以SAP HCM為例探討中國企業全球化中e-HR系統實施和推廣策略問題

聶宜軍

（北京思畢德管理咨詢有限公司，北京 100102）

以SAP HCM為例探討中國企業全球化中e-HR系統實施和推廣策略問題

聶宜軍

（北京思畢德管理咨詢有限公司，北京 100102）

本文就中國企業全球化進程中，人力資源管理信息化建設和推廣所需要關注的關鍵問題，如多國語言支持、數據庫分布、員工分類設計、薪酬和福利制度、員工跨國派遣等的設計和實現方案等進行分析，根據項目實踐提出建議和對策，供企業人力資源管理信息化建設參考。

企業全球化；e-HR系統；跨國調配

隨著中國企業國際化進程的加快，企業需要考慮信息系統特別是ERP系統覆蓋海外機構業務和人員管理的問題。人力資源管理系統作為企業ERP系統的一個重要組成部分，是企業集中統一管理其國內外人力資源的平臺。本文以SAP ERP軟件中SAP-HR模塊為平臺，分析拓展SAP-HR軟件的實施范圍以覆蓋海外機構的人力資源管理時需要考慮的一些技術和方案問題，目標是做到統一系統平臺、統一數據庫、統一人力資源管理體系，同時兼顧不同國家的法律、制度和人力資源實務的差異，支持全球人力資源管控和報表分析，供中國企業在全球化進程中借鑒。

企業SAP-HR系統海外推廣的目標主要是:

第一，推廣建立國際化經營員工信息統計管理平臺，在SAP-HR系統實現國內員工管理的基礎上，完善海外機構、崗位和人員等信息的管理，實現對國際化經營員工的全口徑在線統計和管理；

第二，建立國際化經營人才和國際化經營后備人才查詢和管理平臺，健全信息項和設定條件，標識并檢索符合條件的國際化經營人才和國際化經營后備人才，為人才選拔、培養、使用和統籌配置提供依據；

第三，建立海外人力資源管理操作平臺，對海外人力資源管理主要工作進行在線操作，記錄各項管理信息，促進海外人力資源管理工作的信息化、標準化、規范化發展。

基于以上的目標和功能定位，需要重點加以考慮的幾個實施相關的業務和技術問題討論如下。

1　是否啟用中國以外的國家版本

以SAP-HR系統為例，SAP-HR系統提供不同的國家版本以支持本土化的人力資源管理，目前已經實現的國家版本包括歐洲16個國家、美洲6個國家（含巴西）、亞洲13個國家和地區、非洲1個國家（南非），主要是各大洲地理和經濟上的主要國家和地區，如亞洲的13個國家不含中東和中亞國家，沒有國家版本的國家SAP提供國際版本“99”。

SAP-HR的人事管理和薪酬福利稅收管理模塊和國家高度相關，員工組/員工子組、人事范圍、工資項目、工資計算規則都是按國家劃分，不能混合使用，有國家版本的國家SAP-HR已對相應國家員工信息的法定需求，工資、保險、稅收的法定政策提供相應的本地化解決方案。

對國內員工管理基本都是在國家分組“中國”下實現（國家代碼28），對于海外機構的人力資源管理的國家版本方案有兩種選擇:①統一在國家分組“國際”（99）下實現，部分海外機構采用所在國家版本；②統一在國家分組“中國”（28）下實現，部分海外機構采用所在國家版本。

推薦使用方案一，從系統設計和屏幕控制方面便于系統實現，并借鑒相關跨國企業的系統實施經驗。首先，在國家分組“中國”（28）下構建“國內標準模板”，實現國內人力資源管理。其次，在國家分組“國際”（99）下設計“國際標準模板”，統一管理沒有國家版本的海外機構的員工；對有國家的版本的，如果某些海外機構的人力資源業務量較大，已達到或三年內將達到3 000人以上，可啟用所在國家版本，建設“特定國家模板”；如果某個國家的海外機構的固定從業人員相對較少，暫不具備啟用“特定國家模板”的條件，建議所有海外機構均在國家分組“國際”（99）下實現，也使用“國際標準模板”，待條件成熟后再試點啟用“特定國家模板”。隨著業務增長和人數增多，如果原本使用國家分組“國際”（99）的企業要啟用所在國家版本，則需要進行國家分組相關的數據轉換（包括員工主數據和工資結果數據）。

