淺析ERP系統(tǒng)采購(gòu)收貨、物資發(fā)貨和發(fā)票校驗(yàn)對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的影響

王勇

摘要：ERP系統(tǒng)以財(cái)務(wù)為核心，將人、財(cái)、物、產(chǎn)、供銷(xiāo)及相應(yīng)的物流、信息流、資金流、管理流等緊密地集成起來(lái)，實(shí)現(xiàn)了資源的共享和信息集中化管理，提高了工作效率，優(yōu)化了業(yè)務(wù)運(yùn)作。本文以中國(guó)石油天然氣第一建設(shè)公司四川項(xiàng)目物料模塊和財(cái)務(wù)模塊的業(yè)務(wù)集成為背景，淺析ERP系統(tǒng)的采購(gòu)收貨、物資發(fā)貨和發(fā)票校驗(yàn)對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的影響，同時(shí)使得財(cái)務(wù)與其他業(yè)務(wù)主數(shù)據(jù)共享，提高數(shù)據(jù)的使用率，將應(yīng)收、應(yīng)付、資產(chǎn)與總賬有機(jī)的集成，從而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)模塊與庫(kù)存管理、銷(xiāo)售管理、項(xiàng)目生產(chǎn)管理等相結(jié)合。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng) 采購(gòu)收獲 發(fā)票校驗(yàn) 會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)

一、采購(gòu)收貨對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的影響

在ERP系統(tǒng)中，采購(gòu)訂單包含采購(gòu)訂單的創(chuàng)建和收貨兩個(gè)環(huán)節(jié)。

（一）創(chuàng)建采購(gòu)訂單

在ERP系統(tǒng)中，采購(gòu)員通常根據(jù)紙版合同建立采購(gòu)訂單，訂單內(nèi)容包括供貨商、物料編碼、數(shù)量描述、采購(gòu)數(shù)量、單位、交貨日期、采購(gòu)凈價(jià)、總價(jià)、進(jìn)項(xiàng)稅、采購(gòu)收貨工廠、采購(gòu)申請(qǐng)等。

（二）采購(gòu)收貨

在ERP系統(tǒng)中，采購(gòu)收貨是執(zhí)行采購(gòu)訂單的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，按照發(fā)票和貨物的先后順序可分為兩種情況，一種情況是發(fā)票到而貨物未到，通常稱(chēng)為收發(fā)票；另一種情況：貨物到而發(fā)票未到，通常稱(chēng)為收貨。在實(shí)際操作中，對(duì)于收發(fā)票的情況不做處理，收貨的情況需要根據(jù)訂單辦理暫估入庫(kù)。

根據(jù)四川項(xiàng)目的組織形式，采購(gòu)收貨是采辦部（主材采購(gòu)）和物資管理部門(mén)（輔材采購(gòu)）共同的職責(zé)范圍，貨物運(yùn)輸?shù)絺}(cāng)庫(kù)后，計(jì)劃員、采購(gòu)員、保管員共同開(kāi)箱驗(yàn)貨，待貨物經(jīng)監(jiān)理報(bào)驗(yàn)合格后，保管員在系統(tǒng)中進(jìn)行入庫(kù)操作，完成采購(gòu)收貨，系統(tǒng)通過(guò)自動(dòng)記賬功能生成入庫(kù)會(huì)計(jì)憑證。

（三）舉例說(shuō)明

如：保管員針對(duì)訂單號(hào)4700136374、材料供貨商編碼1418619的北京碧海舟腐蝕防護(hù)工業(yè)股份有限公司，辦理物料編碼A23160201320000007的BE-01無(wú)機(jī)富鋅底漆的入庫(kù)，訂單信息顯示總計(jì)56千克，單價(jià)為23.93元，合計(jì)為1340.17元，增值稅（進(jìn)項(xiàng)）為227.83元。

在系統(tǒng)中，保管員點(diǎn)擊“入庫(kù)”，物料模塊會(huì)自動(dòng)將原材料增加，并同時(shí)生成對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證：

借：原材料—油漆 1340.17

貸：應(yīng)付賬款—應(yīng)付暫估款—某單位 1340.17

其中，“應(yīng)付賬款—應(yīng)付暫估款”為中間科目“GR/IR”，這個(gè)科目在財(cái)務(wù)發(fā)票校驗(yàn)時(shí)會(huì)沖平。

二、發(fā)票校驗(yàn)對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的影響

基于收貨的發(fā)票校驗(yàn)，系統(tǒng)可以自動(dòng)從采購(gòu)訂單和收貨中獲得相關(guān)數(shù)量和金額信息，完成過(guò)賬動(dòng)作時(shí)，數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)傳入財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊。

