內部控制在固定資產管理中的應用分析

南京市科技創新投資有限責任公司 戴媛媛

隨著經濟的蓬勃發展，固定資產作為國有企業內部的重要生產資料，在企業自身持續、健康發展中起著舉足輕重的作用。如果固定資產得不到科學、有效的管理，就有可能導致固定資產的流失或損失，從而影響到企業的日常正常工作與運轉。因此，加強國有企業內部固定資產的管理與控制，是保障企業生存和發展的的重要措施。特別是現階段，經濟增長放緩，產品出口進一步下滑，對固定資產的內部控制提出了更高的要求，加強與完善固定資產的內部體系建設勢在必行。

一、國有企業對固定資產管理所存在的問題

(一)缺乏有效、科學的管理理念

國有企業現存的內部管理制度本身就存在許多需要不斷完善的地方，而且制度的建立與管理人員的執行力之間還存在一定的現實差距，這就導致了國企的固定資產由于管理不善導致了資產閑置，難以發揮固定資產的利用價值。

(二)管理體系不夠完善

國有企業的固定資產管理由于缺乏一個固定的職能部門，導致固定資產存在多頭管理、分工不清、職責不明、使用混亂的狀況。固定資產的核算主要依賴于財務部門的帳面資產，但固定資產又分布在不同的部門進行使用，各個部門在管理工作中出現互相推諉、互相踢皮球的現象，從而導致了固定資產的管理、使用與核算部門的脫節，經常會出現重復記賬或漏記等現象。

(三)各部門對固定資產的管理難以協調統一

目前，國有企業的固定資產管理有很多不盡人意的地方，具體表現在固定資產的購置缺乏前瞻性、協調統一性，對市場的研究少、對部門外的研究少，盲目追求自己部門的使用方便性，出現了許多固定資產重復購置的情況；資產日常維護不當，長期閑置，可能導致資產使用年限減少，使用效率低下；固定資產更新改造不夠、使用效能低下、維護不當、產能過剩，可能導致企業缺乏競爭力、資產價值貶損、安全事故頻發或資源浪費。資產的管理機制松散，資產領用、發出缺乏嚴格登記審批制度，沒有建立資產臺帳和定期盤點制度，可能導致許多資產流失、資產信息失真、賬實不符；資產處置隨意性大，未經過資產管理部門及相關領導審批，不經過技術部門的鑒定，私自將資產進行變賣以及沒有及時將達到使用期限的資產進行上報，影響資產的變現價值。

(四)財務管理不科學

由于沒有建立較為完善的內部控制機制導致了企業單位固定資產的財務管理出現了較為混亂的局面。主要表現在資產的購置，驗收，報賬等環節均由一個人或一個部門擔任，未實現不相容職務相互分離制度；對實物沒有進行嚴格的驗收就登記造冊；部分部門對資產進行自行購置，沒有統一進行登記；對于需要進行報廢處理的固定資產，沒有及時履行相關手續，導致資產的賬務出現混亂的狀況；企業對資產缺乏及時的盤查，以致出現企業的固定資產與賬面價值難以對應，最后形成賬無可查的狀況。這些登記信息失實直接導致了管理工作的混亂，所以，加強國有企業內部控制機制的建立對于促進企業單位管理工作的正常開展具有決定性的意義。

二、建立相對成熟的固定資產內部控制體系

固定資產的內部控制體系的建立有利于國有企業在資產購置時更有計劃性，能夠提高固定資產利用率，減少重復購置以及資產閑置等狀況的發生，除此之外，也能夠幫助相關資產進行及時的入庫，帳面登記等手續的履行，以保證資產手續的公開，公正，透明。

(一)購置前審批制度的建立

1、進行崗位分工

資產購置缺乏協調性主要表現在預算的編制與審批，固定資產的預算申請應該包括資產的增加、減少、維修這三方面的預算變動。在具體的操作過程中，固定資產的管理部門可以要求相關部門的預算申請固定在每一年的某個月份（如10月份）做好詳細的資產購置計劃，在11月上旬交給審核部門進行批示，然后管理部門將企業各部門的預算進行匯總，這樣有助于從宏觀上對資產的預算做出合理的規劃。