2　員工分類的設計和使用

需要綜合考慮國內和國外員工能否使用相同的員工分類（員工組和員工子組），或略有差異，使用相同的員工分組對跨國家的人力資源報表統計分析是一個先決條件，如果國內設計一套，國外一套，就不能滿足全集團依據員工分類的查詢分析。如果人力資源業務成熟，共用一套員工組和子組是比較好的設計方案，但如果海外機構的員工分類和國內有很大差異，也可以定義海外機構設計專有的員工組和員工子組，如海外當地員工、海外國際員工等，需要在員工子組分配給相應員工組的時候，制訂其可以使用的國家分組，避免雇傭國內和海外員工時分配錯誤的員工組/子組，如國內員工分配了海外員工的員工組/子組，反之亦然。

3　薪酬福利的實現方案

國內員工原則上采用系統中在線計發薪酬的方式，對海外機構的外籍員工，應盡可能納入系統計算和發放，但考慮到各所在國薪酬/福利/稅收政策的差異和復雜性，事實上各國的薪酬、保險、個稅制度不同，是否使用SAP-HR系統發放要綜合考慮員工人數、是否有可用的國家版本、工資模塊的實施成本代價、薪資計算和發放業務是否外包等綜合考慮。

總體上對海外機構和員工的薪酬管理有3個方案。

方案1:使用SAP-HR系統計算和發放。

方案2:系統外計算和發放，發放明細導入系統（按人員，可適當合并）。

方案3:系統外計算和發放，發放匯總結果記入系統（按機構）。方案1支持對工資總額的管控，但各國的薪酬制度差異很大，需要大量的系統配置工作量，系統實現難度和工作量較大。采用方案2和方案3便于系統設計和實現，工作量小，但工資計算和發放需要手工或者保留原來系統做處理，發放結果導入SAP HR系統，方案2支持個人級別的明細查詢，方案3只支持在特定機構層級上按總量查詢和統計。

4　員工跨國家調配

員工跨國家調配時候能夠順利銜接，歷史信息在新的國家的機構下可以使用和查詢。考慮到SAP-HR的員工信息中使用了國家分組做區分，工資計算結果不同的國家使用不同的組。員工跨國家調配時，很多企業實際上會使用在一個國家做離職，在另一個國家做入職的操作，員工編號發生改變，這樣和國內調動的處理邏輯就有差異。

理想的情況是員工跨國調動的時候應該是做國家再分配（Country Reassignment），員工編號不變，員工從調動之日改變國家分組、公司代碼/機構、人事范圍/子范圍、員工分組/子組和工資范圍等企業結構相關信息。但目前在SAP HCM中實現有一定的困難。

通過啟用同時雇傭和全球員工管理功能，可以使用系統內的人員標示，把在兩個不同國家的人員編號關聯起來，系統會知道這兩個人員編號是同一個員工。當在一個國家做入職操作的時候，可以選擇參考（關聯）的另一個國家的人員號，員工的基本信息可自動轉移到另一個國家。人員標示可設置為員工的第一個人員編號，然后在報表中使用人員標示查詢和檢索，讓用戶感覺員工在跨國家調配時，人員的編號并未發生變化。

5　員工跨國家派遣

員工在發生跨國家派遣的時候，需要考慮兩個國家都要記錄和管理該員工，甚至都需要計算和發放薪酬的問題。此時可能系統需要標識是同一員工的兩個工號為同一個員工，可能啟用SAP-HR全球員工管理的的人員標識（PERSON-ID）對不同的人員號（Personnel Number）做關聯，通過人員標識可以看到所謂員工的多個機構和崗位分配，可定義人員標識的產生規則，建議與第一個人員編號相同。通過人員標識可以在集團層面的員工數統計時避免重復，多個相互關聯的人員編號可以實現總部統計的唯一性。

