計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的必要性

劉鑫城

（濱州市鄒平縣黃山街道辦事處，山東 濱州 256200）

計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的必要性

劉鑫城

（濱州市鄒平縣黃山街道辦事處，山東 濱州 256200）

進(jìn)入21世紀(jì)以來，計(jì)算機(jī)技術(shù)在我國各行業(yè)得到了廣泛應(yīng)用，而在現(xiàn)代檔案管理中起到了重要作用。計(jì)算機(jī)技術(shù)在處理數(shù)據(jù)時(shí)具有快捷、準(zhǔn)確等特點(diǎn)，是其他技術(shù)沒有辦法比擬的優(yōu)越性。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用在很大程度上有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率。本文主要分析計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的必要性。

計(jì)算機(jī)技術(shù)；檔案管理；必要性

1　計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢

進(jìn)入21世紀(jì)以來，計(jì)算機(jī)技術(shù)在我國各行業(yè)中得到了廣泛應(yīng)用，并在現(xiàn)代檔案管理中起到了重要作用。因而如何高效地運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案已成為相關(guān)部門需要解決的問題。現(xiàn)代檔案管理技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理相比具有更大優(yōu)勢。有利于檔案的查缺補(bǔ)漏，使檔案查詢起來更為便捷簡單，也降低了管理工作的難度，提高了工作質(zhì)量。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展與普及，在各個(gè)領(lǐng)域得到廣泛的應(yīng)用，而在現(xiàn)代檔案管理中則是其最先進(jìn)的技術(shù)手段。計(jì)算機(jī)技術(shù)在處理數(shù)據(jù)時(shí)具有快捷、準(zhǔn)確等特點(diǎn)，是其他技術(shù)無法比擬的。在檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)在一定的程度上提高了工作的效率與質(zhì)量，也便于日后查詢。面對檔案管理的新發(fā)展，在未來必定會找到適合我國檔案管理發(fā)展的模式，迎接技術(shù)上的挑戰(zhàn)。

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的意義也越發(fā)明顯，當(dāng)需要向相關(guān)人員提供檔案時(shí)，不需要將全部檔案取出，只需要取出其需要的內(nèi)容即可。這樣就會使借閱者在較短時(shí)間內(nèi)獲取自己想要的文件，同時(shí)又可增加文件的保密性。計(jì)算機(jī)進(jìn)行傳輸?shù)臅r(shí)候可采用群發(fā)、大量發(fā)送等，網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳送的時(shí)候具有較高的工作效率。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用產(chǎn)生了大量的電子文件，電子文件通常是以計(jì)算機(jī)軟盤、光盤等材料為載體的，其特性與紙質(zhì)文件有很大不同，在未來的發(fā)展中，其在檔案管理中的作用將會更加明顯。

2　計(jì)算機(jī)在檔案管理中的必要性

第一，隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與科技的提高，計(jì)算機(jī)技術(shù)逐漸的融入到人們生活中。在日常生活中我們每天都會產(chǎn)生很多的電子文檔，若是想要好好保存文檔就應(yīng)該要運(yùn)用電子檔案管理。檔案信息化只需要投入一次就可多次產(chǎn)出，在很大的程度上是可改變經(jīng)費(fèi)受到限制的局面。檔案信息電子化在一定的程度上可不受到地點(diǎn)、時(shí)間與空間等條件限制，不斷拓寬服務(wù)范圍。檔案電子信息化在一定程度上有利于順利實(shí)現(xiàn)與最新技術(shù)的接軌。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在制作時(shí)需要大量的人力與物力以及紙張，不僅浪費(fèi)資金而且還不環(huán)保，且紙質(zhì)檔案容易損壞。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用時(shí)間不是很長，還存在一些問題，隨著時(shí)間與技術(shù)的發(fā)展，人們對計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用認(rèn)識會不斷加深。

第二，在當(dāng)代檔案管理中，充分的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)十分必要。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，管理者的工作就是將紙質(zhì)文件錄到計(jì)算機(jī)中最終形成電子文檔，這在很大程度上降低了工作人員的工作量，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了檔案自動(dòng)化。檔案信息管理主要是為了保存資料，這些資料一般是社會各界人士進(jìn)行工作考察的重要依據(jù)。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中可進(jìn)行檔案信息的分類、提取等方面工作，有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化。為實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理模式就應(yīng)與電子檔案管理的新理念相結(jié)合，這樣有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，提高檔案管理工作質(zhì)量，提高其社會地位與發(fā)展前景。

第三，信息技術(shù)的進(jìn)步使得我國檔案管理從紙質(zhì)時(shí)代向計(jì)算機(jī)技術(shù)管理時(shí)代轉(zhuǎn)變。計(jì)算機(jī)的發(fā)展在很大的程度上決定了數(shù)字化的檔案的過渡，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)有利于實(shí)現(xiàn)智能化、自動(dòng)化的檔案管理，有利于降低人力物力的使用與浪費(fèi)。我國檔案管理中計(jì)算機(jī)的應(yīng)用與其他國家還是存在一定差距，這需要我國不斷更新思想促進(jìn)檔案的管理的發(fā)展，同時(shí)也要加強(qiáng)檔案管理工作人員的隊(duì)伍建設(shè)，提高相關(guān)技術(shù)人員的專業(yè)素養(yǎng)進(jìn)一步提高檔案管理的工作水平。

3　結(jié) 語

計(jì)算機(jī)是一種高科技的產(chǎn)品，已經(jīng)應(yīng)用到社會中的各個(gè)領(lǐng)域中，并發(fā)揮著重要作用。隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與科技的提高，計(jì)算機(jī)技術(shù)逐漸的融入到人們生活中。在日常生活中我們每天都會產(chǎn)生很多電子文檔，若想要好好保存文檔就應(yīng)該要運(yùn)用電子檔案管理。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用產(chǎn)生了大量電子文件，電子文件通常是以計(jì)算機(jī)軟盤、光盤等材料為載體的，其特性與紙質(zhì)文件有很大差別，在未來的發(fā)展，其在檔案管理中的作用將會更加明顯。

主要參考文獻(xiàn)

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.22.124

G271

A

1673-0194（2015）22-0155-01

2015-10-09