2、審核制度控制

資產預算的審核需要進行嚴格的審批方可通過，要根據不同級別的預算申請金額大小設置不同的審批層次。嚴格按照預算執行進度辦理請購手續。對于超預算和預算外采購項目，應先履行調整程序，由具備相應審批權限的部門或人員審批后，再行辦理請購手續。在進行具體操作的過程中，對于不符合規范的業務審批，必須拒絕辦理，但是需要及時將相關情況提交上級部門。對于審批合格的固定資產購置計劃，需要統一交給專門的物資采購部門，進行統一購置。

(二)采購制度控制

1、崗位分工控制

資產購置環節經常出現的問題是資產的獲得、驗收與付款等操作流程的不規范。固定資產的購置主要由三個部門進行合作分工，采購統一交給物資采購部門進行處理，驗收由管理以及采購部門協同處理，最后交由財務部門進行付款。

2、采購過程控制

采購部門在進行采購的過程中必須確認采購計劃被審核通過，并且對審核計劃的有效性，開支來源的可靠性進行進一步的驗證。除此之外，采購部門還需要依據市場情況和不同的采購特點、以及相關的要求采取招標、詢價或定向采購、直接采購、談判等多樣化的采購方式，合理選擇采購方式。

企業應當建立嚴格的采購驗收制度，確定檢驗方式，由專門的驗收機構或驗收人員對購買的固定資產進行驗收，出具驗收證明。對于驗收合格的固定資產進行及時的登記，并且入庫；但是對于不符合驗收標準的資產，負責驗收的機構或人員應當及時向上級部門報告，查明原因并及時處理。履行完所有的入庫手續后，需要就所有的原始資料憑據交由財務部門進行審核，驗證經費來源，審批的合理性，相關手續的辦理，賬單金額是否一致等相關材料。驗證完成后，財務部門可以進行最后的財務支出。

三、固定資產保管控制

(一)授權控制

固定資產的領用需要交由企業相關資產管理人員進行批示，在領用前必須辦理好領用的相關手續，仔細對應認領資產的外觀等信息進行一一確認，確認完畢后需要填寫認領的基本信息，登記在冊。

(二)資產保管的控制

明確固定資產使用和保管責任人，落實資產使用人在資產管理中的權利與義務。建立卡片賬（實行信息化管理的按信息系統要求處理），在卡片賬上明確資產的使用人、存放地、購買日期、使用壽命等內容；對固定資產應當帖上標簽，內容與卡片賬類似。在日常工作中應嚴格執行固定資產日常維修與大修理計劃，定期對固定資產進行維護保養，對有故障的固定資產備案在冊，進行及時的維修，切實消除安全隱患；強化對生產線等關鍵設備運轉的監控，嚴格操作流程，實行崗前培訓和崗位許可制度，確保安全運轉；同時應加大技改投入，不斷促進固定資產技術升級，淘汰落后的設備，切實做到保持本企業的固定資產技術的優進性與企業發展的可持續性。最后，固定資產的清查制度建立也不可忽視，可以細化到小組人員各負其責，包括保管，賬目，管理人員，各司其職，互相協調，保證清查工作的有序開展，確保帳實相符。企業每年至少進行一次全面清查，對于固定資產清查中發現的問題，應當查明原因，追究相關人員的責任，妥善處理。

(三)創新獎懲制度

可引進相關獎勵制度來促進對固定資產的使用控制。如通過詳細的清查工作后，核實固定資產的使用狀況，對資產使用狀況保持良好的部門可以進行通報表揚，也可以適度的增加來年的預算額度，對于具體的工作人員，管理突出的，或者沒有出現較大的工作失誤的，嚴格按照規章制度展開工作的，可以進行一定程度的精神以及物質上的獎勵，以激發管理部門工作人員的工作積極性以及效率，形成你追我趕的工作態勢。但是對于使用狀況出現問題的部門，情節較為嚴重的可以追究相關人員的責任，必要時可以進行一定程度的賠償。所以，在國有企業的固定資產管理中必須建立內部管理控制機制。

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