高校二級學院重大科研項目的過程管理

朱彩青， 瞿雯婕，陳克櫻（上海交通大學生物醫學工程學院，上海，200030）

高校二級學院重大科研項目的過程管理

朱彩青， 瞿雯婕，陳克櫻
（上海交通大學生物醫學工程學院，上海，200030）

隨著國家經濟的高速發展，為推進科技創新，國家大量增加科研投入，大幅提高單項科研項目的資助強度，出現了幾百萬元至數千萬元的重大科研項目。在項目執行過程中也出現了種種問題，如項目取得的實際成效與預期存在較大差別、科研經費使用不夠規范等。在這樣的形勢下，加強重大科研項目從立項到結題驗收期間的過程管理刻不容緩，以上海交通大學生物醫學工程學院重大科研項目的過程管理為例， 從實踐角度探討高校二級學院如何加強重大科研項目的過程管理。

重大科研項目；過程管理；學院

1　高校重大科研項目過程管理現狀

隨著國家經濟的高速發展，為推進科技創新，國家大量增加科研投入，大幅提高單項科研項目的資助強度。高校科研項目呈現出合同金額幾百萬以上的重大科研項目越來越多，執行周期越來越長，財務要求越來越高的現象。目前高校重大科研項目管理，面臨下述主要問題。

1）高校科研管理部門不重視重大科研項目的過程管理，導致重大科研項目取得的實際成效與預期存在差距。許多高校“重兩頭、輕中間”的科研管理模式，不適用于重大科研項目管理，即只重視初期立項的項目申報和合同審查，對項目立項后的實施過程沒有監管，尤其是項目完成情況監管方面，常常出現重大科研項目的實際成效達不到預期目標。

2）項目負責人不重視項目經費管理。項目負責人精力有限，常常重點關注科學問題研究，而將課題經費預算及使用交給秘書管理，不能及時發現項目經費使用問題。

3）重大科研項目執行過程中出現的多單位聯合協調難。現在重大科研項目都需要多個單位協同合作才能完成，合作單位如果有信息交流不及時、技術路線意見不一致，甚至違規使用經費等，都會影響項目的順利完成。

在這樣的形勢下，學院迫切需要提高科研管理質量，確保重大科研項目的順利實施和結題驗收，因此加強重大科研項目從立項到結題驗收期間的過程管理刻不容緩。

2　高校二級學院重大科研項目的過程管理探索

重大科研項目立項后，項目按照計劃進入實施階段，從開始研究到按照計劃和合同要求完成項目，在項目管理工作上通常稱作過程管理。管理的內容無非針對2個方面，研究計劃的執行和資助經費的使用。文章以上海交通大學生物醫學工程學院重大科研項目的過程管理為例， 從實踐角度探討高校二級學院如何加強重大科研項目的過程管理。

2.1項目立項啟動階段

2.1.1組建專項管理工作小組?

因為重大科研項目的執行期長且重點是研究進展和財務工作，所以重大科研項目首席單位需要組建一支穩定的專項管理工作小組，落實項目技術、財務及日常管理工作，人員2～3名，可由學院老師兼職擔任，由項目首席科學家任組長。技術管理員需由項目研究骨干青年教師擔任，因為其參與項目整個研究過程，了解項目技術進展，能較好與各課題組溝通研究進度。財務管理員需由專業會計人員擔任，一般課題組秘書或學院財務人員皆可，參與預算編制、經費使用、決算驗收等科研經費全過程管理。日常事務性工作可由學院科研辦人員擔任，負責與學校和基金管理部門溝通協調，協助項目年度工作交流會、中期檢查、結題驗收會等組織工作。

2.1.2組建一支高水平的專家顧問團，協助監督項目執行

由重大科研項目首席科學家及課題負責人建議專家名單，一般由項目所在研究領域的國內頂尖教授，海外高水平專家，以及項目依托部門管理專家等組成，由學院科研辦發出專家邀請函。專家顧問團重點把關重大項目研究計劃完成情況、研究成果的水平與創新性、實施效果，并對出現的技術問題以及項目組織管理等方面給予積極建議。

2.1.3召開啟動大會，凝練研究方向，建立項目合作單位的聯系渠道

重大科研項目立項后，一般召開重大項目啟動大會，邀請項目所有成員、專家顧問團成員及相關管理部門參會。會上，專家顧問團成員做重大項目所在領域的前沿研究報告，首席科學家介紹項目整體研究任務及各課題研究任務之間的承上啟下關系，同時各課題負責人做課題研究計劃匯報，由專家顧問團針對重大項目研究的水平與創新性，提出進一步凝練研究方向的中肯建議。同時，為了項目合作單位間交流通暢，建立包括各課題的技術骨干及財務人員的項目成員通訊錄。

