高校辦公自動化系統建設實踐

朱正中，方躍平

（中國礦業大學 黨政辦公室，江蘇 徐州221116）

隨著高校辦學規模的不斷擴大，管理體制改革的不斷深化，傳統辦公方式已不能適應高校的快速發展。回顧近10年來高校辦公自動化系統（以下簡稱OA系統）建設的發展歷程，可以很明顯地感覺到，借助OA系統，各高校的管理方式和工作作風得到了轉變，工作效能得到了提高。同時，反思各高校OA系統的建設，發現其建設效率并不高，還有不少高校走了彎路。OA系統是人、機、網絡、技術和系統的有機結合體，要高效建成使用一個OA系統，在系統的前期謀劃、中期建設和后期使用等三個階段要注重六個方面的結合。

一、校外調研與校內調研相結合

通常認為，OA系統自70年代末進入我國，大體經歷了三個發展階段：即以數據為處理中心的傳統MIS系統的第一代辦公自動化，以工作流為中心的第二代辦公自動化系統，以知識為核心的第三代辦公自動化。也有作者將這三個階段定義為文件型OA（1980～1999年）、流程性OA（2000～2005年）和知識型OA（2005年～至今）。總的說來，辦公自動化系統的發展是從以數據為核心發展到以信息交流為核心，進而提升為以系統地運用知識為核心。調查表明，目前雖有個別高校OA系統較為先進，基本接近于知識型OA，但相當多的高校仍然處于流程型階段，這與各個高校辦學規模、使用OA歷史等有關。同時我們注意到，OA的迅猛發展帶動了一大批專門從事OA系統開發的公司和企業如雨后春筍般成立，這些企業可謂是魚龍混雜，泥沙俱下，都想在OA市場中分得一杯羹。從事OA開發公司的技術水平良莠不齊，高校對公司進行甄別顯得尤為重要。為此建設OA前需進行充分調研。

調研要做好校內調研和校外調研兩個方面。校外調研又分為去企業調研和去高校調研。企業調研主要是把握最新的技術發展潮流，弄清哪些企業具備良好開發資質，確保新建的OA系統技術過硬和可持續發展；高校調研主要是吸取兄弟高校好的經驗和做法，避免走彎路和回頭路。校內調研根據各高校機構設置的不同，一般又以黨政辦公室為牽頭單位開展調研，針對不同層面的需求，如校領導需求、業務部門需求、二級學院需求等，整體上把握學校擬要新建系統的整體規模、主要功能、主要流程等，避免出現建成的系統出現大的低級失誤。進行詳細調研也便于日后在招標書中對擬新建產品的要求進行準確描述。

二、產品通用特性與高校個性需求相結合

軟件產品的發展已經高度市場化，市場化競爭促使其產品愈來愈專業化。OA產品發展日新月異，非專業團隊難以開發出高質量的、有競爭力和生命力的產品。市場調研顯示，當前國內大多數高校通常的做法也都是委托專業公司開發，雖有極少部分技術實力較強的高校采取自主研發，其個性化要求雖能得到保證，但在安全性、穩定性、功能性、可操作性等方面仍有其短板，使用風險不可謂不高。專業公司開發則相對時間短，代碼規范，界面友好，穩定性和安全性有保證；但商業產品也有其不足之處，主要表現為通用性不夠，具體來說表現在功能模塊固定，界面固化，風格單調，流程單一。由于缺乏對高校內部運行體制機制的熟悉，開發出來的商業化產品往往不能達到高校的要求，接地氣方面做得很不夠。為此做足需求調研工作關系到整個OA系統的成敗。需求調研前，為增強感官認識，建議邀請相關企業到校進行產品演示，從對使用界面、業務流轉等方面的演示中增加對產品的感性認識，避免憑空想象。經過多家產品的演示對比，能比較清晰地對產品的優缺點進行判斷，對后續的招標工作起到很好的參考作用。待公司中標后，還需要進一步細化產品需求。一般情況下，OA系統業務操作主要是黨政辦公室負責。黨政辦公室是學校的綜合辦事機構，掌握信息較全，對學校整體工作有較好把握，調研可以分科室進行，如秘書科的公文流轉，綜合科的接待管理、車輛管理、會務管理，信訪科的信訪管理等，再經分管副主任、主任把關。為求得需求的準確，辦公室內部應召開專題會議進行充分討論。

