高校外匯經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)的幾個(gè)問(wèn)題——以華南農(nóng)業(yè)大學(xué)為例

吳芳紅

(華南農(nóng)業(yè)大學(xué)財(cái)務(wù)處 廣東 廣州)

伴隨我國(guó)高等教育的蓬勃發(fā)展,不同層次高校的辦學(xué)規(guī)模日益擴(kuò)大, 與國(guó)外科研院所交流更加頻繁,科研、教學(xué)工作中牽涉的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)均有外匯事項(xiàng)發(fā)生，從預(yù)算到?jīng)Q算,從外匯額度到現(xiàn)匯賬戶(hù)。大批師生派往國(guó)外進(jìn)修學(xué)習(xí), 大量外國(guó)學(xué)者走進(jìn)國(guó)內(nèi)課堂,從國(guó)外聘請(qǐng)客座教授、舉辦各種層次的國(guó)際會(huì)議、合作辦學(xué)、外國(guó)學(xué)生來(lái)華留學(xué)都有外匯款項(xiàng)管理需求。故高學(xué)財(cái)務(wù)實(shí)踐中, 外匯管理與報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)逐年增加,外匯核算已逐步滲透到高校財(cái)務(wù)工作的方方面面,原先的外匯管理模式正面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。外匯管理工作在高校財(cái)務(wù)實(shí)踐中已經(jīng)逐步形成一個(gè)專(zhuān)門(mén)的會(huì)計(jì)過(guò)程。

華南農(nóng)業(yè)大學(xué)近年來(lái)也隨著國(guó)家對(duì)外開(kāi)放政策的不斷加強(qiáng)及國(guó)際合作交流的進(jìn)一步加深，以及辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，積極響應(yīng)國(guó)家政策，與國(guó)際間的學(xué)術(shù)交流、談判磋商、科技互訪(fǎng)等活動(dòng)也日益增多，學(xué)校鼓勵(lì)研究生、科研與教學(xué)人員、高校管理工作者等出國(guó)訪(fǎng)問(wèn)、合作研究與交流等（具體數(shù)據(jù)見(jiàn)圖1-圖4，具體數(shù)據(jù)由財(cái)務(wù)處、人事處、國(guó)際交流處和外事處提供）；支持邀請(qǐng)國(guó)外知名專(zhuān)家來(lái)校講學(xué)，高薪特聘國(guó)立新加坡大學(xué)張煉輝等知名教授、引進(jìn)國(guó)際人才及其團(tuán)隊(duì)來(lái)校授課與參與科研，簽署了部分客座教授，一年往返幾次來(lái)校指導(dǎo)教學(xué)科研工作，以此提高學(xué)校的軟實(shí)力；另外隨著科研水平的提高以及職稱(chēng)評(píng)審所需條件的提高，科研論文的發(fā)表主要以外文期刊為主；有些科研實(shí)驗(yàn)為了提高準(zhǔn)確度需要國(guó)外購(gòu)買(mǎi)試劑，生物材料有時(shí)也需要到國(guó)外進(jìn)行測(cè)序等，這一切結(jié)算都是以外幣結(jié)算為主。因此我校的外幣業(yè)務(wù)日漸增多，呈直線(xiàn)上升趨勢(shì)。隨著高校體制改革不斷深入推進(jìn), 高校辦學(xué)自主性不斷增強(qiáng),對(duì)學(xué)校財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)效益的要求也越來(lái)越高；我校相關(guān)職能部門(mén)正積極運(yùn)用國(guó)家外匯政策、加強(qiáng)外匯財(cái)務(wù)管理工作,試圖在收、支兩方面都能提高學(xué)校的收益。本文擬從2011 2014 年來(lái)我校涉及外幣報(bào)銷(xiāo)的具體業(yè)務(wù)進(jìn)行分析。

