醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)過(guò)程

【摘要】目的 建立數(shù)字化的醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)。方法 本文通過(guò)分析傳統(tǒng)人事檔案管理的不足，并結(jié)合醫(yī)院人事檔案數(shù)字化服務(wù)的優(yōu)點(diǎn)與醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)過(guò)程，建立醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)。結(jié)果 傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理工作具有設(shè)備老化、管理人員意識(shí)落后、管理方法及制度落后等問(wèn)題，醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)可有效避免傳統(tǒng)人事檔案管理工作的問(wèn)題。結(jié)論 醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化服務(wù)是未來(lái)的趨勢(shì)，但建立數(shù)字化服務(wù)的同時(shí)還要考慮其共享機(jī)制帶來(lái)的安全隱患，仍需要不斷完善其數(shù)字化服務(wù)體系。

doi：10.3969/j.issn.1674-9316.2015.05.002

作者單位：362000 福建醫(yī)科大學(xué)附屬泉州第一醫(yī)院

The Digitizing Implementation Process of Hospital Personnel File Management

MEI Haiyan The Affiliated Quanzhou First Hospital of Fujian Medical University，Quanzhou 362000，China

【Abstract】

Objective Building the digitizing hospital personnel file management system. Methods This paper analyze the shortcomings of traditional hospital personnel file management and the advantages of information technology development. Outlined the implementation process of digitizing hospital personnel file management and digitized form of hospital personnel file management system. Results Traditional hospital personnel file management methods，institutional and hardware devices is backward，and some manager awareness is weak. That would affects the building of hospital personnel file management. Digital services system can effectively solve the traditional hospital personnel file management problems. Conclusion Hospital personnel file management digital services is the future development trend. Because of the sharing mechanism，the establishment of digital services also need to consider the security risks. So we still need to improve the digital service system.

【Key words】Hospital，Personnel file management，Digital implementation

人事檔案是以文字、影像等形式客觀、全面、長(zhǎng)久的記錄個(gè)人基本情況、人事變動(dòng)經(jīng)歷及其他各種形式的綜合信息。人事檔案管理就是對(duì)檔案信息進(jìn)行收錄、統(tǒng)計(jì)、編輯、保管等行為的管理活動(dòng) ［1-3］，醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院管理中重要的組成部分，是對(duì)醫(yī)院人事調(diào)動(dòng)、管理人員等方面的重要補(bǔ)充。隨著近年來(lái)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷推進(jìn)，醫(yī)院人事制度也在不斷變化，醫(yī)院人事管理也在加強(qiáng)完善。現(xiàn)在，與以前的醫(yī)院人事管理相比較，醫(yī)院人事變動(dòng)更加頻繁，醫(yī)院人事管理更加復(fù)雜，這對(duì)醫(yī)院人事檔案管理提出新的要求 ［4-5］。而隨著信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新，建立醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字化服務(wù)是醫(yī)院人事管理工作的發(fā)展目標(biāo)，可以彌補(bǔ)傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理的不足，而且使得醫(yī)院管理更加全面、快捷。

1 傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 管理方法和制度落后

現(xiàn)在許多醫(yī)院依照傳統(tǒng)的檔案管理方式對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)、檢索和運(yùn)用，將檔案堆放一起，并沒(méi)有進(jìn)行嚴(yán)格的分類，技術(shù)手段落后，沒(méi)有運(yùn)用計(jì)算機(jī)和相關(guān)軟件進(jìn)行管理，效率低下，容易導(dǎo)致許多問(wèn)題，并使檔案管理變得冗雜；在管理制度方面，由于沒(méi)有嚴(yán)格的制度審查，導(dǎo)致檔案的機(jī)密性和專業(yè)性遭到破壞。

1.2 相關(guān)硬件設(shè)備落后

雖然現(xiàn)在醫(yī)院發(fā)展非常迅速，但是人事檔案管理工作由于不是主要業(yè)務(wù)，管理層把醫(yī)院的主要資金用于醫(yī)療器械上，對(duì)醫(yī)院人事檔案管理關(guān)注不足，人事檔案管理設(shè)施老化長(zhǎng)期得不到改善 ［6］；經(jīng)費(fèi)投入不足，信息電子化進(jìn)展慢；相關(guān)設(shè)備落后，導(dǎo)致檔案管理的疏忽，存在隱患。

