提升民生檔案服務群眾的新舉措

摘 要：新時期民生檔案的新趨勢、新要求是，以數字化為基礎，提高民生檔案管理水平；以網絡化為依托，提高民生檔案應用能力；以信息化為目標，提高民生檔案服務層次。

關鍵詞：民生檔案；服務群眾；新舉措

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 （2014） 20-0000-01

民生檔案正越來越受到社會和廣大人民群眾的廣泛關注，如何準確地把握新時期民生檔案的新趨勢、新要求，順應時代潮流，提升民生檔案服務群眾的新舉措，這是值得我們必須認真思考的課題。

一、以數字化為基礎，提高民生檔案管理水平

民生檔案涉及勞動就業、社會保障、醫療衛生、教育、公共管理等各個方面，近年來，檔案部門積極抓好民生領域的收集、建檔和民生檔案的利用服務水平，優先開展并完成涉及民生權益和公共利益的重要檔案數據的數字化工作。檔案數字化是檔案部門在工作方式上的一種創新，它不僅可以充分發揮其信息優勢，為利用者提供及時、準確、系統且具有較高權威性和參考價值的檔案信息，而且能夠滿足復雜的科學研究課題的需要。檔案管理數字化的本質是讓檔案管理從傳統邁向現代，而與現代社會同步。傳統的檔案管理由于存儲空間大致使查找檢索費時，備份檔案時需要大量的人力物力，人工處理不可靠，維護起來也不方便。而檔案數字化管理可大大改善這一問題，檔案數字化管理一般可通過掃描儀將紙質檔案信息錄入到計算機數據庫中，通過檢索詞條進行查找相關信息。用計算機存儲檔案信息的優點是檢索快捷方便、容易實時同步備份、存儲空間小，維護方便、安全。

目前，人們對民生檔案的利用需求是多方面，時效性、專題性、準確性要求提高，依靠傳統的手工編寫方式已不能滿足社會的需要。這就要求我們采用計算機編目檢索技術、計算機尖端技術等現代化手段來提高檔案利用效率及減輕檔案編研人員的勞動。也只有檔案工作現代化，才能從根本上解決檔案利用方式、方法與社會利用之間矛盾，更好地使其轉化為生產力以服務于社會發展。可見，檔案管理數字化是一個改革、創新、發展的過程，也是一個系統工程；既是長期的，又是動態的，在本質上表現為對社會的順應和超越。

二、以網絡化為依托，提高民生檔案應用能力

民生檔案是各級國家綜合檔案館館藏資源的重要組成部分，將反映民生內容的重要檔案，從形成檔案的各個部門接收到國家綜合檔案館，由檔案館統一進行數字化，規范整理、編目，更加充分發揮綜合檔案館的檔案服務優勢，實現民生檔案信息資源共享。檔案網站建設是實現檔案網絡化的重要載體，檔案網絡化是指充分利用現代網絡技術，將各種數字化檔案信息融為一體，進行管理、傳輸、檢索和利用，真正實現檔案信息資源的共享。檔案網絡化管理改變了傳統管理模式下各類信息資源各立門戶、分而治之的狀態，它是檔案信息化的重要標志。

檔案網站的首要定位是為群眾服務的，因此，要樹立群眾至上，服務第一的思想。一方面網站要體現易用性。提供各種類型的文件、檔案資源供社會公眾查詢和利用，充分體現檔案信息作為人類社會具有惟一性的原始信息源的價值。通過提供大量的檔案條目、原文、照片，甚至音視頻信息，讓來訪者能通過網站得到有用的信息。另一方面要增強互動性，通過互動信息，增強瀏覽者與網站的交流，如開設讀者意見和建議、在線咨詢等欄目，力求在互動中增強服務功能。在導航點擊“檔案檢索”就會提供各類全宗和檢索途徑，選擇點擊進入查詢。為了幫助瀏覽者更好地了解檔案檢索工具的使用，網站可提供檔案目錄數據庫簡介、全宗分類介紹查詢、檢索實例選登、熱門檔案檢索等。

三、以信息化為目標，提高民生檔案服務層次

檔案工作的本質是服務。實現民生檔案信息化為檔案服務提供更為廣闊的空間，應充分發揮信息化檔案服務的優勢，逐漸擴大網絡利用方式。無論是什么身份的用戶，無論他們身處何地，都可以查找利用信息并享受相應的服務。民生檔案的服務要從多方面入手，服務要延伸到形成檔案的各個部門和每一個公民。民生檔案的服務對象是公民個體，經常是群眾在生活中遇到急事、難事、重要問題時，才來找黨委、政府幫助解決。在建立民生檔案數字化資源過程中，不應只注重檔案的內容，而應該把注意力轉移到如何設計和加強服務環節上，以便在網絡化環境中使用權文件得以有效地利用。

各級檔案行政管理部門，要加強對分散在各個機關的大量與人民群眾切身利益相關的民生檔案的監督指導，明確相關部門和單位的檔案管理責任，完善檔案管理的制度。民生檔案收集內容、載體要齊全完整，管理對象要到位。確保民生檔案從形成到歸檔、整理、保管、利用等工作落到實處。一是要做好宣傳工作，讓老百姓懂得民生檔案的重要性以及具有哪些民生檔案的知情權和利用權，了解利用個人有關信息情況的內容、范圍、途徑和方法；二是服務視角要周全，要根據各業務部門的工作職能、職責、性質、特點，主動發揮自身特有的優勢，把為廣大人民群眾的根本利益服務作為檔案工作的出發點和落腳點，盡量將有關民生檔案收集齊全，規范整理、保管好，努力建立服務人民群眾的檔案利用體系，確保民生檔案及時服務社會，才能最大限度地滿足老百姓最關心、最直接、最現實切身利益的需要。核心群體對檔案的利用以及聯機服務方式的使用，將有助于提供有效的方式來滿足各式各樣的用戶的服務需求。

信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術支撐，是新時期民生檔案管理現代化的核心內容，其主要包括兩個“建設”：一是檔案信息資源建設，即通過數字化、網絡化技術手段，建立起各類規范化、標準化、可共享的目錄數據庫和內容數據庫；二是檔案基礎平臺建設，包括檔案網絡建設和管理系統開發應用，建立檔案信息資源共享的技術支撐平臺，實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的共享化。

參考文獻：

[1]婁承浩.檔案商品化問題的思考[J].上海檔案，1990（Z1）.

[2]白增娥.論檔案基礎工作的創新性實踐[J].檔案天地，2005（01）.