2.1.4及時簽訂科研項目合作協議

重大科研項目立項后，項目首席依托單位，必須盡快與各課題承擔單位簽訂課題合作協議，合同上要明確規定五要素，即研究內容分工、起止期限、考核指標及節點、經費預算、知識產權歸屬等，同時要求課題經費單獨建賬、專款專用。

2.2項目執行階段

2.2.1加強重大科研項目研究進展的階段性檢查

重大科研項目的實施過程是項目質量的關鍵環節，有效的監管措施是非常重要的。按照項目研究計劃的階段性節點，學院科研辦可以實行節點性的中期檢查和評審，如年度工作會議，從研究進度、實施成效、經費使用角度跟蹤監管，可以全面了解到項目的實際成效信息；同時專家顧問團還可以及時發現技術問題并給予專業指導，及時解決問題，必要時課題負責人適當調整研究方案以保持項目的創新性，從而保障項目的科技成果產出質量。對執行得好的課題，中期檢查時予以追加研究經費。

2.2.2建立數據共享平臺，實現重大科研項目合作單位間實時交流

由重大科研項目首席科學家主導并建立具有遠程處理與信息共享的“e～Science”數據共享平臺，為多知識領域、不同研究背景及多種研究模式的研究團隊在復雜科技活動中提供一種高效、無間隙的協同工作基礎架構和環境，突破在時間、物理空間和使用環境上的固有障礙，實現項目合作單位間實時交流。情況，對經費執行過程中出現的問題及時提出對策建議，督促項目負責人按預算正確及時使用經費。

2.2.3加強和規范重大科研項目經費按預算合理使用

從項目經費審計角度，常見的科研經費問題有明細科目超額支出、報銷附件不全、外撥經費無合同等。學院應建立健全科研經費管理制度體系，嚴格執行政府采購、招投標和資產管理規定。在辦理科研經費入賬手續時，借助學校財務系統網上錄入項目預算明細，以便于財務處嚴格按照項目預算隨時監控科研經費按計劃使用。在項目年度進展檢查時，學院科研辦和財務辦應聯合監管項目的研究進展和經費使用

2.2.4專人管理重大科研項目的科研技術文件

隨著重大科研項目的實施，研究過程中各個階段將產生大量的數據，例如任務書、年度報告、中期報告、驗收報告、文章等，這些技術文件可由項目專門管理小組負責及時完整地保存，分階段或在項目驗收后移交檔案部門。這些技術文件系統地記錄了項目研究過程，將為后續科學研究和成果轉化提供技術保障，并大大縮短后續相關科學研究周期。

2.3項目結題驗收階段

項目驗收分為課題驗收和項目驗收2個部分。課題驗收由項目首席科學家會同項目依托部門組織，項目驗收由科技部負責組織。為了更好地完成項目課題驗收工作，一般需要提前半年召開項目課題結題驗收預備會，自查任務目標完成情況，重點自查課題任務目標完成情況和創新點，找出與驗收的差距，以及如何超越原目標爭取后續滾動支持。同時在項目執行期滿之前，對重大科研項目經費采取內審制度，即由科研辦聯合審計處、財務處，委托有資質的會計師事務所根據財務驗收要求對項目進行內部審計，發現問題及時整改。最后，根據科技部正式發布的項目驗收方案，學院科研辦會同學校科研管理部門組織好正式的項目課題驗收會，包括驗收會時間和地點確定、驗收專家組邀請、課題骨干出席率、驗收報告提綱及附件要求等，并匯總成項目驗收報告報送科技部。

隨著百萬級以上科研項目的大量產生，重大科研項目過程管理對提升學院科學研究水平有重要的影響，已成為高校二級學院科研管理工作的重要部分。這需要科研管理人員在做好本職管理工作的基礎上，與時俱進不斷加強科研業務學習。

［1］ 李新榮，質量管理是高校科研項目過程管理的核心［J］，科技管理研究，2003.1，29-30.

［2］ 宋永杰，科研項目全過程管理的思考［J］，中國科技論壇，2008.7，16-20.

G644

A

1004-1168（2015）03-0021-02

2015-04-23

朱彩青（1981-），女，浙江蒼南人，碩士，主要從事科研管理研究工作。