1.3 管理人員的意識(shí)落后

目前，醫(yī)院人事檔案管理者對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有受過(guò)專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能的培訓(xùn)，相關(guān)人員管理意識(shí)淡薄，知識(shí)更新不夠，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。部分管理人員仍根據(jù)傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)管理醫(yī)院人事檔案，對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作缺乏創(chuàng)新和效率 ［7］。對(duì)醫(yī)院人事管理的數(shù)字化發(fā)展準(zhǔn)備不足。

2 醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字化發(fā)展的優(yōu)點(diǎn)

2.1 整合信息，提高共享程度

傳統(tǒng)的人事檔案管理會(huì)因?yàn)橐蟮牟煌M(jìn)行記錄，這是紙質(zhì)檔案管理的缺點(diǎn)，這使得信息的共享和傳遞受到限制。醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)內(nèi)置豐富的人事檔案字段，可自行對(duì)電子信息的字段進(jìn)行分類。利用數(shù)字化程序?qū)⑷耸聶n案數(shù)據(jù)進(jìn)行輸入和輸出，并對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和歸類。建立信息化的人事檔案管理方式，可以對(duì)醫(yī)院人員的人事調(diào)動(dòng)進(jìn)行記錄，并可以建立明確的醫(yī)院人事管理工作流程，將醫(yī)院人事管理與醫(yī)院其他部門工作結(jié)合起來(lái) ［8］，提高醫(yī)院管理工作的效率，加強(qiáng)醫(yī)院信息資源的整合。

2.2 提高醫(yī)院人事檔案管理的效率

信息技術(shù)使檔案的存貯檢索和復(fù)制日益變得方便快捷，紙質(zhì)檔案一般繁雜、冗長(zhǎng)，導(dǎo)致目錄檢索效率低且耗時(shí)長(zhǎng)。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息化錄入之后，則可以利用數(shù)字化管理系統(tǒng)建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)及檢索目錄。并利用數(shù)字化管理系統(tǒng)特有的快捷檢索工具搜索相應(yīng)的信息資料 ［9］。電子信息化的人事檔案管理系統(tǒng)還提供多種字段結(jié)合的檢索方法，相比于手工檢索方法，電子檔案精確檢索、效率更高，無(wú)需再到檔案室翻閱原件，大大節(jié)省人力、物力，降低了成本。

2.3 提高檔案的安全性

醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)，也是提高醫(yī)院人事檔案管理安全的客觀要求。建立醫(yī)院信息系統(tǒng)等相關(guān)管理服務(wù)后，通過(guò)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)換，并利用目前先進(jìn)的計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存能力，建立一個(gè)可與紙質(zhì)檔案相對(duì)照的電子檔案，特別是將一些難以保存的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)換之后，檔案管理工作便可在數(shù)字化系統(tǒng)中進(jìn)行，不僅可以減少對(duì)紙質(zhì)檔案的復(fù)雜保護(hù)工作，還可以加強(qiáng)檔案的機(jī)密性以及延長(zhǎng)檔案的壽命 ［10］。

3 醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)過(guò)程

3.1 檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立

檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立可依據(jù)醫(yī)院人事檔案管理的規(guī)模，比如辦公自動(dòng)化OA、醫(yī)院信息系統(tǒng)HIS已廣泛應(yīng)用到人事檔案工作中，醫(yī)院資源規(guī)劃HRP也成為部分大型醫(yī)院重要的管理手段 ［11］。不同的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)有其各自的特點(diǎn)，要根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況進(jìn)行選擇。

其次是將紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)換，紙質(zhì)檔案的信息化轉(zhuǎn)換主要是通過(guò)建立各種形式的數(shù)據(jù)表來(lái)實(shí)現(xiàn)，因此必須要把紙質(zhì)檔案中的相應(yīng)內(nèi)容對(duì)應(yīng)到數(shù)據(jù)表中。同時(shí)必須對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類，確定紙質(zhì)檔案的數(shù)據(jù)表形式，并確定相應(yīng)的內(nèi)容字段。在進(jìn)行檔案圖像采集之前，必需先建立檔案目錄，將Excel格式的檔案目錄導(dǎo)入該系統(tǒng)，形成標(biāo)準(zhǔn)目錄，根據(jù)導(dǎo)入文件，確定份數(shù)與頁(yè)數(shù)，確定應(yīng)該掃描的頁(yè)數(shù)。在紙質(zhì)檔案導(dǎo)入之后，我們還需要將電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行對(duì)照，保證其一一對(duì)應(yīng)。

