淺析加快檔案信息自動化

馬明榮

(江蘇連云港市勞動就業管理處,江蘇連云港 222006)

淺析加快檔案信息自動化

馬明榮

(江蘇連云港市勞動就業管理處,江蘇連云港 222006)

目前,檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂,這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。目前系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏,而是硬件的功能并沒有充分發揮。筆者認為對這一問題取得共識是系統建設思想上的一次飛躍,它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。

自動化 管理體系

加快檔案信息自動化系統建設,實現檔案工作各個環節的計算機化,是實現檔案工作現代化,提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。我國檔案部門應用電子計算機可追溯到70年代,但真正有計劃地建立自己的系統是1985年。經過艱苦創業,初步建成了文書檔案處理系統,使系統不斷向信息管理的目標推進,其裝備水平和應用水平逐步提高。“九五”規劃之“金信工程”,為全面實現檔案信息處理和管理的現代化做了準備。

1 檔案信息自動化的現狀

(1)檔案軟件沒有信息管理功能,缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一,規格各異,各自開發的軟件不能互用,并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統,由于不能互調,就不能利用電腦完成信息管理工作,不能快捷地出版信息編輯成果,這制約了檔案信息電子化的進程。

(2)在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統,檔案信息系統和網絡建設形式各行其是,層次不一,規范性、開發性、服務性、共享性較差,不能適應檔案信息資源共享的要求。

(3)標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因,檔案業務基礎差,案卷質量不高,特別是各類檔案的著錄細則相容性不強,系統軟件移植性差;檔案自動化工作尚無統一標準,僅著眼于某一個館或某個專業系統,無法全面實施、推廣統一標準,這也制約了檔案信息工作電子化。

(4)檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮,越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤,現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

2 集中化管理體系

(1)息技術的飛速發展成為當代技術革命的主要特征。目前,對我國檔案信息自動化工程影響最大的技術是微機工作站、服務器性能的提高,網絡技術的成熟及數據庫技術和應用軟件開發工具的發展。網絡技術的發展促使局域網、廣域網以及信息高速公路的建設和開通。在信息技術發展日新月異的條件下,選擇檔案信息自動化系統的技術路線是十分重要的,應當推行適應的先進技術,使經濟效益的合理性和技術的先進性相統一,技術路線的選擇要符合我們的實際。檔案部門對先進技術的潛在需求很大,但現實的需求又往往跟不上,宏觀監測需要的信息量和使用頻率同微觀經濟需求有很大差別,因此不斷發生買了設備不能充分利用,建了網絡而傳輸量很少的情況。要實事求是地分析現狀,充分考慮先進技術的發展,再進行每一項具體的決策。

(2)集中統一是管理任何社會化大生產所必需的方式,信息自動化這一高新技術系統也不例外。人機結合是自動化系統的建設方針,其含義為檔案業務人員直接使用微機開展工作,這亦是研究自動化系統管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統的管理體制,要能使高度集中管理和方便使用相結合。目前我國檔案信息自動化系統的管理體制,同時存在集中統一管理不力和使用不方便的問題,主要方面是集中統一管理不力,這同我國檔案工作是在各專業基礎上發展起來的和系統建設從“微機起步”有關。應下決心解決分散現象,從管理制度上保證業務技術規范、標準,硬軟件的選用,上下各個層次和各專業辦公自動化等都應納入統一的檔案信息自動化系統管理之中,實行集中統一管理,不能各行其是自建系統,造成信息分割和資源浪費。

(3)重視人才管理推進檔案信息自動化的關鍵是人才。加強培養教育,造就一大批復合型人才的重要性,已被廣泛關注。檔案信息自動化系統的骨干力量是計算機技術隊伍,其素質水平直接影響自動化水平的提高。計算機技術人員的培養教育和管理是一個重要課題,要有針對性地對他們進行政治思想教育,培育其事業心和奉獻精神;有計劃組織進修,掌握信息技術的新知識;在工作條件和生活待遇上給予關心和照顧,解除其后顧之憂;研究專門人才成長和流動的規律,以形成最佳人才結構等方面都需要給予重視。

(4)創新工作思維,提高檔案利用率。利用計算機技術和相應的設備,將各種傳統介質的干部人事檔案信息,通過計算機技術轉換為數字化的、可以被計算機識別的數字信息,組織加工整合成各種數據庫形式進行存儲,然后通過網絡和信息系統提供快捷方便的檔案信息服務,從而提高干部人事檔案的利用效率和干部人事工作的管理效率。檔案管理工作者要努力練好基本功,熟悉業務,當好活字典。檔案管理工作者要把熟悉“家底”當成自己的天職。建立健全檔案管理制度,配置適宜檔案保存的設施,利用先進技術設備和現代化管理手段,按照國家的有關規定整理、保管檔案,防止檔案的破損、腿色、霉變和散失,確保檔案的完整和安全,并對重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護措施。嚴格執行國家的保密政策,嚴防泄密。建立科學的管理制度,為和諧社會建設提供及時、準確、周到的服務。檔案管理工作者要認識到干部檔案的重要性,認識到做好干部檔案的重大意義,這樣才能真正的做好檔案管理工作。

3 結語

當前我國檔案工作改革和發展已進入整體推進與重點突破相結合的階段,如何把繁重的任務和推進現代化進程結合起來,正確領導和協調起著重要作用。因此,要求提高行政決策的科學性和決策過程的民主化,行政領導要與檔案業務、計算機專業技術、人事教育、后勤保障等部門共同研究,組織專家論證,從檔案改革的需求、傳輸技術的可行、人財物力的可能、社會經濟效益等多方面進行分析,集思廣議才能避免失誤。要加強檔案信息自動化建設的協調工作,討論并提出系統建設中長期發展目標和指導方針,協調自動化系統建設中各有關方面工作,審定系統建設的階段目標、技術路線、標準規范、實施方案、投資規模、經費預算及重大立項和執行。為使重大問題在決策前得到充分論證,應設立專家咨詢小組,這為提高行政決策水平建立了制度保證。