淺談水利工程建設項目負責人在檔案管理工作中的作用

笪 艷

淺談水利工程建設項目負責人在檔案管理工作中的作用

笪 艷

水利工程檔案是水利工程建設過程的歷史真實記錄，它貫穿于工程建設的各個階段，在水利工程的規劃、設計、施工、運行、維護等過程中提供科學依據，是建設工程質量終身責任的重要憑證，也起到了一定的法律憑證作用。但現實工作中，水利工程檔案建設和管理還存在著諸多問題，解決這些問題不僅僅是檔案管理工作人員的職責，更是水利工程項目負責人的重要任務之一，必須從認識上提高，責任上明確，措施上落實，才能保障水利工程檔案管理工作規范合法、有序高效，進而為經濟發展、社會進步作出積極貢獻。

一、水利工程建設項目檔案建設和管理存在的問題

當前一些水利工程檔案建設和管理還存在著資料不全面、情況不真實、管理不規范、使用效率低下等問題，甚至有個別涉及到法律層面的糾紛，這些情況的產生當然有檔案管理工作者自身素質、責任心、服務意識以及業務水平較低的因素，但更有水利工程項目負責人重視程度不高、管理監管手段不到位的原因。現實工作中主要表現在：一是認識不足。認為自身職責是干好工程、管好項目，檔案工作有專人干，干好干壞與自身沒多大關系。二是檔案管理缺乏投入。檔案工作缺少必要的投入，人員不配，設備不買，辦公條件不提供，有的也只是敷衍應付了事。三是管理不嚴。未制定工程檔案管理制度，造成資料丟失，信息不全，部門之間不協作、不配合，等到需要建檔時再重新編制、查找、搜集，費時費力還達不到完整完善的效果。四是利用不高，一些工程負責人注意到了先期的檔案管理和建設，但后期忽視了檔案資源的再利用，檔案員成了保管員。有的原建工程在續建、改建、維護時，所有材料重新進行整理，缺乏一貫性；有的新建工程項目不想或不愿去學習借鑒成功的經驗做法，檔案資源被束之高閣。

二、水利工程項目負責人加強檔案建設和管理的辦法

水利部《關于印發水利工程建設項目檔案驗收管理辦法的通知》（水辦〔2008〕36號）第三條明確指出項目建設管理單位（項目法人）負責組織、協調、管理和指導勘察單位、設計單位、施工單位和監理單位編制和整理項目施工、峻工等文件，這就為水利工程項目負責人必須做好工程檔案建設和管理工作提供了法規依據，下達了責任目標。因此，水利工程項目負責人在全面做好整個工程建設同時，要拿出一定的時間、精力和物力來支持工程檔案管理工作。水利工程檔案具有涉及領域廣，形成周期長，綜合性、專業性和技術性強等特點，做好這項工作不可能一蹴而就，必須扎扎實實、遵規守序才能達到預期目的。筆者下面結合工作實踐，著重從水利工程項目負責人如何做好工程檔案工作進行探析。

1.提高認識，增強做好水利工程檔案工作的責任感

水利工程建設關系千家萬戶，不僅是百姓最基本生活保障，也關系著百姓身體健康和生命財產安全，水利工程檔案建設和管理工作貫穿于工程的各個階段，為工程建設的管理、運行、改建、擴建、維護提供著科學依據，水利工程項目負責人在檔案管理中負責組織、協調、督促與指導相關單位和有關人員及時做好文件編制、資料搜集、檔案整理、資源利用等工作，這是法律法規和工程建設賦予的使命，責無旁貸。因此，水利工程建設項目責任人應不斷提高對建好、管好工程檔案的重要性和必要性的認識，只有認識透徹才能提高科學建設、管理工程檔案的自覺性、責任感和業務能力，才會更加嚴格要求自己，認真履行在檔案管理工作中的職責，進而做好產生檔案資料的每一環節和每一步驟，發揮檔案在水利工程建設中的重要作用。

