對消防船舶文書資料管理的思考

■ 孔祥松

0 引 言

消防船舶從建造施工到下水服役再到退出現役，都離不開文書資料的指導。如果文書資料缺少或流失必然影響到航行保障、維護檢測、維修改造的效率，往往需要再投入一定的財力、物力進行彌補，從而延緩日常維護、進廠維修的周期，影響到消防船舶執行戰備任務。

1 消防船舶文書資料概述及分類

船舶文書資料指一切與船舶相關的圖、文、表等紙質或電子版本資料，能夠反映船舶的權屬、技術狀況及航行動態。文書資料不僅是船舶日常使用管理的依據，也是船舶開展維修改造的依據，包括相關設計圖紙、隨機文件、船舶證書、日常管理記錄等等。文書資料之間存在相互依存、相互補充的關系。

1.1 圖紙資料

《內河船舶法定檢驗技術規則（2011）》、《國內航行海船法定檢驗技術規則（2011）》等規定對船舶建造、維修改造所需要的圖紙資料進行了概括。雖然消防船舶航區有內河和沿海之分，在建造、改造過程中依據的規范不一，但圖紙均劃分船體、輪機、電氣3個類別，所有圖紙從送審設計到詳細設計再到生產設計均按此類別劃分，最終船舶建造、改造通過驗收后由船東方簽收的完工圖，也體現船舶日后維修、改造所需的3個類別圖紙。

1.2 設備資料

船舶設備多而繁雜，但主要分為2大類別：1）船舶的操縱設備，包括助航、通訊、甲板機械等設備；2）提供船舶動力的動力設備，包括主機及推進系統、副機、電氣等設備；而消防船舶還配備消防設備等。所有直接影響到船舶性能的大宗設備均為設計院或船東根據使用情況進行選型、專家論證后由生產廠家提供設備完工資料，這些設備的具體技術數據資料將伴隨船舶一生。

1.3 證書資料

證書資料是船舶所有法定文書的統稱，是由國家海事部門或國家認可的機構簽發的證書。只有通過法定登記和檢驗取得必要的文書后，船舶方能開始運行。通常有：所有權證書、國籍證書、適航證書等7種，特殊船舶需要的證書還有所增加。這些證書如同人的身份證明及健康情況證明，在船舶辦理檢驗、維修、保險等業務工作時是必須具備的。

1.4 管理資料

主要包括3個類別：1）日常航行記載資料，如航行記錄、輪機值班記錄，是記載船舶動態的資料；2）檢查資料，按專業對設備進行自查維護記錄，便于區分設備偶發故障及常見故障，是記載船舶性能的資料；3）維修資料，在對各設備進行維修時，均留有各類設備檢測、維修記錄，特別在進廠維修期間，對船舶檢測、設備測試等各項記錄更能科學反映船舶技術狀態。

2 目前文書資料管理現狀

在公務船艇管理中，公安海警部隊《海警艦艇條令》、《海警艦艇艦（艇）體與設備保養規定》等規定明確了相關船舶技術文書的管理要求。而消防船艇在管理方面遵守國家相關規定或參照相關規定進行管理，但在文書資料管理上也未有統一的相關規定，加之船艇方面專業人才還有所缺乏，難免在管理文書資料方面有不規范之處，也是當前大部分現役消防船艇中及需改進的地方。

2.1 從技術需求角度看

《中華人民共和國海上交通安全法（1983）》、《中華人民共和國內河交通安全管理條例（2002）》等法規都對文書資料保管、記載進行了規定。因船舶管理技術性較強，對技術文書管理需要一定的船舶知識基礎。現雖有人員管理，但因兵員復退等原因而缺乏可挑選的技術人員，也給船舶資料在管理使用中帶來不便。

2.2 從集中管理角度看

《中華人民共和國船舶安全檢查規則（2009）》規定船舶相關證書有效期檢查是重要內容之一，是證明內河、海上交通事故的有效的證明文件，該規定雖不適用現役部隊船舶，但規則中規定的檢查項目對加強消防船舶技術文書管理具有重要指導意義。現消防船舶文書資料大部分存放于中隊，一部分資料留存上級單位，集中規范管理不夠。因未明確層級管理內容，且在程序上逐級審批期限較長等因素存在，有時也會出現船舶相關證書換發不及時現象。

2.3 從日常使用角度看

1）日常記錄不完整，以《內河船舶航行日志記載規則（1993）》、《內河船舶輪機日志記載規則（1993）》等規定為例，其對航行中記載事項進行了明確，規定雖不適用現役船舶，但參照規定要求，存在記錄不夠完整現象，雖有記錄要求也因人員崗位調整等因素，未能做到完整連續；

