加強水利工程檔案同步管理的思考

袁玉娟

（江蘇省鹽城市水利檔案館，224002，鹽城）

近年，隨著民生水利建設的加快發展，地處里下河腹部地區的江蘇省鹽城市水利投入大幅度增加，基建工程項目越來越多，對水利檔案管理工作提出了新的要求。但長期以來，對水利工程檔案重視不夠，普遍存有工程即將結束臨時突擊整理檔案的現象，嚴重影響到工程檔案的系統性和完整性。在新形勢下，強化水利工程建設期間的檔案管理顯得尤為迫切和重要，務必做到與工程立項同步、與合同管理同步、與建設檢查同步、與各項驗收同步。

一、水利工程檔案同步管理的基本要求

1.同步管理含義

水利工程檔案同步管理是指在水利工程建設過程中，項目主管部門和業主在注重抓好工程建設和監管的同時，同步做好水利工程檔案的收集、整理和管理工作，檔案工作與水利工程建設同步。

實施同步管理，就是要從水利基本建設工程立項、審批開始就對相關文件材料進行收集、歸類和整理；在簽訂勘測、設計等各類涉及工程建設相關合同（協議）時，對水利項目檔案（包括竣工圖）的質量、份數和移交工作提出具體要求和工作措施；業主在平時檢查工程進度和施工質量的同時，注重水利項目檔案的收集、整理情況的檢查；在對單元與分部工程質量等級評定和工程驗收（包括單位工程驗收和階段工程驗收）時，對應歸檔文件材料的完整程度和整理質量一并驗收，并在檔案專項驗收后，及時移交檔案管理單位（部門）。

2.同步管理要求

檔案與建設同步管理是一項系統工程，要求相互協調，共同努力。項目建設單位、業主負責組織、協調、督促和指導勘察、設計，施工和監理單位整編檔案工作，將檔案工作納入基本建設項目管理工作的全過程，要做到“四同步”：

①與工程立項同步。檔案人員參與工程立項等有關會議，將檔案工作要求納入招標投標文件，對周期較長的工程尤其要重視前期文件材料的收集和積累，及時整理歸檔。

②與合同管理同步。在工程設計、施工及監理的合同或協議中應設立專門條款，明確規定應提交的項目文件的套數、費用、時間以及相應所承擔的提交文件的管理、歸檔責任。檔案人員要參加工程建設中所購儀器、設備的開箱工作，加強對引進技術、設備資料和圖紙的收集與整理工作。

③與建設檢查同步。建設管理單位將檔案納入到工程建設的全過程，進行經常性的檢查和考核，發現問題及時整改。

④與各項驗收同步。水利工程在各階段工程質量評定和竣工前，要對檔案進行專項驗收，檔案（特別是竣工圖）達不到規定要求的，不得通過工程驗收，特別是對水下隱蔽工程項目檔案需重點檢查，專門驗收。在規定期限內未完成項目檔案歸檔任務或項目檔案未通過專項驗收的建設工程，工程項目不得組織竣工驗收。

水利工程檔案的整理質量至關重要，直接反映了工程勘測、設計、施工、監理等單位單元的全部內容。在未完成歸檔工作前，建設單位不得返還全部工程質量保證金。

二、水利工程檔案同步管理的目標任務

水利工程檔案是水利工程建設全過程的真實記載，是對工程建設全貌的客觀反映，實行同步管理是規范水利工程建設管理行為、實現建設目標的重要保障。實施同步管理能有效地規范水利工程建設行為，保證工程檔案的完整性、及時性和規范性。

1.目標任務明確

在水利工程的前期工作中，應把檔案管理列入議事日程，制定明確的目標任務，落實專兼職檔案人員工作，從源頭抓起，有效地把水利工程檔案融入工程建設中去。鹽城市實施的市區飲用水水源鹽龍湖工程，自項目可研開始就制定了明確的檔案管理辦法，對檔案的收集、資料的形成、歸檔的合理性以及檔案分類號等都提出了一系列操作性強的辦法。由于目標任務明確，鹽龍湖工程建設的檔案收集齊全、分類清晰、歸檔規范，順利通過了驗收，并得到較高評價。

2.工作流程規范

水利工程建設“重施工、輕管理”的現狀導致了工程檔案的整編工作一般都集中到工程竣工驗收前一段時間，時間緊，人手少，工作量大。為了應付檢查，工程建設單位往往是匆忙組織人手突擊加工，檔案整編的隨意性較大，工作缺乏科學性、系統性、規范性，檢查后返工現象較多，既浪費時間，影響工作進度，又影響到檔案的整體質量。如果從工程開工起，檔案管理部門及時介入，對參建單位檔案整編提出統一要求，規范運作；在未裝訂前，監管部門再次把關，一次成型，既節約時間，又提高了檔案的整編質量，檔案專項驗收也會順利通過，為工程順利通過竣工驗收奠定良好基礎。鹽城市在全國第一次水利工程普查工作啟動前，就制訂了《鹽城市水利普查檔案管理規定》，對普查檔案整編統一格式和要求。同時，要求各縣（市、區）成立組織、落實人員、全程介入，從源頭上嚴要求、高標準，并貫徹始終。歷時兩年半的普查工作期間，多次組織檔案業務人員學習培訓，制作專項檔案PPT課件，現場模擬部分案卷的實際操作，把理論與操作有機結合，檔案整編質量高且實現了全文數據庫，獲得了江蘇省水利廳專家組檔案專項驗收優良等級。

