淺析中央銀行知識管理系統設計與內部防御

0 引言

世界經濟正在向以知識為基礎的經濟轉移，人類社會已進入一個嶄新的時代——知識經濟時代，知識已逐步成為組織成長和收集持續競爭優勢的關鍵性資源和生產力要素中最活躍最重要的部分。作為知識密集型產業，現代金融行業在組織結構、業務流程、業務開拓以及客戶服務等方面，日益體現出以知識和信息為基礎的特征。為此，結合筆者在基層央行多年工作實踐經驗和央行信息資源特點，提出中央銀行知識管理系統的總體設計目標，并以知識管理“可收”、“可存”、“可管”、“可用”四大過程為基礎完善中央銀行知識管理系統的各項具體功能。

1 中央銀行知識管理系統的設計目標

人民銀行作為金融宏觀調控、貨幣政策制定和執行以及金融監管部門，聚集了眾多高學歷、高素質、高能力的人才，在日常工作中會對海量的金融數據進行采集、積累、清洗、建模和分析工作，產生大量的分析報告和調研材料等知識資源，是典型的知識密集型組織。但目前由于缺乏有效地知識管理，導致了很多知識資源的流失和大量重復性工作。

知識管理在過去是一件非常困難的事，傳統的知識管理體系更多地依靠人的自覺性和一些規章制度來維持，較多的人為因素導致其難以形成系統性和習慣性，極易流于形式。計算機和信息化技術的快速發展，使得利用云技術構建知識管理系統、有效實施知識管理策略成為現實。中央銀行知識管理系統就是在知識管理理念的指導下，充分利用現代 IT技術，結合央行業務實際，構建的一個組織層面的知識管理平臺，其總體設計目標如下：

1.1 強化知識集成、整合和分享能力

通過中央銀行知識管理系統，要能夠對分散在各個部門、各個小組及單個員工的知識資源進行積累、分析、整合，并將其吸納到單位級知識庫中，打破傳統知識局限于單個部門、單個個體的管理模式，使有效的經驗和做法能夠突破部門邊界并得到有效的推廣應用，實現整個單位跨領域的知識共享和協同，有效避免知識孤島的形成，解決知識共享的困境。同時隨著時間的推移，各類制度文件、技術資料、業務檔案、數據報表、調研材料等知識資源不斷增多，因此在知識庫上還要提供快速檢索與獲取功能，實現知識的全局性共享和管理，營造有序和高效的知識管理體系。

1.2 有效避免知識流失，提高抗風險能力

某些任務或工作非要特定的某個人才能解決和完成的問題普遍存在，中央銀行職責履行過程中也不例外。中央銀行知識管理系統要能夠將員工（尤其是業務骨干）那些難以表述的、難以交流的、代表個人經驗的隱性知識顯性化，并將其納入知識庫中進行管理。當業務人員調動或者離職時，接手員工通過知識管理系統能夠獲得履行新崗位職責所需的大部分資料、經驗和方法，快速了解和熟悉崗位工作并迅速進入角色。同時也有效減少了關鍵技術掌握在少數骨干手里的風險，降低了骨干人員的不可替代性，避免因骨干的離開而使整個央行業務受到影響甚至停擺。

1.3 全面提升整體知識創新水平

員工通過中央銀行知識管理系統能夠方便、快速、準確地從知識庫中獲取相關的業務知識，并將其靈活運用到日常業務工作當中。在運用知識的過程中，員工能夠最大限度地發揮自身聰明才智，結合履職實際不斷對現有的知識資源進行修訂、更正和創新，有效挖掘知識的邊際利潤，使之更能夠契合業務工作本身。而員工知識創新又能夠反過來加速知識庫的知識更新，最終實現員工和知識庫兩者知識創新水平相互促進的良性螺旋式發展。

1.4 減少重復勞動，提高協同工作效率

中央銀行知識管理系統能夠將在完成各個項目和任務過程中積累到的寶貴經驗和可重復利用的知識資源進行收集、整理和綜合，并以知識庫的形式提供給員工進行再利用和再加工，達到“在恰當的時間將正確的知識傳給最需要的人”，使他們采取最合適的行動，最大限度地減少對同類問題進行多次研究、探討、處理等重復性勞動，避免走彎路，有效提升工作效率。知識管理系統還能有效解決多人協同工作中可能存在的問題，避免協同工作中文件、調研、材料多人修改造成的版本混亂問題，并有效提高相關資料的查找和使用效率。此外通過知識管理系統使特定任務和工作不再依賴于特定的少數人，也能夠有效解決“忙閑不均”的問題，合理分配工作量，大大地提高工作效率和響應速度，降低運作成本。

