以物資采購內部控制為基礎的全面風險管理

文|張少華

以物資采購內部控制為基礎的全面風險管理

文|張少華

企業(yè)物資采購面臨的主要風險

物資采購是企業(yè)經營管理的關鍵環(huán)節(jié)之一，也是高風險領域。物資采購風險主要存在以下七個方面。

采購計劃風險。因市場需求發(fā)生變動，影響到采購計劃的準確性；計劃編制不適當或不科學，與目標發(fā)生較大偏離，導致采購中計劃風險。

供應商選擇風險。供應商選擇不當，可能導致采購物資質次價高，甚至營私舞弊。主要存在供應商在質量控制、交貨能力、售后服務、合同履行及承擔違約責任的能力風險。

價格風險。采購定價機制不科學，采購定價方式選擇不當，缺乏對價格的跟蹤監(jiān)控，導致采購價格不合理，對價格預測失誤而進行批量采購，造成價格風險。

采購質量風險。由于供應商提供的物資質量不符合要求，甚至以次充好，而導致企業(yè)不能正常生產，直接影響到勘探施工質量與工期，降低了企業(yè)的競爭力。

合同風險。一是合同條款模糊不清，違約責任約束簡化，口頭協議等等。二是合同行為不正當，不能嚴格按規(guī)定簽約。三是合同日常管理混亂。

驗收風險。在數量上缺斤少兩；在質量上魚目混珠，在品種規(guī)格上貨不對路，不合規(guī)定要求等等。

存量風險。一是采購量不能及時滿足生產之需要，生產中斷造成損失。二是盲目進貨，造成積壓，形成存儲風險。

強化內部控制，有效防范物資采購風險的對策

加強計劃管理，控制降本“源頭”。計劃管理是物資采購工作的源頭和基礎，采購計劃的準確程度直接影響勘探生產進度、后續(xù)庫存量和資金占用率。努力提高物資采購計劃的準確率和及時率是從根本上杜絕盲目采購、有效規(guī)避采購風險的重要手段。一是按照內控要求建立健全物資采購計劃分級審核體系，審查采購計劃的編制依據是否科學合理；是否存在寬打窄用、人情計劃等不符合實際的情況。二是強化物資計劃的分類研究和執(zhí)行過程管理，重點做好消耗數據的分析應用、物資資源的綜合平衡、計劃執(zhí)行的跟蹤評價，以提高物資計劃精細化管理水平。三是加強與生產、管理、技術部門的協同配合，做到提前介入，貼近現場，摸準需求，以提高物資需求的預測和把握能力。

進行價格控制，確定采購價格以最優(yōu)“性價比”采購到符合需求的物資。面對物資價格未來走勢難以預測等狀況，物資采購管理部門和單位建立健全價格數據庫，定期開展市場供求及價格走勢商情分析并加以利用。在遵循“安全采購、經濟采購、及時采購”的原則下，為有效進行價格控制，一是要健全采購定價機制。采取框架協議采購、招標采購、詢比價采購等多種方式，科學合理地確定采購價格。二是采購部門應當定期研究大宗通用重要物資的成本構成與市場價格變動趨勢，確定重要物資品種的采購執(zhí)行價格或參考價格。三是深化物資價格控制研究，加快物資控制價格數據庫的梳理更新速度，及時調整物資采購策略和過程控制方案，實現由被動采購向主動采購轉變。

加強供應商管理，實現以“雙贏”為目的的戰(zhàn)略聯盟。物資采購管理部門和單位要按管理范圍和職能權限，審查供應商資格，建立供應商檔案信息，由審核小組審核供應商是否具備供貨能力，確定供應商名單。并根據實際情況，注重對供應商質量、價格、服務等方面進行事前審核和監(jiān)控。一是建立采購前供應商資格審查機制，嚴把企業(yè)采購“準入關”、發(fā)放“通行證”。二是建立采購中供應商資格審查機制，主要對采購資格有效期限內的注冊供應商、參加采購活動的供應商和正在履行合同的供應商分別進行資格審查，確保物資采購的效率和質量。三是對供應商的履約情況進行考評，以履約期限、質量、售后服務等內容進行信譽等級分級評定，分A信譽好、B信譽較好、C信譽一般、D信譽較差四個等級。每年評定一次，實行動態(tài)管理，以降低采購風險，真正實現以“雙贏”為目的的戰(zhàn)略聯盟。

優(yōu)化采購模式，抓住市場“良機”。物資采購管理部門以過程控制、降本增效為重點，按照中石化集團公司推行的“集中采購、歸口管理、統(tǒng)一儲備、統(tǒng)一結算”的物資供應體制原則。對于外部生產項目所需的大宗專用物資（如：地震勘探專用采集鏈、地震勘探專用電纜、檢波器串、防水插頭等）集合需求批量，組織相關部門，開展聯合談判和集中招標采購，選擇目前國內主要生產廠家供貨；對低值易耗品按內控及物資管理規(guī)定自行采購；對市場價格波動較大的物資品種，控制采購節(jié)奏，及時調整采購價格，加大采購批次，減少采購批量，采取“開口價”、“短周期”等方式適時適價適量采購，規(guī)避物資采購風險，實現采購效益最大化。

有效進行管理防范，將物資采購風險降到最低。在有效進行管理防范、不斷調整采購策略、規(guī)避物資采購風險的同時，還應遵循四個方面的原則和要求，進一步把工作做深作細。即：正確認識是規(guī)避物資采購風險的前提。管理層要善于從宏觀上審視“規(guī)避風險、規(guī)范管理”工作，將其納入重要的議事日程。采購業(yè)務部門工作人員要認真履行崗位職責，服從服務于此項工作。制度保障是規(guī)避物資采購風險的基礎。建立完善的物資采購內部控制制度和體系，規(guī)范管理采購程序和標準，并定期評價維護。程序合理是規(guī)避物資采購風險的重點。有效管理、防范風險的實質是強化物資采購的過程管理和流程管理，嚴密合理的業(yè)務流程是其工作重點。執(zhí)行有效是規(guī)避物資采購風險的關鍵。對采購業(yè)務要由事后監(jiān)督向事前、事中監(jiān)督進行轉變，加大考核力度、強化責任追究制度、提升控制能力和履行意識。使物資采購活動始終處于受控狀態(tài)，確保采購工作規(guī)范運轉。

結論與建議

物資采購風險伴隨著采購業(yè)務工作的開展始終存在，因此規(guī)避物資采購風險具有長期性、復雜性和艱巨性的特點。規(guī)避其風險的關鍵是有效控制物資采購各個關鍵環(huán)節(jié)，對于風險集中的重點領域更要竭盡全力常抓不懈、有效監(jiān)控。在調整物資采購策略，完善物資采購制度，健全部門之間相互制衡機制、關鍵崗位輪崗制度和定期檢查考核制度等方面，只有把有效進行管理防范工作落到實處，才能將企業(yè)物資采購風險降到最低程度，提高物資采購效益，確保勘探生產的順利進行。

中石化石油工程地球物理有限公司河南分公司）