企業檔案服務機制創新淺議

鄧學惠

(黃河上游水電開發有限責任公司，西寧 810008)

文章編號：1006—2610(2015)02—0094—03

企業檔案服務機制創新淺議

鄧學惠

(黃河上游水電開發有限責任公司，西寧 810008)

企業檔案是企業各項管理的基礎，在市場經濟條件下,如何科學有效地開發利用檔案信息資源,使之更好地為企業改革和發展服務。現行的檔案管理模式是計劃經濟時期的產物,已不能完全適應市場經濟體制，需要對傳統的服務機制進行改革，建立與社會經濟以及企業發展相適應的檔案服務新機制。文章結合黃河上游水電開發有限責任公司實際，就如何開展檔案服務機制創新、推動檔案事業發展進行探討。

企業檔案；服務機制；創新

0 概 述

企業檔案工作是服務性工作，只有在為企業生產、經營各項活動的服務中才能不斷發展。因此，檔案工作創新的著眼點和落腳點是服務機制創新。企業檔案在最基本的存史功能外，應該嘗試檔案服務功能開發及其相應的機制創新，為企業檔案注入新鮮血液，推動企業檔案事業的發展。

黃河上游水電開發有限責任公司(以下簡稱“黃河公司”)是由中國電力投資集團公司控股的大型綜合性能源企業，自1999年10月成立以來，主要從事電站的開發與建設；電站的生產、經營、測試及檢修維護；硅產品和太陽能發電設備的生產、銷售；電解鋁及鋁型材的生產、銷售；現代物流；礦產資源開發等業務。在諸多產業并舉的情況下，黃河公司積極研究多產業伴生的檔案信息資源管理，隨即成立的檔案中心，是公司檔案信息資源的保管基地和提供利用中心，同時也是公司系統內檔案業務管理中心，從基礎設施建設、軟硬環境配套及檔案管理的模式都是對傳統檔案管理的一次改革和創新，借此契機，結合公司檔案管理實際，筆者就企業檔案服務機制創新談一點認識。

1 企業檔案構成及特點

企業檔案是企業各種門類檔案的總稱，隨著企業的建立而產生，見證企業的一切實踐活動，貫穿企業的發展始終。大型綜合能源企業檔案是職能部門開展基本建設和生產創收活動中形成并逐漸積累起來的，包括黨群、行政、經營、生產技術、人事管理、財務、科學技術研究、基本建設等內容，全面記錄了企業從事各類活動的目的、策略、過程、方法、結果、經驗、教訓。黃河公司多產業、多專業的特殊性，其公司系統內的檔案呈現出成套性、原始性、多樣性、動態性等特點，并賦予了內容豐富、載體眾多、專業技術含量高、信息容量大等諸多屬性，具有很大的考證、查考價值。

2 企業檔案的現時和潛在利用功能

2.1 決策參考功能

現代科學決策的發展，決策過程的日益復雜，決策責任的日益重大，使企業對檔案信息的需求日益增長。在決策過程中，檔案可作為分析、比較和評價的依據，可作為決策的直接論據來源，還可作為預測未來的背景材料。公司大部分檔案處于文件生命周期的半現行階段，與公司職能活動密切相關，檔案中心為領導提供的文件和數據越充分，參考價值就越高，檔案的潛在價值也同時能得到很大的提升。

2.2 傳承宣傳功能

檔案記錄著企業發展的軌跡， 承載著企業特有的價值觀、信念、儀式、符號、處世方式等等鮮明的文化特征，彰顯著團結統一、科技創新、自強不息的企業精神。在當代社會，市場競爭日趨激烈，企業文化在企業的經營管理中日益彰顯其重要性。企業文化正成為企業核心競爭力的有力保障。可以借檔案這個窗口建立暢通有效的宣傳渠道，在企業的經營理念和經營風格規范化、系統化、形象化過程中，積極發揮內部正面引導，對外擴大宣傳的作用，推動企業文化和精神文明建設，使企業內外產生認同感，提高企業的知名度，擴大企業的市場占有率。

2.3 信息集聚和咨詢利用功能

在整個檔案信息系統中，檔案中心發揮著信息集聚和傳播的功能。檔案中心豐富的館藏資源和館外資源，與信息化、網絡化相結合，將會產生獨特的優勢。隨著黃河公司信息化建設的快速推進和數字檔案館的平臺構建， OA系統與檔案管理系統實現無縫集成，圍繞公司建設、生產及經營形成的大量信息資源將得到科學的整合，轉化為檔案資源優勢，為公司發展提供重要的信息，最大限度地發揮檔案信息資源的社會效益和公司經濟效益。

