強化經費預算管理 提高財務管控能力

郭麗蓉

摘要：傳統的經費管理存在多種弊端，不僅影響了財務管理的效率，也給財務的質量帶來不少風險。經費預算管理系統不僅可以節省財務管理人員花在經費報銷方面的時間，也可以使經費預算管理更加靈活和透明。本文在分析經費預算管理內涵的基礎上，詳細闡述了經費預算管理的整個流程，并細致分析了經費預算管理系統與賬務系統無縫對接帶來的財務管理變革，最后文章分析了實施經費預算管理系統的具體效果。

關鍵詞：預算管理 經費預算管理系統

許多大型集團企業多年來一直采用傳統的經費管理方式，公司與其員工的財務經費報銷、集團總部與下屬公司的財務申請與轉賬，企業與銀行的資金往來，都是以紙質單據和手工簽字來完成的。這種財務觀念與模式，使得財務管理過程中存在大量繁瑣的重復勞動，使得財務管理的效率較低，亟待新的管理變革。

一、經費預算管理系統的實施背景

在傳統經費報銷流程中，經費報銷員工奔波于各級領導所在的辦公室，如果一位領導不在，后續的依次簽字進度就要受到影響，形成遲緩。不僅如此，在組織結構健全的大型集團企業中，事物繁忙的各級領導不可能在辦公室中等待單據的到來，員工也不便在領導辦公室中等候，員工為了一條單據的審批往返領導辦公室多次，待所有領導審批結束后，又要拿著經費報銷單據排隊等候會計一一審核票據，在一個簡單的日常經費報銷流程中消耗了大量的時間成本。在預算執行控制上，各領導只能定期到財務部門查詢經費情況，不能實時準確的掌握預算執行情況，對經費的審批控制手段滯后。

綜上所述，傳統經費報銷存在這些弊?。旱谝?，員工經費報銷時間長，員工單據填寫繁瑣，多次找各領導審批，并直接到財務取款，占用大量有效工作時間。第二，單據審批占用領導大量時間，審批領導需要分析收支事項和審批流程是否合規，支出是否在預算內，領導的日常事項經常會被經費報銷簽字動作干擾。第三，財務工作量巨大，財務部門既要審核原始票據，又要復核經費報銷審批簽字是否齊全，為每一筆經費報銷業務手工錄入憑證。除此之外，還要協助各部門查看預算執行情況，手工編制各類報表。第四，現金占用量大、資本成本高，在傳統銀行支付方式下，企業需在基本賬戶中保留大量現金滿足日常運營開支，大量借款的發生也占用大量資金，影響資本成本。第五，預算控制滯后，審批領導不能實時掌握預算執行情況，審批控制嚴重滯后，對經費超支控制力度不夠。

以上各種問題的存在，表明了實施經費預算管理的必要性。正是在這樣的現實背景之下，中航工業集團實施了經費預算管理系統。

二、經費預算管理系統的內涵

中航工業集團公司總部歷來重視財務管理提升建設，為解決原有管理模式存在的種種問題，通過研究并結合現狀，決定通過開發總部經費預算管理系統不斷提高工作質量，為促進集團公司的持續健康發展發揮更大作用。同時，制定了系統的總體目標：總部在原有的基礎上，梳理經費管理業務流程，從實際業務和信息化需求出發，建立全面全員、管理集中、分工合作、反映及時的一體化經費預算管理系統。以提高集團總部預算管理水平、方便全員經費報銷、提高全員工作效率為目標，以風險管理為方向，以經費內部控制、效益管理為重點，以數據標準化、流程規范化為基礎，進一步完善經費管理體制，充分優化人員經費報銷流程。

經費預算管理系統的出現將徹底解決傳統經費預算管理模式的種種弊端。經費預算管理系統以企業經費管理為核心，圍繞費用申請、業務審批、費用控制、憑證生成、網銀支付，通過經費預算管理系統的銜接從而實現從預算到核算的閉環管理，實現費用經費報銷電子化、業務流程顯性化、預算支出透明化，提高預算管理的時效性、準確性，全面提升財務管理信息化應用水平。