一、受資助出國(guó)人員組成和經(jīng)費(fèi)額度

目前我校每年資助出國(guó)留學(xué)人員經(jīng)費(fèi)開(kāi)支大約在600 萬(wàn)元人民幣/年（圖1）；廣州市菁英計(jì)劃、合生珠江聯(lián)合培養(yǎng)、以及聯(lián)合培養(yǎng)的碩士和博士生人數(shù)每年大約在10 人左右（圖2）；短期因公出訪(fǎng)或培訓(xùn)平均每年大約150 人左右（圖3）；受資助的出國(guó)人員主要由以下幾個(gè)方面的人員組成：國(guó)家公派、單位自籌和自費(fèi)出國(guó)的教工平均每年大約有40 人左右（以半年以上年限為準(zhǔn)，視為中長(zhǎng)期出國(guó)留學(xué)，如圖4）。

圖1 2011 2014 外匯報(bào)銷(xiāo)數(shù)據(jù)

圖2 2011 2014 年出國(guó)攻讀博士和聯(lián)合培養(yǎng)博士人數(shù)統(tǒng)計(jì)

圖3 2011 2014 短期出訪(fǎng)和培訓(xùn)人數(shù)統(tǒng)計(jì)

圖4 2011 2014 中長(zhǎng)期出國(guó)人數(shù)統(tǒng)計(jì)

二、合規(guī)性審核

1.依據(jù)

各類(lèi)出國(guó)人員經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)按照粵財(cái)行【2014】32 號(hào)文件《省直黨政機(jī)關(guān)和事業(yè)單位因公臨時(shí)出國(guó)經(jīng)費(fèi)管理辦法》以及《華南農(nóng)業(yè)大學(xué)因公臨時(shí)出國(guó)（境）管理辦法（試行）》；國(guó)外購(gòu)買(mǎi)試劑材料及發(fā)表論文版面費(fèi)依據(jù)外國(guó)相關(guān)公司提供的invoice（發(fā)票）或receipt（收據(jù)）并附中文翻譯其中主要內(nèi)容，配備信用卡，網(wǎng)銀或銀行等付款憑證予以報(bào)賬。

2.外來(lái)發(fā)票審核

目前,直接向國(guó)外購(gòu)買(mǎi)試劑盒、實(shí)驗(yàn)耗材、紙質(zhì)和電子文獻(xiàn)資料、支付會(huì)議費(fèi)用、論文版面費(fèi)、住宿和差旅等業(yè)務(wù)在高校已經(jīng)成為司空見(jiàn)慣的科研與交流活動(dòng),華南農(nóng)業(yè)大學(xué)也不例外。財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)中,難免會(huì)有來(lái)自境外的發(fā)票,而且大多數(shù)其他國(guó)家并沒(méi)有像中國(guó)這樣，有財(cái)政部監(jiān)制與頒發(fā)的嚴(yán)格統(tǒng)一發(fā)票。目前跨國(guó)網(wǎng)購(gòu)業(yè)務(wù)也滲透到科研領(lǐng)域：藥品、耗材可網(wǎng)購(gòu),信用卡付款,發(fā)票只能是網(wǎng)上的電子版下載打印, 少數(shù)有傳真件,這樣就無(wú)法獲取會(huì)計(jì)學(xué)上 原始的唯一憑證,如果完全拒絕報(bào)銷(xiāo),勢(shì)必影響教學(xué)與科研工作的正常開(kāi)展。在這樣的情況下,需要有經(jīng)辦人和項(xiàng)目主管在相關(guān)打印憑證上簽字,藥品、耗材經(jīng)設(shè)備處簽字,圖書(shū)資料請(qǐng)圖書(shū)館編入書(shū)庫(kù)管理。同時(shí)要求經(jīng)辦人出示信用卡原始對(duì)賬單,且該原始對(duì)賬單能證明該筆業(yè)務(wù)的真實(shí)性；若對(duì)賬單上的付款記錄中金額、時(shí)間、內(nèi)容和網(wǎng)上下載的電子版打印件的內(nèi)容相吻合,即可證明其真實(shí)性，給予報(bào)銷(xiāo)。如付款時(shí)是現(xiàn)金結(jié)算或者當(dāng)面信用卡付款,那就必須出示購(gòu)物時(shí)的原始購(gòu)物小票、信用卡簽單或發(fā)票才可報(bào)銷(xiāo)（北美國(guó)家大多數(shù)是只有購(gòu)物清單小票和信用卡簽單，若是現(xiàn)金付款，一般只有小票而無(wú)所謂發(fā)票的）。如果是住宿費(fèi)用，旅店業(yè)者一般會(huì)提供帶有自身商標(biāo)的獨(dú)一無(wú)二的 發(fā)票 ，上面一般會(huì)注明旅客姓名，支付費(fèi)用等。