3.資料形成及時

水利工程建設從開工到竣工，期間每個階段都會形成大量的圖表、文字、音像檔案，在建設過程中必須細心收集。通榆河中段工程和北延送水工程均為國家重點水利工程，在中段工程檔案整編時，由于工程開工年代久遠，跨度近10年，當時對檔案的重視程度不夠，且檔案人員不斷變換，資料缺失嚴重，整編工作難度大，有些材料只能找到復印件，原件不知去向，重要的節點材料也難以找全，檔案的內容不完整。但后期開工的通榆河北延送水工程，從項目的立項、審批、開工、建設到竣工，檔案監管部門全程參與，建立檔案管理機構，安排檔案專職人員，分階段及時收集，材料完整且一律原件保存，檔案專項驗收為優良等級。檔案監管部門及時介入為工程檔案資料的齊全完整，以及整編的規范性提供了有力的基礎保障。

三、水利工程檔案同步管理對策措施

水利工程檔案工作與工程建設進程同步管理是國家水利部和江蘇省水利廳對檔案管理工作提出的明確要求，是實現水利可持續發展、現代化建設的基礎保障。作為檔案工作的職能部門，務必要強化同步管理的意識，積極主動與各參建單位進行溝通協調，從工程建設的實際出發，建立和完善相關的制度，按照“四同步”的要求，認真抓好每一個重點環節，使同步管理真正落到實處。

1.強化宣傳

加大檔案法律法規政策宣傳力度，貫徹宣傳《檔案法》《水利檔案工作規定》以及水利檔案整編規范要求，編制簡便易懂的《檔案管理手冊》，發放給工程建設相關人員，增強其參與管理意識；在工程空暇期間，組織工程建設相關人員進行 《檔案業務知識測試》，普及檔案理論知識，增強歸檔意識。從理念上強化管理和保護檔案，是重大項目建設和管理的客觀需要，也是國家法律法規的規定要求。從認識上抓起，促使其思想重視，并在檢查工程進度與施工質量的同時，檢查水利工程檔案資料的收集整理情況。

2.健全制度

為保證水利工程檔案管理工作良性發展，應在項目招標投標文件中列出工程檔案質量要求的條款，明確規定檔案驗收不合格不得兌付工程質量保證金等款項。同時，各項目建設管理單位要根據不同工程特點，建立一套完善的檔案規章制度，如《檔案管理以及歸檔范圍》《工程檔案收集時序進度表》《工程建設時段檔案的收集范圍》《檔案利用制度》《檔案借閱制度》《檔案保管制度》等，并與工程建設管理制度同步印發，認真對照執行，也可建立相應的獎懲制度，獎懲分明。定時定點地進行資料歸檔，檔案監管部門在重要節點要進行現場督查，發現問題及時督促整改，確保檔案收集整編齊全完整、系統規范。

3.嚴格管理

工程項目建設主管單位要及時與檔案管理部門取得聯系，針對工程項目的特點，制定檔案分類方案和整編方案，對檔案的質量、份數和移交提出明確要求，檔案監管部門應根據工程時序進度適時駐點，舉辦檔案業務培訓班或工程檔案交流現場會，促進檔案管理質量，提高檔案人員的業務能力和操作水平，確保工程竣工后檔案資料完整、準確、及時、真實、有效。

4.注重監督

檔案管理部門應堅持依法管理，加強對水利工程檔案管理工作的監督指導，加大檔案執法力度，嚴格要求，定期或不定期對在建水利工程進行檔案執法檢查，發現問題提出整改意見，并對整改后的檔案繼續跟蹤服務；對檢查中發現的問題并屢教不改者，可通報批評，確保工程檔案管理工作正常有序開展。工程竣工驗收前，應實行檔案預驗收制度，保障竣工驗收合格率和優秀率。

隨著水利工程建設項目日益增多，只有不斷增強檔案管理人員的業務能力和檔案意識，才能使檔案管理部門和工程參建部門密切配合，做到工程建設與檔案管理同步開展，適應新形勢下水利工程建設快速發展需求，推動水利工程檔案管理科學化、規范化進程，更好地發揮檔案在水利規劃建設管理中的作用。

[1]江蘇省水利廳.江蘇省水利廳水利基本建設項目（工程）檔案資料管理規定[R].2002.