探討信息時(shí)代對(duì)秘書職業(yè)的要求

吳曉丹

摘 要：在信息化時(shí)代，秘書工作人員需要依靠信息化手段，更新工作意識(shí)，提高專業(yè)素養(yǎng)，提高工作能力，拓展視野，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展和單位工作的需要，更好地為實(shí)際工作服務(wù)。

關(guān)鍵詞：信息;秘書;專業(yè)素養(yǎng)

隨著以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)為中心的信息化辦公設(shè)備進(jìn)入辦公室，秘書的很多工作發(fā)生了變化，傳統(tǒng)的工作模式和工作內(nèi)容被更為高效的信息系統(tǒng)所替代。而且相關(guān)的系統(tǒng)正在不斷完善更新，新的技術(shù)正在不斷應(yīng)用，應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，秘書的視野也隨之不斷開闊，加上知識(shí)的快速更新，秘書作為一個(gè)單位上傳下達(dá)的中樞，應(yīng)該適應(yīng)和利用信息化條件，為領(lǐng)導(dǎo)和基層人員提供良好的服務(wù)，這是每一個(gè)從事秘書工作的人員必須認(rèn)真面對(duì)和總結(jié)的問題。

一、存在的問題

1.信息素養(yǎng)無法適應(yīng)工作需要

在信息化發(fā)展的今天，仍然有些秘書對(duì)信息化有這樣或那樣的抵觸心理，不善于利用計(jì)算機(jī)等信息設(shè)備，不愿意通過發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)條件推進(jìn)自己的工作，不積極學(xué)習(xí)信息化的相關(guān)知識(shí)。相關(guān)信息化知識(shí)的缺陷導(dǎo)致思維方式和工作行為對(duì)信息化應(yīng)用的各種不適，制約了秘書在參謀、咨詢、協(xié)調(diào)和管理等方面工作的開展，影響了個(gè)人專業(yè)素養(yǎng)的更新和提高。信息手段的缺乏，將會(huì)導(dǎo)致各種資源獲取困難、延誤甚至無法提供必須的信息，從而影響單位的組織和運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.工作思維老化

有些秘書認(rèn)為自己從事的工作就是向下級(jí)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖，向上級(jí)反映基層意見，領(lǐng)導(dǎo)讓做什么就做什么，缺乏積極主動(dòng)、開拓創(chuàng)新的意識(shí)，無法領(lǐng)會(huì)各項(xiàng)命令和任務(wù)背后更深層次的內(nèi)容和意義，無法更好地推進(jìn)工作的落實(shí)和完成，不愿意主動(dòng)、創(chuàng)造性地開展各項(xiàng)工作。他們知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，不能積極主動(dòng)地更新知識(shí)內(nèi)容，在低效的事務(wù)性工作中浪費(fèi)了大量時(shí)間，工作進(jìn)展和辦事效率不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的步伐。隨著信息化各項(xiàng)應(yīng)用的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的知識(shí)儲(chǔ)備和知識(shí)結(jié)構(gòu)已不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，無法滿足工作的需要，提升信息化素養(yǎng)，更新工作思維方式勢在必行。

二、提高信息化條件下的專業(yè)素養(yǎng)

隨著社會(huì)進(jìn)步和信息發(fā)展的多元化，秘書作為一個(gè)單位重要的信息收集者，需要結(jié)合內(nèi)外環(huán)境因素，夯實(shí)基本工作能力，豐富自身素質(zhì)，積極利用各種信息手段，提高專業(yè)素養(yǎng)。

1.樹立信息意識(shí)，提高利用信息技術(shù)的能力

落后的工作模式必將無法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，無法承擔(dān)相應(yīng)的工作職責(zé);守舊的思維意識(shí)在工作中將不利于積極地開拓創(chuàng)新，在日新月異的當(dāng)今社會(huì)必將被時(shí)代吞沒。只有積極主動(dòng)地領(lǐng)會(huì)和接受各種信息時(shí)代的知識(shí)和工具，培養(yǎng)對(duì)信息時(shí)代秘書工作的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)信息敏銳的感知能力，在繁復(fù)信息中發(fā)掘有價(jià)值內(nèi)容的認(rèn)知能力，指導(dǎo)實(shí)踐工作，才能更好地完成本職工作。提高利用信息技術(shù)的能力，需要善于通過互聯(lián)網(wǎng)和信息系統(tǒng)不斷收集、整理、分析、匯總各種有利于工作的各種數(shù)據(jù)和資料，掌握各種信息檢索工具和方法，不斷提高獲取信息、選擇信息、分析信息和利用信息的能力。提高信息能力，將會(huì)在實(shí)際工作中更好地為單位提供多方位的參考，各種網(wǎng)絡(luò)、無線等先進(jìn)工作手段的應(yīng)用，將大幅度提高工作效率，使單位各項(xiàng)目的運(yùn)轉(zhuǎn)更為高效，為工作的推進(jìn)提供更有力的助力。

2.擴(kuò)大專業(yè)視野

秘書作為單位中上傳下達(dá)的重要樞紐，必須通過豐富、發(fā)達(dá)的信息化手段，不斷擴(kuò)大專業(yè)視野，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，更好地完成本職工作。信息時(shí)代極大地?cái)U(kuò)大了人們的視野，更新了人們的觀念，影響了人們的思維方式和工作方式。秘書只有具備適應(yīng)時(shí)代的的創(chuàng)新意識(shí)，才能為單位提供更新、更豐富的信息，并可以延伸其專業(yè)視野，更容易深入探索，發(fā)現(xiàn)和發(fā)展新的見解，有利于個(gè)人綜合素質(zhì)的提升，積極適應(yīng)和推進(jìn)單位的發(fā)展，在日益繁復(fù)的工作中提高工作效率。

3.構(gòu)建寶塔型知識(shí)結(jié)構(gòu)

秘書要學(xué)習(xí)掌握各種秘書工作的基礎(chǔ)知識(shí)，包括公文寫作、信息收集和傳達(dá)、工作管理和協(xié)調(diào)等內(nèi)容。在實(shí)際工作中不斷總結(jié)和積累，積極參與團(tuán)隊(duì)和單位的各項(xiàng)工作，認(rèn)真與團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行探討，逐步提高對(duì)專業(yè)領(lǐng)域的認(rèn)知，努力把握各項(xiàng)工作的發(fā)展脈絡(luò)，形成自己的知識(shí)體系，在不斷的積累和總結(jié)中，打下堅(jiān)實(shí)的知識(shí)基礎(chǔ)。秘書需要有豐富的知識(shí)水平和經(jīng)驗(yàn)，在完成項(xiàng)目或任務(wù)的過程中，善于從多角度學(xué)習(xí)看待問題和解決問題的方法，結(jié)合自身的工作加以思考和開拓創(chuàng)新，積極發(fā)現(xiàn)和提出問題，提出合理的建議和解決方案。不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，善于借鑒別人的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)能摒棄一些落后或失敗的先例，并創(chuàng)造性地與自身的工作相結(jié)合，改進(jìn)工作方法，為各項(xiàng)工作的開展提供成熟的參考指南。

總之，信息時(shí)代要求秘書必須適應(yīng)單位和社會(huì)環(huán)境的發(fā)展變化，充分利用各種信息手段，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，開拓視野，在從單一的事務(wù)性工作中，摸索和總結(jié)出更為合理有效的工作模式，在自己的崗位上更好地發(fā)揮聰明才智，創(chuàng)造出更大的價(jià)值。

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