地方本科院校服務型職能部門的建設

何樹虎

（曲靖師范學院，云南曲靖655011）

地方本科院校服務型職能部門的建設

何樹虎

（曲靖師范學院，云南曲靖655011）

服務型職能部門建設是地方本科院校行政管理體制改革的重要內容。現在的職能部門設置上存在著數量眾多、職能交叉、權力越位等問題；服務型職能部門建設的原因和動力有外部環境變化的壓力、內部提升質量的要求和服務型組織建設理論的發展；服務型職能部門建設的對策有職能整合與權力定位、精簡機構和引入競爭、轉變理念和專業培訓。

服務型組織；職能轉變；精簡機構

近年來，地方本科院校紛紛采取校院二級管理模式，實現管理重心下移，讓二級學院擁有部分權力自主運行、自我管理，以激發二級學院的辦學積極性。二級管理模式客觀上要求對職能部門的職能進行變革，改變管理理念和管理方式，從管理者的角色變為服務者的角色。

一、地方本科院校職能部門設置現狀及存在問題

地方本科院校的職能部門體系是以職能劃分為依據的直線——職能制的組織模式，主要分為黨群系統、行政系統和教輔（直屬）系統三個部分。黨群部門由黨委辦、組織部、統戰部、黨校、宣傳部、紀委辦、工會、團委等部門構成；行政系統由學校辦、人事處、財務處、科研處、教務處、資產處、基建處、后勤處等部門構成；教輔（直屬）系統由圖書館、檔案館、信息中心等部門構成。這些部門的存在保障了學校各項工作的開展，但是在運行過程中存在著一些的問題：一是數量眾多，協調成本高。普遍存在職能部門的數量多于教學部門的數量現象，且人員總數遠超于國家規定的編制數目。法國著名管理學家丘納斯曾經指出：人員數目呈算數方式增長，但彼此之間的關系總和是按照指數方式增長，眾多的部門數量和人員增加了協調的難度。二是職能交叉，推諉扯皮。由于受“有限理性”和“自利人”的限制，在劃分部門職能的時候無法做到理想中的狀態，總會留下些“模糊地帶”，實際運行中在某些事務的處理上負責主體不明顯，出現“有利爭搶，無利推諉”的現狀，造成職能部門的運行效率低下。三是權力使用越位。職能難以絲毫不差地劃分出來的前提給職能部門使用權力帶來了較大的空間，各個部門都優先考慮自己的利益，結果只能是部門最優化，即重點在于達到部門的目標而不是整體的目標，職能部門從自身利益出發，過多地干涉教學部門的正常工作，極大地影響了教學部門的工作秩序。造成這些問題的原因有許多方面，但從職能部門的角度考慮，關鍵點在于職能部門是以管理者的角色來行使權力，而不是以服務者的角色來行使權力。

二、服務型職能建設的原因和動力

（一）外部環境變化的壓力。高校總是處于一定的社會環境中，外部環境的變化帶來高校戰略的變動，戰略的變動客觀上要求組織的職能隨之進行變革。2007年黨第十七大報告提出要“加快行政管理體制改革，建設服務型政府”，并明確提出要完善公共服務體系，強化社會管理和公共服務；黨的十八屆三中全會進一步指出要“全面正確履行政府職能，簡政放權，深化行政審批制度改革，最大限度減少中央政府對微觀事務的管理”，各地方政府均采取積極有效的措施貫徹黨中央的精神，穩步有序地推進服務型政府建設。由于政治對教育的規制和滲透，高校也同樣順應時代要求，在這一背景下，提升服務水平也成為我國高校行政管理體制改革的重要目標。

（二）內部提升質量的要求。高校存在的意義在于“高等學校擔負著高層次人才培養、科學技術研究、社會服務和文化傳承等關鍵職能，而這些功能的實現最終都是由教學和科研部門的工作來體現，客觀上要求高校的管理重心傾向于教學和科研部門，而不是職能部門。長期以來，高校一直存在著行政權力泛化的現象，行政權力經常干預學術事務甚至代替學術權力的行使，學術權力的作用被弱化，在管理過程中忽視了學者對學術事務的管理，學者參與決策的途徑和方式有限，影響了他們的積極性和創造性，降低了決策的科學性和實施的嚴肅性；同時行政權力的逐步擴大造成職能部門和教學科研部門之間的對立，彼此之間信任關系淡漠并伴隨“內耗”現象，極大地影響了學校的辦學質量。面對國家和社會期盼高校提升辦學質量的壓力，以及內部要求擴大學術自主權的呼聲，高校管理者也充分意識到管理重心下移和職能部門職能調整的必要性。