6　海外機構服務器布局和網絡連接

如果集團的HR系統采用服務器大集中的模式，服務器統一由總部負責管理，但考慮到部分國家或地區與總部網絡連接和對于人事信息存放地的法律規定，部分海外機構可能采取單獨部署服務器的方式，將服務器布局在所在的國家或地區。需要考慮海外國家的員工人數、網絡連接情況和相關法律規定。

綜合考慮服務器布局和網絡連接情況，海外機構的系統應用可采用以下三種方式:一是與國內機構相同，直接連接總部服務器總部，海外機構進行在線操作；二是服務器當地布局模式，海外機構進行在線操作，當地服務器定時/與總部服務器實現數據交換（同步）；三是海外機構定期將相關信息提供給國內機關，由國內單位代為做系統數據維護或導入。

7　系統登錄和操作界面語言問題

如果海外機構比分布的國家較多，可能涉及不同語種，但考慮到英語為很多國家通用的工作語言，為最大限度實現信息共享，系統提供至少應中文和英文兩種登錄語言。系統操作界面按登錄語言自動顯示為相應文字，表單輸出登錄語言顯示相應語言文本。海外機構建議一律使用英語做登錄和系統操作語言，總部和國內機構使用中文登錄和操作。總部統一查詢和表單輸出，海外機構外籍員工的信息顯示為英文，國內員工為中文，但出員工花名冊等表單會出現中英文混雜的情況，但統計報表主要關注數據統計結果，基本沒有太大問題。

需要做的相關工作有:

（1）統文本描述要按中英文兩種語言提供和配置在系統內；

（2）特定的指標項如姓名字段等需要根據國際化管理需求重新規劃使用方案，如英文姓、英文名、本地文字的名字等；

（3）機構名稱/崗位名稱是否記錄中英文，比如國內機構只記錄中文名，國外機構記錄中文名同時支持英文名的管理。

8　員工姓名如何存放和使用的問題

在全球e-HR項目實施項目中，作為員工的最基本信息之一，員工姓名需要存放在系統內，而且要在各種用戶操作界面、報表和表單中出現。由于一個看似簡單的問題，如果放在全球背景下就變得極其復雜，不同國家和民族由于語言、法律、習俗、業務實踐等差異，在某些國家或地區，員工的姓名比較復雜一個員工可能有幾個名字，如本國語言名字、英文名甚至第三種語言名字，且姓名組成和格式差異也很大。

在項目藍圖設計階段，需要考慮好員工的哪些名字要存放到e-HR系統中，如何存放？按什么規范和格式存放，在不用的查詢和報表中如何使用，按什么格式使用都要事先規劃好。這樣就不會出現各自為政、自行解釋的局面，對報表的設計、開發和輸出帶來挑戰和不確定性。一些總體的指導原則如下。

第一，關鍵前期是提前做好規劃，要有全球視野，做好需求分析，搞清楚每個國家（地區）需要記錄和使用的員工姓名種類、語種、組成和格式。

第二，制定統一統規范，制定好全球名字字段使用規范和各個國家和地區的名字格式后。

第三，設計系統地存放方式，利用商業軟件中預設置的若干姓名字段進行存放，必要時通過增強字段實現一些特殊的名稱存儲字段。

第四，關鍵還要各國用戶按規范輸入信息，杜絕隨意解釋和使用的情況。

第五，在SAP HCM系統中，為了解決以上名字組合和格式的差異，可啟用IT 0002種姓名格式字段，按國家分組定義常用的名字格式；通過格式定義取相應的姓名字段組合出適合該國家（地區）的員工名字存放在IT 0001的SNAME和ENAME字段供各種報表輸出和界面顯示使用，兩者可以相同，也可以不同，也就是說可以組合出兩個員工全名供不同情況下目的使用。可以給按國家有系統統一給出缺省名字格式，無須用戶選擇和輸入，甚至屏幕上可以不顯示。