2 中央銀行知識管理系統知識庫設計

知識庫是中央銀行知識管理系統的特殊數據庫，是知識管理系統的重要基礎，為了更加契合中央銀行履職實際，必須結合央行知識資源的特點對其進行合理設置。按照文件類別來分，則主要分為文件、制度、調研報告、信息、簡報、數據報表、數據分析報告、技術手冊等。按照業務屬性來分，則主要分為貨幣政策、金融研究、信貸政策、金融市場、金融穩定、調查統計、國庫經理、國際收支、外匯監管、征信管理、反洗錢、銀行會計、支付清算、金融科技、人民幣管理、工會工作、金融宣傳、金融黨建等。

因此，完整的知識的結構信息如下表1所示：

表1 知識的結構信息表

簡介 知識資源的簡要敘述，供閱讀者參考正文 知識資源的主體內容創建者 知識資源的創建者，擁有對知識修訂、完善和刪除等權限。知識版權 如該知識資源有版權，需要在此做出聲明評分 閱讀者對知識資源的評價，供其他閱讀者參考

3 中央銀行知識管理系統功能設計

中央銀行知識管理系統需要將產生、發現的各類知識資源自動納入知識庫中進行管理，將個人知識資源和組織知識資源有機地融合為一個整體，實現個人知識與組織知識的相互轉化和螺旋式提升，并為知識創新和知識增值提供模塊，提升知識的再利用價值和創新能力，最大限度地積累、分析、共享和挖掘已有的知識，有效避免知識流失，對知識資源的產權進行有效保護，為全面落實知識管理奠定良好的基礎。因此筆者以“可收、可存、可管、可用”四大知識管理過程為基礎，對中央銀行知識管理系統功能進行具體設計：

3.1 可收——采集、積累知識資源

批量導入功能。知識管理系統建設后需要將現有知識資源導入知識庫，因此批量導入接口非常重要。通過該接口知識管理員將已整理好的檔案、文件、資料等各類知識資源批量導入知識管理系統的數據庫中。同時通過常用文檔格式（如ms office、WPS、PDF等）表頭信息識別技術，在入庫歸檔時根據文檔表頭屬性（如標題、作者、文號、類別、單位、頁數、創建時間、修改時間等）自動進行識別、分類、整編和歸檔，有效減少人工輸入文件屬性和整編的工作量，同時也保證了知識資源歸檔的準確和快速。

收集員工分散的知識資源。在知識管理系統中，為每個員工單獨分配定額存儲空間，文檔既可以直接登錄B/S系統頁面批量上傳，也可以安裝客戶端自動同步硬盤指定文件夾。員工通過訪問密碼或者Ukey控制，可以將其視為內網私有云盤，作為個人電腦中重要文件的網絡備份，既能避免因員工電腦損壞造成資源損失，又能方便地將分散在各個員工電腦中的資源收集到系統庫中。同時開發打印監控端口程序，通過監控內部網絡的打印設備，將員工通過客戶端打印的所有電子文檔，直接歸集到系統數據庫中，避免信息散落在各個員工的手里，造成文檔成果和資源的流失。

自動采集外部系統的知識資源。在知識管理系統中開發其他現有信息系統的數據接口，使其可以自動從辦公系統、郵件系統以及各類業務系統中采集數據和信息，并統一存儲到自身的系統數據庫中。同時在系統中集成信息雷達、網頁采集等功能，可以實現對內部網絡網頁內容的實時監控和采集，并自動分類導入系統對應的類別中去。

3.2 可存——儲存、整理知識資源

統一知識資源存儲格式。由于知識資源采集渠道廣泛，采集到的知識資源格式也必然是多種多樣，而在知識管理過程中，很難要求使用者的客戶端都安裝有多種格式相對應的軟件。因此知識管理系統在采集、儲存知識資源的原始格式的同時，還需要在不失真的前提下將其自動轉換成通用的、統一的存儲格式（如目前較為通用的PDF格式）加以備份。同時為實現B/S系統在線預覽文檔功能，還需要將文檔轉換為支持網頁瀏覽的格式（如SWF）。

綁定存儲多個關聯文檔。有的工作或任務產生的可能并不是一個單一的文檔，而是相互關聯的多個文檔，甚至會有多種不同的格式（如帶多個附件的文件、編譯文章等）。在采集入庫這類知識資源時，系統要能夠將與所歸檔文件有關聯的其他文本、說明、外部引用、表格、圖形等多個附件綁定在一起，保證該文件在歸檔、查詢、使用、轉儲過程中的完整性和準確性，以使其能夠較為完整的再現工作或任務完成的全過程。

預處理知識資源。為了方便管理和提高效率，知識資源進入知識庫前需要進行一系列預處理，主要包括：自動抽取文檔摘要，使用戶不必打開文章就能夠了解大致內容，以決定是否需要全文閱讀；自動提取文檔內容關鍵字，便于建立高效索引和進行文檔組織分類；自動排重，自動過濾合并重復文檔，減少系統資源占用；自動聚類，將具有相似或關聯內容的知識資源聚合到一起，形成知識關聯。