機(jī)票報(bào)銷(xiāo)時(shí),出示的報(bào)銷(xiāo)憑證會(huì)比較復(fù)雜：有電子發(fā)票打印件,有機(jī)場(chǎng)提供的航空公司原始發(fā)票,也有機(jī)票客戶(hù)收據(jù)聯(lián)的,有旅行社代辦的發(fā)票,甚至還有拿登機(jī)牌的。由于國(guó)際機(jī)票的價(jià)格較貴, 報(bào)銷(xiāo)國(guó)際機(jī)票一定要憑原始 發(fā)票 (包括向航空公司索要的正規(guī)電子行程單（發(fā)票）、用現(xiàn)金在售票處購(gòu)票時(shí)取得的機(jī)票樣發(fā)票)；不具備原始發(fā)票的（如出示機(jī)票客戶(hù)聯(lián)、電子機(jī)票、登機(jī)牌等）,必須額外提供信用卡對(duì)賬單原件,以核實(shí)實(shí)際支付的該筆賬單金額、內(nèi)容一致才給予報(bào)銷(xiāo)，如機(jī)票為境外商業(yè)機(jī)構(gòu)代購(gòu)，一般會(huì)有支出費(fèi)用證明或者機(jī)票。出國(guó)費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo), 原則上嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)政部下達(dá)的《臨時(shí)出國(guó)人員生活費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)》,有些國(guó)外匯入的專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)會(huì)明文規(guī)定其出國(guó)進(jìn)修的標(biāo)準(zhǔn)，該標(biāo)準(zhǔn)有時(shí)會(huì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于財(cái)政部的規(guī)定,這種情況須請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)后，再做適當(dāng)處理。

三、本校外匯報(bào)賬基本流程

1.請(qǐng)款

出國(guó)前請(qǐng)款須附外事處已審批的《廣東省因公出國(guó)任務(wù)批件》復(fù)印件1 份、出訪(fǎng)國(guó)邀請(qǐng)函以及中文譯本復(fù)印件各1 份。

2.回國(guó)報(bào)賬

填寫(xiě)差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單，經(jīng)國(guó)際交流處辦理出國(guó)的，須附國(guó)際交流處已審批的《廣東省因公出國(guó)任務(wù)批件》復(fù)印件1 份、出訪(fǎng)國(guó)邀請(qǐng)函以及中文譯本復(fù)印件各1 份；通過(guò)人事處辦理出國(guó)的，附 華南農(nóng)業(yè)大學(xué)職工短期因公出國(guó)（境）申請(qǐng)表 復(fù)印件1 份；附出訪(fǎng)前報(bào)省外事辦的費(fèi)用預(yù)算證明，按照學(xué)校 附件樣板 附報(bào)銷(xiāo)說(shuō)明，嚴(yán)格按批準(zhǔn)天數(shù)、出訪(fǎng)類(lèi)別、出訪(fǎng)國(guó)家、出訪(fǎng)線(xiàn)路報(bào)銷(xiāo)，原則上不得超過(guò)預(yù)算費(fèi)用金額。如委托旅行社購(gòu)買(mǎi)機(jī)票，則須附旅行社的正式合法發(fā)票及行程單；另出國(guó)簽證費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)等與當(dāng)次出國(guó)有關(guān)的雜費(fèi)與出國(guó)差旅費(fèi)一同報(bào)銷(xiāo)，不得單報(bào)。所有國(guó)外的票據(jù)，每張都要用中文表明內(nèi)容，打印不清的票據(jù)要復(fù)印與原件一同粘貼方可報(bào)銷(xiāo)。

3.支付國(guó)外（境外）版面費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、材料費(fèi)