第六，可在不同的報表和顯示界面選用不同格式的名字組合。

9　全球模板和本地模板創建和使用

系統實施的過程中首先要根據全球各機構都適用的核心業務流程和數據指標項，設計、配置和制作全球模板（Global Template），全球模板是主要定義全球所有國家的員工都適用的成分。以全球模板為基礎再根據各個國家的本地法律和業務需求的基礎上，構建本地模板（Local Template），本地模板是主要定義針對單個國家的系統擴展。

全球模板包括:

（1）通用業務流程；

（2）通用人力資源信息指標項和編碼；

（3）通用人力資源報表和表單。

本地模板包括:

（1）本地特有業務流程；

（2）本地特有人力資源指標項和編碼；

（3）本地人力資源報表和表單。

每個國家的人力資源管理系統的功能是全球模板和本地模板的并集，全球模板主要滿足企業全球集中統一管理、監控和集團人力資源查詢/報表和分析需要，本地模板主要滿足各國的本地化法律和業務需求。

10　數據維護職責和權限

按照“誰使用和管理，誰負責維護”的原則進行信息維護，落實企業總部、國內機構、海外機構不同層次的數據維護職責。

（1）數據維護應該出自一個源頭，避免重復錄入。

（2）數據盡可能在源頭錄入，即由產生數據的相關業務流程負責人員錄入，而不是由專職的信息錄入人員集中錄入，這樣才能確保數據的準確性、及時性、一致性和完整性。

（3）按照管理職責劃分，由總部、國內機構和海外機構分別提出各自職責管控范圍內的有關數據，然后做系統的權限設計和配置。

11　關于集團統計和分析報表生成

通過集團統一的人力資源管理平臺生成集團級的人力資源統計分析報表是人力資源信息化的基本需求，也是人力資源業務通過系統平臺處理之后的必然結果，是水到渠成的事情，但對覆蓋包涵跨國企業的集團級報表的設計和輸出還是要統一規劃。

對于機構和員工數據較大的企業，可以考慮把HR系統的數據定期抽去到企業BW/BI系統中生成集團級別的統計和決策分析報表，這樣一方面可以減輕對業務處理系統的性能和響應時間壓力，另一方面抽取到BW中的數據可以經過初步的加工和處理，加快報表生成的速度；

對于沒有使用BW系統而需要在OLTP系統中生成集團級統計分析報表的企業，報表的設計和開發需要考慮報表運行和輸出時間應該在用戶可以接受范圍內，需要考慮算法和性能的優化；

對于需要以圖形形式輸出的決策分析指標，可以采第三方圖形工具展現，如Microsoft Office，Visio 或者Business Objects等軟件作為前端展現工具。

12　報表和查詢工具輸出語言選擇問題

從目前全球推廣實施SAP-HR系統的案例來看，目前主要是位于歐美的國際化大公司推廣SAP-HR系統到海外機構，包括其在中國的下屬企業/機構。目前還缺少中國自己的國際化經營公司實施SAP-HR時從中國本部開始再推廣到海外機構的案例，顧問也缺少相關實際經驗，但隨著中國大型國營企業如中國石化、中國石油、中海油，以及民營及股份制企業如順豐速遞等加快其國家化經營業務拓展，同時也有一些中國本土企業如聯想集團、海爾集團、TCL集團、順豐集團等的海外并購和業務發展，推廣企業現在已經實施和應用的SAP-HR系統以覆蓋海外機構的人力資源管理問題只是時間問題，作為中國的咨詢公司和顧問需要增加國際項目的實施經驗，以更好地服務中國企業的全球化經營活動。

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.22.041

F270.7

A

1673-0194（2015）22-0049-03

2015-10-09