三、創新技術與現代管理相結合

一種錯誤的觀念認為：OA系統就是將處理的事項完全依托計算機和網絡，只要采用最先進的技術手段，充分發揮信息技術的特點就能很好地完成預期工作。這種錯誤認識完全忽略了人的主觀能動性，把冷冰冰的計算機和網絡等同于工作的全部，過分地夸大了計算機和網絡的工具理性價值，而恰恰忽略了人這個真正的核心。一個好的OA系統應該是人和機的完美結合。管理和技術譬如鳥之雙翼，缺一不可。再先進的產品，若缺乏應有的配套管理措施和規定，也很難付諸實踐，即使投入使用，也往往缺乏效率。近年來就有高校曾出現其OA系統反復上線又反復下線，持續一年都未能投入正常使用的尷尬局面，耗費了大量的人力物力財力。同樣，重視管理而產品本身性能達不到要求，產品也將面臨淘汰危險。在OA系統開發和使用過程中，脫離技術談管理和脫離管理談技術都不正確，只有二者緊密結合，才能獲得成功。

四、硬件與軟件相結合

OA系統由硬件系統和軟件系統兩部分組成。硬件猶如系統的軀體，軟件猶如系統的靈魂，一個成功的OA系統，二者都扮演重要角色。就硬件和技術而言，不一定非采用最先進、最高級的不可，這涉及到OA系統的成本預算、規模大小等，最好是因地制宜，體量適當，合適就好。一般來說，需要同時考慮到硬件更新速度和軟件發展技術，適當留足余量，確保系統在一個較長時期內不過時或遭淘汰。隨著時間推移，各高校的業務也會不斷發生變化，硬件也會不斷更新，所謂一步建成，一勞永逸對于系統建設來說是不大現實的，也不符合高校的發展實際。

五、開發建設與推廣應用相結合

OA系統有廣義和狹義之分。狹義上的OA系統通常指的只是一個公文流轉平臺，方便文件的流轉和批閱；廣義上的OA則是包含了公文流轉、請示報告、會務協調、車輛調度、值班管理、出國審批、信訪管理、檢查督辦、通知公告等多項事務在內的綜合平臺，也可以認為是泛OA。目前廣義上的OA系統是其發展主流。從OA系統建成使用來看，分為兩種模式。一種模式是所有業務同時上線，另一種則是分步分批逐步上線。從高校使用和開發公司反饋的情況來看，第一種模式下系統使用效率低下，主要原因在于同時上線業務過多，使用者易造成心理壓力，對系統會有自然的抵觸情緒，一旦個別環節或模塊出現問題，使用者會產生嚴重的抵觸情緒，甚至不愿意再使用系統。第二種模式下，采用逐步上線的原則，即將最基本的業務模塊先上線，待使用者熟悉系統的各項操作，形成使用系統的習慣后，待時機成熟再上線其他相關業務。這種模式下，將系統在使用過程中出現風險的壓力逐步分解了，不至于問題在短時間內集中爆發而得不到解決從而影響整個系統的使用。用戶第一次使用的效果往往決定了系統的成敗，這反過來督促管理部門務必在認真考慮清楚業務上線的先后順序，以及相關業務上線前要進行反復的測試，如壓力測試、流程測試，確保上線后沒有原則性和根本性的明顯錯誤。

同時我們也注意到，OA系統建成后，由于各高校業務的發展和學校實際工作的需要，在OA系統中可能要增加相關業務，新建相關子模塊。根據學校與公司的相關約定，可以進行模塊的增加和修改。實際上，一個高校的OA系統不可能是一層不變的，隨著時間推移，業務可能會增加，流程也可能會變化，這都需要根據學校要求及時進行升級和完善。

六、日常使用與電子歸檔相結合。

OA系統實現了對工作流、信息流和知識流的整合管理。黨政辦公室作為學校的信息中樞，無論是外來文件的接收、流轉、督辦和反饋，還是校內發文的審核、簽批、校對以及印發，以及學校重要信息的通知通告，均通過OA系統以電子文件形式傳閱、簽批，真正意義上實現了無紙化辦公，極大地節約了辦公成本。與之相對應的文件歸檔就成為系統建設的一個重要環節。不同于以往紙質文件歸檔，電子公文由于其電子文件這一特殊形式，歸檔時對其文件的真實性、完整性、有效性提出了嚴格要求。需要注意的一點是，目前各高校的檔案館進行歸檔時都采用歸檔軟件進行歸檔，一般由第三方開發。OA系統中的文件如何快速、便捷、安全的與檔案系統對接，需要OA系統管理方（黨政辦公室）、OA系統開發商、檔案館和歸檔軟件開發商四方進行協商。實現OA系統的電子公文的一鍵歸檔將大大加快文件的歸檔速度。中國礦業大學黨政辦每年流轉的文件近萬分，以往人工紙質歸檔需要近一個月的時間，而新的OA系統實現了一鍵歸檔，只要文件流程結束，即可實時歸檔，極大地提高了歸檔的效率。