3 服務機制創新的途徑和方式

企業檔案服務機制創新要實現檔案從“藏”到“用”的觀念、制度及體制的轉變，緊緊圍繞企業發展的大戰略、主脈絡，創造性的開展工作。企業檔案工作者通過多種途徑主動了解各類利用者的現時和潛在的需求，分析利用者類型及需求結構，適時的更新服務手段，千方百計提高服務質量，為利用者提供方便、快捷、實用的服務。

3.1 創新檔案管理體制建設，服務企業工作大局

為領導決策提供及時有效的服務，是檔案工作為企業工作大局服務的重要體現和首要職責。企業在開展檔案基礎設施、機構和人才資源配套建設，滿足基本的“管”、“藏”需求的同時，必須重視檔案“用”的需求，在機構和人員配置等方面向檔案信息開發利用工作傾斜，使檔案信息開發利用工作能高起點、高標準發展。

黃河公司檔案中心已經在這方面進行了前瞻性考慮和籌劃，力爭讓檔案中心成為企業決策的信息服務部門，在企業管理、生產經營、挖潛增效、技術創新等方面發揮重要作用。

3.2 創新管理手段，實現檔案現代化管理

在信息時代，局域網、互聯網已經成為信息交換最便捷、快速的途徑，人們迫切要求能夠通過網絡尋找到自己需要的數字化檔案信息。

黃河公司為順應快速發展的企業信息化建設，以高起點、高標準為目標，立足資源服務和業務管理的宗旨，研發建設了數字檔案管理系統，此系統與OA系統無縫對接，所有在OA系統中處理完畢的文件經篩選后一鍵導入數字檔案管理系統中，由檔案人員編輯審核后即可歸檔，最終實現對各種類型的文件、檔案信息資源的集中統一管理、合理充分利用，全面提升公司檔案管理和利用信息化水平。

3.3 創新人才資源管理，提高服務水平

人才資源是企業的第一資源。當前，檔案中心作為公司“智囊團”，對其人才提出了更高更新的要求。為提高檔案中心的服務能力，公司著力加強檔案管理專業型人才的選用和培養：一是，對所設的崗位進行全面細致地描述分析，有的放矢地對檔案管理人員的組織協調能力、專業技術水平和心理素質等考評后“對號入座”，做到人盡其才且用人所長，又使履職人員明確自己所承擔的工作任務和職責；二是，在公司系統內定期開展形式多樣的檔案管理培訓活動，及時更新檔案管理人員的業務知識、開拓視野，注重復合型人才的培養，造就一批理論水平高、創新方法多、服務意識強的高素質人才，整體提升公司系統內檔案人員職業素養與專業能力，更好地為公司生產經營活動提供優質信息資源利用服務。

3.4 創新檔案宣傳模式，提升檔案價值

立足館藏，拓寬宣傳視野，通過編印檔案中心指南、文摘及匯編等成果小冊，利用網絡、舉辦檔案展覽等多種形式發布檔案資源的相關信息，宣傳介紹檔案的資源優勢，普及檔案知識，培養潛在的檔案利用者，主動為各業務部門的生產、建設和經營提供各類信息服務和決策依據，提升檔案價值。

3.5 活躍創新思路，挖掘用戶潛在需求

公司員工由于業務范圍、職務等不同，其利用檔案的頻率和需求呈現出差異性。員工對獲取的信息資源通過相關主題進行評價，按利用檔案頻率分為3類：“非常需要”、“需要”和“不需要”，利用數據分類技術對其進行聚類分析，通過對“非常需要”和“需要”檔案的員工進行登記，了解利用檔案的動機和趨勢，進而將具有相同特征的用戶群劃分出來，挖掘其潛在需求，對他們開展特定的宣傳策略或提供個性化的定制服務，從而刺激其潛在需求。

4 結 語

檔案作為一種信息資源，作為與企業同步發展的無形資產，將隨著社會的高速發展在企業管理的各個方面發揮越來越重要的作用。檔案服務機制的不斷創新和研究，是企業發展對檔案工作提出的基本要求，也是檔案工作永恒的主題。

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Study on Renovation of Service Mechanism of Enterprise Archives

DENG Xue-hui

(Huanghe Hydropower Development Co., Ltd., Xining 810008,China)

The enterprise archives are the basis of the enterprise management. In condition of market economy, it is important to explore how to effectively develop and utilize the archive data resources and have them serve the enterprise reform and development. The current archive management mode is the product of the planning economic time. It cannot satisfy the market economic system. The conventional service mechanism shall be reformed to establish the new archive service mechanism which is applicable for social, economic and enterprise development. In the paper, how to renovate archive service mechanism and drive the archive business development are explored in accordance with the actual practice of Huanghe Hydropower Development Co., Ltd.

enterprise archive; service mechanism; renovation

2015-03-20

鄧學惠(1962- )，女，副研究館員，從事企業檔案管理工作.

G271

A

10.3969/j.issn.1006-2610.2015.02.025