多層加密和“雙活”災備保護數據庫安全。數據庫是知識管理系統的核心，確保其不被破壞的重要性毋庸置疑。通過多層加密技術對數據庫核心進行保護，避免其被非法侵入者盜取、篡改和破壞。使用“雙活”防護技術（即主備兩個數據服務器同時承擔用戶業務，兩者互為備份并實時備份）對系統進行災難備份，有效提高資源利用率，同時由于不需要主備切換，使 RTO趨近于 0（RTO：業務恢復及時性指標，數值越低表明容災系統的數據恢復能力越強），系統可持續作業能力能夠顯著得到提升。

3.3 可管——管理、融合知識資源

多維用戶角色和權限管理。知識管理系統需要提供靈活適應單位需要的多維用戶和角色管理，除了按照行政部門對用戶進行分組和權限劃分外，還可以根據具體工作和任務定制跨部門的如編譯小組、監測小組、綜合執法小組等各類群組，并能根據成員職責分配不同的角色權限。對于文檔內容，創建者可以根據業務需求將查看、編輯、管理等權限賦予特定的用戶或者用戶群，設定后即使是系統管理員也無法瀏覽和修改，真正做到業務系統和技術管理分離。

文檔加密存儲和傳輸。進入知識管理系統知識均通過安全加密算法進行加密，以密文形式物理存儲于數據庫中，即使數據庫被非法入侵者暴力入侵，在未得到密鑰的情況下，各類文檔仍然能夠確保安全，無法被非法篡改。

靈活積分管理功能。知識管理系統提供可自定義的積分設計模式和統計功能（類似百度文庫，上傳分享知識資源獲得積分，積分可用于下載其他人共享的知識資源），詳細記錄每個用戶的積分明細及積分兌換記錄，方便查詢與管理。

電子簽名保護知識產權。為每一個用戶分配唯一標識，并通過電子簽名對知識資源進行保護，確保知識創造者的權益不會被侵犯。

系統日志記錄。系統日志隨時記錄并反映系統被利用的情況，對每個用戶的來訪和其使用文檔的情況將會有詳細的記載并能根據用戶的要求打印出系統使用情況的報表。系統中所有人員的操作（瀏覽、審批、下載、刪除等）系統都有詳細的記錄，管理員可以根據條件來進行追蹤查看，作為文件的操作權限控制的一個補充，而且日后如有糾紛可通過查詢操作來解決。

3.4 可用——使用、創新知識資源

基于B/S瀏覽器的在線預覽修改。在網頁界面上直接顯示文檔，可以讓用戶無需下載便能直觀地瀏覽文檔內容，有效減少了用戶點擊數，提高工作效率。同時為文檔創建者提供基于瀏覽器的類WORD可視化編輯界面，支持表格、鏈接、圖片任意位置插入，Office文檔原樣粘貼，圖文混排，支持修改字體、字號、風格、對齊等專業文檔編輯方法等。

源文檔多格式下載。為滿足用戶對于格式需求的多樣性，知識管理系統對同一源文檔除了提供統一的格式（如PDF）外，還可以提供Office、txt、GD等多種常用文檔格式的下載。用戶創建者只需要上傳其中一種格式，其他格式由系統自動轉換生成。

文檔時光機和回收站。文檔在進入知識管理數據庫后仍然可能被用戶修改或者刪除，為了避免因為誤操作造成文檔破壞或丟失，文檔修改的各個歷史版本及修改時間均會被自動保存在知識管理數據庫中，用戶可以輕松地通過文檔時光機找回文檔的任何歷史版本。回收站則與 Windows系統的回收站功能相同，用戶可以在回收站找回誤刪的文檔，給用戶一顆“后悔藥”。

自動智能分類和多維知識導航。知識管理系統在采集知識資源時自動進行智能分類，結合中央銀行和慣例，其物理存儲方式可以采取“年份-部門-職責-個人”的分類層級，授權用戶可按分類目錄逐層查找，同時提供知識地圖，提高查找速度。構建多維度的知識樹形體系，除了按原始分類層級外，還能根據用戶需要以如業務類型、格式、作者、修改時間等多種分類模式建立差異化的樹形目錄，避免知識樹的單一化和機械化。此外還能夠根據系統動態變化的統計信息進行查找，如文檔下載排行榜、最近更新排行榜、部門排行榜等，使用戶知道哪些文件最近經常被利用，哪些文件是最近添加進去的，同時也能讓管理者統計各類知識的利用率和效果。

