性。數字化校園雖然是新鮮事物，是由計算機、服務器、路由器、網絡、應用軟件、共享資源構成的數字空間。但與傳統校園一樣也是在一定的框架內的教師與學生、管理人員的有序的活動。不外乎實體教室化為網絡，鍵盤、鼠標代替粉筆，老師、管理人員與學生之間不是面對面互動而是在網絡上互動，查閱學生信息不再進入學生科找管理人員，電腦上錄入學生成績替代了直接將記分冊交教務管理人員，顯示屏上電子書籍、宣傳資料替代了紙質等等。

7.克服畏難情緒。對一部分計算機知識不多的老師，難是難在不太懂計算機，但你先從簡單的部分入手、用鍵盤、鼠標總不難吧！錄入數字總會吧！查閱資料也可以吧！學校第一次要求在計算機上錄入成績時還是有相當一部分老師也有些擔心，可第二次錄入時基本沒有什么問題了。

8.人人參與校園網。每個教師都可在完善校園網中找到自己的位置，可以用校園網豐富教學，下載資源，上傳資源，查閱教學資料，將自己的教學計劃、教案，課件提供給大家共享。

9.有計劃、有步驟、有落實的完善校園網的各模塊的使用，先從簡單、適用、成熟的模塊入手，比如我們已經完成的學生成績錄入，考試場地安排，部分學生信息錄入就是很好的例子。下一步組織各職能部門領導、管理人員、職能部門計算機老師深入研究各個階段需完成的模塊。

10.加強教師的信息素質教育。作為教學和科研的主體——教師，應當轉變觀念，積極學習數字化技術，并將其應用到教學和科研的實踐中，才能提高數字化校園的利用率，創造和鞏固數字化建設的成果。