（一）預算控制

通過賬務數據與預算數據的實時比對實現經費預算管理的預算控制。系統整合預算調整、預算執行控制、預算差異分析、預算考評等預算管理功能，形成一個完整的閉環系統；通過資金預算，幫助企業合理有效控制借款的發生，保證企業資金流的良性循環；通過費用預算，幫助企業減少不必要的浪費，降低企業總體運營成本；預算管理人員也可以通過查詢統計功能實時查詢到每個單位或每個項目的預算指標完成數，監控實際成本的支出情況，找出偏離預算的誤差，及時采取糾正措施，確保實際成本在計劃成本之內，同時為下一年預算的制定積累經驗。預算的自動控制使管理者的審批更關注于企業內部控制流程和預算的執行，有效優化公司的控制環境。

（二）網上借款及經費報銷管理

系統的業務范圍包含差旅費借款報銷、會議費借款報銷、招待費借款報銷、資料費借款報銷、福利費報銷、其他類型借款報銷等，基本涵蓋了企事業單位所有的日常借款經費報銷業務。對于各單位不同的差旅費補貼規則、出差類型等還可以在系統中靈活設置，適應不同單位的經費預算管理規定。

（三）綜合查詢分析

系統支持多維度全方位綜合信息查詢，通過系統權限設定，員工可以查看自己的歷史業務記錄和狀態以及其他權限范圍內的業務信息。通過和預算模塊的鏈接，領導可以隨時查詢在不同組織層面的預算數據與實際數據，因而形成的對比分析并直接從所關注的圖表數據中層層穿透，到達最底層基礎數據的查詢。系統提供各種管理報表（如預算執行情況分析表、同期實際費用對比分析表、部門績效考核表、費用執行情況表等），除此以外，還提供了報表自定義功能，以方便企業進行靈活管理，為各級管理人員提供決策依據。

（四）實時對接核算賬套

經費預算管理系統提供了與當前主流財務產品賬務系統的接口，通過接口，將經費預算管理中的賬務數據直接傳遞到賬務系統中，減輕了財務人員的工作量。經費預算管理系統提供憑證信息、科目信息比對功能，保障信息準確、維護方便。

三、經費預算管理系統流程

集團經費預算管理系統將集團財務經費報銷制度與規定融入到經費報銷審批流程中，通過嚴密的系統設計使經費報銷流程更加規范化、顯性化，大大減少了人為核對審批流程的時間，避免了由于人為疏忽導致流程的不規范，并對經費報銷流程的各個環節進行了全面優化，各環節處理效率得到全面提升。

（一）員工填單

和傳統的填寫單據的方式相比，網絡條件下的單據填寫顯得更為簡便和高效。對于員工相對固定的信息如部門、賬戶等都可以通過系統進行默認，同時員工填寫的單據類型可以根據企業的需求靈活的進行設計，其擴展性可以輕松的滿足不同背景下企業的差異化需求。

（二）領導審批

系統允許用戶根據需要靈活的定義工作流，并能夠動態地對審批流程進行控制。單據提交后會在系統中通過待辦提醒方式向后續環節進行自動通知。領導可以及時響應來完成審批工作。審批領導無需擔心單據是否該自己審批，系統通過預設，會自動進行判斷。

（三）財務審核

系統通過對單據模板的設定使得財務審核變得簡單易行，審核會計僅需要簡單地進行核對系統自動計算的結果即可審核通過。

（四）自動生成憑證

系統提供了憑證生成規則的配置界面，通過業務單據與憑證信息的對應關系進行條件編輯，財務人員可以實現對審批完成的業務單據直接生成憑證的操作。由于借款、經費報銷的業務越來越多，而日常經費報銷的費用都是重復繁雜的費用，勢必造成財務憑證制單的工作量過大。經費預算管理系統很好地實現了憑證的自動生成功能，極大地解放了財務人員憑證制單的工作強度。