（三）服務型組織建設理論發展的支撐。國家確定的服務型政府建設的目標推動了學者從多個視角對“高校服務型行政管理體系”進行系統的研究，有學者對這些研究進行詳細梳理，并提出其內涵是“高校行政部門以師生員工等相關利益者的需求為導向，以提供優質服務為首要職能，通過完善的服務制度和服務體系為師生員工及其他相關利益者提供高質量服務的一種管理模式”，其特征是“服務本位、尊重與平等、高參與性、強回應性、公開與公正”。這些研究從管理理念、管理職能、體制機制、組織結構、管理方式等方面提出相關主張。在管理理念方面，認為要樹立“以人為本、管理就是服務”的理念；在管理職能方面，要實現從權力型機關向責任型機關轉變；在體制機制方面，認為要簡政放權，推進管理重心下移；在組織結構方面，認為要形成扁平化組織結構，建立彈性化運行機制；在管理方式方面，要從封閉式機關轉向透明式機關。這些研究為服務型職能部門的建設提供了堅實的理論基礎，為服務型職能部門的建設提供了理論指引。

三、地方本科院校服務型職能部門建設的對策

（一）職能整合與權力定位。職能是一個組織所承擔的職責和功能，決定了組織結構的設計和組織權力的運行方向，規定著組織活動的范圍。首要要進行職能細化。職能的細化是職能分類和整合的基礎，只有進行職能細化，才能分清職能體系中哪些職能是重要的，哪些職能是次要的，哪些是必要的，哪些是不必要的；在細化的基礎上把相近或者有交叉的職能進行合并，對不必要的職能進行削減，以克服職能不清晰的現象，減少職能部門的“投機”行為，即部門從逐利的心態出發做了自己不該做的事情，這些事情要么是其他部門的事情，更為極端的是本來就不屬于學校的事情，而自己應該做的事情卻因難度較大或者利益不明顯而不采取行動。其次是對職能部門的權力進行定位。高校在內部從縱向和橫向進行了權力的分解，學院的權力屬于縱向的分權，職能部門的權力屬于橫向的分權。毫無疑問，學院的權力屬于直線權力，焦點在于職能部門的權力定位。如果定位為直線權力，那無論理念和職能如何清晰都無法避免職能部門對教學和科研部門事務的干涉；如果定位為參謀權力，那參謀權力能否直接命令學院和科研單位？在2012年國家《黨政機關公文處理工作條例》第十七條明確規定“部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文”。由此可見，高校內部除了黨委辦公室和學校辦公室可以對各教學和科研部門行文外，其他職能部門均不能直接行文，故此職能部門的權力僅僅是參謀權力且不能干涉教學和科研單位的事務。換言之，也即現在的如教務處的教學管理、學生處的學生管理等都不得直接由教學部門發布命令，而必須由學校采取其他的方式來進行管理。

（二）精簡機構和引入競爭。行政權力天生具有自我膨脹性，其膨脹的載體之一就是組織機構，組織機構數量越多，其膨脹的力度越大，如果使用不恰當，會對學校的中心工作產生巨大的破壞力，故此要在職能整合的基礎上精簡機構，裁剪冗員，以提高職能部門的工作效率，有學者經過研究將職能機構按照職能整合為“黨群工作部、總務部、教務部、科學研究部、學生綜合服務部、合作發展部6個大部門”，這個思路讓職能部門的數量大幅度的減少，是個比較值得借鑒的思路。但是僅有機構的精簡還無法解決全部問題，原因就在于只把原先機構的矛盾轉移到了機構內部，對提高組織的工作效率依然存在較大的阻礙，故此要進一步引入競爭機制，由學校采取發包的方式，職能部門人員乃至與教學科研人員自由組成團隊，按照公平競爭的原則承包事務，這樣能力強的工作團隊能夠完成較多的工作職能，能力弱的團隊將逐步被淘汰，通過“賽馬”的方式將有力地克服績效測評的弱點，因為評價的主體將不再是學校領導或者部門領導，而是接受服務的“顧客”即教學和科研部門，同時還能促進學校管理隊伍的專業化能力的提高。

（三）轉變理念和專業培訓。服務型職能部門建設是一個全新的管理模式，需要思想理念的轉變為支撐。要通過全方位的宣傳教育、領導帶頭示范等措施，積極引導職能部門人員樹立“以人為本、為教學科研服務”的理念，這樣才能保證行政真正做到為教學科研服務，才能從行政轉變到服務。這一轉變過程對職能部門人員的要求變得更高，因為行政是“執行他人制定的政策，關注的是程序，而不為結果負責”，而服務則是要根據顧客的需求來提供，而不是創造需求讓顧客必須消費，這就需要提供服務的部門掌握先進的管理知識，具有較強的管理能力，故此需要對職能部門的人員進行專門化的培訓，使職能部門人員的管理素質和管理能力得到提升，為做好服務工作奠定堅實基礎。

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1673-0046（2015）7-0117-02

本文系曲靖師范學院校級重點課題“曲靖師范學院現代大學管理制度與運行機制研究”（2009ZX007）；曲靖師范學院校級課題（青年項目）“校院二級管理背景下曲靖師范學院機構職能轉化研究”（2012QN002）的研究成果