高效檢索系統。要在海量的非結構化文檔中又快、又準、又全地找到所需文檔，除了利用分類知識導航和知識地圖，還必須建立一套高效的檢索系統，主要包括：全文檢索技術，能夠提供文本、網頁、各類文檔（Office、PDF、書生等格式）的全文檢索，優化檢索效率和速度，提高檢索準確率，使用戶快速定位到所需信息；組合檢索輔助技術，對檢索結果進行范圍限制和組合篩選，避免檢索結果太多、太濫；模糊查詢技術，當用戶只知道文件大概字眼時，可以在查詢內容中輸入相應的文字，系統便會將符合條件的所有文檔顯示出來；知識挖掘技術，提供包括摘要、分類、聚類、過濾、抽取、相似性檢索等基于內容分析的功能；檢索結果分類排序技術，對于檢索結果太多，還要能對檢索結果進行分類和排序，避免因為默認排序時，需要的信息排位靠后而被用戶忽視的問題。

智能關鍵字標簽。知識資源預處理時已對相似文檔進行了聚類處理，并通過對文檔內容的讀取自動生成智能關鍵字標簽，允許用戶通過點擊標簽來查找和檢索相關知識，同時支持用戶手動添加和修改關鍵字標簽，通過人工控制提高其準確性。

知識關注和實時推送。系統收集匯總用戶的點擊信息，通過大數據分析用戶的知識興趣點，主動將相似主題的知識資源推送給用戶，減少用戶查詢和分析的時間，同時可以保證知識的正確性與時效性。用戶也可以手動關注某主題，系統自動將同主題中更新的知識資源推送給用戶，讓用戶能夠第一手得到想要的資源。當用戶關注的知識資源更新時，也能得到系統提示，讓用戶及時去獲取最新的資料。

協同工作功能。作為現代知識性組織的中央銀行，經常有跨部門多人成立小組合作開展某個課題或者任務的情況。在知識管理系統中建立群組，讓所有群組人員能夠隨時訪問群組共享知識資源是第一步。為了提高群組工作效率，避免文檔經過多人復制修改后版本混亂的問題，系統還需要提供協同工作功能，讓群組多人可以同時對同一篇文檔進行修改，在文檔的所有修改痕跡上標明修改者，群組負責人可以視情況采用或者拒絕修改。

多模式共享功能。知識共享是知識管理的核心功能，而知識共享的需求是多樣化的，除了完全共享（所有人均可瀏覽、下載）、部門（群組）共享（本部門（群組）的用戶可瀏覽、下載）及私有（除了創建者外均不能瀏覽、下載）等傳統模式外，系統還要提供定向分享模式，即文檔創建者可以將文檔定向共享給指定的用戶或者群組，而非指定用戶或群組包括系統管理員均無法瀏覽和下載文檔。

文檔資源的評分和精華設置。用戶對文檔資源的實用性進行評分，作為其他用戶的推薦性參考。優秀的知識資源在達到一定的積分后，可以由系統管理員標示為精華資源，在系統首界面中高亮提示，以便讓更多的用戶能夠訪問和學習。

個性化知識門戶。將用戶日常工作所涉及的所有內容匯集為一個入口，即個性化知識門戶，用戶通過它能夠方便快捷地了解當天的新消息、工作任務，以及完成這些工作所需要的知識資源等。此外個性化知識門戶還能夠自動記錄用戶個人信息（如：性別、年齡、文化背景、習慣、愛好、專業、工作方式、工作性質、瀏覽興趣及瀏覽歷史等），并結合用戶當前所在頁面的位置，在整個知識管理系統中進行數據挖掘，預測用戶可能會點擊哪一個超鏈接，并將用戶可能點擊的超鏈接突出顯示并置于頁面頂端，使用戶能在最短的時間內得到適合自己的最有價值的信息。

4 結語

中國金融業越來越多的管理者意識到，未來金融行業的競爭不僅取決于網點數量多寡、組織規模大小，更加取決于對金融知識資源的掌握、運用、傳承與創新，金融業的全面知識化、知識的積累與利用將是提升銀行核心競爭力的重要途徑。對于負有貨幣政策制定、宏觀調控和金融監管等職能的中央銀行而言，為了有效應對知識經濟時代帶來的內外部環境的急劇變化，面對知識更新加快、知識總量加劇，金融業從傳統的“勞動密集型”服務體系向“知識密集型”服務體系邁進等諸多挑戰，必須利用信息化手段打造覆蓋各種類型知識資源的管理系統和平臺，構建完整的知識收集、共享、應用、創新等流程，通過快速分析知識結構、分類存儲知識數據、共享知識應用等知識管理理念和技術，充分釋放員工團隊潛力，提高內部管理水平和工作效率，最終切實有效履行制定和執行貨幣政策、對國民經濟進行宏觀調控、對金融行業進行監督管理等央行職責。