最后是設(shè)計(jì)檔案信息系統(tǒng)的交互界面，檔案信息系統(tǒng)包括前臺(tái)操作系統(tǒng)及后臺(tái)管理系統(tǒng)，必須對(duì)這兩個(gè)系統(tǒng)相應(yīng)的界面化操作進(jìn)行設(shè)計(jì)。前臺(tái)顯示界面主要是檢索、管理相應(yīng)的資源信息，前臺(tái)界面力求簡(jiǎn)單明了，有助于查詢?nèi)藛T能夠迅速有效的進(jìn)行查詢；后臺(tái)管理界面主要是相關(guān)人員對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行添加、修改等操作，必須能夠滿足檔案管理人員對(duì)不同情況的檔案的收錄要求，盡量系統(tǒng)、完整。

3.2 設(shè)計(jì)查詢系統(tǒng)

人事檔案管理的核心就是通過(guò)發(fā)展信息化和數(shù)字化服務(wù)對(duì)人事檔案及其相關(guān)信息進(jìn)行加工、更新、檢索等操作 ［12］。醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)的建立的目的是通過(guò)發(fā)展信息化使檔案管理變得更加便利，以滿足不同管理者的要求。需提供豐富實(shí)用的屬性或字段，如提供基礎(chǔ)屬性、字段查詢功能{姓名、學(xué)歷、工作、專業(yè)資格等）；系統(tǒng)提供方便快捷的字段屬性的增刪功能，實(shí)現(xiàn)檔案動(dòng)態(tài)管理，能夠全面、完整的管理檔案的基本信息和變動(dòng)信息。

在前臺(tái)顯示界面上需要對(duì)檢索條件進(jìn)行設(shè)計(jì)，檢索條件中的字段設(shè)置可以根據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)中不同字段的重要性來(lái)實(shí)現(xiàn)。檢索條件從總表中選中命中的記錄動(dòng)態(tài)，生成符合要求的查詢表。對(duì)此，系統(tǒng)需提供多種查詢機(jī)制以滿足不同查詢者的要求，可以設(shè)置檔案信息編輯模式，靈活設(shè)定查詢條件，實(shí)現(xiàn)查詢者對(duì)檔案特定信息查詢的要求；系統(tǒng)可提供包括檔案基本信息查詢、檔案錄入查詢、檔案調(diào)離查詢、資料寫入查詢、資料刪除查詢、檢閱檔案信息查詢、已到未入庫(kù)檔案查詢、未到需入庫(kù)檔案查詢，可按檔案的分類查詢，檢索顯示多種檔案信息查詢機(jī)制。同時(shí)，檔案信息系統(tǒng)需建立統(tǒng)計(jì)模式，對(duì)檔案的檢閱，資料錄入，信息變更等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，以便能實(shí)時(shí)跟蹤檔案的變化。

3.3 檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的更新

檔案信息庫(kù)是不斷變化的，電子檔案的信息化更替越來(lái)越快，所以醫(yī)院人事檔案的管理人員需要對(duì)電子檔案進(jìn)行及時(shí)的更新及檢查，加強(qiáng)檔案的可靠性和完整性。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的更新可以是多層級(jí)，可由醫(yī)院各科室部門負(fù)責(zé)人、內(nèi)部用戶、醫(yī)院上下級(jí)用戶與管理員進(jìn)行權(quán)限的調(diào)用，從不同的系統(tǒng)接口輸入檔案數(shù)據(jù)，最后由管理者進(jìn)行審查和批準(zhǔn)，以提高檔案更新的效率。醫(yī)院人事檔案信息系統(tǒng)也是在不斷變化的，所以，相應(yīng)的醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)也應(yīng)該根據(jù)電子檔案管理的需要，改進(jìn)相應(yīng)的功能，并由管理員負(fù)責(zé)與軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)商進(jìn)行溝通交流，能夠更好的使檔案系統(tǒng)適應(yīng)醫(yī)院的管理。