（五）網銀支付

通過經費預算管理系統的網銀對賬管理，公司的支付業務能力會有極其顯著的提高。通過經費預算管理借款及經費報銷等業務獲取準確的付款信息，通過對這些信息的批量處理可以輕松地生成網絡銀行所需要的接口文件，并傳遞到網絡銀行系統中。網銀對賬模塊的使用，使得公司的付款業務實現了快速及時響應。

經費預算管理系統與賬務系統的無縫銜接，實現了兩系統間數據交換的暢通無阻，為集團預算管理控制提供了必要的前提條件。目前集團經費預算管理系統已實現事前、事中、事后的全過程預算管理控制，有效防止預算超支現象的發生，并為各級領導分析決策提供實時準確的數據支持，推動集團預算管理水平的全面提升。

四、實施效果

（一）為集團創造利潤的經濟效益測算

1.資金占用成本的節約

經費預算管理系統和網銀系統的集成，使得付款更加高效便捷，大大減少了日常經營現金的持有量。在充分利用信用卡免息期進行借款的情況下，還可以縮短借款資金的占用周期，提高資金的使用效率，降低資金成本，推動集團EVA的提高。

2.經費報銷及審批業務時間成本的節約

經費預算管理系統的推行，將大大節約公司的人力資源成本。經費預算管理大大簡化了員工的經費報銷過程。

3.財務審核、付款時間成本的節約

經費預算管理系統通過大量的系統計算和標準設置，極大地簡化了審核工作量。審核時不需要再去核對審批流程、計算補貼等復雜的操作，憑證也可通過系統自動生成，會計人員平均每單可以節約近5分鐘的審核時間，大大釋放了財務人員的工作時間，使得財務人員可以將更多的精力投入到財務報告及財務分析中，有助于財務管理水平的提高。

經費預算管理系統使得付款操作更加自動化、簡單化，同時也保證了付款金額的準確性，避免人為失誤導致付款金額的錯誤，縮短了付款到賬的周期。

（二）為集團帶來的間接效益

經費預算管理系統在為集團創造直接經濟效益的同時，也為集團整體的經營管理帶來了間接效益，具體體現在以下幾個方面：

1.公司形象

經費預算管理系統極大地拉近了財務人員和員工之間的距離。作為財務面向員工的門戶，它在很大程度上提升了財務在企業中的形象。同時，經費預算管理系統作為國內領先的財務系統，會為公司的信息化建設作出了巨大的貢獻。

2.員工滿意度

經費預算管理系統的實施，方便了員工經費報銷，縮短了經費報銷周期。這極大地提高了員工的滿意度，也提升了財務在員工心目中的地位。

3.財務工作透明化

實施經費預算管理系統后，財務從審核、入賬到付款的整個流程均透明地展示在員工面前，財務對單據所做的任何調整和審核修改均可以實時地回饋到員工那里。這種透明的流程和業務處理模式，使得員工不再擔心自己是否可以及時收到經費報銷款，以及反復琢磨為什么經費報銷金額和最后的支付金額存在差異。

4.財務信息質量成本

傳統的經費報銷模式存在巨大的信息質量成本。由于員工填寫的經費報銷單據中存在大量的管理信息，以及計算過程中靠手工填寫的數據出現錯誤的幾率很高，這使得后期財務需要耗費大量的時間去核實數據并更正。經費預算管理系統通過在系統中預設的方式，員工填寫單據只需要進行簡單的選擇，很多計算會在系統中自動完成。這樣使得出錯的幾率大大降低。

5.計劃控制

由于所有的單據審批均通過經費預算管理系統實現。和以前相比，實現資金計劃的控制變得格外輕松，在傳統模式下，手工的簽字受到人為因素的影響，同時又無法及時獲得資金計劃余額的數據，這使得資金計劃控制成為一紙空談。

6.財務業務管理

通過經費預算管理系統所提取的審批時效、審批單據量，財務部門可以利用這些數據進行分析并應用于財務內部的管理過程。在數據分析的支持下，財務審批效率不斷提高，并普遍達到了員工滿意的水平。

（作者單位：中航工業計劃財務部總部財務處）