“死檔案”變“活信息”

◎周岐學

檔案是歷史的真實記錄，國土資源檔案信息量大，種類繁多，對于國土基層所來說，檔案管理是一項基礎業務工作，也是標準化國土所建設的重要內容之一。修武縣國土資源局周莊國土資源所緊貼中心工作，以高起點高標準地建好國土資源所檔案為目標，研究把握規律，最大限度地開發挖掘檔案信息資源，使“死檔案”變為“活信息”，并能夠充分發揮檔案獨特的原文查詢等服務功能，為服務地方經濟建設發揮了重要作用。

硬件設施是規范管理檔案的基礎，該所設立了專門的檔案室。在縣局的支持下配備了計算機、打印機、標準檔案柜、裝訂機、多功能打孔機等設備。檔案室內安裝了溫度計、干濕計等器材，統一購置了檔案盒、案卷皮，印制了各種表冊，按規定配備了所有硬件設施。另外，檔案密集架、計算機、空調、防蟲藥等設備配備齊全，做到了檔案室安全保密、溫濕度適宜、清潔衛生、無蟲霉滋生，辦公、庫房、閱檔“三分開”。

為了搞好檔案管理工作，該所確定一名專職檔案員具體負責檔案材料的收集、整理、立卷、管理。檔案管理人員積極參加檔案管理的集中培訓，成為檔案管理的業務能手。在農村宅基地清查整治工作中，通過逐戶丈量、逐宗登記、四鄰簽字，該所建立起了內容翔實、數據準確的農宅管理檔案。

為保證檔案信息資源的充分利用，該所配有齊全完整的檔案調、借、閱登記簿，充分發揮檔案的服務功能。嚴格規范操作，強調檔案的收集、鑒定、整理、立卷、編目、保管和統計工作要嚴格按照操作規程進行，確保檔案資料的真實、完整。

農村宅基地管理是基層國土資源所的一項重大工作，按照檔案管理標準，該所結合轄區實際制定了詳細的整檔標準，即在農村宅基地檔案歸檔中，采用一戶一檔的原則進行歸檔組卷，實行五統一：統一卷內目錄排序、編碼；統一實行三孔一線左側線裝；統一裝盒卷宗數量；統一卷宗編碼規則；統一外盒標簽。還以村為單位，分年度按姓氏進行排列，并逐戶加編10 位數字的歸檔號碼，例如，第1～2 位為鄉（鎮）代碼，3～4 位為村代碼等，為檔案的數字化管理打下良好基礎。

該所建立的農村宅基地審批檔案,內容全面、表格簡單明了，具有實用性，農戶一看就可以了解農村村民宅基地從申報到審批的全部過程，能減少很多不必要的中間環節，徹底擺脫了過去一張紙到底，村民在村委會、縣政府兩頭跑的現象，從而有效提高了基層辦事效率。