3.4 建立分級(jí)管理模式

傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理工作全部由檔案管理人員負(fù)責(zé)，而且大多數(shù)的醫(yī)院管理人員并不是全職負(fù)責(zé)人事檔案工作，這無(wú)疑加大了管理人員的工作負(fù)荷。當(dāng)醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)建立以后，可以建立分級(jí)管理模式，建立管理員、科室用戶、單位領(lǐng)導(dǎo)、單位內(nèi)部用戶等多種管理等級(jí)。各級(jí)別用戶查詢檔案、錄入檔案的過(guò)程基本一致，都需經(jīng)過(guò)管理員的授權(quán)及領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)才可進(jìn)行查閱、錄入。利用多種管理級(jí)別的檔案查詢、錄入模式把檔案多渠道導(dǎo)入管理系統(tǒng)中，將各類檔案有序的進(jìn)行存儲(chǔ)，并可按照權(quán)限進(jìn)行查詢使用，并將各類應(yīng)用界面入口集成到統(tǒng)一的后臺(tái)管理系統(tǒng)中，從而提高檔案管理的效率。

管理員對(duì)檔案系統(tǒng)具有最高權(quán)限，可對(duì)檔案進(jìn)行所有的操作和管理，可對(duì)檔案進(jìn)行采集、錄入、調(diào)用、檢閱，對(duì)檔案信息的變更進(jìn)行管理和操作，可以對(duì)檔案信息進(jìn)行增減、修改、刪除、寫入等操作，可對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息進(jìn)行檢查和審閱，對(duì)各個(gè)級(jí)別的查詢者進(jìn)行授權(quán)和監(jiān)察，管理不同查詢者的權(quán)限。科室用戶必須經(jīng)過(guò)管理員授權(quán)后才具有管理權(quán)限，需在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的同意下，才可對(duì)檔案進(jìn)行查閱。單位領(lǐng)導(dǎo)需要經(jīng)過(guò)管理員授權(quán)后才可以查詢檔案。不同級(jí)別的用戶對(duì)可查詢檔案的范圍也是具有嚴(yán)格的控制，必須在管理員的監(jiān)督下進(jìn)行檔案的查閱

3.5 人事檔案管理制度的建立

當(dāng)建立醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)之后，相關(guān)制度的建立也是必不可少的，通過(guò)確立規(guī)章制度，確定各相關(guān)負(fù)責(zé)人的職責(zé)及義務(wù)，檔案系統(tǒng)使用的章程以及文件、數(shù)據(jù)歸檔的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，使各個(gè)部門、人員的信息收集、檔案系統(tǒng)的使用快捷高效。對(duì)管理人員進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)的培訓(xùn)，從理論、技術(shù)和業(yè)務(wù)等方面進(jìn)行學(xué)習(xí)，提高管理人員的計(jì)算機(jī)能力與信息化意識(shí)，提高工作者的文字語(yǔ)言能力、綜合分析能力。同時(shí)檔案管理人員要加強(qiáng)工作態(tài)度，主動(dòng)整合人事管理資源信息，并與醫(yī)院各部門進(jìn)行交流共享，為臨床、教學(xué)和科研工作服務(wù)。

4 結(jié)論

醫(yī)院人事檔案的信息化過(guò)程是時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，不僅會(huì)減輕管理人員的工作壓力和工作方式，也會(huì)提高管理的效率，并加強(qiáng)了醫(yī)院人事檔案管理的保護(hù)性工作。但是由于醫(yī)院人事檔案安全的重要性，我們?cè)诮⑷耸聶n案管理系統(tǒng)數(shù)字化過(guò)程的同時(shí)還要考慮其資源信息交互所帶來(lái)的安全隱患。雖然我國(guó)早已建立一系列的網(wǎng)絡(luò)安全法規(guī)，但是，檔案信息保護(hù)的法律法規(guī)仍不夠嚴(yán)密，除非檔案信息泄露引起巨大的社會(huì)后果，現(xiàn)有法律法規(guī)仍較難處置。這會(huì)影響人事檔案管理系統(tǒng)的安全性、可靠性 ［13］。對(duì)于醫(yī)院人事檔案管理文檔的一體化與辦公自動(dòng)化發(fā)展，若沒(méi)有法律作為支撐是難以實(shí)現(xiàn)的。這就要求我們?cè)诓粩嗟赝晟迫耸聶n案管理數(shù)字化服務(wù)體系的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步完善醫(yī)院檔案管理的制度，同時(shí)加強(qiáng)電子檔案管理的安全性、嚴(yán)密性，使其能夠更安全、穩(wěn)定、高效地為醫(yī)院服務(wù)。