在ERP系統(tǒng)中，發(fā)票校驗(yàn)分為三步：第一步，采購(gòu)員根據(jù)紙板發(fā)票在系統(tǒng)中進(jìn)行發(fā)票預(yù)制；第二步，單據(jù)傳遞至財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)人員完成三單（包括采購(gòu)訂單、入庫(kù)單和發(fā)票）的匹配審核工作；第三步，在系統(tǒng)中做發(fā)票校驗(yàn)。

操作人員只需輸入采購(gòu)訂單號(hào)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)采購(gòu)收貨情況帶出發(fā)票的數(shù)量、金額、稅金等條目。如果發(fā)票金額與入庫(kù)金額存在差異，在容差限制額度內(nèi)可以更改。

（一）發(fā)票金額與入庫(kù)金額一致

如果發(fā)票金額與入庫(kù)金額完全一致，系統(tǒng)自動(dòng)生成發(fā)票校驗(yàn)會(huì)計(jì)憑證。

（二）發(fā)票金額與入庫(kù)金額不一致

發(fā)票金額與入庫(kù)金額不一致，財(cái)務(wù)人員在進(jìn)行發(fā)票校驗(yàn)時(shí)需要手工調(diào)整“原材料”金額。

如：“原材料—油漆”尚未出庫(kù)，實(shí)際發(fā)票價(jià)稅合計(jì)金額為1570元，材料為1341.88元，增值稅金額為228.12元，生成會(huì)計(jì)憑證：

借：應(yīng)付賬款—應(yīng)付暫估款—某單位 1340.17

應(yīng)交稅費(fèi)—應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)） 228.12

原材料—油漆 1.71

貸：應(yīng)付賬款—原材料及產(chǎn)品—自購(gòu)料—某單位 1570

如“原材料—油漆”已經(jīng)出庫(kù)，生成會(huì)計(jì)憑證：

借：應(yīng)付賬款—應(yīng)付暫估款—某單位 1340.17

應(yīng)交稅費(fèi)—應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)） 228.12

待攤費(fèi)用—ERP材料差異集成 1.71

貸：應(yīng)付賬款—原材料及產(chǎn)品—自購(gòu)料—某單位 1570

由例子可以看出，科目“應(yīng)付賬款—應(yīng)付暫估款”只是一個(gè)過(guò)渡科目，發(fā)票校驗(yàn)完成后會(huì)結(jié)平，“應(yīng)付賬款—原材料及產(chǎn)品—自購(gòu)料”的掛賬金額為增值稅發(fā)票價(jià)稅合計(jì)金額。

三、物資發(fā)貨對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的影響

在ERP系統(tǒng)中，物資發(fā)貨歸屬物資管理部門(mén)的職責(zé)范圍，由計(jì)劃員和保管員共同完成，計(jì)劃員的操作步驟尤為重要，是物資發(fā)貨與會(huì)計(jì)憑證聯(lián)系的關(guān)鍵。計(jì)劃員主要職責(zé)：根據(jù)領(lǐng)料人（施工隊(duì)）提供的領(lǐng)料申請(qǐng)單在系統(tǒng)中查詢材料庫(kù)存，并做材料“預(yù)留”，同時(shí)并根據(jù)材料用途，選擇合適的“移動(dòng)類(lèi)型”；保管員主要職責(zé)：領(lǐng)料人（施工隊(duì)）打印出領(lǐng)料單，到保管員處領(lǐng)取材料，并打印出庫(kù)單簽字確認(rèn)。

在進(jìn)行材料“預(yù)留”時(shí)，通常采用“先進(jìn)先出”的原則出庫(kù)。但是，由于入庫(kù)時(shí)間不同，同種物資入庫(kù)金額會(huì)有差異，計(jì)劃員在出庫(kù)時(shí)也可以指定相應(yīng)的采購(gòu)批次出庫(kù)，使得領(lǐng)料單位的費(fèi)用歸集趨于合理。

（一）出庫(kù)時(shí)發(fā)票校驗(yàn)已做，且發(fā)票金額與入庫(kù)金額一致的出庫(kù)

發(fā)票金額與入庫(kù)金額完全一致，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)按照原入庫(kù)金額出庫(kù)，生成出庫(kù)會(huì)計(jì)憑證。

如：“原材料—油漆”用于工程施工項(xiàng)目輔助材料的領(lǐng)用，且發(fā)票金額為1568元，在發(fā)票校驗(yàn)之后物資部門(mén)出庫(kù)，計(jì)劃員根據(jù)材料用途選擇移動(dòng)類(lèi)型“Z21”，其系統(tǒng)后臺(tái)配置所對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目是“工程施工—合同成本—直接材料費(fèi)—消耗及輔助材料”，生成會(huì)計(jì)憑證：

