合同電子化在優化醫院經濟合同管理流程中的作用

浙江省寧波市第一醫院 周琦薈

醫院對外經濟活動日益增多，經濟合同的種類繁多，涉及范圍廣，導致合同管理中各部門間流轉效率低下，后續查找不便以及合同風險控制不足等諸多矛盾愈加突出。借助現代化的信息手段，通過對于合同簽定流程的電子化管理，從業務科室、法務、監察、行政、財務直至歸檔進行全程追蹤管理。我院自2014年3月全面上線信息化合同管理系統。運行一年來，效果顯著。

一、醫院對外經濟合同主要類型

醫院對外經濟往來主要是通過合同形式進行的，除與醫藥、物資、設備等主要供應商經濟往來外，醫院還與諸多領域合作者簽訂經濟合同。以寧波市第一醫院為例，2014年醫院對外簽訂經濟合同253份，包括基本建設類合同，如醫療樓改擴建、零星裝修；服務類合同，如物業保潔、后勤設備運行維護、保安服務；人力資源合同，如外聘專家及名譽教授勞務費；委托業務合同，如外送標本檢測；維護保養類合同，如專業設備保養，中央空調保養；以及貨物采購類合同，除滿足日常醫療運轉外采購貨物。經濟合同涉及的科室諸多，如設備科、總務科、基建科、醫院辦公室、醫務部、護理部、保衛科、信息中心、科教科、采購中心及其他臨床科室。

二、傳統紙質合同管理中普遍存在的問題

(一)合同管理中部門間流轉的效率低下

一份經濟合同從簽定到付款完結，會涉及到業務、紀檢、法務、行政、財務等多部門，需要逐級審批。顯而易見，在傳統合同管理模式下，部門間審批流轉的效率很低。

(二)部門間流轉的規范性控制不夠

在紙質合同流轉過程中，原先需要多部門審批的，由于管理不到位，存在該審批未審批的情況，加大了合同支付風險。

(三)合同的分類、檢索以及信息匯總功能較弱

由于醫院合同數量多、類型雜以及執行周期長等諸多原因，導致傳統合同管理模式下，普遍存在文檔管理較散亂、不統一，合同信息匯總困難等問題，特點是分期付款或后期質保金支付類的長周期合同，合同檢索都會遇到困難。

三、電子化合同管理流程模型

電子化合同管理流程模型憑借醫院綜合管理平臺得以實現。其控制流程圖如圖1所示。

電子化合同管理流程具有如下優點：

(一)合同文本模版的規范性

根據合同的類型，由法務人員擬定不同的合同文本模版，[1]從條款應用的完備性、內容周嚴性、規定具體性進行把握，可以加快合同簽訂的效率，保證合同的嚴謹。

(二)各部門審核通過的強制性

作為一項突出優勢，電子化合同從程序上對審核流程進行限定，即只有所有部門審核通過后才能夠進入付款程序，這樣有效避免了未規范化審核的合同直接進行了付款，大大降低了支付風險。下圖是財務部門的合同管理操作界面，只有完成所有審核的合同才能進入財務人員的操作界面。

(三)建立電子化合同臺帳，合同流轉清晰明了

合同電子化臺帳是對合同基礎信息的逐項錄入，生成合同基本信息數據表。根據合同名稱、編號，可以查詢到所需的信息，這樣合同的當前流轉環節、合同進度以及付款期限一目了然，大大提高了財務付款環節的準確性。

(四)建立起規范的電子化檔案管理模式

通過全過程封閉式電子化管理，對合同執行科室，合同主體資格相關內容，合同期限，合同金額，付款計劃等內容進行電子登記，存入合同電子稿，確保合同檔案內容齊全，增強合同行為可追溯性，合同檔案內容可以實時追蹤，隨著合同種類、數量大幅度增加，電子化檔案管理具有傳統合同檔案管理無可比擬的優勢。

圖1

四、通過合同查詢、統計功能，建立起預算資金使用的監管功能

醫院絕大部分的經濟活動都可以通過合同進行體現，通過建立規范的電子化合同臺帳，使得合同管理系統具備了強大的信息查詢和信息統計功能。

而財務部門作為監管醫院各部門預算執行情況的職能科室，可以通過對合同的統計和查詢，起到對各部門預算資金使用情況的監管。至少能起到以下作用：

考查部門乃至全院預算編制的準確性和合理性。

對于部門超預算資金使用情況起到預警作用。

通過將合同管理從普通的文本管理上升到電子化的文本管理，將合同靜態分散管理變為動態全過程管理，大大提高了醫院合同管理的效率以及周密性。同時通過電子合同管理系統，財務部門對于醫院預算資金使用情況進行監管。對于大型的醫療機構，電子化的合同管理管理模式值得推廣應用。

[1]張健,黃愛萍,白莎琳等.公立醫院對經濟合同的規范管理[J].中國衛生經濟.2011