試論對社保檔案中的信息資源的開發與利用

池莉蓉

（秀山縣人力社保局中平鄉社保中心，重慶 409906）

試論對社保檔案中的信息資源的開發與利用

池莉蓉

（秀山縣人力社保局中平鄉社保中心，重慶 409906）

社保檔案資源建設逐漸發展完善，服務人民的檔案利用體系也日趨進步、走向成熟。為了更好的貫徹落實黨和政府關注社保、改善民生的政策措施，切實貫徹落實全面、協調.、可持續的發展觀，努力構建社會主義和諧社會的繁榮發展，各級政府部門都積極將社保問題擺在首位,切實抓好民生工作。

社會檔案資源；檔案建設；管理利用服務

1 社保檔案信息資源的利用與開發的意義

社保檔案工作如普通的檔案工作一樣，是由檔案信息的收集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、編輯與研究、利用服務和統計環節組成，只是由于社保檔案的特殊性，編研工作和統計工作會相對的弱化，但是利用服務工作仍然是重中之重，它是社保檔案信息與社會發生聯系的主要通道，是直接面對利用者的工作，一系列的環節都是為了更好地做好社保檔案的利用而開展的，是社保檔案利用服務的基礎。社保檔案的利用者不會去直接接觸其他環節的工作，即使其他環節的工作做得再好，沒有利用服務環節或者利用服務環節做得不夠好，利用者就無法體會到其他環節中工作人員的辛苦和優秀。

社保檔案利用服務工作是衡量社保檔案工作質量的重要標志，它除了可以檢測其他環節的工作質量之外，社保檔案信息資源的利用服務的優化勢必給其他環節提出更高的要求。通過利用服務環節，社保檔案工作人員會了解到社保檔案的利用規律，不同種類的檔案會在什么時間段被集中利用，何種檔案會逐漸地受到關注等等，通過這種規律，檔案人員就會利用這種規律有目的、有針對性地去做好收集和整理，甚至編目和檢索的工作，以便利用者對于檔案的利用更具時效性。社保檔案的利用服務水平得到提升，相關的基礎工作也要配合，例如相關文件的及時歸檔、數據庫的更新、檢索方式的優化，硬件設施的完善等等。

2 加強我國社保檔案信息資源建設

2.1 加強對社保檔案理論的研究，為社保檔案建設提供支持

根據實際需求探索建立針對社保檔案整理實踐的相關理論。一方面，對已經進入綜合檔案館的社保檔案合理規整，并在整理的過程中不斷發現新問題，進而在解決問題的過程中豐富社保檔案的實踐理論。另一方面，可以針對群眾在利用社保檔案時往往集中于其中幾個甚至多個特定種類的現實情況，探求建立新的社保檔案管理模式，社保檔案信息管理模式可以探索將與每個社會個體相關的社會檔案信息進行整理，并且借助計算機信息系統進行檔案信息的保管，為社會檔案信息利用提供方便。通過這種整理模式的創新，能夠在實現社會檔案實體管理的同時，借助社會信息管理模式為社保檔案信息資源的利用提供有力支持，加強整個檔案管理的系統性。同時，還要積極將這種實踐探索上升到理論高度，豐富社保檔案的應用理論，從而進一步指導綜合檔案館社保檔案信息資源的建設，解決人民群眾方便快捷利用檔案的需求與社保檔案依照保管造成的分散性之間的矛盾，以達到服務社會大眾的需求，提高社保檔案的利用率。2.2統一社保檔案數字化標準

綜合檔案館需要在加強本館社保檔案數據庫建設的同時，引導其他涉民單位建設社保檔案數據庫共享平臺。一方面，綜合檔案館要立足于本館實際，積極推進社保檔案數據庫的建設。通過整理館藏社保檔案，開展紙質檔案數字化與電子文件規范化工作，豐富社保檔案數據庫的內容，建立以全宗為單位的檔案目錄數據庫和檔案全文數據庫，注重對館內不同種類的社保檔案分類建庫，對于綜合檔案館來說，積極組織建立流動人口社保檔案數據庫共享平臺，發揮自身優勢，成為檔案館提高社會地位，發揮檔案作用的好機會。重視社保檔案數字化的質量，著重保證社保檔案信息的真實性和有效性，同時突出社保檔案數據庫建設標準的制定，為社保檔案的有效利用提供支持。

3 社保檔案信息資源的利用服務實踐

社會保障檔案建設和管理的最終目的是提供利用、為民服務。能夠為社保工作提供檔案信息資源，為科學決策提供依據；解決百姓的實際需求和切實關心的社會保障問題。社會保障檔案工作部門應加強重視，積極采取多項措施保證社會保障檔案的利用服務工作順利開展。首先，社會保障工作展幵利用與保密范圍，對社會保障檔案的利用權限做出明確規定，各區（市）保存的檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。檔案管理部門或檔案工作人員應當配合本單位做好政府信息公開工作，保證住房保障檔案的安全、合理、有效利用。其次，充分挖掘檔案信息資源，進行社會保障檔案的深度開發。為社會提供開放式咨詢服務，幫助利用者查閱有關文件或檔案資。要建立合理有償服務的機制，在政策和條件許可并確保社會效益的前提下，創造應有的經濟效益，實現社會保障檔案管理和建設的良性發展與自我完善，發揮社會保障檔案的最大價值。

此外，掌握社會保障檔案的利用效果，根據記錄和實際利用情況適時適度調整和完善社會保障檔案的管理與利用服務工作。再次，要建立社會保障檔案管理信息系統，全面實行數字化管理。就需要利用信息技術開展社會保障檔案的信息采集、歸檔、保管和利用，實現檔案的數字化管理，從而滿足社保檔案信息資源的建設、發展、管理的需要。

4 總結

社保檔案部門應依據檔案管理的相關規定建立全面系統的社會保障電子檔案，并根據社會保障實踐工作的變動情況，及時更新檔案的信息內容，實現社會保障檔案的動態管理。為了滿足社會保障檔案的現代化要求，需利用信息技術將檔案轉化為電子檔案信息，實現檔案信息化管理和高效便捷的利用服務。

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.19.116

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1673-0194（2015）19-0204-01

2015-06-09