2）未進行定期梳理，在船舶每次進廠維修時，對設備更新后未及時清理以往設備資料，造成無用資料堆積的量在不斷增加；

3）未進行有效分類，對圖紙和設備資料能夠注重，但忽視了維修記錄、檢查記錄的整理歸類。

3 容易造成文書資料流失的幾個環節

3.1 源頭的流失

在船舶建造或改造過程中，設計院、船廠對完工圖紙及設備圖紙能提供主要的圖紙資料，對一些不涉及具體使用的圖紙及一些輔助設備的資料往往存在提供不全面或前后版本不一致現象，導致資料缺少、不完整。目前在建造、改造過程中，往往根據設計院、船廠、設備商提供資料的目錄清單進行數量核對，對資料內容缺少專業審核。

3.2 使用中的流失

在船舶進廠維修、船舶檢驗等時，往往需要文書資料，特別在辦理船舶檢驗時，海事部門、船廠都需要船東提供圖紙及文書資料。在文書資料借出還入時容易產生差錯，如不是專人專管，備案不及時，重要文書資料極易丟失。在人員崗位調動時，如未正式進行文件資料交接或開展文件資料情況摸底，一些流動的資料也容易造成丟失。

3.3 保管過程的流失

1）圖紙在保管過程中對存儲的溫度、濕度有一定的要求，如未提供較好的保管場所，使得一些圖紙發黃、褪色，導致原始數據記載無法辨認；

2）設計院、船廠及設備商會提供的一些光盤資料，在初期光盤是可以使用的，但如果光盤質量不高或制作原因也會出現無法使用現象；

3）對一些維修記錄未隨船保留或未跟蹤記載，會導致出現有資料而無法使用或無資料可用的情況。

4 加強文書資料管理的幾點建議

隨著船舶現代化程度的不斷提高，消防船舶上廣泛配備了大量的先進設備，大大提高了作戰性能。由此，管理好技術文書資料成為船舶管理的第一道防線。

4.1 建立管理制度，明確管理職責權限

1）實行分級管理，建立相關規定，規范使用、管理程序。對中隊及上級單位管理的文書進行分類，如船舶證書類資料應由支隊統一負責，其他資料可由中隊保存，便于換證工作的開展。在設定各層級職責中，明確支隊級、中隊級、班組級相關管理文書資料的范圍及職責。

2）實行區分存放，設立專門資料室或資料柜，按照船體、輪機、電氣類別進行類別劃分，對每一類別圖紙進行目錄編制，標注相關資料信息，把所有船舶的資料包括修造記錄，檢修記錄納入信息，由專崗負責管理。

3）實行資料流轉備案手續，對資料的接收及外借應符合程序，采用《外借單》及《接收單》形式，做好備案防止出現使用中的流失，在中隊、支隊之間的技術文書流轉中也應參照執行。崗位人員調動時要做好資料交接及情況匯總，防止出現流動資料管理的盲區。

4.2 完善資料檔案，加強信息動態管理

1）建立關鍵設備的維修檔案，如操縱設備、機械設備、消防設備等，保存維修記錄及專業技術人員對設備現場拆解的視頻及圖片資料，便于總結每一類設備的常發故障，也為后續技術管理人員及維修人員提供第一手資料；

2）建立設備維修的動態跟蹤資料，留存提供設備的供應商及參加維修時廠方技術人員的聯系電話，并就關鍵設備使用情況，特別是磨損及損耗情況定期與其溝通，確保產品更新換代前能備好配足配件（或能保證有設備可替代），使管理實現從靜態到動態的轉變，為下一次船舶進廠維修時縮短工期、提高效率打好基礎；

3）建立封存淘汰設備的資料檔案，在每次船舶進廠大修或維修改造之后，結合新接收資料，對全部資料進行一次梳理，有新的技術圖紙、設備資料時封存舊的技術圖紙及舊的設備資料，通過梳理減少錯亂，所有封存資料雖不再使用但仍然具有保存價值，應單獨存放。

4.3 加強專業人才培養，提高文書資料管理水平

1）加強船舶技術類人員隊伍（船舶駕駛、輪機管理）的培養，加大技術儲備，如組織技術骨干參與地方海事局舉辦的內河船舶適任證書（駕駛、輪機）培訓考核，組織到建造船廠開展實地學習，多渠道培養并保留船舶技術人才，為技術資料管理提供技術支撐；

2）聘請船舶專家參加重點環節管理，在船舶新建、改建過程中，要依托船舶專家豐富的技術經驗，加強對文書資料的收集管理，防止資料的源頭流失。