文化事業單位檔案網絡服務探討

劉 群，郭娟娟

（濟南市圖書館，濟南 250001）

文化事業單位檔案管理網絡服務的重大作用就在于信息服務機構能夠運用加工、處理、存貯、傳遞信息的專業技能和先進技術手段使泛濫的信息系統化，使用戶迅速找到自己所需要的檔案信息。

1 文化事業單位檔案網絡服務的前提條件

1．1 應用現代信息技術

現代信息技術的出現打破了信息時空限制，計算機的使用和網絡的發展使信息的收集方式與途徑、存貯載體、檢索方式與速度等方面都發生了重大變化，并為廣泛的信息交流提供了可能。文化事業單位綜合檔案館（室）在自身的建設與發展過程中，必須應用現代信息技術，在傳統閱覽設施的基礎上，加強網絡設備建設，建立電子閱覽室，利用網絡終端，讓多媒體、激光打印機等現代技術，使用戶享受到方便、快捷、直觀的服務。

1．2 建立文化事業單位檔案網絡

隨著信息技術、網絡技術和數字化技術的飛速發展，文化事業單位檔案館（室）應把設置檔案管理主頁作為一項重要工作來抓。文化事業單位檔案管理主頁是檔案信息服務的指南，其作用如下：一是對網上用戶利用檔案信息資源起著重要的引導作用；二是為用戶查閱、檢索各種有用的檔案信息提供優質的服務；三是使文化事業單位檔案部門借助計算機網絡，擺脫自我封閉、走向社會，建立起文化事業單位檔案信息服務的新模式。

1．3 建立文化事業單位檔案信息數據庫

加強檔案工作數字化和網絡化建設的前提是建設資源配置合理、利用方便的檔案信息數據庫，即對檔案實物載體和各種形式的信息載體有序的整理。建立檔案信息數據庫應包括以下幾個方面的內容：一是將館藏的印刷型紙質文檔及其它各類載體的檔案進行數字化處理，根據需要建立不同類型的數據庫。二是通過對電子文件的收集，按照數字管理體系進行歸檔、整理，建立相應的數字化檔案數據庫。三是建立各類數字化檔案內容專題數據庫。根據文化事業單位現代化管理主要內容和發展方向，深入揭示某一系列專題檔案內容，建立從目錄到檔案全文內容的數據庫。如：歷年大事記數據庫、重要文件數據庫、歷年完成重要業務指標數據庫等。

1．4 提高文化事業單位檔案工作者的業務素質

檔案工作者的素質是數字化建設的一個關鍵因素。在網絡環境下，隨著檔案形態的徹底變革，其工作重點將轉移到信息資源的開發和利用上來，工作內容將由信息咨詢、信息服務等組成。而信息服務工作的對象將由以文獻單元為主深入到以知識單元為主。在網絡環境下，檔案是高度發達的信息網絡上的一個重要節點，它必須根據外部環境的變化，重新審視自己在社會生活中的地位，調整自己的行為。同樣，檔案工作人員將成為名副其實的信息專家，其職能主要在信息資源的開發與利用、信息產品的生產以及為用戶提供使用信息的教育與培訓。檔案工作者不僅要掌握傳統的檔案管理知識，而且要學習計算機知識、數據庫管理、數據錄入、網絡管理等知識，要具備電子文件的收集、存儲、組織、管理和提供利用網上信息資源的組織和篩選技能，要熟練地應用數字化技術、信息存儲技術、網絡通訊技術和多媒體技術，要具備網頁制作和維護能力。只有這樣，檔案工作者才能適應檔案數字化建設和現代管理的需要。

2 文化事業單位檔案網絡服務的具體措施

2．1 建立文化事業單位檔案信息檢索系統，為用戶提供服務

開展網絡檔案信息檢索服務的重中之重就是要建立文化事業單位檔案信息檢索系統，因為文化事業單位檔案檢索系統不僅能直接列出案卷目錄、文件目錄，而且還能提供用戶輸入檢索要素的搜索引擎；不僅可以按分類號查詢，還可以提供關鍵詞、作者、標題、日期等檢索方式。只有建立了文化事業單位檔案信息檢索系統，在文化檔案網站上開辟檔案信息檢索系統客戶終端使用說明欄目，將檔案信息數據庫的資料范圍、檢索途徑、索取方式加以介紹，并通過電話聯系、網絡信息反饋等方式，與用戶進行交流與溝通，及時解答用戶對檢索系統所提出的各種問題，以保證用戶順利地使用檔案信息檢索系統。

2．2 豐富檔案網站內容，提供特色館藏檔案信息

文化事業單位檔案網絡信息服務的重要組成部分是對檔案信息資源按專題、類別進行二次或三次的加工、提煉和深層開發，開發信息檢索、匯總分析、專題跟蹤等工作，如：大事記查詢；機構變更、職工名錄查詢；提供現行文件在線閱覽和在線目錄檢索等。這些工作主要是通過用戶特定的專題需要進行檔案信息資源的專供服務，因此，文化事業單位檔案館（室）應設立專或兼職主頁制作和維護人員，利用專業方法和技能，對館藏資源和網絡信息資源進行分析鑒別，并按專題進行信息的加工和創新，然后，在主頁上設置多級鏈接，將檔案信息由淺入深、逐一展示。

2．3 開展檔案數字信息咨詢服務

開展文化事業單位檔案數字信息咨詢服務，首先，要將數字咨詢服務的網頁與檔案室的主頁相相連，充分揭示該項服務的過程；其次，通過數字檔案管理開發系統快速建立FAQ數據庫，將檔案館（室）常見的問題與解答存放在FAQ數據庫中，方便讀者進行查詢與瀏覽；第三，用戶在FAQ中找不到答案時，可以通過填寫表單進行咨詢，檔案管理工作人員以E-mail的形式，在兩個工作日內進行回答；第四，檔案工作者通過系統提供的實時在線虛擬參考咨詢平臺，采用實時和互動的技術，與用戶進行現場的對話和同步瀏覽。

2．4 開展電子檔案館（室）際互借服務

因特網在時間與空間上的無限延伸，為文化事業單位檔案館（室）際之間的資源共享提供了非常便利的條件。文化事業檔案館（室）應該改變追求大而全的館藏建設思想，走共建共享的發展道路，建立起區域性的網上聯合檔案信息數據庫，為成員館（室）提供電子文獻傳遞和館際互借服務。