2.加大投入，提高工程檔案管理的現代化水平

在工程建設預算初始，項目負責人就要有責任、有意識地合理安排關于檔案建設與管理的資金，做到專款專用，按需支付。同時根據新形勢變化，適應檔案建設新特點，不斷改善檔案建設與管理的設備設施，積極開發利用軟件、數據庫等高新科學技術載體，保存工程建設活動中形成的文字、圖紙、圖表、聲像等有價值的材料，逐步實現資源集約化、信息自動化、存儲數字化、傳遞網絡化和利用共享化，為檔案管理工作現代化奠定堅實基礎。

同時，項目負責人要注意選好用好檔案管理人員，因為一切先進的理念和先進的設備是要通過高素質的專業人員才能實施的，所以項目責任人要向抓項目建設一樣重視檔案工作，既要認真選好人員，又要加強培養指導，不斷提升檔案管理人員的責任心、吃苦精神和業務能力，只有這樣工程檔案工作才能真正達到措施現代化、管理科學化。

3.健全制度，規范水利工程建設檔案管理過程

水利工程檔案工作一定程度上還存在著重工程輕資料、重收集輕管理、重保存輕服務的現象，對此水利工程建設項目負責人應重點建立健全各項規章制度。只有通過健全的制度，才能規范水利工程建設檔案管理，促進資源優化，減少矛盾，提高工作效率，避免因人事變動而出現大的波動。當前重點要建立檔案收集歸檔制度，做到凡有價值的資料一件也不能少；建立崗位責任制，把檔案管理落實到工程每一個節點、每個崗位、每一個責任人；建立過錯追究制度，只有實行過錯追究、獎罰分明，才能調動相關人員的積極性和責任心，才會減少或避免差錯，保證檔案資料的及時性和完整度。

4.開發利用，發揮水利工程檔案的綜合效益

水利工程檔案建設和管理的目的不僅僅是為了保存、儲藏，也不完全是為了項目峻工驗收，更主要是多層次、多方位、多形式地向水利部門和社會相關行業提供較為全面的可利用的真實資料，最大限度地發揮水利工程檔案的經濟價值和社會效益。工程項目負責人直接參與了工程檔案的建設與管理，對工程檔案的再利用價值有著更充分的理解和把握。某個工程結束了，一些有價值的東西可能隱藏在工程中難以展現或復制，但工程檔案卻全程記載和反映著工程建設情況，其中的得與失、經驗與教訓、智慧與探討或多或少都可以在檔案中尋覓到，那么項目負責人要倍加珍惜它、合理開發它、積極研究它，充分利用它為原項目的改建、擴建、維護等服務，也為以后再接手新的工程項目奠定堅實競爭力和施工基礎。

5.加強督導，確保水利工程檔案管理科學規范可持續

水利工程檔案建設與管理應依法依規操作，才能保證其科學規范可持續，為達到這一目標，項目責任人則應高效履行監督職責，嚴格做到督查督辦，與相關單位、相關人員簽訂責任書，按工程進度來檢查其產生的檔案資料是否完整、豐富、真實和可再利用，對每次檢查情況進行記錄，對出現的問題進行點評，并下發整改通知書給相關責任人和檔案管理人員，限期整改。在整改期限內項目負責人還要繼續跟進，認真反復核查，直到檔案管理符合規范標準為止。同時，項目負責人應主動聯系地方檔案局，讓地方檔案專業人員參與本項目的檔案管理驗收工作，通過驗收找缺陷、補漏洞、促提升，力求檔案管理盡善盡美。

三、結語

水利工程建設關系著國家經濟命脈，水利工程檔案為國家長遠的經濟建設和社會進步提供可持續發展服務。水利工程項目負責人在工程檔案建設與管理過程扮演著重要角色，要在工程檔案管理中不斷提高覺悟，強化職責，監管到位，真抓實干，真正做到既要交出一流的精品工程，又要交出一流的工程檔案

（作者單位：徐州市賈汪區水利局221011）