借：工程施工—合同成本—直接材料費(fèi)—消耗及輔助材料 1340.17

貸：原材料—油漆 1340.17

（二）材料出庫(kù)時(shí)發(fā)票校驗(yàn)未做，且發(fā)票金額與入庫(kù)金額不一致時(shí)

在發(fā)票校驗(yàn)前物資部門(mén)辦理出庫(kù)，且發(fā)票金額與入庫(kù)金額不一致，系統(tǒng)不會(huì)調(diào)整發(fā)票與原入庫(kù)不符的金額，出庫(kù)時(shí)按照原入庫(kù)金額出庫(kù)，這筆費(fèi)用將在財(cái)務(wù)發(fā)票校驗(yàn)時(shí)自動(dòng)調(diào)整至“待攤費(fèi)用—ERP材料差異集成”。計(jì)劃員根據(jù)材料用途選擇移動(dòng)類(lèi)型“Z55”，系統(tǒng)后臺(tái)配置所對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目是“長(zhǎng)期待攤費(fèi)用—原值—臨時(shí)設(shè)施”。

如：“原材料—油漆”用于臨時(shí)設(shè)施的建設(shè)，發(fā)票金額為1570元，原材料入庫(kù)金額為1340.17元，在發(fā)票校驗(yàn)之前材料出庫(kù)，會(huì)生成會(huì)計(jì)憑證：

借：長(zhǎng)期待攤費(fèi)用—原值—臨時(shí)設(shè)施 1340.17

貸：原材料—油漆 1340.17

（三）出庫(kù)時(shí)發(fā)票校驗(yàn)已做，且發(fā)票金額與入庫(kù)金額不一致

在發(fā)票校驗(yàn)后物資部門(mén)辦理出庫(kù)，且發(fā)票金額與入庫(kù)金額不一致，出庫(kù)時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)按照原入庫(kù)金額與發(fā)票校驗(yàn)所產(chǎn)生“原材料”的金額差異出庫(kù)，發(fā)票校驗(yàn)時(shí)“原材料”在借方就增加出庫(kù)金額，反之就減少出庫(kù)金額。

如：“原材料—油漆”用于工程施工項(xiàng)目一般物資的領(lǐng)用，但發(fā)票金額為1570元，原材料入庫(kù)金額為1340.17元，在發(fā)票校驗(yàn)之后物資部門(mén)出庫(kù)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)調(diào)整發(fā)票校驗(yàn)“原材料”差異與原入庫(kù)金額差異1.71元，發(fā)票校驗(yàn)時(shí)“原材料”在借方金額為1.71元，所以出庫(kù)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)增加原材料金額，調(diào)整為1341.88元。計(jì)劃員根據(jù)材料用途選擇移動(dòng)類(lèi)型“Z53”，其系統(tǒng)后臺(tái)配置所對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目是“制造費(fèi)用—一般物料消耗”，并生成會(huì)計(jì)憑證：

借：制造費(fèi)用—一般物料消耗 1341.88

貸：原材料—油漆 1341.88

（四）針對(duì)分包商價(jià)撥領(lǐng)料的詳細(xì)描述

針對(duì)分包隊(duì)伍領(lǐng)用材料，且根據(jù)分包合同需要材料價(jià)撥的情況，ERP系統(tǒng)可以做到出庫(kù)直接掛接分包商編碼并形成債權(quán)。

如：“原材料—油漆”用于工程施工外包隊(duì)伍領(lǐng)用，且發(fā)票金額為1568元，根據(jù)工程施工合同需要價(jià)撥材料的，計(jì)劃員會(huì)選擇移動(dòng)類(lèi)型“Z33”，其系統(tǒng)后臺(tái)配置所對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目是“預(yù)付賬款—ERP集成科目”，并生成會(huì)計(jì)憑證：

借：預(yù)付賬款—ERP集成—某分包商 1340.17

貸：原材料—油漆 1340.17

四、總結(jié)

如果沒(méi)有上線ERP系統(tǒng)，將無(wú)法將材料入庫(kù)、出庫(kù)、到貨材料發(fā)票有機(jī)結(jié)合，項(xiàng)目成本歸集不及時(shí)，手工核簽費(fèi)時(shí)費(fèi)力。上線系統(tǒng)后，正確理解和掌握ERP系統(tǒng)采購(gòu)收貨、物資發(fā)貨和發(fā)票校驗(yàn)的集成性對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的影響，可以為物料數(shù)據(jù)分析和成本數(shù)據(jù)分析提供有力的依據(jù)，并為企業(yè)管理者提供及時(shí)的決策支持。

（作者單位：中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司第一建設(shè)公司）