關于加強新時期學校檔案管理工作的思考

【摘要】：檔案管理工作是學校內部管理工作的重要組成部分，其能對學校的發展情況做出反映，是學校開展內部教育管理工作的重要標準。本文以高中學校為例，從當前加強學校檔案管理的意義出發，并立足現狀，緊緊圍繞如何加強新時期檔案管理工作這一課題展開深入研究，以提出可行性戰略措施，從而增強管理質量。

【關鍵字】：新時期；學校檔案管理工作；思考

學校檔案是指過去和現在的學校各項教育和管理活動直接形成的對學校、社會和學生個人有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是學校發展歷程的再現。當今社會對各大學校提出了新的發展要求，高中學校的各項管理工作面臨著新的挑戰與機遇。鑒于此，對關于新時期學校檔案管理工作做出思考，具有十分重要的研究意義。

一、加強學校檔案管理工作的意義

國內學校教育管理制度改革力度的不斷加大，對高中學校檔案管理工作的影響是廣泛而深遠的。伴隨著學校建設規模的不斷擴大，如何加強檔案管理工作已成為學校教育管理質量評價的一大指標，高中學校檔案管理工作顯得越來越重要，以下就三大方面對加強學校檔案管理工作的意義進行論述：

1.1加強學校檔案管理工作是推動學校改革與發展的需要。對于高中學校而言，檔案是學校開展各項管理活動的依據，與學校的教育建設和管理發展有著直接的關聯作用。故此，加強檔案管理工作，做好檔案資料的歸檔工作，有助于學校優化內部管理，開展科學合理、規范化的管理活動。

1.2加強學校檔案管理工作是實現社會信息交流與共享的體現。高中學校的檔案中儲存了學校歷年來的學生、教職工信息，還包括了當中的一些人才資源信息以及學校科研成果信息等。通過加強檔案管理工作，及時地為學校提供所需的信息資源，幫助人們獲取相關的檔案資料，能在一定程度上拓展信息交流渠道，促進信息之間的交流和共享，進而達到為社會發展服務的目的。

1.3加強學校檔案管理工作，對保護國家文化財富，積累信息資源，具有現實和歷史意義。就高中學校檔案管理工作而言，其面向的工作對象雖是與學校教育管理工作相關的學生和教職工，但其檔案所包含的信息資源卻十分豐富。通過加強檔案管理工作，不僅有利于加強當代學生的管理工作，也有利于保護與此相關的文化資源，加大社會記憶。

二、學校檔案管理工作現狀

2.1 管理理念落后。隨著高中學校規模的不斷擴大，國內絕大多數的高中學校都開始建立專門的檔案管理部門。然而檔案管理工作人員由于受到傳統管理理念的影響，仍舊在沿用落后的工作模式，這就使得學校檔案管理工作與時代脫軌，無法滿足教育發展的需要。

2.2 管理設施缺乏。學校領導對檔案管理工作重視力度不足直接導致了管理設施建設的走勢。許多的高中學校都把重點放在教學工作上，而對檔案管理工作的重視力度相對不足，這就使得當前與檔案管理相關的基礎設施嚴重匱乏，包括計算機、刻錄機、掃描儀等等。長期下去，將對檔案管理工作造成惡劣影響，不利于學校教育管理的進一步發展。

2.3缺乏專業管理人員。檔案管理人員是開展檔案管理工作的實施者和策劃者，他們專業技能的高低將直接影響到管理質量。然而，現階段國內的許多高中學校的工作重心都放在提升教育質量上，側重對于學科專業教師的引進工作等方面，而對于檔案管理工作人員的專業水平不做考究，使得大多數的人員都是“半桶水”。伴隨著現代化進程的不斷深入發展，現有的檔案管理工作人員已難以滿足工作的需求。

三、提高學校檔案管理水平的戰略措施

要想全面落實檔案管理工作，提高管理質量，學校必須要重視該項工作的重要性，走出傳統管理模式和認識的誤區，實現管理模式的轉型發展，以現代管理理念為指導思想，逐步建立起完整的檔案管理程序，進而提高學校檔案管理質量，推動學校健康、可持續發展發展。