支付上述費(fèi)用時(shí)，須提供發(fā)票（Invoice）或者收據(jù)（Receipt）,要求對(duì)方簽名，并附銀行匯款（或網(wǎng)銀、信用卡轉(zhuǎn)賬）憑證。版面費(fèi)的國(guó)外票據(jù)要在出版單位、文章內(nèi)容、收費(fèi)單位、收費(fèi)金額等用中文注釋并附發(fā)表文章第一頁(yè)，所有單據(jù)都要三人（主管人、經(jīng)辦人、證明人）簽字方可報(bào)賬；試劑材料票據(jù)若在國(guó)外直接購(gòu)買(mǎi)，須附付款記錄的有關(guān)資料，其票據(jù)需對(duì)材料名稱(chēng)、數(shù)量、款項(xiàng)等內(nèi)容并用中文注釋?zhuān)⒏綀?bào)銷(xiāo)說(shuō)明。闡明該材料從何處購(gòu)買(mǎi)及用途、存放地點(diǎn)等；報(bào)銷(xiāo)說(shuō)明需經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)簽名并加蓋學(xué)院公章方可報(bào)銷(xiāo)。

4.外匯牌價(jià)計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)

外匯牌價(jià)按中國(guó)銀行外匯牌價(jià)網(wǎng)站中中行折算價(jià)計(jì)算，計(jì)算日期按照出國(guó)離境當(dāng)日匯率折算，具體標(biāo)準(zhǔn)見(jiàn)網(wǎng)站http://www.boc.cn/sourcedb/whpj/。

四、存在問(wèn)題及解決辦法

1.因公護(hù)照問(wèn)題及解決辦法

工作中偶爾發(fā)現(xiàn)個(gè)別教工常以辦理出國(guó)任務(wù)批件時(shí)間長(zhǎng)、耽誤完成出國(guó)任務(wù)為借口，在沒(méi)有取得出國(guó)任務(wù)批件的情況下使用因私護(hù)照出國(guó)。回國(guó)后又要求報(bào)銷(xiāo)在國(guó)外逗留期間所發(fā)生的業(yè)務(wù)費(fèi)用。這種不符合凡公費(fèi)出國(guó)（境）的團(tuán)組和個(gè)人必須通過(guò)因公出國(guó)（境）審批渠道辦理手續(xù)，嚴(yán)禁持普通因私護(hù)照出國(guó)執(zhí)行公務(wù) 規(guī)定的，不能啟動(dòng)報(bào)銷(xiāo)程序。

2.審核詳細(xì)結(jié)算單據(jù)問(wèn)題及解決辦法

有部分出國(guó)（境）人員，僅憑出國(guó)代理中介機(jī)構(gòu)出具一張發(fā)票，想報(bào)銷(xiāo)出國(guó)（境）的相關(guān)費(fèi)用，而且不附實(shí)際發(fā)生支出的票據(jù)，同時(shí)不能提供支出明細(xì)的，會(huì)計(jì)審核無(wú)從判斷支出的真實(shí)性。所以會(huì)計(jì)審核時(shí)必須要求出國(guó)人員出具與出國(guó)代理中介機(jī)構(gòu)的實(shí)際詳細(xì)結(jié)算單才能啟動(dòng)報(bào)銷(xiāo)程序。

3.國(guó)外版面費(fèi)、SCI 論文潤(rùn)色費(fèi)、材料及測(cè)序費(fèi)用等問(wèn)題及處理辦法

材料費(fèi)及測(cè)序費(fèi)等的票據(jù)千差萬(wàn)別。付款通知、支付憑證等被拿來(lái)當(dāng)發(fā)票使用，碰到此種情況，盡量要報(bào)銷(xiāo)人提供有invoice或receipt抬頭的票據(jù)，付款通知、支付憑證只能作為invoice 或receipt 的附件使用。例如我校部分老師的SCI論文修改潤(rùn)色是在國(guó)外聘請(qǐng)無(wú)公司依托的私人修改，而且都是以國(guó)外網(wǎng)銀paypal 方式支付，確實(shí)是沒(méi)有發(fā)票提供。目前這種開(kāi)銷(xiāo)由于不符合相關(guān)規(guī)定，是不能納入報(bào)銷(xiāo)程序的。

1.范憶琳.高校外匯管理初探.事業(yè)財(cái)會(huì),2007(01).

2.周永發(fā).因公出國(guó)(境)費(fèi)用審計(jì)方法初探.行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù),2014(09).