3.1進一步優化學校檔案管理理念與思路。學校管理制度的改革對現有的檔案管理模式造成了沖擊，對于現階段的學校檔案管理工作而言，應從管理理念和管理思路入手，進行全面的優化和改善，以達到全面提升管理質量的目的。首先，要加強對先進管理技術的認識，通過先進管理技術的引進，建立起一套完善的管理體系。同時，還要加強對檔案管理工作的認識，從根源上認識到該項工作是學校教育管理工作的核心所在，能為學校的教育管理提供決策依據，必須要找準切入點，進行理念和思路的優化，才能保證檔案管理工作的全面落實。

3.2落實做好檔案資料管理流程。按照檔案管理規范化建設的具體要求，檔案管理人員應分別對《檔案登記申請書》、《檔案登記審批表》等檔案登記成果資料進行及時整理，科學歸檔。并將登記產生的資料信息輸入微整理，及時歸檔。在開展檔案管理管理工作的實踐過程中，其所形成的各種文件和數據資料都是教育管理工作的重要資料，必須立卷歸檔，開發利用。所有的檔案資料都應統一由學校指定部門進行管理，不能分散由各部門保管，如果負責相關檔案資料管理工作人員需要進行工作轉移，則要將資料移交給新組建的統一管理檔案的管理部門；如若有的資料一時難以分開的，亦應復制或者擬定管理辦法共同使用。

3.3健全學校檔案管理隊伍。學校檔案管理工作是一個系統的、過程復雜、周期長的工程。所以在管理方面對技術的要求標準也是非常高的。這就要求檔案人員不僅要具備非常熟練的專業知識和工作經驗，而且對學校員工的信息也非常清楚。如果對某一個工作流程和環節不熟悉，都會對學校檔案管理工作造成很大的影響。因此，一旦確定了檔案管理人員后，非特殊情況就不要進行調動。如若實行人員調動，必須要經過上級部門批準，以保證檔案管理人員隊伍的穩定性，保持學校檔案管理工作的連續性。

3.4進一步提升學校檔案管理工作的設備條件。隨著科學技術的飛速發展，網絡技術的普及，電子信息技術也被應用到傳統檔案管理工作中來，并被迅速的拓展。單純的原始紙質檔案資料，越來越不能滿足使用者的需求，更需要諸如圖片、音頻、視頻等資料。基于這種科技進步和檔案使用者的更高需求的情況下，一種新型的檔案形式--電子檔案應運而生。故此，高中學校應與時俱進，引入新型的檔案管理技術——電子檔案。一方面，電子檔案可以有效節約檔案的存放空間：傳統的紙質檔案，所占存放空間較大；而現在電子檔案的存儲載體光盤、硬盤等等，不僅是占用實際空間小，而且其本身的存儲容量大，記錄速度快。傳統紙質資料可能需要一個很大空間存放，同樣的內容的電子檔案資料，只需要電腦容量足夠大可以完美記錄；另一方面，電子檔案查閱調用方便，提高了效率：在查閱傳統檔案文件時，需要到偌大的檔案室相應類目書架尋找，假如粗心的管理員某天不小心把某份資料不小心歸類錯誤，以后再查閱非常困難。電子檔案的產生，可以從傳統的手工編目和查詢等方面的工作中解脫出來，效率大大提高。

3.5加強檔案的開發利用。檔案管理的根本在于開發和利用，學校可以通過開發利用檔案，為教育管理決策提供精確的數據信息。鑒于此，學校應從檔案的開發和利用出發，不斷加強和改進，使學校的檔案資料得以物盡所用，進而為學校的教育管理提供所需的信息數據，以便于學校了解、分析學校教育狀況。這樣一來，學校就可以通過對檔案的開發和利用，提高檔案的利用率，為學校教育管理決策提供有價值的數據信息。

四、結語

檔案管理工作作為學校教育管理的重要組成部分，在學校的教育發展過程占據著一定的地位。新時期，學校檔案管理工作面臨著新的機遇與挑戰，學校必須要脫離傳統管理模式的禁錮，根據學校的發展需要，找出當前檔案管理工作中存在的問題，革新管理活動和管理策略，有針對性地運用一些行之有效的方法和手段，優化管理流程，從而改變管理環境，進而全面提升高中學校檔案管理水平和質量。

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